報價單怎麼寫：8個必備項目，附3份填好的範例

工作報價單應該包含哪些內容？

工作報價單需要八個項目：工作範圍、不包含的項目、材料、人工、總價、有效期限、付款條件與訂金。範本上的其他內容（你的標誌、報價單編號、客戶地址）只是歸檔用，這八個項目才是合約的核心。我在2026年9月27日讀了Google搜尋這個關鍵字第一頁的九份指南。九份都要你標註報價日期並分開材料與人工，六份提到訂金，三份附有填好的報價單，只有一份，也就是Arrivy的指南，教你寫下不包含的項目。

不包含項目那一行，正是金錢所在。Citizens Advice告訴英國消費者：「你同意報價之後，無論是否寫成書面，它都是你與業者之間具約束力的協議」，而且業者只有在客戶要求額外工作、同意業者提出的額外工作，或價格確實出錯時，才能加收費用。一條你沒有報價的腐蝕排水管，只有在報價單寫明不包含時，才算額外工作。寫下來，它就是第二份工作；沒寫，就是你自己的問題。

報價、估價和請款單有什麼差別？

報價是客戶接受後可以要求你遵守的固定價格，估價是可能變動的最佳猜測，請款單則是工作完成後要求付款的文件。下表是英國的版本，因為英國的消費者諮詢機構和政府都把規則寫成了白紙黑字；美國沒有聯邦層級的報價定義，下文加州的承包商規定是最接近的參考。

所以只有在你看過現場之後，才在文件上寫「報價」。Business.gov.au在它的報價指南中也說了同樣的事：「如果客戶接受你的報價，它就成為具法律約束力的合約。」如果你沒去過現場，這份文件就是估價；在最上方註明，並說明哪些情況會讓數字改變。請款單是之後的事，有自己的規則，如何禮貌地催款從款項到期那天開始談起。

如何用語音筆記寫出水電工作的報價單？

在車上口述筆記，把逐字稿連同下面的提示詞貼進聊天模型，寄出前再檢查算術與不包含的項目那一行。我在2026年9月27日透過OpenRouter，用GPT-5.6 Luna執行了一次這個提示詞（這是Whizi最便宜方案上的GPT模型，在選單中叫做ChatGPT Luna）。這次執行用了659個token，花費$0.0005。

提示詞：「我是俄亥俄州哥倫布市的持照水電工。以下是我勘查現場後錄下的語音筆記逐字稿。請把它整理成客戶報價單，剛好包含這八行，依此順序：工作範圍、不包含、材料、人工、價格、有效期限、付款條件、訂金。只使用逐字稿中的數字。如果缺少數字，寫[待填]，不要自己編造。用平實的字詞，不要形容詞，不要銷售語氣，180字以內。今天是2026年9月27日。」

我貼在提示詞下面的逐字稿：「好，這是Maple街42號的Henderson家，廚房。更換水槽下漏水的P型存水彎和兩個止水閥，都鏽死了。他們還想把外面的水龍頭換成防凍的。零件大概85，閥門和存水彎，防凍水龍頭大約40。人工三小時，一小時110。牆裡面腐蝕的排水管我沒辦法處理，那是另一個工作，要跟他們說。報價三十天有效。完工付款，刷卡或Zelle。這種規模的工作不收訂金。」

GPT-5.6 Luna未經編輯的回覆，共58個英文單字：

寄出前要檢查兩件事。第一是算術：$85加$40加$330等於$455，它算對了，也把「三十天」換成了日期。第二是不包含的項目：逐字稿說腐蝕的排水管「是另一個工作，要跟他們說」，模型卻把它縮成「牆內排水管」，漏掉了客戶需要聽到的那句話。請手動改寫成「牆內腐蝕的排水管，另行報價」。稅金也缺了，因為逐字稿從沒提到；在你所在的州或國家有課稅的地方，補上那一行。還有，價格要自己放在逐字稿裡。請模型替工作定價，它會產生一個看起來像價格的數字，但它從沒看過你的供應商發票。

這個提示詞在ChatGPT、Claude、Gemini或Whizi上運作都一樣，在Whizi上，Starter方案含GPT和Claude Haiku，用手機鍵盤的麥克風就能口述。在下一步，Whizi輸給Jobber、ServiceM8和其他現場服務套件：它不會寄出報價單、記錄客戶接受，也不會把它轉成請款單，所以這八行仍然要放進你用來開帳單的系統。水電工與電工的AI應用收錄了報價之後的六個提示詞，從「會晚到」的簡訊到回覆評論。

油漆工程或清潔工作的報價單怎麼寫？

同樣是那八個項目，只是工作範圍那一行要負擔更多：油漆報價單要寫明房間、刷幾道漆，以及誰來搬家具；清潔報價單則要寫明頻率和每次到府的價格。下面兩個範例是我寫的範本，不是模型輸出；數字只是佔位，請換成你自己的。

清潔報價單比較特別，因為它是週期性的價格，所以有效期限這一行要做兩件事：報價本身撐多久，以及接受之後費率撐多久。把檢討期間寫成書面，否則客戶會把第一個價格當成永遠不變。油漆報價單的訂金是10%，原因在下一節說明。

報價單的有效期限該多久？訂金最多能收多少？

有效期限一般是30天，訂金則是有些地方由法律設上限，有些地方靠慣例。Jobber的指南說：「大多數服務業者把報價設定在開立後30天到期」，Arrivy說15至30天，Tradify說14至30天，Fergus的電工範例用14天。第一頁沒有人超過30天，因為銅價一個月內就會變動。

關於訂金，加州是我找得到把規則寫下來的最嚴格的地方。承包商州執照委員會表示，居家修繕的頭期款「不得超過$1,000或合約金額的10%，取較低者」，之後的付款「不得超過已完成工作的價值」，以2026年9月為準。上面油漆報價單的$175在當地是合法的；第一頁有三份指南拿來當範例的50%訂金則不合法。英國沒有上限，但Citizens Advice告訴消費者要「盡可能壓低，同意的金額不要超過25%」，所以英國的油漆工若要求先付一半，就是在要求客戶已被告知要拒絕的事。

付款條件決定你何時收到錢，留白就等於把決定權交給你所在地的法律。在英國，gov.uk說，如果你們沒有約定付款日，「法律規定付款在」客戶收到請款單或你提供服務「30天後即算逾期」，從那天起，企業客戶須支付法定利息，為8%加英格蘭銀行基準利率，另加依債務金額計算的固定追討費£40、£70或£100，以2026年9月為準。在美國，《Prompt Payment Act》制定的目的是「要求聯邦機構及時支付帳單」，只適用於聯邦合約，與私人無關，所以對私人客戶來說，你寫下的條款就是你唯一的條款。寫「完工時付款」或「請款單開立日起14天內付款」，指明付款方式，催款的流程自然就有了。

整頁的規則：沒看過現場，就是估價；客戶可能合理認為已包含但實際沒有的項目，就寫在不包含那一行；沒有有效期限的報價，就是你永遠開出的價格。