报价单模板与写法：8行必填内容，附3个完整示例

工作报价单应该包含哪些内容？

一份工作报价单需要八行内容：工作范围、不包含的项目、材料、人工、总价、有效期、付款条款和定金。模板上的其他东西（你的标志、报价单编号、客户地址）只是归档用的；真正起合同作用的是这八行。我在2026年9月27日读了谷歌上这个搜索词第一页的九份指南。九份全部要求标注报价日期并把材料和人工分开，六份提到定金，三份给出完整的报价示例，只有一份，也就是Arrivy，告诉你要写下不包含的项目。

排除项这一行才是钱所在的地方。英国公民咨询局告诉英国客户：“你同意报价之后，它就是你和商家之间具有约束力的协议，无论是否写成书面。”商家只有在三种情况下才能多收钱：客户要求额外工作、客户同意商家提出的额外工作，或者价格确实是个错误。一条你没有报价的锈蚀排水管，只有在报价单写明不包含时才算额外工作。写下来，它就是第二项工作；不写，它就是你自己的问题。

报价、估价和发票有什么区别？

报价是客户一旦接受就可以要求你遵守的固定价格，估价是可能变动的大致估算，发票是工作完成后的付款请求。下表是英国的版本，那里的消费者咨询机构和政府都把规则写成了文字；美国没有联邦层面对报价的定义，下文加州的承包商规定是最接近的参照。

所以，只有在你看过现场之后，才在文件上写“报价”。Business.gov.au在它的报价指南里也是这么说的：“如果客户接受了你的报价，它就成为具有法律约束力的合同。”如果你没有去过现场，这份文件就是估价；在顶部写明，并说明什么情况会改变这个数字。发票是之后的事，有它自己的规则，如何礼貌地催款从到期那天开始讲起。

如何根据语音笔记写一份水管工程报价单？

在货车里口述笔记，把转写文字连同下面的提示词粘贴到聊天模型里，发出之前检查算术和排除项这一行。我在2026年9月27日用GPT-5.6 Luna运行了一次这个提示词（Whizi最便宜的套餐上的GPT模型，在选择器里叫ChatGPT Luna），通过OpenRouter调用。这次运行用了659个token，花费$0.0005。

提示词：“我是俄亥俄州哥伦布市的持牌水管工。下面是我上门勘察之后录的一段语音笔记的转写。请把它整理成一份客户报价单，严格按这八行、按这个顺序：Scope of work、Not included、Materials、Labor、Price、Valid until、Payment terms、Deposit。只使用转写中的数字。如果缺少某个数字，写[fill in]，不要编造。用朴素的词，不要形容词，不要推销语言，180词以内。今天是2026年9月27日。”

我贴在提示词下面的转写：“好，这是枫树街42号的亨德森一家，厨房。更换水槽下面漏水的P形存水弯和两个截止阀，它们锈死了。他们还想把室外水龙头换成防冻的。零件大概85，阀门和存水弯，防冻水龙头大约40。人工三小时，每小时110。墙里面锈蚀的排水管我没办法处理，那是另一项工作，跟他们说一声。报价有效三十天。做完付款，刷卡或者Zelle。这么大的活不收定金。”

GPT-5.6 Luna返回的内容，未经编辑，58个词：

发出之前要检查两件事。一是算术：$85加$40加$330等于$455，它算对了，还把“三十天”换成了一个日期。二是排除项：转写里说锈蚀的排水管“是另一项工作，跟他们说一声”，而模型把它缩成了“Drain line inside wall”，丢掉了客户需要听到的那几个字。请手工改写成“墙内锈蚀的排水管，另行报价”。税款也缺失，因为转写里根本没提；在你所在的州或国家征税的地方补上这一行。还有，价格要放在转写里。让模型给一项工作定价，它会产生一个看起来像价格的数字，可它从没见过你供应商的发票。

这个提示词在ChatGPT、Claude、Gemini或Whizi里运行都一样，在Whizi里Starter套餐包含GPT和Claude Haiku，口述则由手机键盘的麦克风完成。下一步Whizi比不上Jobber、ServiceM8和其他现场服务套件：它不会发送报价、记录客户接受，也不会把报价变成发票，所以这八行仍然要填进你开票用的系统。面向水管工和电工的AI收录了报价之后的六个提示词，从“我要晚到了”的短信到回复评价。

如何写油漆工程或保洁工作的报价单？

同样是八行，只是工作范围这一行承担更多：油漆报价写明房间、遍数以及谁来搬家具，保洁报价写明频率和每次的价格。下面两个例子是我自己写的模板，不是模型输出；数字只是占位，请换成你自己的。

保洁报价是个特例，因为它是循环价格，所以有效期这一行要承担两项任务：报价本身有效多久，以及接受之后这个费率能维持多久。把复核周期写成书面，否则客户会把第一次的价格当成永久价格。油漆报价的定金是10%，原因在下一节解释。

报价的有效期应该多久，定金最多能要多少？

有效期通常是三十天，而定金在有些地方由法律设上限，有些地方靠惯例。Jobber的指南说：“大多数服务企业把报价设为发出后30天到期”，Arrivy说15到30天，Tradify说14到30天，Fergus的电工示例用的是14天。第一页没有人超过30天，因为铜的价格一个月内就会变。

关于定金，加州是我能找到的写明规则的地方中最严格的。承包商州执照委员会说，住宅改造的首付款“不得超过$1,000或合同价格的10%，以较低者为准”，之后的付款“不得超过已完成工作的价值”，截至2026年9月。上面油漆报价里的$175在那里是合法的；而第一页有三份指南拿来当例子的50%定金则不合法。英国没有上限，但公民咨询局告诉客户要“尽量压低，同意的比例不要超过25%”，所以英国的油漆工要求先付一半，就是在要求客户已经被告知要拒绝的那件事。

付款条款决定你什么时候拿到钱，留空等于把决定权交给你所在地的法律。在英国，gov.uk说，如果你们没有约定付款日期，“法律规定付款在”客户收到发票或你提供服务“30天后”算作逾期，从那天起，企业客户要支付法定利息，即8%加英格兰银行基准利率，外加按债务规模收取的固定追讨费£40、£70或£100，截至2026年9月。在美国，《及时付款法》的出台是为了“要求联邦机构及时支付账单”，只适用于联邦合同，不涉及私人客户，所以对私人客户来说，你写下的条款就是你仅有的条款。写“完工时到期”或“开票日期后14天到期”，写明付款方式，催款的流程自然就有了。

整页的规则是：没看过现场，它就是估价；客户可能合理地以为包含而实际不包含的东西，要写在排除项这一行；没有有效期的报价，就是你永远提供的价格。