Cómo hacer un presupuesto de trabajo: las 8 líneas, con 3 ejemplos rellenados

¿Qué debe incluir un presupuesto de trabajo?

Un presupuesto de trabajo necesita ocho líneas: alcance del trabajo, lo que no incluye, materiales, mano de obra, el precio total, una fecha de validez, las condiciones de pago y el anticipo. Todo lo demás de las plantillas (tu logotipo, un número de presupuesto, la dirección del cliente) es archivo; las ocho líneas son el contrato. Leí las nueve guías de la primera página de Google para esta búsqueda el 27 de septiembre de 2026. Las nueve dicen que hay que fechar el presupuesto y separar materiales de mano de obra, seis mencionan un anticipo, tres muestran un presupuesto rellenado y una, la de Arrivy, te dice que anotes lo que no está incluido.

La línea de exclusiones es donde está el dinero. Citizens Advice dice a los clientes del Reino Unido que "After you say yes to a quote, it's a binding agreement between you and the trader, whether it's written down or not" (tras aceptar un presupuesto, es un acuerdo vinculante entre el cliente y el profesional, esté escrito o no), y que el profesional solo puede cobrar más si el cliente pide trabajo extra, acepta trabajo extra que el profesional ha señalado, o el precio fue un error genuino. Una tubería de desagüe corroída que nunca presupuestaste solo es trabajo extra si el presupuesto decía que no estaba incluida. Si lo escribes, es un segundo trabajo; si lo dejas fuera, es tu problema.

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto, una estimación y una factura?

Un presupuesto es un precio fijo al que el cliente puede obligarte una vez que lo acepta, una estimación es un cálculo aproximado que puede cambiar, y una factura es la solicitud de pago una vez hecho el trabajo. La tabla es la versión del Reino Unido, donde un organismo de consumo y el gobierno ponen las reglas por escrito; Estados Unidos no tiene una definición federal de presupuesto, y las normas para contratistas de California que aparecen más abajo son lo más parecido.

Así que escribe "presupuesto" en un documento solo cuando hayas visto el trabajo. Business.gov.au dice lo mismo en su guía de presupuestos: "If a customer accepts your quote, it becomes a legally binding contract." Si no has estado en el sitio, el documento es una estimación; dilo al principio y explica qué cambiaría la cifra. La factura llega después y tiene sus propias reglas, que cómo pedir un pago con educación cubre desde el día en que vence.

¿Cómo se hace un presupuesto de fontanería a partir de una nota de voz?

Dicta las notas en la furgoneta, pega la transcripción en un modelo de chat con el prompt de abajo y revisa la aritmética y la línea de exclusiones antes de enviarlo. Ejecuté el prompt una vez, el 27 de septiembre de 2026, con GPT-5.6 Luna (el modelo GPT del plan más barato de Whizi, llamado ChatGPT Luna en el selector), a través de OpenRouter. La ejecución usó 659 tokens y costó $0.0005.

El prompt: "Soy fontanero con licencia en Columbus, Ohio. Abajo está la transcripción de una nota de voz que grabé tras una visita. Conviértela en un presupuesto para el cliente con exactamente estas ocho líneas, en este orden: Scope of work, Not included, Materials, Labor, Price, Valid until, Payment terms, Deposit. Usa solo las cifras de la transcripción. Si falta una cifra, escribe [fill in] en lugar de inventarla. Palabras sencillas, sin adjetivos, sin lenguaje comercial, menos de 180 palabras. Hoy es 27 de septiembre de 2026."

La transcripción que pegué debajo: "Right, so that's the Hendersons at 42 Maple, the kitchen. Replace the leaking P-trap under the sink and both shutoff valves, they're seized. They also want the outside hose bib swapped for a frost-free one. Parts, call it 85 for the valves and the trap, the frost-free sillcock is about 40. Labor three hours at 110. I can't do anything about the corroded drain line inside the wall, that's a separate job, tell them that. Thirty days on the quote. They pay when it's done, card or Zelle. No deposit on a job this size."

Lo que devolvió GPT-5.6 Luna, sin editar, 58 palabras:

Dos cosas que comprobar antes de enviarlo. La aritmética: $85 más $40 más $330 son $455, y lo hizo bien, además de convertir "treinta días" en una fecha. Las exclusiones: la transcripción decía que la tubería de desagüe corroída "es un trabajo aparte, díselo", y el modelo lo recortó a "Drain line inside wall", que elimina las palabras que el cliente necesita oír. Reescríbelo a mano como "Tubería de desagüe corroída dentro de la pared, presupuestada aparte". Falta también el impuesto, porque la transcripción nunca lo mencionó; añade la línea donde tu estado o país lo cobre. Y mantén tus precios en la transcripción. Un modelo al que se le pide poner precio a un trabajo produce un número que parece un precio, y nunca ha visto la factura de tu proveedor.

El prompt funciona igual en ChatGPT, Claude, Gemini o Whizi, donde Starter incluye GPT y Claude Haiku y el micrófono del teclado del móvil hace el dictado. Whizi pierde frente a Jobber, ServiceM8 y las demás suites de servicios de campo en el paso siguiente: no envía el presupuesto, no registra la aceptación ni lo convierte en factura, así que las ocho líneas siguen yendo al programa desde el que facturas. IA para fontaneros y electricistas tiene los seis prompts que vienen después del presupuesto, desde el mensaje de retraso hasta la respuesta a una reseña.

¿Cómo se hace un presupuesto de pintura o de limpieza?

Las mismas ocho líneas, con la línea de alcance haciendo más trabajo: un presupuesto de pintura nombra las habitaciones, las manos y quién mueve los muebles, y uno de limpieza nombra la frecuencia y el precio por visita. Los dos ejemplos de abajo son plantillas que escribí yo, no resultados de un modelo; los números son marcadores para los tuyos.

El presupuesto de limpieza es el caso especial porque es un precio recurrente, así que la línea de validez hace dos trabajos: cuánto dura la oferta y cuánto dura la tarifa una vez aceptada. Pon por escrito el periodo de revisión o el cliente leerá el primer precio como permanente. El anticipo del presupuesto de pintura es del 10% por una razón que explica la sección siguiente.

¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto y cuánto anticipo se puede pedir?

Treinta días es lo normal para una fecha de validez, y el anticipo está limitado por ley en algunos lugares y por costumbre en otros. La guía de Jobber dice "Most service businesses set quotes to expire 30 days after being issued", Arrivy dice de 15 a 30 días, Tradify de 14 a 30, y el ejemplo del electricista de Fergus usa 14. Nadie en la primera página pasa de 30, porque el precio del cobre se mueve en un mes.

Sobre el anticipo, California es el lugar más estricto donde encontré una regla escrita. El Contractors State License Board dice que el anticipo de una reforma del hogar "cannot be more than $1,000 or 10 percent of the contract price, whichever is less", y que los pagos posteriores "cannot exceed the value of the work performed", a septiembre de 2026. Los $175 del presupuesto de pintura de arriba son legales allí; el anticipo del 50% que tres guías de la primera página usan como ejemplo no lo es. El Reino Unido no tiene tope, pero Citizens Advice dice a los clientes que lo "push it down as much as possible, and don't agree to more than 25%", así que un pintor británico que pide la mitad por adelantado pide justo lo que al cliente le han dicho que rechace.

Las condiciones de pago son la línea que decide cuándo cobras, y dejarla en blanco entrega la decisión a la ley de donde estés. En el Reino Unido, gov.uk dice que si no acuerdas una fecha de pago, "the law says the payment is late 30 days after" que el cliente recibe la factura o tú prestas el servicio, y desde ese día un cliente empresa debe intereses legales del 8% más el tipo base del Banco de Inglaterra, más una tasa fija de recuperación de £40, £70 o £100 según el tamaño de la deuda, a septiembre de 2026. En Estados Unidos la Prompt Payment Act se aprobó "to require Federal agencies to pay their bills on a timely basis" y cubre contratos federales, nada privado, así que para un cliente privado el plazo que escribes es el único que tienes. Escribe "pagadero al terminar" o "pagadero 14 días después de la fecha de la factura", indica el método, y la secuencia de recordatorios se escribe sola.

La regla para toda la página: si no has visto el trabajo, es una estimación; si el cliente podría suponer razonablemente que algo va incluido y no lo está, va en la línea de exclusiones; y un presupuesto sin fecha de validez es un precio que has ofrecido para siempre.