Cara membuat surat penawaran harga untuk pekerjaan: 8 baris, 3 contoh terisi

Apa saja yang harus ada dalam surat penawaran harga untuk pekerjaan?

Penawaran untuk suatu pekerjaan membutuhkan delapan baris: lingkup pekerjaan, yang tidak termasuk, material, tenaga kerja, harga total, tanggal berlaku, syarat pembayaran, dan uang muka. Segala hal lain di templat (logo Anda, nomor penawaran, alamat klien) hanyalah pengarsipan; delapan baris itulah kontraknya. Saya membaca sembilan panduan di halaman satu Google untuk kueri ini pada 27 September 2026. Kesembilannya menyuruh Anda mencantumkan tanggal penawaran dan memisahkan material dari tenaga kerja, enam menyebut uang muka, tiga menampilkan penawaran yang sudah terisi, dan satu, yaitu Arrivy, menyuruh Anda menuliskan apa yang tidak termasuk.

Baris pengecualian adalah tempat uangnya. Citizens Advice memberi tahu pelanggan di Inggris bahwa "Setelah Anda menyetujui penawaran, itu menjadi perjanjian yang mengikat antara Anda dan pedagang, baik tertulis maupun tidak", dan bahwa pedagang hanya boleh menagih lebih bila pelanggan meminta pekerjaan tambahan, menyetujui pekerjaan tambahan yang ditandai pedagang, atau harganya benar-benar salah. Saluran pembuangan yang berkarat dan tidak pernah Anda hargai baru menjadi pekerjaan tambahan bila penawaran menyatakan itu tidak termasuk. Bila dituliskan, itu menjadi pekerjaan kedua; bila dilewatkan, itu menjadi masalah Anda.

Apa bedanya penawaran (quote), estimasi, dan faktur?

Penawaran (quote) adalah harga tetap yang bisa dituntut pelanggan setelah mereka menerimanya, estimasi adalah perkiraan terbaik yang bisa berubah, dan faktur adalah permintaan pembayaran setelah pekerjaan selesai. Tabel ini adalah versi Inggris, tempat lembaga konsumen dan pemerintah sama-sama menuliskan aturannya; AS tidak punya definisi federal tentang penawaran, dan aturan kontraktor California di bawah ini adalah yang paling mendekati.

Jadi tulis "penawaran" pada dokumen hanya bila Anda sudah melihat pekerjaannya. Business.gov.au mengatakan hal yang sama dalam panduan penawarannya: "Jika pelanggan menerima penawaran Anda, itu menjadi kontrak yang mengikat secara hukum." Bila Anda belum datang ke lokasi, dokumen itu adalah estimasi; nyatakan di bagian atas, dan sebutkan apa yang akan mengubah angkanya. Faktur datang belakangan dan punya aturan sendiri, yang dibahas cara menagih pembayaran dengan sopan sejak hari jatuh temponya.

Bagaimana menulis penawaran pekerjaan pipa dari catatan suara?

Dikte catatan di mobil, tempel transkripnya ke model obrolan dengan prompt di bawah, lalu periksa hitungan dan baris pengecualian sebelum mengirim. Saya menjalankan prompt ini sekali, pada 27 September 2026, di GPT-5.6 Luna (model GPT di paket termurah Whizi, bernama ChatGPT Luna di pemilih model), lewat OpenRouter. Proses itu memakai 659 token dan berbiaya $0.0005.

Prompt-nya: "Saya tukang ledeng berlisensi di Columbus, Ohio. Di bawah ini transkrip catatan suara yang saya rekam setelah kunjungan ke lokasi. Ubah menjadi penawaran pelanggan dengan tepat delapan baris ini, dalam urutan ini: Scope of work, Not included, Materials, Labor, Price, Valid until, Payment terms, Deposit. Gunakan hanya angka di transkrip. Jika ada angka yang hilang, tulis [fill in] alih-alih mengarang. Kata-kata sederhana, tanpa kata sifat, tanpa bahasa penjualan, di bawah 180 kata. Hari ini 27 September 2026."

Transkrip yang saya tempel di bawahnya: "Right, so that's the Hendersons at 42 Maple, the kitchen. Replace the leaking P-trap under the sink and both shutoff valves, they're seized. They also want the outside hose bib swapped for a frost-free one. Parts, call it 85 for the valves and the trap, the frost-free sillcock is about 40. Labor three hours at 110. I can't do anything about the corroded drain line inside the wall, that's a separate job, tell them that. Thirty days on the quote. They pay when it's done, card or Zelle. No deposit on a job this size."

Yang dikembalikan GPT-5.6 Luna, tanpa suntingan, 58 kata:

Dua hal yang perlu diperiksa sebelum dikirim. Hitungannya: $85 ditambah $40 ditambah $330 adalah $455, dan model menjawab dengan benar, serta mengubah "thirty days" menjadi tanggal. Pengecualiannya: transkrip mengatakan saluran pembuangan yang berkarat "is a separate job, tell them that", dan model memangkasnya menjadi "Drain line inside wall", yang menghilangkan kata-kata yang perlu didengar pelanggan. Tulis ulang dengan tangan menjadi "Corroded drain line inside the wall, quoted separately". Pajak juga belum ada, karena transkrip tidak menyebutnya; tambahkan barisnya di tempat negara bagian atau negara Anda memungutnya. Dan simpan harga Anda di dalam transkrip. Model yang diminta menghargai pekerjaan akan menghasilkan angka yang tampak seperti harga, padahal ia belum pernah melihat faktur pemasok Anda.

Prompt ini berjalan sama di ChatGPT, Claude, Gemini, atau Whizi, tempat Starter membawa GPT dan Claude Haiku dan mikrofon di keyboard ponsel yang melakukan pendiktean. Whizi kalah dari Jobber, ServiceM8, dan suite layanan lapangan lainnya pada langkah berikutnya: Whizi tidak mengirim penawaran, mencatat persetujuan, atau mengubahnya menjadi faktur, jadi delapan baris itu tetap harus dimasukkan ke aplikasi tempat Anda menagih. AI untuk tukang ledeng dan tukang listrik memuat enam prompt yang datang setelah penawaran, dari pesan terlambat sampai balasan ulasan.

Bagaimana menulis penawaran pekerjaan pengecatan atau pembersihan?

Delapan baris yang sama, dengan baris lingkup yang bekerja lebih banyak: penawaran pengecatan menyebut ruangan, jumlah lapis, dan siapa yang memindahkan furnitur, sedangkan penawaran pembersihan menyebut frekuensi dan harga per kunjungan. Kedua contoh di bawah adalah templat yang saya tulis, bukan keluaran model; angkanya hanya pengganti untuk angka Anda.

Penawaran pembersihan berbeda sendiri karena harganya berulang, jadi baris masa berlaku punya dua tugas: berapa lama penawaran berlaku, dan berapa lama tarif berlaku setelah diterima. Tuliskan masa tinjauannya atau pelanggan akan mengira harga pertama itu permanen. Uang muka pada penawaran pengecatan sebesar 10% punya alasan yang dijelaskan di bagian berikutnya.

Berapa lama penawaran berlaku, dan berapa uang muka yang boleh diminta?

Tiga puluh hari adalah umumnya untuk tanggal berlaku, dan uang muka dibatasi hukum di sebagian tempat dan oleh kebiasaan di tempat lain. Panduan Jobber menyebut "Kebanyakan bisnis jasa mengatur penawaran kedaluwarsa 30 hari setelah diterbitkan", Arrivy menyebut 15 sampai 30 hari, Tradify menyebut 14 sampai 30, dan contoh tukang listrik Fergus memakai 14. Tak ada yang di halaman satu melewati 30, karena harga tembaga bergerak dalam sebulan.

Soal uang muka, California adalah tempat paling ketat yang bisa saya temukan aturan tertulisnya. Contractors State License Board menyatakan uang muka renovasi rumah "tidak boleh lebih dari $1,000 atau 10 persen dari harga kontrak, mana yang lebih kecil", dan pembayaran berikutnya "tidak boleh melebihi nilai pekerjaan yang telah dilakukan", per September 2026. Uang muka $175 pada penawaran pengecatan di atas sah di sana; uang muka 50% yang dipakai tiga panduan halaman satu sebagai contoh tidak sah. Inggris tidak punya batas, tetapi Citizens Advice menyuruh pelanggan untuk "menekannya serendah mungkin, dan jangan setuju lebih dari 25%", sehingga tukang cat di Inggris yang meminta setengah di depan sedang meminta satu hal yang sudah diberi tahu untuk ditolak pelanggan.

Syarat pembayaran adalah baris yang menentukan kapan Anda dibayar, dan membiarkannya kosong menyerahkan keputusan kepada hukum di tempat Anda berada. Di Inggris, gov.uk menyatakan bahwa bila Anda tidak menyepakati tanggal pembayaran, "hukum menyatakan pembayaran terlambat 30 hari setelah" pelanggan menerima faktur atau Anda menyediakan layanan, dan sejak hari itu pelanggan bisnis berutang bunga menurut undang-undang sebesar 8% ditambah suku bunga dasar Bank of England, ditambah biaya penagihan tetap £40, £70, atau £100 menurut besar utang, per September 2026. Di AS, Prompt Payment Act disahkan "untuk mewajibkan lembaga Federal membayar tagihan mereka tepat waktu" dan mencakup kontrak federal, bukan yang swasta, jadi untuk pelanggan swasta, syarat yang Anda tulis adalah satu-satunya syarat yang Anda punya. Tulis "jatuh tempo saat selesai" atau "jatuh tempo 14 hari setelah tanggal faktur", sebutkan metodenya, dan urutan pengingat akan tersusun sendiri.

Aturan untuk seluruh halaman ini: bila Anda belum melihat pekerjaannya, itu estimasi; bila pelanggan wajar mengira sesuatu sudah termasuk padahal tidak, taruh di baris pengecualian; dan penawaran tanpa tanggal berlaku adalah harga yang Anda tawarkan selamanya.