AI untuk HR: 10 prompt dan 5 aturan AI negara bagian AS yang melampaui perekrutan

Bagaimana memakai AI di HR tanpa melewati batas hukum?

Dalam survei State of AI in HR 2026 dari SHRM terhadap 1.908 profesional HR, yang terbit pada April 2026, 39% organisasi sudah menerapkan AI di fungsi HR mereka dan 7% lainnya berencana melakukannya tahun ini. Survei yang sama menemukan bahwa 57% profesional HR di negara bagian yang punya aturan AI ketenagakerjaan tidak menyadari aturan tersebut. Tabel ini memilah pekerjaan generalis HR menjadi menyusun draf dan memutuskan: sepuluh tugas dengan prompt di halaman ini, tiga yang dibahas panduan lain, dan satu yang tidak boleh disentuh prompt apa pun.

Kolom terakhir melindungi karyawan. Kolom ketiga melindungi perusahaan. Aturan tentang AI dalam keputusan ketenagakerjaan tidak lagi berhenti pada perekrutan dan promosi, dan bagan ini menunjukkan secepat apa aturan itu meluas melampauinya.

Undang-undang New York City tahun 2023, yang paling sering disebut panduan lain, mencakup penyaringan kandidat untuk direkrut dan karyawan untuk dipromosikan. Hanya sampai di situ. Setiap aturan sesudahnya menjangkau setidaknya satu keputusan lain, dari upah sampai pemutusan kerja, dan tabel di bawah mengutip daftar milik tiap aturan. Illinois (bertanda) berlaku sejak 1 Januari 2026, dan tiga aturan lagi dimulai antara Januari dan Oktober 2027.

Undang-undang AI negara bagian mana yang berlaku untuk keputusan HR setelah perekrutan?

Lima dari enam aturan ketenagakerjaan AI di AS yang kami baca pada 3 Oktober 2026 menjangkau lebih dari sekadar perekrutan dan promosi, dan bagi generalis HR, pembedanya adalah apakah aplikasi chat yang menyusun ringkasan dihitung. Hanya Colorado yang mengecualikan pembuatan draf secara eksplisit. Connecticut mengecualikan perangkat lunak pengolah kata hanya "insofar as" tidak membuat atau memengaruhi keputusan ketenagakerjaan secara material, dan aturan privasi California hanya menjangkau teknologi yang menggantikan pengambilan keputusan manusia. Illinois tidak punya pengecualian: undang-undang Illinois mengakhiri definisi AI dengan kalimat "Artificial intelligence" includes generative artificial intelligence. Tabel mengutip cakupan tiap aturan, hanya Amerika Serikat, per 3 Oktober 2026. Ini ringkasan teks aturan, bukan nasihat hukum.

Bacalah kolom pembuatan draf sebagai ringkasan teks aturan, bukan pendapat hukum. Prompt yang mengubah catatan ketikan Anda menjadi ringkasan adalah penggunaan yang disebut pengecualian Colorado. Aturan privasi California hanya menjangkau keluaran yang menggantikan keputusan manusia. Namun, bila Anda meminta aplikasi chat yang sama memilih dari tiga karyawan siapa yang diberhentikan, ia menghasilkan peringkat yang menjadi sasaran lima dari enam aturan itu. Illinois menetapkan sebagai pelanggaran hak sipil "to fail to provide notice to an employee that the employer is using artificial intelligence" untuk keputusan dalam daftarnya. Apakah alur kerja Anda sendiri termasuk cakupan adalah pertanyaan untuk penasihat hukum ketenagakerjaan.

Dua fakta Illinois penting bagi perusahaan kecil. Sejak 1 Juli 2020 (Public Act 101-0430), Human Rights Act menghitung sebagai pemberi kerja "any person employing one or more employees within Illinois during 20 or more calendar weeks" pada tahun pelanggaran atau tahun sebelumnya. Dan aturan pemberitahuannya masih belum ada. Department of Human Rights menerbitkan rancangan aturan di Illinois Register pada 15 Mei 2026, lalu pada 2 Juni 2026 menariknya sementara dan menunda sidang 10 Juni "to allow for continued collaboration with other state agencies" (halaman pembaruannya, diarsipkan 4 Juni 2026). Undang-undangnya menyatakan departemen "shall adopt" aturan tentang "the time period for providing notice, and the means for providing notice". Kami tidak menemukan aturan yang sudah diadopsi maupun tanggal sidang baru di situs departemen pada 3 Oktober 2026.

Apa prompt AI terbaik untuk kebijakan HR dan buku pedoman?

Prompt kebijakan HR terbaik memberikan keputusan Anda kepada model dan melarangnya menambahkan persyaratan hukum sendiri. Prompt 1 sampai 4 bekerja sama di ChatGPT, Claude, atau Gemini: isi tanda kurung lalu tempel. Untuk sisa pekerjaan, paket prompt HR punya 20 lagi, dari email penolakan sampai tema di tumpukan exit interview.

Prompt 1, kebijakan dari keputusan Anda:

Draft a [remote work] policy for a [120] person company with employees in [states]. Use only the decisions below. Sections: purpose, who it covers, the rules, how to ask for an exception, who to contact. Under 600 words, plain English. Where a decision is missing, write [DECISION NEEDED] instead of choosing one. Do not add any legal requirement; at the end, list every point where a state law might apply so I can check it with counsel. Decisions: [paste].

Prompt 2, bagian buku pedoman dengan bahasa sederhana:

Rewrite this handbook section so a new hire understands it on one read. Keep every rule, number, date and deadline exactly as written. Short sentences, second person, no legal Latin. After the rewrite, list any sentence whose meaning you were unsure of instead of guessing. Section: [paste].

Prompt 3, daftar celah per negara bagian:

Here is our handbook's table of contents and our headcount by state: [paste]. List the policy topics an employee handbook for these states commonly needs that ours lacks (paid sick leave, final pay timing, lactation breaks and the like). For each, name the state and the law as you understand it, and mark every line VERIFY. Do not write any policy text.

Prompt 3 menghasilkan daftar untuk penasihat hukum, bukan jawaban. Setiap model punya batas data pelatihan, dan hukum cuti serta upah negara bagian berubah tiap tahun, jadi periksa setiap baris VERIFY pada halaman resmi dinas tenaga kerja negara bagian sebelum apa pun masuk ke buku pedoman.

Prompt 4, kebijakan penggunaan AI perusahaan:

Draft a one page AI use policy for employees of a [size] company. Include: the approved tools and plans [list]; what may never be pasted into any AI tool (medical and leave records, Social Security numbers, immigration documents, background checks, customer data, anything under NDA); a rule that AI output may not be used as a factor in any decision to hire, promote, discipline, discharge or set pay for a person without review by [HR role]; and who employees ask with questions. Plain English, under 400 words.

Prompt 4 mengisi celah yang masih ada di kebanyakan buku pedoman, dan aturan keputusannya sejalan dengan teks Colorado. Chatbot yang berbicara dengan karyawan (misalnya bot bantuan HR yang menjawab pertanyaan kebijakan) berada di luar undang-undang 2027 hanya jika tidak ada yang bermaksud memakainya untuk keputusan penting dan ia tunduk pada "an acceptable use policy that prohibits generated content to be used in a consequential decision".

Bagaimana memakai AI dalam investigasi di tempat kerja?

Pakai AI untuk merencanakan wawancara dan memilah catatan Anda sendiri, dan jangan pernah untuk menilai kredibilitas atau menarik temuan. Temuan adalah keputusan yang berujung pada disiplin atau pemutusan kerja, dan Illinois, Connecticut, serta kedua aturan California menyebut keputusan itu dalam teksnya. Ganti setiap nama dengan peran sebelum menempel.

Prompt 5, rencana wawancara:

I am investigating a workplace complaint. Here is a summary with names replaced by roles (Complainant, Respondent, Witness 1, Witness 2): [paste]. The policies at issue are: [paste]. Write an interview plan: who to interview in what order, six to ten open questions for each person, and the documents to request (messages, schedules, badge records). No leading questions. Do not assess anyone's credibility and do not suggest an outcome.

Prompt 6, catatan Anda menjadi ringkasan faktual:

Below are my typed notes from interviews in this investigation, names replaced by roles. For each allegation, list what each person said (quote their words where my notes quote them), the documents that bear on it, and where the accounts agree and conflict. Do not assess credibility, do not reach a finding, do not recommend discipline, and do not add anything that is not in my notes. Notes: [paste].

Jika penasihat hukum yang mengarahkan investigasi, tanyakan dulu kepadanya sebelum menempel apa pun ke alat eksternal, termasuk paket perusahaan. Perlakukan ringkasan model sebagai draf kerja. Laporan yang masuk ke berkas adalah yang Anda tulis dan tandatangani sendiri.

Prompt AI mana yang menangani pengumuman, onboarding, pelatihan, dan survei?

Pengumuman, rencana onboarding, kuis, dan tema survei murni pekerjaan menyusun draf, jadi inilah tempat paling aman untuk AI di HR dan tempat ia paling menghemat waktu mengetik. Prompt 7 sampai 10 mencakupnya.

Prompt 7, pengumuman perubahan dan FAQ-nya:

Write an all-staff email announcing [the change], effective [date]. Open with what changes for the employee and when, then the reason in two sentences, then what they need to do and by when, then who to ask. Under 200 words, no exclamation marks, no "exciting". Then write five FAQ entries for the questions employees will ask, answered only from these facts: [paste].

Prompt 8, rencana onboarding:

Build a 30 day onboarding plan for a [role] joining a [size] company: day one, week one, and by day 30. Give every item an owner (HR, manager, IT or the new hire). Include our required items exactly as listed: [paste, for example Form I-9 Section 2, benefits enrollment window, policy acknowledgments]. Output as a table.

Prompt 9, kebijakan menjadi kuis pelatihan:

From the policy below, write eight multiple choice questions that test the rules a new hire must apply, each with four options, the correct answer, and the policy sentence it comes from. No trick questions and no questions about wording. Policy: [paste].

Prompt 10, tema survei dan exit interview:

Here are [N] anonymous comments from our [engagement survey or exit interviews], with names, team names under five people and identifying details removed: [paste]. Group them into themes. For each theme give the number of comments and two short quotes, word for word. Do not guess who wrote any comment and do not infer age, gender or any other trait.

Prompt 10 tetap sekadar pekerjaan menyusun draf selama yang dicari adalah tema. Begitu ringkasan dipakai untuk menunjuk satu karyawan agar ditindak, ia menjadi masukan bagi keputusan, dan tabel aturan di atas berlaku. Penilaian kinerja mengikuti aturan yang sama: panduan penilaian kinerja menyerahkan peringkat kepada manajer karena alasan itu.

Apa yang tidak boleh ditempel HR ke ChatGPT?

Jangan pernah menempel informasi medis, sertifikasi cuti, permintaan akomodasi, nomor Social Security, dokumen I-9, laporan pemeriksaan latar belakang, atau investigasi dengan nama asli ke chat AI mana pun. Catatan medis punya aturan federalnya sendiri: ADA mewajibkan informasi dari pemeriksaan medis karyawan disimpan "on separate forms and in separate medical files" (29 CFR 1630.14), dan sertifikasi FMLA harus "maintained as confidential medical records in separate files/records from the usual personnel files" (29 CFR 825.500). Riwayat chat bukan keduanya.

Paketnya sama pentingnya dengan apa yang ditempel. Halaman kontrol data OpenAI menyatakan percakapan ChatGPT konsumen dapat melatih modelnya kecuali Anda mematikan "Improve the model for everyone". ChatGPT Business tidak dipakai untuk pelatihan secara default, dan harganya $25 per kursi per bulan, atau $20 bila ditagih tahunan, dengan minimum dua kursi per Oktober 2026. Claude Team $25 per kursi, atau $20 bila ditagih tahunan, juga dengan minimum dua kursi, dengan pelatihan "None by default" dibandingkan opt-out di Free, Pro, dan Max. Di paket perusahaan, pemberi kerja bisa melihat lebih banyak, bukan lebih sedikit: Apakah atasan saya bisa melihat percakapan ChatGPT saya menjelaskan Compliance API Enterprise, dan apa yang tidak boleh ditempel ke chat AI memuat daftar lengkap untuk setiap vendor.

Untuk tim HR beranggotakan satu orang, Whizi adalah salah satu pilihan. Starter seharga $15.99 per bulan ($10.99 bila ditagih tahunan) menjalankan GPT dan Claude Haiku, dan Pro seharga $29.99 ($19.99 per tahun) menambahkan Claude Sonnet dan Gemini. Sebuah proyek menampung buku pedoman (hingga 10 berkas yang disematkan masing-masing 10 MB, termasuk PDF dan .docx), jadi Prompt 2, 3, dan 9 membaca teks Anda sendiri setiap kali. Whizi tidak melatih modelnya sendiri dengan chat Anda, tetapi pesan yang dikirim ke GPT tetap sampai ke OpenAI dan yang dikirim ke Claude sampai ke Anthropic. Kekurangan Whizi: tidak ada akun tim, jadi departemen HR yang butuh kursi bersama dan kontrol terpusat lebih cocok memakai ChatGPT Business atau Claude Team.

Apakah AI akan menggantikan HR?

Tidak, menurut proyeksi pemerintah AS sendiri. Bureau of Labor Statistics mencatat 224.900 pekerjaan manajer sumber daya manusia pada 2025 dengan gaji median $149,280 pada Mei 2025, dan memproyeksikan pertumbuhan 6 persen dari 2025 sampai 2035, lebih cepat dari rata-rata; spesialis HR, 939.700 pekerjaan, juga diproyeksikan tumbuh 6 persen. Satu kalimatnya tentang pekerjaan manajer menggambarkan tugas yang tidak dilakukan aplikasi chat: mereka "plan, coordinate, and direct the administrative functions of an organization."

Jadi jalankan sepuluh prompt untuk urusan menulis, dan tempatkan manusia pada setiap keputusan tentang karyawan bernama. Ketentuan pemberitahuan Illinois berlaku sejak 1 Januari 2026. Aturan privasi Colorado dan California menambah kewajiban pemberitahuan pada 1 Januari 2027, dan Connecticut pada 1 Oktober 2027.