人事 AIの使い方：プロンプト10本と、採用後にも及ぶ米国州AI規制5つ

法的な一線を越えずに、人事でAIをどう使えばよいか

2026年4月に公表されたSHRMの調査「State of AI in HR 2026」（人事担当者1,908人が回答）では、組織の39%が人事業務にAIを導入済みで、さらに7%が今年中の導入を予定していました。同じ調査で、職場のAI規則がある州の人事担当者の57%が、その規則を知らないことも分かっています。下の表は、人事ジェネラリストの仕事を「下書き」と「判断」に分けたものです。このページにプロンプトがある業務が10件、姉妹ガイドで扱う業務が3件、そしてどんなプロンプトにも任せてはいけない業務が1件あります。

最後の列は従業員を守り、3列目は会社を守ります。雇用判断におけるAI規制は、もはや採用や昇進で止まりません。その広がる速さを下のチャートが示しています。

多くのガイドが取り上げる2023年のニューヨーク市の法律は、採用候補者と昇進対象の従業員の選考だけが対象です。そこで止まっています。その後の規則はいずれも、給与から解雇まで、少なくとも1つはその先の判断に及びます。次の表に各規則の対象一覧を引用しました。イリノイ州（旗付き）は2026年1月1日から適用されており、さらに3州が2027年1月から10月にかけて始まります。

採用後の人事判断には、どの州のAI法が適用されるか

2026年10月3日に確認した米国のAI雇用規制6件のうち5件は採用や昇進を超えて及びます。人事ジェネラリストにとって決め手となる違いは、チャットアプリによる要約の下書きが対象に含まれるかどうかです。起案を名指しで除外しているのはコロラド州だけです。コネチカット州は、ワープロソフトを雇用判断を「下さず、実質的に左右もしない限りにおいて」のみ除外しており、カリフォルニア州のプライバシー規則は人間の意思決定に代わる技術にだけ及びます。イリノイ州には除外がありません。イリノイ州法は、AIの定義を「人工知能」には生成AIが含まれるという一文で締めくくっています。下の表は各規則の適用範囲を米国内に限り、2026年10月3日時点で引用したものです。条文の要約であり、法的助言ではありません。

「起案」の列は、条文の要約として読んでください。法的見解ではありません。自分で入力したメモを要約に変えるプロンプトは、コロラド州の除外規定が名指ししている使い方です。カリフォルニア州のプライバシー規則が及ぶのは、人間の判断に代わる出力だけです。ただし、同じチャットアプリに3人のうち誰を解雇するかを尋ねれば、6規則のうち5件が対象とする順位付けを作らせていることになります。イリノイ州は、列挙された判断について「雇用主が人工知能を使用していることを従業員に通知しないこと」を公民権侵害としています。自社のワークフローが対象かどうかは、雇用問題に詳しい弁護士に確認すべき事項です。

小さな会社にとって重要なイリノイ州の事実が2つあります。1つ目は、2020年7月1日以降（Public Act 101-0430）、人権法が違反のあった年または前年に「イリノイ州内で20暦週以上、1人以上の従業員を雇用する者」を雇用主と数えていることです。2つ目は、通知に関する規則がまだ出ていないことです。人権局は2026年5月15日にイリノイ州公報で規則案を公表しましたが、6月2日にそれを一時的に取り下げ、6月10日の公聴会を「他の州機関との継続的な協力を可能にするため」延期しました（同局の更新ページ、2026年6月4日のアーカイブ）。法律は、同局が「通知の期間および通知の手段」について規則を「採択しなければならない」と定めています。2026年10月3日時点で、同局のサイトに採択された規則も新しい公聴会の日程も見つかりませんでした。

人事ポリシーとハンドブックに使えるAIプロンプトは何か

優れた人事ポリシー用プロンプトは、あなたの決定事項をモデルに渡し、モデル独自の法的要件を付け足すことを禁じます。プロンプト1から4は、ChatGPT、Claude、Geminiのどれでも同じように動きます。かっこ内を埋めて貼るだけです。残りの業務には、不採用通知のメールから大量の退職面談に共通するテーマの抽出まで、さらに20本を収めた人事プロンプト集があります。

プロンプト1：決定事項からポリシーを作る

[150]人規模の会社で、[州]に従業員がいる場合の[リモートワーク]ポリシーを起案してください。以下の決定事項だけを使うこと。構成は、目的、対象者、ルール、例外の申請方法、問い合わせ先。600語以内の平易な言葉で書いてください。決定事項が欠けている箇所は、自分で決めずに[要決定]と書くこと。法的要件は一切付け足さないでください。最後に、州法が関係しそうな点をすべて挙げて、弁護士と確認できるようにしてください。決定事項：[貼り付け]。

プロンプト2：ハンドブックの一節を平易な言葉に

このハンドブックの一節を、新入社員が1回読めば理解できるように書き直してください。ルール、数字、日付、期限はすべて原文のまま残すこと。短い文、二人称、法律用語は使わないこと。書き直したあと、意味に自信がなかった文があれば、推測せずに一覧にしてください。該当箇所：[貼り付け]。

プロンプト3：州ごとの不足項目リスト

当社のハンドブックの目次と州別の従業員数です：[貼り付け]。これらの州向けの従業員ハンドブックに通常必要で、当社に足りない方針テーマを挙げてください（有給病気休暇、最終給与の支払時期、授乳休憩など）。それぞれについて、州名とあなたが理解している法律名を示し、すべての行に「要確認」と付けてください。方針の本文は一切書かないでください。

プロンプト3が出すのは弁護士に渡すための一覧であり、答えではありません。どのモデルにも学習の締め切り時点があり、州の休暇法や賃金法は毎年変わります。ハンドブックに何かを載せる前に、「要確認」の各行を州の労働局の公式ページで確かめてください。

プロンプト4：社内のAI利用ポリシー

[規模]の会社の従業員向けに、1ページのAI利用ポリシーを起案してください。含める内容：承認済みのツールとプラン[一覧]。どのAIツールにも絶対に貼ってはいけないもの（医療・休暇の記録、社会保障番号、在留関連書類、身元調査、顧客データ、NDA対象のすべて）。採用、昇進、懲戒、解雇、個人の給与設定の判断要素としてAIの出力を使う場合は、[人事の担当役職]の確認を必須とするルール。従業員が質問できる窓口。平易な言葉で400語以内。

プロンプト4は、多くのハンドブックにまだ残っている空白を埋めるもので、その判断ルールはコロラド州の条文と一致します。従業員と対話するチャットボット（たとえば方針の質問に答える人事ヘルプボット）が2027年の法律の対象外になるのは、重要な判断への使用を誰も意図しておらず、かつ「生成されたコンテンツを重要な判断に使うことを禁じる許容的使用ポリシー」に従っている場合に限られます。

職場の調査にAIをどう使うか

AIはヒアリングの計画と自分のメモの整理に使い、信憑性の判断や認定には決して使わないでください。認定とは懲戒や解雇につながる判断であり、イリノイ州、コネチカット州、カリフォルニア州の両規則はその判断を条文で名指ししています。貼る前に、すべての名前を役割に置き換えてください。

プロンプト5：ヒアリング計画

職場での申し立てを調査しています。氏名を役割に置き換えた概要です（申立人、被申立人、証人1、証人2）：[貼り付け]。問題となる方針は次のとおりです：[貼り付け]。ヒアリング計画を作ってください。誰をどの順番で聴取するか、各人への自由回答の質問を6問から10問、請求すべき資料（メッセージ、勤務表、入退室記録）を挙げてください。誘導尋問は不可。誰の信憑性も評価せず、結論も示唆しないでください。

プロンプト6：自分のメモを事実の要約に

以下は、この調査のヒアリングで私が入力したメモです。氏名は役割に置き換えてあります。申し立てごとに、各人が述べた内容（私のメモが引用している箇所はその言葉どおりに）、関連する資料、証言が一致する点と食い違う点を挙げてください。信憑性は評価せず、認定もせず、懲戒を勧めず、メモにないことは一切加えないでください。メモ：[貼り付け]。

弁護士が調査を指揮している場合は、社外のツールに何かを貼る前に、会社契約のプランであっても弁護士に確認してください。モデルの要約は作業用の下書きとして扱ってください。ファイルに残る報告書は、あなた自身が書いて署名したものです。

通知、オンボーディング、研修、サーベイにはどのAIプロンプトを使うか

通知、オンボーディング計画、クイズ、サーベイのテーマ抽出は純粋な下書き作業なので、人事でAIを使う場面として最も安全で、入力の手間を最も減らせます。プロンプト7から10がこれらをカバーします。

プロンプト7：変更の通知とそのFAQ

[変更内容]を[日付]付けで知らせる全社員向けメールを書いてください。冒頭は従業員にとって何がいつ変わるか、次に理由を2文で、その後に従業員がすべきことと期限、最後に問い合わせ先の順にします。200語以内で、感嘆符や「ワクワク」といった言葉は使わないこと。そのうえで、従業員が尋ねそうな質問について5件のFAQを書いてください。回答は次の事実だけに基づくこと：[貼り付け]。

プロンプト8：オンボーディング計画

[規模]の会社に入社する[役職]のために、30日間のオンボーディング計画を作ってください。初日、1週目、30日目までに分けること。各項目に担当者（人事、上司、IT、または新入社員）を付けてください。当社の必須項目は一覧どおりに含めてください：[貼り付け。例：Form I-9のセクション2、福利厚生の登録期間、方針の確認署名]。出力は表形式で。

プロンプト9：ポリシーを研修用クイズに

以下のポリシーから、新入社員が適用すべきルールを試す4択問題を8問作ってください。各問に4つの選択肢、正解、出典となるポリシーの文を付けること。ひっかけ問題や言い回しだけを問う問題は不可。ポリシー：[貼り付け]。

プロンプト10：サーベイと退職面談のテーマ

当社の[エンゲージメントサーベイまたは退職面談]の匿名コメントが[N]件あります。氏名、5人未満のチーム名、個人が特定できる情報は削除済みです：[貼り付け]。これらをテーマごとにまとめてください。各テーマについて、コメント数と、原文どおりの短い引用を2件付けてください。誰が書いたかを推測せず、年齢、性別、その他の属性も推測しないでください。

プロンプト10が下書き作業にとどまるのは、テーマを扱っている間だけです。要約が特定の1人への対応のために使われた時点で、それは判断への入力となり、上の規則の表が適用されます。人事評価にも同じ原則が当てはまり、人事評価ガイドが評価点を上司の手に残しているのはそのためです。

人事はChatGPTに何を貼ってはいけないか

医療情報、休暇の診断書、合理的配慮の申請、社会保障番号、I-9書類、身元調査報告書、実名入りの調査資料は、どのAIチャットにも貼らないでください。医療記録には独自の連邦ルールがあります。ADA（障害を持つアメリカ人法）は、従業員の健康診断で得た情報を「別個の書式と別個の医療ファイルに」保管するよう求めており（29 CFR 1630.14）、FMLAの診断書は「通常の人事ファイルとは別のファイルや記録に、機密の医療記録として保管」しなければなりません（29 CFR 825.500）。チャット履歴はそのどちらでもありません。

貼る内容と同じくらい、プランが重要です。OpenAIのデータ管理ページによると、個人向けChatGPTの会話は、「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにしない限り、モデルの学習に使われる可能性があります。ChatGPT Businessは初期設定では学習に使われず、2026年10月時点で1席あたり月額$25、年払いなら$20で、最低2席からです。Claude Teamも1席$25、年払いなら$20で最低2席、学習は「初期設定ではなし」となっており、Free、Pro、Maxはオプトアウト方式です。会社のプランでは、雇用主から見えるものは減らず増えます。雇用主はあなたのChatGPT会話を見られるかではEnterpriseのCompliance APIを解説し、AIチャットに貼ってはいけないものでは全ベンダーを対象にした一覧を載せています。

人事が1人しかいないチームなら、Whiziも選択肢のひとつです。月額$15.99（年払いで$10.99）のStarterではGPTとClaude Haikuが使え、$29.99（年払いで$19.99）のProではClaude SonnetとGeminiが加わります。プロジェクトにはハンドブック（固定できるファイルは最大10個、1個あたり10 MB、PDFと.docxを含む）を置けるので、プロンプト2、3、9は毎回あなた自身の文章を読み込みます。Whiziは自社モデルをあなたのチャットで学習させませんが、GPTに送ったメッセージはOpenAIに、Claudeに送ったものはAnthropicに届きます。Whiziが劣る点：チームアカウントがないため、共有席や集中管理が必要な人事部門には、ChatGPT BusinessかClaude Teamのほうが向いています。

AIは人事の仕事を奪うのか

米国政府自身の予測では、奪いません。労働統計局によると、人事マネージャーの仕事は2025年に224,900件あり、2025年5月の年収中央値は$149,280で、2025年から2035年にかけて6%の増加が見込まれています。これは平均より速い伸びです。人事スペシャリストは939,700件で、こちらも6%の増加が見込まれています。マネージャーの仕事についての同局の一文は、チャットアプリにはできない業務を描いています。「組織の管理機能を計画し、調整し、指揮する」というものです。

ですから、文章作成には10本のプロンプトを使い、特定の従業員に関するすべての判断には人間を関与させてください。イリノイ州の通知規定は2026年1月1日から施行されています。コロラド州とカリフォルニア州のプライバシー規則は2027年1月1日に、コネチカット州は2027年10月1日に通知義務を加えます。