メールスレッドの要約プロンプトは、要約ではなく4つのリストを求める
対応が必要なスレッドには、このプロンプトを使います。MicrosoftのWork Trend Index特別レポート（2025年6月）によると、平均的な働き手が受け取るメールは1日117通で、「その大半は60秒未満で流し読みされる」とされています。決定が動いた60通のスレッドこそ、流し読みで読み違える相手です。このプロンプトは、決まったこと、未解決のこと、誰が何を負っているか、自分宛ての依頼を、全行に引用を付けて出させます。
```
Here is an email thread, oldest message first. Give me four lists:
- Decided: what was agreed, by whom, on what date
- Still open: questions nobody has closed
- Owed: who owes what to whom, with the date written in the thread
- For me: anything asked of me (I am [your name])
Quote the sentence behind every item. Mark a hedged commitment ("should be able to by Friday") as not promised. Skip greetings and thanks.
[paste the thread]
```
引用の行が安全網になります。引用付きの行はCtrl+Fでスレッド内から見つけられますが、引用のない行はモデルの推測で、確かめようがありません。曖昧な約束を拾う行は、1週間後に読み違えやすい項目を捕まえます。「should be able to by Friday」は約束ではないからです。チャートが示すとおり、貼り付けには5分の下準備が必要です。各返信がそれ以前のメッセージを引用していると、60通のスレッドには1 + 2 + ... + 60 = 1,830通分の写しが含まれ、必要な60通の30.5倍になります。1通120語、Anthropicの目安である英語約3.5文字で1トークンで換算すると約200トークンなので、生のままなら約370,000トークン、整理すれば約12,000トークンです。
残り7つのプロンプトは、1通のメール、受信箱、返信、Copilotを扱う
残り7つのプロンプトは、ほかのメール作業を担当します。どれも要約ではなく、名前を付けた出力を求めます。プロンプトの下にメールやスレッドを貼ってください。返信の作成には、メールプロンプト集にさらに20本あります。
| 作業 | 貼り付けるプロンプト |
|---|---|
| 長い1通のメール | Summarize this email in three lines: what it is about, what it asks of me, and the deadline if there is one. If it asks nothing of me, say so. |
| 途中まで読んだスレッド | I read this thread up to [name]'s message on [date]. List only what changed after it: new decisions, reversals and new asks, with a quote for each. |
| 決定事項ログ | List every decision in this thread in date order. Under each, name any later message that reversed or reopened it, and quote that message. |
| アクション項目 | Make a table of action items with five columns: person, task, owed to, due date as written, quoted sentence. Leave the due date blank where the thread gives none. |
| 別々のメールの山 | Here are [N] separate emails. Make one table row per email: sender, subject, what they want from me, deadline, and whether it can wait a week. Sort by deadline. |
| 返信 | Using only the items addressed to me above, draft one reply that answers each in thread order, under 150 words, with no apology for the delay. |
| OutlookのCopilot | Summarize my emails from the last week about [project] as four lists: decided, still open, who owes what to whom by when, and anything asked of me. |
Copilotの行は、Microsoft公式の例文「Summarize my emails from the last week related to [project or customer name]」を拡張したものです。出典はChat with Copilot in Outlookで、職場または学校のアカウントならCopilotボタンから開けます（2026年9月時点）。残り6つは、ChatGPT、Claude、Gemini、そのほか貼り付けられるアシスタントならどれでも動きます。アクション項目のプロンプトにある「期限は空欄のまま」という規則は残してください。モデルが推測した日付は、誰かが書いた日付と見分けがつきません。取引先の受信箱を仕事で仕分けているなら、バーチャルアシスタント向けAIツールに、これらより先に走らせる仕分けプロンプトがあります。1通につき1行で、「今日返信」「今週返信」「保管または旗付け」のラベルを付ける方式です。
なぜAIはメールスレッドの順序を間違えるのか
スレッドを新しい順に貼ると、AIは順序を間違えます。モデルは貼り付けを上から下へ読み、一番上を始まりとみなすからです。Outlookはこの並びで表示します。Microsoftの会話ビューのヘルプページには「Within each Conversation, messages are sorted with the newest message on top」とあり、従来版Outlookについては「You cannot change this sort order.」とあります。Gmailは逆です。GoogleのWorkspaceガイドに「the newest message is at the bottom」とあるので、Gmailのスレッドを上からコピーすれば古い順になります。転送されたスレッドはどれも新しい順に入れ子になり、最初のメッセージは引用の山の底に埋もれます。
新しい順に貼ると、時系列が逆に流れます。火曜日の「let's go with vendor B」が月曜日の「vendor A, agreed」の上に来るため、覆された結論が元の立場に見え、元の決定がそれへの異議に見えてしまいます。メッセージヘッダーの日付があれば、モデルはこれに気づけます。ヘッダーを削った状態で「昨日合意したとおり」と書かれたスレッドでは、手がかりがありません。
直し方は機械的です。Gmailではスレッド内の全メッセージを展開し、上からコピーします。Outlookでは、会話の下からメッセージを1通ずつコピーするか、全部をテキストエディターに貼ってブロックを並べ替えます。並べ替えられない場合は、プロンプトの1行目を「newest message first」に変えてください。順序を伝えるのは次善の策で、順序どおりに渡すのが最善です。
1回のプロンプトに入るメールスレッドの長さは？
2026年9月時点で、Whiziの1メッセージには整理済みの100〜140通ほどが入ります。生の60通スレッドはまったく入りません。Whiziの1メッセージは100,000文字、1ターンは全モデル共通で入力40,000トークンが上限で、長さ上限ガイドに各拒否メッセージを載せています。先に当たるのは文字数の上限です。1通約700文字なら100,000文字は約140通ですが、送信者と日付の行が入るので100通に近づきます。1,830通分の引用の写しを含む生の60通スレッドは、100万文字を超えます。拒否メッセージには「over the 100,000 character limit」とあなたの文字数が示され、切り詰めではなく拒否なので、何も送信されません。
そこで、まずテキストエディターに貼ります。「>」で始まる行をすべて削除します。各メッセージ内の「On [date], [name] wrote:」や「From:」ヘッダーより下を削除します。引用チェーンはそこから始まっています。署名ブロック、法的な注意書き、配信停止の行も削除します。残るのは、各本文の上に送信者と日付の行が付いた60通の本文が順番に並んだものです。これが貼り付け用のテキストです。
約100通を超えるなら、自然な日付でスレッドを2つに分けます。それぞれの半分に4つのリストのプロンプトを走らせ、2つの答えを1ターンに貼って、統合した「負っていること」のリストを1つ求めてください。
AIのメール要約は、行動する前にどう確かめるか
AIのメール要約は、引用された文をすべてスレッド内で検索し、引用が見つからない項目を捨てて確かめます。各リストには、それぞれ固有のチェックがもう1つあります。
| リスト | 各行に載せるもの | 行動する前の確認 |
|---|---|---|
| 決定事項 | 決定内容、決めた人、日付、引用文 | 後のメッセージで蒸し返されていない |
| 未解決 | 質問、最後に触れた人、解決に必要なこと | スレッドの後半で誰も解決していない |
| 負っていること | 担当者、成果物、誰に対してか、日付、引用文 | 日付は推測ではなくメッセージにあるもの |
| 自分宛て | 依頼内容、依頼した人、引用文 | そのメッセージにあなたの名前がある |
スレッドにない引用は、モデルが2通のメッセージを混ぜたことを意味します。引用が積み重なったチェーンは、その機会を最も多く与えます。メッセージ番号を付けて、もう一度聞いてください。次に探すのは、後のメッセージで蒸し返された決定事項です。1週間たつと最も見落としやすいのは、これです。
そのうえで、同じプロンプトを2つ目のモデルで走らせ、2つのリストが食い違う箇所だけを読みます。片方が未解決とした項目をもう片方が解決済みとしているなら、そのメッセージでスレッドを開いてください。どちらかが覆された結論を読み違えています。Whiziでは、CompareがProとPowerhouseで2つのモデルの答えを並べた列に表示します。Starterでは、会話の途中でモデルを切り替え、最初のリストとどこが違うかを2つ目のモデルに尋ねてください。
貼り付けなしでメールを読んでくれるAIはあるか
あります。GmailのGeminiとOutlookのCopilotは、どちらもスレッドをその場で要約します。1つの受信箱の中にあるスレッドなら、どんなプロンプトよりも速く済みます。Gmailでは「At the top of the thread, click Summarize this email」とあり、Googleによれば、この機能はスマート機能の設定がオンのとき「available to all Gmail users globally」で、対応言語は一部のみ、要点と返信をまとめ、期限のあるタスクにはリマインダーを提案できるとのことです（Gmail Help、2026年9月時点）。Microsoft 365のOutlook、およびWindows、Mac、iOS、Android向けの新しいOutlookでは、スレッドの上部に「Summary by Copilot」が表示され、元のメッセージへジャンプする番号付きの引用を含められます（Microsoft Support）。どちらも貼り付けが要らないので、順序の罠もありません。
| 2026年9月時点 | GmailのGemini | OutlookのCopilot | 貼り付けるプロンプト（ChatGPT、Claude、Gemini） |
|---|---|---|---|
| スレッドの読み込み | その場で、貼り付け不要 | その場で、貼り付け不要 | 自分で古い順に貼る |
| 順序と署名 | Gmailが処理 | Outlookが処理 | 自分の作業、約5分 |
| 出力の形 | 要点と返信、リマインダーの提案 | メッセージへの番号付き引用を含む要約 | 引用付きの4つのリスト |
| Slack、メール、ドキュメントのコメントにまたがるスレッド | 不可 | 不可 | 可、全部貼れる |
| 2つ目のモデルによる読み | 不可 | 不可 | 可 |
| 使える人 | スマート機能がオンのGmailアカウント（一部の言語） | Microsoft 365のOutlook、Windows、Mac、iOS、Android向けの新しいOutlook | 誰でも、無料のChatGPTも含む |
貼り付けるプロンプトが勝つのは3つの場面です。決定がSlack、メール、共有ドキュメントの間を移動した場合、要点ではなく引用付きの4つのリストがほしい場合、2つ目のモデルの読みがほしい場合です。貼り付けるだけなら無料のChatGPTで足ります。OpenAIが2026年8月6日に、すべてのユーザーのテキストチャットの制限をなくしたためです（TechCrunch）。1つの受信箱にあるスレッドで大意だけ知りたいなら、ボタンを押せば十分です。行動が必要なら、古い順に整理して貼り、4つのリストを求め、誰かに返信する前にすべての引用を検索してください。
- スレッドは古い順に貼る。従来版Outlookも転送スレッドも、新しい順で渡してくる
- 貼る前に、引用返信（「>」で始まる行）と署名ブロックを削除する
- 4つのリストを求める：決定事項、未解決、誰が誰にいつまでに何を負うか、あなたへの依頼
- 全項目に引用文を求め、スレッド内で各引用を検索する
- 1回の貼り付けは100,000文字以内、整理済みの100〜140通ほどに収める
- 2つ目のモデルで同じプロンプトを走らせ、2つのリストが食い違う箇所でスレッドを開く
- まず自分宛ての項目に返信する。あなたを待っているのはそれらだ
よくある質問
メール要約に向いたプロンプトは？
良いプロンプトは、要約を頼むのではなく出力に名前を付けます。「Give me four lists: decided, still open, who owes what to whom with dates, and anything asked of me, with the quoted sentence behind every item.」のようにします。貼り付けの上に「oldest message first」と書き、曖昧な約束は約束なしとして印を付けるよう1行足してください。
AIにメールを要約させるには？
内蔵のボタンを押すか、貼り付けます。Gmailはスマート機能がオンのアカウントでスレッド上部に「Summarize this email」を表示し、Microsoft 365のOutlookは「Summary by Copilot」を表示します。Slackとメールにまたがるスレッドのときや、2つ目のモデルに確認させたいときは、古い順にChatGPT、Claude、Geminiへ貼り、4つのリストのプロンプトを使ってください。
ChatGPTは無料でメールを要約できる？
はい。無料のChatGPTは、OpenAIが2026年8月6日に変更して以来、テキストチャットに制限がありません。整理した60通のスレッドと4つのリストのプロンプトも無料で使えます。ファイルには別の制限が残るため、エクスポートを添付せず、テキストを貼ってください。
AIは一度にどのくらい長いメールスレッドを要約できる？
Whiziでは、2026年9月時点で1メッセージは100,000文字、1ターンは入力40,000トークンが上限です。1通約120語の整理済みメッセージなら、100〜140通ほどに当たります。各返信が下のチェーンを引用したまま貼ったスレッドは何倍にも膨らみ、拒否されます。先に引用返信を削除し、さらに長いスレッドは日付で分けて2ターンに分けてください。
