AI 摘要信件提示詞：ChatGPT 與 Copilot 適用的 8 個範本

摘要信件討論串的提示詞，要的是四份清單，而不是一份摘要

遇到必須採取行動的討論串，就用這個提示詞。Microsoft 2025 年 6 月的 Work Trend Index 特別報告統計，一般上班族每天收到 117 封電子郵件，「大多數在 60 秒內就被快速瀏覽過」，而一串 60 封、推動了某項決定的討論串，正是快速瀏覽最容易看錯的那種。這個提示詞要求列出已決定什麼、還有什麼未結、誰欠誰什麼，以及哪些是你的事，每一行都附上原文引句。

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以下是一串電子郵件討論串，最舊的郵件在最前面。請給我四份清單：

1. 已決定：達成了什麼共識、由誰決定、在哪一天
2. 仍未結：還沒有人解決的問題
3. 欠款項目：誰欠誰什麼，並附上討論串中寫的日期
4. 與我有關：任何對我提出的要求（我是 [你的名字]）

每一項都要引用其背後的那句話。把含糊的承諾（例如「週五前應該可以」）標記為未承諾。略過問候語和感謝語。

[貼上討論串]

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引句這一行就是安全網。有引句的那一行，可以用 Ctrl+F 在討論串裡找到；沒有引句的那一行，是模型自己推測的，你無法查證。含糊承諾那一行，是在抓一週後很容易看錯的項目，因為「週五前應該可以」並不是承諾。這張圖說明了為什麼貼上之前需要花五分鐘準備。當每封回覆都引用前面的郵件，一串 60 封的討論串含有 1 + 2 + ... + 60 = 1,830 份郵件副本，是你實際需要的 60 封的 30.5 倍。以每封 120 字、依 Anthropic 的經驗法則每個 token 約 3.5 個英文字元換算，約 200 個 token，原樣貼上約 370,000 個 token，刪除後只有約 12,000 個。

另外七個提示詞涵蓋單封信件、整個收件匣、回信和 Copilot

另外七個提示詞涵蓋其他的信件工作，每一個要的都是有名稱的輸出，而不是一份摘要。把信件或討論串貼在提示詞下方。要寫回信的話，電子郵件提示詞包還有二十個。

Copilot 那一列延伸自 Microsoft 自己的範例提示詞「Summarize my emails from the last week related to [project or customer name]」，出自 Chat with Copilot in Outlook，工作或學校帳號可以從 Copilot 按鈕開啟（截至 2026 年 9 月）。其他六個可以在 ChatGPT、Claude、Gemini 或任何你貼上內容的助理中使用。請保留待辦事項提示詞中到期日留白的規則。模型推測出來的日期，看起來和有人寫下的日期一模一樣。如果你的工作是替客戶分類收件匣，虛擬助理的 AI 工具裡有在這些提示詞之前先跑的分類提示詞：每封信一行，並標上今天回、本週回、歸檔或加旗標的標籤。

為什麼 AI 會搞錯信件討論串的順序？

當討論串是由新到舊貼上時，AI 就會搞錯順序，因為模型是由上往下讀貼上的內容，並把最上面當成開頭。Outlook 就是這樣排序的。Microsoft 的對話檢視說明頁面寫道「Within each Conversation, messages are sorted with the newest message on top」，而且關於經典版 Outlook 還寫了「You cannot change this sort order.」Gmail 則相反：Google 的 Workspace 指南說「the newest message is at the bottom」，所以從最上方開始複製的 Gmail 討論串，會是由舊到新。任何轉寄的討論串都是最新的在最上層，最早的那封被埋在引用堆疊的最底部。

由新到舊貼上，時間軸就會倒著跑。週二的「就選供應商 B 吧」排在週一的「供應商 A，同意」上面，於是翻案的決定看起來像原本的立場，原本的決定反而像是對它的反對。郵件標頭裡的日期，讓模型有東西可以抓出這個問題。但如果討論串裡的人在被刪掉標頭的信裡寫「如昨天所同意」，模型就什麼線索也沒有。

解法很機械。在 Gmail 中，展開討論串裡的每一封信，然後從最上面開始複製。在 Outlook 中，從對話最下方往上，一封一封複製，或是全部貼進純文字編輯器再搬動區塊。如果你無法重新排序，就把提示詞的第一行改成「最新的郵件在最前面」。告訴模型順序是次佳的做法，直接給它正確的順序才是最好的。

一個提示詞能放進多少封信件討論串？

截至 2026 年 9 月，一則 Whizi 訊息大約能放進 100 到 140 封已清理過的信件，而一串 60 封的原始討論串完全放不下。一則 Whizi 訊息上限是 100,000 個字元，一個回合上限是 40,000 個輸入 token，目錄中每個模型都一樣，長度上限指南列出了每一種拒絕訊息。字元上限會先碰到：以每封約 700 個字元計算，100,000 個字元約是 140 封，而寄件人和日期那幾行會把數字拉近 100。一串 60 封的原始討論串，加上 1,830 份引用副本，會超過一百萬個字元。拒絕訊息會指出你的字數，「over the 100,000 character limit」，而且那是拒絕，不是截斷：什麼都不會送出。

所以請先貼進純文字編輯器。刪掉每一行以「>」開頭的內容。刪掉每封信內每個「On [date], [name] wrote:」或「From:」標頭下方的所有內容，那就是引用鏈開始的地方。刪掉簽名檔、法律聲明頁尾和取消訂閱的行。剩下的就是依序排列的 60 封信本文，每封上面有一行寄件人和日期，那就是你要貼上的內容。

超過大約 100 封之後，請在一個自然的日期把討論串切開。對每一半各跑一次四份清單的提示詞，再把兩份答案貼進同一個回合，要求產出一份合併後的欠款清單。

在採取行動前，要怎麼檢查 AI 的信件摘要？

檢查 AI 信件摘要的方法，是在討論串中搜尋每一句引句，並捨棄任何引句找不到的項目。每份清單還有各自專屬的一項檢查：

討論串裡找不到的引句，代表模型把兩封信混在一起了，而層層堆疊的引用鏈給了它最多出錯的機會。請帶著信件編號再問一次。已決定項目被後來的信件重啟，是第二件要找的事，也是一週後你最可能漏掉的那一件。

接著用第二個模型跑同一個提示詞，只讀兩份清單不一致的地方。如果一個模型列為未結的項目，另一個說已結案，就在那封信的位置打開討論串，因為其中一個誤讀了翻案。在 Whizi 中，Compare 在 Pro 和 Powerhouse 方案上把兩個模型的答案並排顯示在欄位中；在 Starter 方案上，則在對話中途切換模型，並問第二個模型它和第一份清單有哪裡不同意。

有沒有不用貼上、就能讀你信件的 AI？

有：Gmail 中的 Gemini 和 Outlook 中的 Copilot 都能就地摘要討論串，對於存在同一個信箱裡的討論串，它們比任何提示詞都快。在 Gmail 中，「At the top of the thread, click Summarize this email」；Google 表示該功能在開啟智慧功能設定時「available to all Gmail users globally」，只支援部分語言，能整理重點與回覆，並能為有到期日的任務建議提醒（Gmail 說明，截至 2026 年 9 月）。在 Microsoft 365 的 Outlook、Windows、Mac、iOS 和 Android 的新版 Outlook 中，「Summary by Copilot」位於討論串最上方，可以包含編號引用，點一下就跳到來源信件（Microsoft 支援）。兩者都不需要貼上，所以也都沒有順序陷阱。

貼上提示詞在三種情況下更有優勢：決定在 Slack、電子郵件和共用文件之間來回；你要的是附引句的四份清單，而不是重點；或者你想要第二個模型的解讀。免費版 ChatGPT 就足以應付貼上，因為 OpenAI 已在 2026 年 8 月 6 日取消所有使用者的文字聊天限制（TechCrunch）。如果只是同一個信箱裡、你只需要知道大意的討論串，按那個按鈕就好。如果你得據此採取行動，就由舊到新、清理過後貼上，要四份清單，並在回覆任何人之前搜尋每一句引句。