AI虛擬助理工具：10款標價實測、6個提示詞，以及該用誰的帳號

虛擬助理需要哪些AI工具？費用多少？

虛擬助理需要一個用來起草和處理文件的聊天應用程式、一個校對工具，以及一個會議記錄工具。選聊天應用程式，其實就是選帳號。下面每一項工具，我們都在2026年10月3日對照廠商自己的頁面標價。聊天應用程式的個人方案，預設都會拿你貼進去的內容做訓練。預設不訓練的方案是按席位賣的，而ChatGPT和Claude都要求至少兩個席位。

圖表中的商業方案價格，是虛擬助理能買到的最低席位數、以年付計算的價格。ChatGPT Business每個席位年付$20、月付$25，最少兩個席位。Claude Team每個席位年付$20、月付$25，適用2到150人的團隊。內含Gmail中Gemini的Google Workspace，Business Starter一年期方案每位使用者每月$7，這是Google美國頁面在2026年9月21日的標價。Claude Pro顯示的是$17的年付價。ChatGPT Plus與Google AI Pro則是每月牌價。

以下是單人使用的完整清單，以美元計價，截至2026年10月3日：

有兩列會改變一般的建議。Clockwise宣布其產品「will no longer be available starting on March 27, 2026」。然而，在我們2026年10月3日搜尋這個關鍵字時排名第一的虛擬助理公司清單（最後更新於2025年6月），仍然在推薦它。Calendly涵蓋了這項工作中的預約那一半。另外，Gemini和Copilot那兩列不是需要另外購買的工具，它們附帶在客戶自己的Google或Microsoft帳號裡，這就帶出下一個問題。

AI該用誰的帳號：你的，還是客戶的？

只要客戶已經付費使用商業方案，客戶的帳號就是處理客戶工作更安全的地方。資料由他們的管理員掌握，適用他們的訓練條款，合約結束後歷史紀錄也留在他們手上。你自己的個人方案，只有在關掉訓練之後才適合使用，因為截至2026年10月，每一個主要的個人方案都預設會拿對話去訓練。

每一列的來源：OpenAI的資料控制說明、Claude定價與Anthropic的資料保留頁面、Gemini Apps Privacy Hub（2026年9月24日更新）、Google的Workspace隱私中心（2026年8月14日更新），以及Microsoft的企業資料保護頁面，全部在2026年10月3日查閱。

決策規則直接來自這張表。每次有新客戶，在入職時問一個問題：你有沒有我可以使用的Google Workspace、Microsoft 365或ChatGPT Business帳號？如果有，就在那裡工作，而且客戶的管理員可以在你的最後一天收回你的權限。如果沒有，就用你自己的付費方案並關掉訓練。每位客戶用一個專案或資料夾，避免內容互相混雜，並把所用的工具寫進合約。想要自己的商業方案的單人虛擬助理，在ChatGPT或Claude上得為第二個空的席位付費。Workspace則是唯一賣單一席位的。

發布這個頁面的Whizi，屬於自己帳號這一邊，一次登入就能用多個模型家族。GPT和Claude Haiku在Starter方案（每月$15.99，年付$10.99），Claude Sonnet和Gemini則在Pro方案。每位客戶一個專案，存放該客戶的指示（最多32,000字元）和最多10個固定檔案。Whizi不會拿提示詞或檔案去訓練Whizi自有的模型。訊息仍會透過OpenRouter送達你所選模型的供應商，而且Whizi不保證每個供應商都零保留（資料與隱私）。Whizi輸在這張表的客戶那一側：Whizi沒有團隊席位，所以客戶無法管理這個帳號，也無法在合約結束時接手歷史紀錄。

虛擬助理如何用AI處理收件匣、排程和客戶文件？

虛擬助理把AI用在三項工作裡的寫作部分：整理並起草電子郵件、提出並確認會議時間，以及把客戶的筆記變成文件。下面的六個提示詞，是為替他人辦事的虛擬助理寫的，所以每一個都會把客戶該決定的事標出來留給客戶。

提示詞1，收件匣分類：「你正在整理[客戶]的收件匣。針對下面每封郵件，各給一行：寄件者、對方想要什麼，以及一個標籤：今天回覆、本週回覆、歸檔，或交給[客戶]。凡是涉及金錢、合約或客訴的，不論內容怎麼寫，一律標為交給[客戶]。先不要起草回覆。郵件：[貼上，由舊到新，去掉簽名檔]。」摘要電子郵件的提示詞涵蓋了這項工作的長串郵件版本。

提示詞2，以客戶的口吻回覆：「請以[客戶姓名]的身分，起草對下面這封郵件的回覆。模仿我在後面貼上的三則範例回覆：相同的問候語、相同的結尾、相同的長度。120字以內。每個日期、價格或承諾都留成[CHECK]，由[客戶]確認。郵件：[貼上]。範例：[貼上客戶自己寄出的三封郵件]。」這三則範例對口吻的幫助，比任何語氣形容詞都大。

提示詞3，跨時區排程：「寫一封簡短的郵件，為在[城市]的[客戶]與在[城市]的[來賓]之間30分鐘的通話，提出三個時段。[客戶]時區的空檔：[清單]。每個時段都用兩個時區並附上星期幾，80字以內。」寄出前，請用世界時鐘核對每個換算後的時間，因為錯一個小時就會錯過會議。

提示詞4，會議記錄轉成待辦：「從這份逐字稿中，列出決定、待辦事項（負責人、任務、逐字稿中提到的到期日）和未解決的問題。引用每一項所出自的句子。如果沒有說到期日，就寫none stated。逐字稿：[貼上Otter或Fathom的匯出內容]。」

提示詞5，把示範流程變成SOP：「把[客戶]示範[流程]時的這些筆記，整理成編號的SOP：一行說明目的、所需工具（只寫名稱，不要密碼）、每個步驟只有一個動作，以及可能出錯的事項清單。凡是你推測、而不是從筆記讀到的步驟，都標上[ASSUMED]。」

提示詞6，每週客戶報告：「根據這份任務紀錄，替我寫給[客戶]的每週更新，分三部分：已完成、進行中與下一步，以及需要你決定的事項。每項一行，不要形容詞，150字以內。本週工時：[數字]，按任務：[清單]。」工時那一行對下面的計費問題很重要。

虛擬助理絕對不能把什麼貼進AI對話？

無論哪種方案，都絕對不要把客戶的密碼、雙重驗證碼、信用卡或銀行帳號，或政府身分證件號碼貼進任何AI對話。商業方案改變的是誰可以拿文字去訓練，並不會讓對話變成存放憑證的地方，而由客戶掌控的密碼管理員早就在做這件事。

還有三類內容，需要先取得客戶的書面同意：他們客戶的健康或財務紀錄、受保密協議涵蓋的任何內容，以及薪資或懲處郵件這類人事事務。客戶同意之後，也只貼最少的內容：貼進去之前，把姓名換成角色（「供應商」、「應徵者」），把金額換成[AMOUNT]。絕對不要貼進AI的內容有完整清單，並附上各家廠商的資料保留條款。

虛擬助理該如何為AI省下的時間計費？

按時計費的合約，就按你實際花費的時間計算，包含審閱。當原本要一小時的工作現在只要十五分鐘，就把重度使用AI的工作改成套裝價。沒有任何規則約束虛擬助理的發票。最接近的成文標準是美國律師協會2024年7月29日的Formal Opinion 512，而為律師事務所工作的虛擬助理，其計費對象正是受這份意見約束的客戶。其中寫道，律師「who bill clients an hourly rate for time spent on a matter must bill for their actual time.」

這份意見自己的例子同樣適用於虛擬助理：用AI在15分鐘內起草，可以計為這15分鐘，加上審閱草稿正確性所花的時間。它也指出，律師不能向客戶收取學習一項將用於每位客戶的工具的時間。意見還補充，如果AI讓工作大幅加快、固定費用卻沒有改變，可能並不合理。換成虛擬助理的實務來看，合約可以有三條界線。按時計費的工作，依紀錄計費。套裝則按產出定價（每天清空一次收件匣、每月四份SOP）。而AI訂閱費是你自己的營運成本，除非客戶指定了某項工具並同意付費。

在美國，如果訂閱費符合Publication 334中的IRS標準，就是業務費用：「An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business.」某個方案對你是否符合資格，該問你的會計師，而不是這個頁面。

AI會取代虛擬助理嗎？

依美國政府自己的預測，AI縮減的是例行的文件工作，而不是助理這個角色。在美國勞工統計局，虛擬助理並不是獨立的類別。最接近的是秘書與行政助理：2025年有3,515,600個職位，預計2025年到2035年減少2%，而這十年間每年仍約有314,400個職缺。2025年的薪資中位數為$48,310。

同一個頁面指出了原因：「Technology, including artificial intelligence (AI) systems and digital tools, enables staff in many organizations to prepare their own documents without the help of secretaries.」起草工具取代不了的，是上面那些提示詞裡的判斷力：知道哪封郵件要標給客戶、客戶實際想要哪個時段，以及SOP裡哪個步驟是推測的。虛擬助理如果賣的是這個，並用第一張表裡的工具來完成起草，賣的就是沒有在衰退的那一部分。