KI virtuelle Assistenten: 10 Tools mit Preisen, 6 Prompts und welches Konto du nutzen solltest

Welche KI-Tools brauchen virtuelle Assistenten und was kosten sie?

Eine virtuelle Assistentin braucht eine Chat-App für Entwürfe und Dokumente, ein Korrekturtool und einen Meeting-Notetaker. Die Wahl der Chat-App ist in Wahrheit eine Kontofrage. Wir haben jedes Tool unten am 3. Oktober 2026 auf der Seite des Anbieters selbst bepreist. Die Chat-Apps trainieren in ihren privaten Plänen standardmäßig mit dem, was du einfügst. Die Pläne, die das nicht tun, werden pro Seat verkauft, und ChatGPT und Claude verlangen zwei.

Die Business-Preise im Diagramm gelten bei jährlicher Zahlung für die Mindestzahl an Seats, die eine VA kaufen kann. ChatGPT Business kostet $20 pro Seat bei Jahreszahlung oder $25 bei monatlicher Zahlung, mit mindestens zwei Seats. Claude Team kostet $20 pro Seat bei Jahreszahlung oder $25 monatlich für Teams von 2 bis 150 Personen. Google Workspace mit Gemini in Gmail kostete für Business Starter $7 pro Nutzer und Monat im Einjahresplan, laut Googles US-Seite vom 21. September 2026. Claude Pro steht mit dem Jahrespreis von $17 im Diagramm. ChatGPT Plus und Google AI Pro stehen mit ihren monatlichen Listenpreisen darin.

Die vollständige Liste in US-Dollar für eine Person, Stand 3. Oktober 2026:

Zwei Zeilen ändern den üblichen Rat. Clockwise hat angekündigt, dass sein Produkt "ab dem 27. März 2026 nicht mehr verfügbar sein wird". Trotzdem empfiehlt es die VA-Agenturliste, die bei unserer Suche zu dieser Anfrage am 3. Oktober 2026 auf Platz eins stand (zuletzt aktualisiert im Juni 2025), weiterhin. Calendly deckt die Buchungshälfte dieser Aufgabe ab. Und die Zeilen zu Gemini und Copilot sind keine Tools, die man kauft. Sie kommen mit dem Google- oder Microsoft-Konto des Kunden, und das ist die nächste Frage.

Auf wessen Konto sollte die KI laufen: auf deinem oder dem des Kunden?

Das Konto des Kunden ist der sicherere Ort für Kundenarbeit, sobald der Kunde schon einen Business-Plan bezahlt. Sein Admin besitzt die Daten, seine Trainingsbedingungen gelten, und der Verlauf bleibt bei ihm, wenn euer Vertrag endet. Dein eigener privater Plan ist nur in Ordnung, nachdem du das Training abgeschaltet hast, denn jeder große private Plan trainiert Stand Oktober 2026 standardmäßig mit Chats.

Quellen für jede Zeile: die Hilfe zu Datenkontrollen von OpenAI, die Claude-Preise und Anthropics Seite zur Speicherdauer, das Gemini Apps Privacy Hub (aktualisiert am 24. September 2026), Googles Datenschutz-Hub für Workspace (aktualisiert am 14. August 2026) und Microsofts Seite zum Unternehmensdatenschutz, alle am 3. Oktober 2026 gelesen.

Die Entscheidungsregel folgt aus der Tabelle. Stelle jedem neuen Kunden im Onboarding eine Frage: Hast du ein Google-Workspace-, Microsoft-365- oder ChatGPT-Business-Konto, das ich nutzen kann? Wenn ja, arbeite dort, und der Admin des Kunden kann deinen Zugang an deinem letzten Tag entfernen. Wenn nein, nutze deinen eigenen bezahlten Plan mit abgeschaltetem Training. Führe ein Projekt oder einen Ordner pro Kunde, damit nichts zwischen ihnen vermischt wird, und schreibe das Tool in deinen Vertrag. Eine Solo-VA, die eine eigene Business-Stufe möchte, bezahlt bei ChatGPT oder Claude einen zweiten, leeren Seat. Workspace ist der Anbieter, der einen einzelnen Seat verkauft.

Whizi, das diese Seite veröffentlicht, gehört auf die Seite des eigenen Kontos, mit einem Login für mehrere Modellfamilien. GPT und Claude Haiku sind in Starter enthalten ($15.99 im Monat, $10.99 bei Jahreszahlung), Claude Sonnet und Gemini in Pro. Jeder Kunde bekommt ein Projekt mit seinen Anweisungen (bis zu 32,000 Zeichen) und bis zu 10 angehefteten Dateien. Whizi verwendet Prompts oder Dateien nicht, um Modelle zu trainieren, die Whizi gehören. Eine Nachricht erreicht trotzdem den Anbieter des gewählten Modells, über OpenRouter, und Whizi verspricht nicht bei jedem Anbieter null Speicherung (Daten und Datenschutz). Wo es verliert, ist die Kundenseite dieser Tabelle: Whizi hat keine Team-Seats, ein Kunde kann das Konto also nicht verwalten oder den Verlauf übernehmen, wenn der Vertrag endet.

Wie nutzen virtuelle Assistenten KI für Postfach, Terminplanung und Kundendokumente?

Virtuelle Assistenten nutzen KI für das Schreiben in drei Aufgaben: E-Mails sortieren und entwerfen, Terminvorschläge machen und bestätigen und die Notizen eines Kunden in Dokumente verwandeln. Die sechs Prompts unten sind für eine VA geschrieben, die im Auftrag eines anderen arbeitet, deshalb markiert jeder die Entscheidungen des Kunden für den Kunden.

Prompt 1, Postfach sortieren: "Du sortierst das Postfach von [Kunde]. Gib für jede E-Mail unten eine Zeile an: Absender, was er will, und ein Label: heute antworten, diese Woche antworten, ablegen oder für [Kunde] markieren. Alles zu Geld, Verträgen oder einer Beschwerde wird für [Kunde] markiert, egal was sonst drinsteht. Entwirf noch keine Antworten. E-Mails: [einfügen, älteste zuerst, ohne Signaturen]." Prompts zum Zusammenfassen von E-Mails behandelt die Variante für lange Threads.

Prompt 2, eine Antwort in der Stimme des Kunden: "Entwirf eine Antwort von [Name des Kunden] auf die E-Mail unten. Orientiere dich an den drei Beispielantworten, die ich danach einfüge: gleiche Anrede, gleicher Gruß, gleiche Länge. Unter 120 Wörtern. Lass jedes Datum, jeden Preis und jede Zusage als [PRÜFEN] stehen, damit [Kunde] sie bestätigt. E-Mail: [einfügen]. Beispiele: [drei gesendete E-Mails des Kunden einfügen]." Die drei Beispiele bewirken für die Stimme mehr als jedes Adjektiv zum Ton.

Prompt 3, Terminplanung über Zeitzonen: "Schreibe eine kurze E-Mail mit drei Terminvorschlägen für ein 30-minütiges Gespräch zwischen [Kunde] in [Stadt] und [Gast] in [Stadt]. Freie Termine in der Zeitzone von [Kunde]: [Liste]. Zeige jeden Termin in beiden Zeitzonen mit dem Wochentag, unter 80 Wörtern." Prüfe jede umgerechnete Uhrzeit mit einer Weltzeituhr, bevor die Mail rausgeht, denn eine falsche Stunde kostet den Termin.

Prompt 4, Meeting-Notizen zu Aufgaben: "Liste aus diesem Transkript Entscheidungen, Aufgaben (Verantwortlicher, Aufgabe, Fälligkeit wie genannt) und offene Fragen auf. Zitiere zu jedem Punkt den Satz, aus dem er stammt. Wenn kein Fälligkeitsdatum genannt wurde, schreibe nicht genannt. Transkript: [Export aus Otter oder Fathom einfügen]."

Prompt 5, eine SOP aus einer Vorführung: "Mache aus diesen Notizen zu [Kunde]s Vorführung von [Prozess] eine nummerierte SOP: den Zweck in einer Zeile, die nötigen Tools (nur Namen, keine Passwörter), eine Handlung pro Schritt und eine Liste dessen, was schiefgehen kann. Markiere jeden Schritt, den du erschlossen und nicht aus den Notizen gelesen hast, mit [ANGENOMMEN]."

Prompt 6, der wöchentliche Kundenbericht: "Schreibe mein wöchentliches Update an [Kunde] aus diesem Aufgabenprotokoll in drei Teilen: erledigt, in Arbeit mit dem nächsten Schritt, und braucht deine Entscheidung. Eine Zeile pro Punkt, keine Adjektive, unter 150 Wörtern. Stunden diese Woche: [Zahl], nach Aufgabe: [Liste]." Die Stundenzeile ist für die Abrechnungsfrage unten wichtig.

Was sollte eine virtuelle Assistentin nie in einen KI-Chat einfügen?

Füge nie Passwörter, Zwei-Faktor-Codes, Karten- oder Kontonummern oder Ausweisnummern eines Kunden in einen KI-Chat ein, in keinem Plan. Eine Business-Stufe ändert, wer mit dem Text trainieren darf. Sie macht den Chat nicht zum Ort, an dem man Zugangsdaten aufbewahrt, und diese Aufgabe erledigt schon ein Passwortmanager, den der Kunde kontrolliert.

Drei weitere Kategorien brauchen vorher das schriftliche Ja des Kunden: Gesundheits- oder Finanzdaten seiner Kunden, alles, was eine NDA abdeckt, und Personalthemen wie Gehälter oder eine Abmahnung per E-Mail. Sagt der Kunde ja, füge das Minimum ein: ersetze Namen durch Rollen ("der Lieferant", "der Kandidat") und Beträge durch [BETRAG], bevor der Text hineingeht. Was nie in KI gehört enthält die vollständige Liste mit den Speicherbedingungen jedes Anbieters.

Wie sollte eine virtuelle Assistentin von der KI gesparte Zeit abrechnen?

Rechne bei einem Stundenvertrag die Zeit ab, die du tatsächlich aufgewendet hast, einschließlich Prüfung. Verlege KI-lastige Arbeit auf einen Paketpreis, wenn eine Aufgabe, die eine Stunde dauerte, nun fünfzehn Minuten braucht. Keine Regel bindet die Rechnung einer VA. Der nächste schriftliche Maßstab ist die Formal Opinion 512 der American Bar Association vom 29. Juli 2024, und eine VA, die für eine Kanzlei arbeitet, rechnet gegenüber einem Mandanten ab, der daran gebunden ist. Sie besagt, dass Anwälte, "die ihren Mandanten für die auf eine Angelegenheit verwendete Zeit einen Stundensatz berechnen, ihre tatsächliche Zeit abrechnen müssen."

Das Beispiel der Stellungnahme passt auch auf eine VA: Ein Entwurf mit KI in 15 Minuten darf als diese 15 Minuten plus die Zeit für die inhaltliche Prüfung des Entwurfs abgerechnet werden. Sie sagt auch, dass ein Anwalt dem Mandanten nicht berechnen darf, ein Tool zu lernen, das er für jeden Mandanten nutzt. Die Stellungnahme ergänzt, dass ein Pauschalhonorar, das unverändert bleibt, obwohl KI die Arbeit stark beschleunigt, unangemessen sein kann. Als Praxis für eine VA gelesen ergibt das drei Linien für den Vertrag. Stundenarbeit wird abgerechnet wie erfasst. Ein Paket wird nach dem Ergebnis bepreist (ein täglich geleertes Postfach, vier SOPs im Monat). Und das KI-Abo sind deine Gemeinkosten, es sei denn, der Kunde hat ein bestimmtes Tool verlangt und zugesagt, es zu zahlen.

In den USA ist das Abo selbst eine Betriebsausgabe, wenn es den IRS-Test in Publication 334 besteht: "Eine gewöhnliche Ausgabe ist eine, die in deiner Branche üblich und anerkannt ist." Ob ein bestimmter Plan für dich zählt, ist eine Frage an deine Steuerberatung, nicht an diese Seite.

Wird KI virtuelle Assistenten ersetzen?

KI schrumpft laut der eigenen Prognose der US-Regierung die routinemäßige Dokumentenarbeit, nicht die Rolle der Assistenz. Virtuelle Assistenten sind beim US Bureau of Labor Statistics keine eigene Kategorie. Am nächsten liegen Sekretäre und Verwaltungsassistenten: 3,515,600 Stellen im Jahr 2025, ein prognostizierter Rückgang von 2% von 2025 bis 2035 und trotzdem rund 314,400 offene Stellen pro Jahr im Jahrzehnt. Das mittlere Gehalt lag 2025 bei $48,310.

Dieselbe Seite nennt die Ursache: "Technologie, einschließlich Systemen mit künstlicher Intelligenz (KI) und digitaler Tools, ermöglicht es Mitarbeitenden in vielen Organisationen, ihre Dokumente ohne die Hilfe von Sekretariaten selbst zu erstellen." Was Entwurfstools nicht übernehmen können, ist das Urteilsvermögen in den Prompts oben: zu wissen, welche E-Mail für den Kunden markiert wird, welchen Termin der Kunde wirklich will und welcher Schritt einer SOP nur angenommen war. Eine VA, die das verkauft und das Entwerfen mit den Tools aus der ersten Tabelle erledigt, verkauft den Teil, der nicht schrumpft.