Zahlungserinnerung schreiben: 15 höfliche Nachrichten unter 60 Wörtern, nach Tagen überfällig

Wann schickst du welche Zahlungserinnerung?

Schick fünf: am Fälligkeitstag, dann nach 3, 7, 14 und 30 Tagen Verzug, und ändere jedes Mal eine Sache (erst die Frage, dann die Frist, dann die Folge, dann die Zinsen). Die erste Ergebnisseite ist sich bei den Abständen uneins: Rippling staffelt seine Vorlagen auf den Fälligkeitstag, ein bis drei Wochen und einen Monat, Neat auf einen Tag, eine Woche und einen Monat, Adobe rät, drei bis fünf Tage zu warten und dann eine Woche, und Garfield arbeitet mit Tag 1 bis 7, 7 bis 30 und 30 bis 60. Bei den beiden Enden sind sich alle einig, deshalb behält der Plan unten eine Nachricht am Fälligkeitstag und eine an Tag 30 und füllt die Mitte mit den drei Terminen, zu denen ein Kunde in einem normalen Zahlungslauf wirklich handeln kann.

Die Wortgrenzen stammen aus dem Nachzählen dessen, was rankt. Von den 9 Seiten, die unsere Suche am 27. September 2026 lieferte, enthalten 4 (Moxo, ProZ, Adobe und der Quora-Thread) keine kopierbare Nachricht, und die anderen 5 haben zwischen 1 und 6 vollständige Nachrichtentexte (jede kopierbare Nachricht einmal gezählt, mit oder ohne Betreffzeile), der Median der ersten Ergebnisseite liegt also bei 5, wo eine Seite überhaupt welche hat. Neats Erinnerung nach einer Woche kommt mit ihren zwei optionalen Zeilen auf 135 Wörter, Ripplings E-Mail für Tag 30 auf 89, und Remitlys sechs Nachrichten an Freunde liegen bei 25 bis 33. Eine Erinnerung wird auf dem Handy zwischen zwei anderen Dingen gelesen, deshalb bleiben die 15 unten mit Grußformel unter 60 Wörtern und die meisten unter 40.

An Tag 30 ändert sich das Geld, und in Großbritannien ändert es sich weniger, als man erwartet. Die gesetzlichen Zinsen auf eine Rechnung über £2,500 betragen bei den aktuellen 11.75% 80p pro Tag, also ist die feste Inkassopauschale von £70 in den ersten 86 Tagen mehr wert als alle Zinsen zusammen. Die E-Mail für Tag 30 nennt deshalb zuerst die Pauschale.

15 Zahlungserinnerungen, jeweils unter 60 Wörtern

Jede Nachricht enthält Rechnungsnummer und Betrag, stellt höchstens eine Frage und entschuldigt sich nie dafür, dass du nachfragst. Ersetze die Teile in Klammern und schick sie ab. Die E-Mail-Reihe ist für Kunden; die SMS-Reihe funktioniert per SMS oder WhatsApp; die Freundesreihe ist für Geld zwischen Privatpersonen, nicht zwischen Unternehmen.

E-Mail am Fälligkeitstag:

Hallo [Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist heute fällig. Die Bankdaten stehen auf der Rechnung, hier noch einmal im Anhang. Falls sie schon in eurem Zahlungslauf ist, brauchst du nicht zu antworten. Danke, [Dein Name]

E-Mail, 3 Tage überfällig:

Hallo [Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] war am [Datum] fällig und ist noch nicht auf meinem Konto eingegangen. Kannst du mir sagen, an welchem Datum sie bezahlt wird? Rechnung im Anhang. Danke, [Dein Name]

E-Mail, 7 Tage überfällig:

Hallo [Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist jetzt eine Woche überfällig. Brauchst du von mir etwas, um sie freizugeben, etwa eine Bestellnummer oder ein anderes Rechnungsformat? Wenn nicht, zahle bitte bis [Datum drei Werktage später]. [Dein Name]

E-Mail, 14 Tage überfällig:

Hallo [Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist seit 14 Tagen überfällig, und auf meine E-Mails vom [Datum] und [Datum] habe ich keine Antwort bekommen. Bitte zahle bis [Datum]. Danach pausiere ich die Arbeit an [Projekt], bis das Konto ausgeglichen ist. [Dein Name]

E-Mail, 30 Tage überfällig (UK):

[Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist seit 30 Tagen überfällig. Nach dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 stehen mir gesetzliche Zinsen von 8% über dem Basiszins zu, derzeit [Satz], plus eine feste Inkassopauschale von £[40, 70 oder 100]. Zahle die [Betrag] bis [Datum], und ich erlasse beides. [Dein Name]

Bei einem US-Kunden ersetzt du den zweiten Satz durch die Verzugsklausel aus deinem Vertrag („Gemäß Klausel 6 fällt ab [Datum] eine Verzugsgebühr von [Betrag] an“), und wenn der Vertrag keine hat, nennst du stattdessen den nächsten Schritt: ein Inkassobüro oder eine Klage vor dem Small Claims Court am [Datum]. Warum es keinen gesetzlichen Satz zum Übernehmen gibt, erklärt der US-Abschnitt weiter unten.

SMS oder WhatsApp an einen Kunden, am Fälligkeitstag:

Hallo [Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist heute fällig. Die Angaben stehen auf der Rechnung, die ich am [Datum] gemailt habe. Danke!

SMS oder WhatsApp an einen Kunden, 3 Tage überfällig:

Hallo [Name], Rechnung [Nummer] ([Betrag]) war am [Datum] fällig. Wann kann ich damit rechnen? Ich schicke die Rechnung gern noch einmal, falls das hilft.

SMS oder WhatsApp an einen Kunden, 7 Tage überfällig:

Hallo [Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist jetzt eine Woche überfällig. Kannst du sie heute zahlen oder mir sagen, an welchem Datum sie rausgeht?

SMS oder WhatsApp an einen Kunden, 14 Tage überfällig:

[Name], Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist zwei Wochen überfällig, und ich habe nichts von dir gehört. Ich brauche die Zahlung bis [Datum]. Dasselbe habe ich dir per E-Mail geschickt, damit du es schriftlich hast.

Eine SMS für Tag 30 gibt es nicht. Eine Nachricht, die Zinsen, Gebühren oder ein Gericht nennt, geht per E-Mail an die Person, die die Zahlungen freigibt, damit sie als Beleg existiert, falls du je einen brauchst.

An einen Freund oder ein Familienmitglied, die erste Bitte:

Hey [Name], kannst du mir die [Betrag] für [das Essen oder die Tickets] schicken, wenn du kurz Zeit hast? [Zahlungs-App-Name] geht, oder eine Überweisung. Danke!

An einen Freund, eine Woche später:

Hey [Name], ich erinnere dich kurz an die [Betrag] für [Sache]. Kannst du sie heute schicken? [Zahlungs-App-Name].

An einen Freund, die deutliche Variante:

[Name], die [Betrag] vom [Datum] habe ich noch nicht bekommen. Ich möchte nicht, dass das zwischen uns steht, also schick sie bitte bis [Tag]. Wenn das Geld gerade knapp ist, sag es mir, dann finden wir einen Termin.

Vor Arbeitsbeginn (eine Anzahlung):

Hallo [Name], danke für die Bestätigung. Um die Termine zu reservieren, brauche ich die Anzahlung von [50%], also [Betrag], bis [Datum], Rechnung im Anhang. Die Arbeit beginnt, sobald sie eingegangen ist, und der Rest ist fällig [Zahlungsbedingungen]. [Dein Name]

Wenn jemand sagt, es sei überwiesen, aber nichts angekommen ist:

Danke, [Name]. Zu Rechnung [Nummer] ist bei mir noch nichts angekommen. Kannst du den Zahlungsnachweis oder einen Screenshot der Überweisung schicken, mit Datum und Zielkonto? Dann kann ich es von meiner Seite nachverfolgen. [Dein Name]

Wenn jemand um mehr Zeit bittet:

Danke für die Info, [Name]. Ich kann [Betrag] bis [Datum] annehmen und die restlichen [Betrag] bis [Datum]. Wenn das passt, antworte mit Ja, dann halte ich das Konto so offen. Wird eines der Daten verpasst, ist der gesamte Restbetrag sofort fällig. [Dein Name]

Drei davon leisten am meisten. Die Anzahlungsnachricht beseitigt die meisten Zahlungsverzüge, bevor sie entstehen, und deshalb steht die Anzahlung in how to write a quote for a job schon im Angebot. Die Nachricht zum Zahlungsnachweis beantwortet die älteste Ausrede der Branche, ohne sie so zu nennen. Und die Freundesreihe fragt gleich im ersten Satz, weil das „Hoffe, es geht dir gut, wie war dein Wochenende“, mit dem alle sechs Vorlagen von Remitly beginnen, vom Gegenüber als Anlauf zur Bitte gelesen wird.

Wie viel Zinsen darfst du in Großbritannien auf eine verspätete Rechnung berechnen?

Ein britisches Unternehmen darf einem anderen Unternehmen „8% plus den Basiszins der Bank of England für Geschäfte zwischen Unternehmen“ berechnen, so die Worte der Richtlinie von gov.uk zu verspäteten Geschäftszahlungen, und der Basiszins liegt seit der Entscheidung der Bank of England vom 17. September 2026 bei 3.75%, also beträgt der gesetzliche Satz im September 2026 11.75% pro Jahr. Der Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 macht es zu „einer stillschweigenden Vertragsbedingung in einem Vertrag, auf den dieses Gesetz anwendbar ist, dass jede qualifizierende Forderung aus dem Vertrag einfache Zinsen trägt“, du brauchst also keine Klausel im Vertrag, um sie geltend zu machen. Du brauchst aber einen gewerblichen Kunden: Das Gesetz gilt für Forderungen zwischen Unternehmen, nicht für eine Privatperson, die dir noch ein Hochzeitsshooting schuldet.

Die feste Inkassopauschale lassen die meisten Vorlagen für Zahlungserinnerungen weg, und bei kleinen Rechnungen ist sie die größere Zahl. Gov.uk staffelt sie nach der Höhe der Forderung und schreibt: „Du kannst dem Unternehmen für jede Zahlung nur einmal etwas berechnen.“

Die Zinsen sind einfach, nicht verzinst: Rechnungsbetrag mal 11.75%, geteilt durch 365, mal Verzugstage. Das eigene Rechenbeispiel von gov.uk kommt bei einer Forderung von £1,000 und einem Basiszins von 0.5% auf 23p pro Tag. Wann die Uhr zu laufen beginnt, hängt von deinen Konditionen ab. Wurde ein Zahlungstermin vereinbart, ist die Forderung am Tag danach verspätet. Wurde nichts vereinbart, ist die Zahlung laut gov.uk „30 Tage nach dem späteren der beiden Ereignisse verspätet: Der Kunde erhält die Rechnung, oder du lieferst die Ware oder erbringst die Leistung“, und eine vereinbarte Frist „muss in der Regel innerhalb von 30 Tagen bei öffentlichen Stellen oder 60 Tagen bei Geschäften zwischen Unternehmen liegen“.

Die E-Mail für Tag 30 oben nennt also, was die Rechnung nach dem Gesetz ohnehin schon trägt. Die meisten Freiberufler, die sie schicken, kassieren die £24.14 nie; sie bekommen die £2,500 innerhalb der Woche, und genau dafür steht „und ich erlasse beides“.

Kannst du in den USA eine Verzugsgebühr auf eine Rechnung erheben?

Ja, wenn dein Vertrag es vorsieht, und kein US-Gesetz gibt einem privaten Unternehmen die automatischen Zinsen, die das Vereinigte Königreich gibt. Der Prompt Payment Act regelt, wie die Bundesregierung ihre Auftragnehmer bezahlt, nicht wie ein Unternehmen ein anderes bezahlt: 31 U.S.C. 3903 macht die Zahlung einer Behörde fällig „30 Tage nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung über den fälligen Betrag, wenn im Vertrag kein bestimmter Zahlungstermin festgelegt ist“, und das Finanzministerium setzt den Strafzins zweimal im Jahr fest. Fiscal Treasury legt den Prompt-Payment-Zinssatz für den 1. Juli bis 31. Dezember 2026 auf 4.75% fest. Ist dein Kunde eine Bundesbehörde, ist das dein Satz. Ist er eine Zahnarztpraxis in Ohio, ist er es nicht.

Was ein privater Kunde dir über den Rechnungsbetrag hinaus schuldet, ergibt sich aus Landesrecht und deinem Vertrag, und die Regeln der Bundesstaaten reichen von nichts bis zu doppeltem Schadenersatz. New York ist das starke Ende. Der Freelance Isn't Free Act, seit dem 28. August 2024 im ganzen Bundesstaat in Kraft als Article 44-A of the General Business Law, gilt für Freiberufler, die für $800 oder mehr beauftragt werden (allein oder summiert über 120 Tage beim selben Kunden). Section 1411 besagt, dass die Vergütung, wenn der Vertrag keinen Termin nennt, „spätestens dreißig Tage nach Abschluss der Leistungen des Freiberuflers im Rahmen des Vertrags“ fällig ist, und Section 1414 spricht einem Freiberufler, der einen Anspruch daraus gewinnt, „doppelten Schadenersatz“ zu, plus Anwaltskosten. Illinois hat eine eigene Fassung für Verträge ab dem 1. Juli 2024, mit einer Schwelle von $500 über 120 Tage und derselben 30-Tage-Regel. Die meisten Bundesstaaten haben nichts Vergleichbares, und dort ist die einzige Verzugsgebühr die in deinem Vertrag.

Deshalb beruft sich die US-E-Mail für Tag 30 auf eine Klausel statt auf ein Gesetz. Nimm die Klausel vor Arbeitsbeginn in jeden Vertrag auf („Rechnungen, die nach 30 Tagen unbezahlt sind, tragen eine Verzugsgebühr von 1.5% pro Monat“), bleib unter der Wuchergrenze deines Bundesstaats, und dann hat die E-Mail für Tag 30 etwas Wahres zu sagen. Ohne sie nennt die ehrliche Nachricht für Tag 30 den nächsten Schritt, den du wirklich gehen wirst. Wir sind keine Anwälte, und ein Kunde, der die Forderung bestreitet statt sie zu verzögern, ist ein Fall für einen; die Vorlagen auf dieser Seite sind für den weit häufigeren Fall, dass niemand etwas bestreitet und die Rechnung einfach in einer Warteschlange liegt.

Welcher Prompt schreibt die Erinnerungsfolge für deine eigene Rechnung?

Ein Prompt, der dem Modell die Rechnungsdaten, den Kanal, das Land und deine Verzugsbedingungen gibt, schreibt alle fünf Erinnerungen in einem Durchgang. Füge ihn in ein beliebiges Modell ein, fülle die Klammern aus und lies die Nachricht für Tag 30 zweimal.

```

Write five payment reminders for this invoice, one for each stage: due date, 3 days overdue, 7 days overdue, 14 days overdue, 30 days overdue.

Invoice: number [number], [amount], due [date], for [the work], payable by [method or link].

Client: [name], [how long we have worked together].

Channel: [email / text / WhatsApp].

Country: [US / UK].

Late fee terms in my contract: [the clause, or "none"].

Rules: under 60 words each, the amount and the invoice number in every message, one question at most per message, no apology, no "just checking in", no "I hope this finds you well". From day 14 state the next step. At day 30 state the interest and fee I am entitled to under my contract or the law of my country, with the figures worked out and the rate you used named.

```

Wir haben ihn am 27. September 2026 mit Claude Sonnet 5 und ausgeschalteter Websuche laufen lassen, ausgefüllt für eine britische Rechnung über £2,500, Nummer 2026-118, fällig am 1. September 2026, erstes Projekt mit dem Kunden, keine Verzugsklausel. Die Form kam richtig zurück: fünf E-Mails mit Betreffzeilen, mit 29, 28, 29, 36 und 61 Wörtern, je eine Frage, und die E-Mail für Tag 14 kündigte an, künftige Arbeit zu pausieren, wenn nicht binnen sieben Tagen gezahlt wird. Das Geld kam an zwei Stellen falsch zurück. Das Modell schrieb, es könne den Basiszins bei ausgeschalteter Suche nicht prüfen und „used 4.25% as a placeholder“, was 12.25% und £25.17 Zinsen ergab, obwohl der Basiszins seit dem 17. September bei 3.75% liegt und die Zinsen £24.14 betragen. Dann fügte es „a fixed £100 compensation fee“ hinzu, die Stufe für Forderungen ab £10,000, wo eine Forderung über £2,500 mit £70 belegt ist. Sein Gesamtbetrag für Tag 30 war £2,625.17; richtig sind £2,594.14, also £31.03 weniger, und die eine E-Mail der Folge, die das Gesetz nennt, war die, die die Wortgrenze sprengte.

Zwei Korrekturen, und die erste genügt. Trag den aktuellen Basiszins und die Pauschalstufe selbst in den Prompt ein („Basiszins 3.75%, feste Pauschale £70“), dann muss das Modell nichts raten. Oder lass die Websuche an, die aus dem Platzhalter eine Abfrage macht; das Modell sagte uns, dass der Platzhalter ein Platzhalter war, und das ist das gewünschte Verhalten, aber nur, wenn du den Hinweis liest. Wir haben es über Whizi laufen lassen, das diese Seite veröffentlicht, und Whizi ist darin nicht besser als jedes andere Chatfenster: Das Modell liefert den Satz, nicht die Hülle, die Prüfung liegt also in beiden Fällen bei dir.

Achte beim Lesen der Ausgabe auf drei Dinge: die Wortzahl der Nachricht für Tag 30, ob jede Nachricht Rechnungsnummer und Betrag enthält und ob eine sich entschuldigt. Kürze dann die Betreffzeilen auf „Rechnung [Nummer]: [Stufe]“ und schick sie in dem Thread, in dem die Rechnung rausging, damit der Kunde den Verlauf über deiner Erinnerung sieht. Die Schwesterseite how to politely decline an email nutzt dieselbe Prompt-Form für die umgekehrte Aufgabe, und AI for email writing behandelt die Methode für jede andere E-Mail in der Warteschlange.