KI für Sozialarbeiter: Fallnotizen ohne Klientennamen und welche Notiz-Tools einen BAA unterzeichnen

Wie kann KI in der Sozialen Arbeit eingesetzt werden?

KI wird in der Sozialen Arbeit für Schreibarbeit eingesetzt: Fallnotizen, die Struktur eines Gerichtsberichts, Überweisungsschreiben, Ressourcenlisten, Supervisionsvorbereitung und Entwürfe in einfacher Sprache für Klienten, wobei die Identifikationsmerkmale der Klienten aus dem Chat herausbleiben und von Hand wieder eingesetzt werden. In der Umfrage der University of Texas at Austin und der NASW unter 1.179 US-Sozialarbeitern, durchgeführt von Oktober 2025 bis Februar 2026, gaben „fast zwei Drittel der Befragten an, KI in ihrer aktuellen Funktion zu nutzen, am häufigsten für Routineaufgaben wie Korrespondenz, Berichte und Dokumentation“.

Die Zahlen aus England stammen aus der Studie von Social Work England, die Research in Practice im März 2025 mit 203 Befragten durchgeführt hat, davon 155 praktizierende Sozialarbeiter, und die im Januar 2026 veröffentlicht wurde. Von den Sozialarbeitern hatten 40% KI auf Anweisung ihres Arbeitgebers genutzt und 24% generative KI ohne eine solche Anweisung. Diese zweite Gruppe ist die Zielgruppe dieser Seite: eine Fachkraft mit Laptop, einer Vorlage des Trägers und ohne ein vom Arbeitgeber freigegebenes Tool.

Die eine Regel, die den Rest sicher macht, stammt von der NASW. Auf ihrer Seite AI and Social Work, die „Navigating Artificial Intelligence & Client Privacy“ des Legal Defense Fund zusammenfasst, heißt es: „Sozialarbeiter müssen Anbieter prüfen, Identifikationsmerkmale minimieren und HIPAA sowie die NASW-Ethik einhalten.“ Identifikationsmerkmale zu minimieren ist eine Gewohnheit, kein Produkt. Nichts im Folgenden verlangt, dass du Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Aktenzeichen oder Schule eines Klienten in irgendeinen Chat tippst, egal für welches Tool du zahlst. Was du nie in einen KI-Chat einfügen solltest ist die allgemeine Liste; die Version für die Soziale Arbeit ist kürzer und strenger, weil die Daten jemand anderem gehören.

Wie schreibt man Fallnotizen mit KI? Anonymisieren, prompten, wieder einsetzen

Fallnotizen schreibst du mit KI in drei Schritten: Identifikationsmerkmale entfernen, dem Modell deine groben Notizen und das Format deines Trägers geben und die Merkmale danach in deinem eigenen Fallsystem wieder einsetzen. Das Modell erfährt nie, wer der Klient ist, und die Notiz in der Akte ist eine, die du Zeile für Zeile gelesen und unterschrieben hast.

1. Zuerst auf Papier anonymisieren. Ersetze jeden Namen durch ein Rollenkürzel (KLIENT A, KIND 1, PARTNER B), jeden Ort durch einen Typ (SCHULE X, die Wohnung), jedes Datum durch eine relative Zeitangabe (diese Woche, drei Wochen nach dem Besuch). Lass Telefonnummern, Aktenzeichen, Arbeitgeber und jede Diagnose weg, die die Notiz nicht braucht.
2. Prompte mit dem Format deines Trägers (DAP, SOAP, BIRP oder die eigenen Überschriften des Trägers) und sag dem Modell, dass es nichts hinzufügen soll. Die meisten Assistenten lassen dich Anweisungen pro Projekt speichern; bei Whizi enthält ein Projekt Anweisungen mit bis zu 32.000 Zeichen und 10 angehefteten Dateien, sodass Vorlage und Anonymisierungsregeln bei jeder Notiz mitlaufen, ohne dass du sie neu tippst.
3. Lies den Entwurf Zeile für Zeile gegen deine groben Notizen und lösche alles, was du nicht geschrieben hast. Die Praxisreferenten der NASW sagen, KI-generierte Notizen „sind nicht immer korrekt“ (Galvan, unten); dieser Schritt fängt das ab.
4. Setze die Identifikationsmerkmale in deinem Fallmanagementsystem wieder ein, nie im Chat.
5. Lösche den Chat oder behalte ihn nur in einem Tool, dessen Aufbewahrung du benennen kannst.

Der Prompt, den ich für eine DAP-Notiz benutze, mit bereits ausgetauschten Merkmalen: „Du hilfst einer Sozialarbeiterin, eine Fallnotiz zu einem Hausbesuch zu schreiben. Der Klient ist KLIENT A, das Kind ist KIND 1, die Schule ist SCHULE X. Füge keine Namen, Adressen, Telefonnummern, Daten oder Fakten hinzu, die nicht in den Notizen stehen. Schreibe aus diesen groben Notizen eine DAP-Notiz (Data, Assessment, Plan) mit weniger als 200 Wörtern: Hausbesuch 9:30, Wohnung von KLIENT A, KIND 1 an SCHULE X. Wohnung aufgeräumt, Essen im Kühlschrank. KLIENT A schläft schlecht seit der Räumungsmitteilung, Gerichtstermin in 3 Wochen, hat Rechtshilfe nicht angerufen. Berichtet von 3 bis 4 Bier an den meisten Abenden, weniger als im letzten Monat. Anwesenheitsschreiben von SCHULE X, 82 Prozent in diesem Halbjahr. KLIENT A hat zugesagt, diese Woche die Rechtshilfe anzurufen; ich schicke die Nummer per SMS. Nächster Besuch in 2 Wochen.“ Der Satz, der die Arbeit leistet, ist der dritte. Ohne ihn hindert nichts im Prompt das Assessment daran, Dinge zu enthalten, die du nie beobachtet hast.

Die Praxisreferenten der NASW benennen den Kontrollschritt deutlich. In „NASW Tips & Tools for Social Workers: Artificial Intelligence“ (NASW Illinois, 10. September 2026) schreibt Marla Galvan, LICSW, Senior Practice Associate der NASW für klinische Soziale Arbeit: „KI-generierte Notizen oder Dokumentation sind nicht immer korrekt.“ Das Merkblatt nur für Mitglieder, auf das sie verweist, „8 Ethical Considerations for the Use of Artificial Intelligence in Social Work“ (NASW, 2024), ist das Dokument, das du in das Gespräch mitbringst, ob dein Träger das alles überhaupt erlaubt. Die schriftliche Regel steht noch aus: Der Social Work Blog der NASW schrieb am 4. September 2026, dass „die Arbeitsgruppe zur Revision des NASW-Ethikkodex ergänzende Leitlinien empfiehlt, die Sozialarbeitern helfen, den Ethikkodex auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz anzuwenden“.

Was ist das beste KI-Tool für Sozialarbeiter?

Das beste KI-Tool für Sozialarbeiter, die identifizierte Klienteninformationen eingeben, ist eines, das einen Business Associate Agreement (BAA) unterzeichnet, und im September 2026 heißt das: ein speziell gebautes Notiz-Tool. Alle fünf geprüften US-Tools unterzeichnen einen, und kein allgemeiner Assistent tut das in seinem Einzelplan. Beim Preis sind Blueprint mit $0.99 pro Sitzung und Upheal mit $1 pro Notiz, gedeckelt bei $69 im Monat, der günstigste Weg, eine einzelne Notiz ohne Monatsgebühr zu kaufen, und Mentalyc Mini ist ab 20 Notizen im Monat günstiger ($19.99 für 40). Laut Help Center von OpenAI gibt es einen BAA für ChatGPT nur für vertriebsverwaltete Enterprise- und Edu-Konten und „we don't offer a BAA for ChatGPT Business“; das kostenlose Angebot ChatGPT for Clinicians, das einen BAA im Produkt enthält, steht Ärzten, Nurse Practitioners, Physician Assistants und Apothekern offen, nicht aber Sozialarbeitern. Der BAA von Anthropic gilt für die API und Enterprise und verweist Free-, Pro- und Max-Nutzer auf die Verbraucherseiten. Whizi unterzeichnet keinen.

Außerhalb der USA sieht es anders aus. Magic Notes von Beam, das Tool, das englische Kommunen kaufen, wird als Organisationslizenz verkauft: £30,000 im Jahr für bis zu 6.000 Aufnahmestunden mit unbegrenzten Nutzern laut G-Cloud-Preisliste vom Mai 2026, es kommt also über deinen Arbeitgeber oder gar nicht. CaseworkAI ist kostenlos, braucht kein Konto, löscht Notizen nach der Lieferung nach eigener Aussage und ist beim britischen Information Commissioner registriert; es ist kein HIPAA-Produkt und behauptet das auch nicht.

Ein allgemeiner Assistent passt überall dort, wo die Identifikationsmerkmale nie nötig waren: die anonymisierte Notiz, das Gerüst eines Gerichtsberichts, das Überweisungsschreiben mit Platzhaltern, die Ressourcenliste, die du noch prüfst, die Supervisionsvorbereitung und Übersetzungsentwürfe. Whizi, das diese Seite veröffentlicht, ist ein solches Tool, mit GPT, Gemini und Claude unter einem Login und standardmäßig aktivierter Websuche. Wo es für Sozialarbeiter schwächer ist: Es ist kein Fallmanagementsystem, es unterzeichnet keinen BAA und beansprucht keine HIPAA-Zertifizierung, und was du tippst, geht an den Modellanbieter, den du gewählt hast. Ein identifizierter Klientendatensatz gehört also nicht hinein, genauso wenig wie in ChatGPT Plus. Uploads laufen nach bis zu 30 Tagen ab, und Whizi sagt, dass es deine Inhalte nicht zum Training von Whizi-eigenen Modellen nutzt; das ist die Antwort zur Aufbewahrung, die du bereithalten solltest, wenn dich eine Supervisorin fragt.

Kann KI einen Gerichtsbericht, ein Überweisungsschreiben oder eine Ressourcenliste schreiben?

KI kann das Gerüst eines Gerichtsberichts bauen und ein Überweisungsschreiben aus deinen Stichpunkten entwerfen, aber sie sollte nie die Quelle eines einzigen Fakts, Datums oder einer Telefonnummer in einem von beiden sein. Die Struktur ist, wo sie sich bezahlt macht; der Inhalt gehört dir, weil die Unterschrift deine ist.

Für das Gericht arbeitest du mit der Vorlage, die dein Gericht erwartet, und nicht mit der Vorstellung eines Modells davon. In England und Wales ist das das Social Work Evidence Template, herausgegeben von ADCS zusammen mit Cafcass (überarbeitet im April 2021, Leitfaden aktualisiert im November 2023), um „einen einheitlichen, analytischen Ansatz bei der Darstellung sozialarbeiterischer Nachweise vor den Familiengerichten zu unterstützen“. Seine Schlusserklärung umfasst: die Angaben zum Kind, die sozialarbeiterische Chronologie, die Analyse von Risiko- und Schutzfaktoren, die Analyse der Auswirkungen auf das Kind und die Sicht des Kindes, die Analyse der Erziehungsfähigkeit, die Analyse der Fähigkeiten des weiteren Familien- und Freundeskreises, den vorgeschlagenen Betreuungsplan mit seiner Analyse realistischer Optionen, die Bandbreite der Ansichten der Beteiligten und wichtiger Bezugspersonen sowie eine Erklärung zur Verfahrensfairness. US-Gerichte unterscheiden sich nach Bundesstaat und County, die Vorlage ist also die, die die Rechtsabteilung deines Trägers zuletzt freigegeben hat.

Der nützliche Prompt ist strukturell. Füge deine anonymisierte Chronologie als Stichpunkte ein und bitte das Modell, sie in Datumsreihenfolge zu bringen, jede Lücke von mehr als einem Monat zu markieren und zu sagen, in welchen Abschnitt jedes Ereignis gehört. Bitte es nicht, die Analyse zu schreiben. Die Schlusserklärung des SWET endet mit „The facts in this application are true to the best of my knowledge and belief and the opinions set out are my own“, und ein Gericht kann dich fragen, woher jeder Satz stammt. Diese Seite beschreibt einen Arbeitsablauf und ist keine Rechtsberatung; was in eine Erklärung gehört, klärst du mit deiner Leitung und deiner Rechtsabteilung.

Ein Überweisungsschreiben ist die sicherste Schreibaufgabe auf dieser Seite, weil seine Form feststeht: wer du bist, warum du überweist, was bisher versucht wurde, was der Dienst tun soll, wie dringend es ist und wie man dich erreicht. Gib dem Modell diese sechs Stichpunkte mit KLIENT A statt des Namens, bitte um 250 Wörter in einfacher Sprache, füge das Ergebnis dann in deinen eigenen Briefkopf ein und setze die Identifikationsmerkmale dort ein.

Bei Ressourcenlisten lässt dich das Modell im Stich. Frag einen allgemeinen Assistenten nach den Tafeln in der Nähe einer Postleitzahl, und er liefert Namen, Adressen und Telefonnummern im selben selbstsicheren Ton wie alles andere, und nichts in der Ausgabe verrät dir, welche davon echt sind. Am 13. Mai 2026 berichtete MIT Technology Review, wie Gemini die private WhatsApp-Nummer eines Softwareentwicklers als Kundenservice-Kontakt einer Zahlungs-App herausgab; derselbe Mechanismus erzeugt eine plausible Hotline-Nummer, die niemandem gehört. Schalte die Websuche ein, damit die Liste mit Quellenlinks kommt, und prüfe dann jede Telefonnummer auf der Website der Organisation oder durch einen Anruf, bevor ein Klient sie sieht. So überprüfst du KI-Antworten auf Fakten ist die ausführlichere Routine.

Sollte man KI zum Übersetzen für Klienten nutzen?

Nutze KI, um deine eigenen Briefe und Erinnerungen in einfacher Sprache zu übersetzen, und nie als maßgebliche Übersetzung für etwas, das über Rechte oder Leistungen eines Klienten entscheidet. Diese Grenze stammt nicht von mir. Die US-Antidiskriminierungsregel des Gesundheits- und Sozialministeriums, 45 CFR 92.201(c)(3), in Kraft seit Juli 2024, besagt: „If a covered entity uses machine translation when the underlying text is critical to the rights, benefits, or meaningful access of an individual with limited English proficiency, when accuracy is essential, or when the source documents or materials contain complex, non-literal or technical language, the translation must be reviewed by a qualified human translator.“

In der Praxis: Einwilligungserklärungen, Sicherheitspläne, Gerichtstermine, Leistungsbescheide und alles, was ein Klient unterschreibt, gehen an einen qualifizierten Übersetzer, und ein persönliches Gespräch bekommt einen Dolmetscher statt eines Telefons, das zwischen euch gehalten wird. Was das Modell gut kann, ist die Schicht davor. Formuliere dein Deutsch so um, dass ein Zehnjähriger folgen könnte, und übersetze dann diesen Entwurf, damit Dolmetscher oder Übersetzer mit etwas Klarem beginnen. Lass den Namen des Klienten weg; der Brief braucht eine Anrede, keine Identität. KI zum Übersetzen nutzen behandelt die Modelle und die Rückübersetzung, die einen schlechten Entwurf aufdeckt.

Wie bereitet man die Supervision mit KI vor?

Die Supervisionsvorbereitung ist die eine Aufgabe auf dieser Seite, die überhaupt keine Klientendaten braucht, weil das Material dein eigenes Denken ist. Schreibe, was du in ein Reflexionstagebuch schreiben würdest, mit Rollenkürzeln statt Namen, und sende: „Hier ist ein Fall, bei dem ich feststecke, ohne identifizierende Angaben. Stell mir die fünf Fragen, die eine gute Supervisorin stellen würde, eine nach der anderen. Liste nach meinen Antworten auf, was ich nicht bedacht habe und welche meiner Annahmen am meisten trägt.“ Du kommst mit deinen eigenen Antworten auf Papier, und dafür ist die Stunde da.

Dieselbe Routine aus Anonymisieren, Prompten und Wieder-Einsetzen nutzt KI für Pflegekräfte bei Übergabenotizen; die Merkmale wechseln, die Regel nicht. Die Entscheidungsregel für alles andere: Wenn die Aufgabe die Identität des Klienten braucht, um nützlich zu sein, braucht sie ein Tool mit BAA und die Freigabe deines Trägers. Wenn nicht, genügen ein allgemeiner Assistent und ein paar Rollenkürzel, und der größte Teil der Schreibarbeit von Sozialarbeitern ist von der zweiten Sorte.