E-Mails zusammenfassen mit KI: 8 Prompts für ChatGPT und Copilot

Der Prompt, um einen E-Mail-Thread zusammenzufassen, verlangt vier Listen statt einer Zusammenfassung

Nimm diesen Prompt für den Thread, auf den du reagieren musst. Der Work Trend Index Special Report von Microsoft vom Juni 2025 zählt 117 E-Mails pro Tag für den durchschnittlichen Beschäftigten, „die meisten davon in unter 60 Sekunden überflogen“, und ein Thread mit 60 Nachrichten, der eine Entscheidung bewegt hat, ist genau der, bei dem Überfliegen danebengeht. Der Prompt fragt nach dem, was entschieden wurde, was offen ist, wer was schuldet und was bei dir liegt, mit einem Zitat hinter jeder Zeile.

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Hier ist ein E-Mail-Thread, älteste Nachricht zuerst. Gib mir vier Listen:

1. Entschieden: was vereinbart wurde, von wem, an welchem Datum
2. Noch offen: Fragen, die niemand geschlossen hat
3. Geschuldet: wer wem was schuldet, mit dem im Thread genannten Datum
4. Für mich: alles, worum man mich bittet (ich bin [dein Name])

Zitiere zu jedem Punkt den Satz, auf dem er beruht. Markiere eine vage Zusage („sollte bis Freitag klappen“) als nicht zugesagt. Lass Grußformeln und Danksagungen weg.

[Thread einfügen]

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Die Zitatzeile ist das Sicherheitsnetz. Eine Zeile mit Zitat findest du im Thread per Strg+F; eine Zeile ohne Zitat ist das Modell, das etwas schlussfolgert, und du kannst es nicht prüfen. Die Zeile zur vagen Zusage fängt den Punkt ab, den man eine Woche später leicht falsch liest, denn „sollte bis Freitag klappen“ ist kein Versprechen. Das Diagramm zeigt, warum das Einfügen fünf Minuten Vorbereitung braucht. Wenn jede Antwort die vorherigen Nachrichten zitiert, enthält ein Thread mit 60 Nachrichten 1 + 2 + ... + 60 = 1,830 Nachrichtenkopien, das 30.5-Fache der 60, die du brauchst. Bei 120 Wörtern pro Nachricht, etwa 200 Tokens nach Anthropics Faustregel von etwa 3.5 englischen Zeichen pro Token, sind das roh etwa 370,000 Tokens gegenüber etwa 12,000 bereinigt.

Sieben weitere Prompts decken eine E-Mail, ein Postfach, die Antwort und Copilot ab

Sieben weitere Prompts decken die übrigen E-Mail-Aufgaben ab, und jeder verlangt ein benanntes Ergebnis statt einer Zusammenfassung. Füge die E-Mail oder den Thread unter dem Prompt ein. Für das Schreiben der Antworten hat das E-Mail-Prompt-Paket zwanzig weitere.

Die Copilot-Zeile erweitert Microsofts eigenen Beispiel-Prompt „Summarize my emails from the last week related to [project or customer name]“ aus Chat with Copilot in Outlook, der sich bei einem Geschäfts- oder Schulkonto über die Copilot-Schaltfläche öffnet (Stand September 2026). Die anderen sechs laufen in ChatGPT, Claude, Gemini oder jedem Assistenten, in den du einfügst. Behalte im Aufgaben-Prompt die Regel mit dem leeren Fälligkeitsdatum bei. Ein vom Modell erschlossenes Datum sieht genau aus wie eines, das jemand geschrieben hat. Wenn du beruflich das Postfach von Kunden sortierst, hat KI-Tools für virtuelle Assistenten den Sortier-Prompt, der vor all diesen läuft: eine Zeile pro E-Mail, mit einem Label für heute antworten, diese Woche antworten, ablegen oder markieren.

Warum bringt KI die Reihenfolge eines E-Mail-Threads durcheinander?

KI bringt die Reihenfolge durcheinander, wenn der Thread mit der neuesten Nachricht zuerst eingefügt wird, denn ein Modell liest eine Einfügung von oben nach unten und hält das Oberste für den Anfang. Outlook sortiert so. Auf der Hilfeseite zur Unterhaltungsansicht schreibt Microsoft „Within each Conversation, messages are sorted with the newest message on top“ und über das klassische Outlook „You cannot change this sort order.“ Gmail ist das Gegenteil: Googles Workspace-Anleitung sagt „the newest message is at the bottom“, ein von oben kopierter Gmail-Thread kommt also mit der ältesten Nachricht zuerst heraus. Jeder weitergeleitete Thread verschachtelt sich mit der neuesten zuerst, und die früheste Nachricht liegt ganz unten im zitierten Stapel vergraben.

Wer die neueste zuerst einfügt, lässt die Zeitleiste rückwärts laufen. Das „nehmen wir Anbieter B“ vom Dienstag steht über dem „Anbieter A, einverstanden“ vom Montag, sodass die Kehrtwende wie die ursprüngliche Position wirkt und die ursprüngliche Entscheidung wie ein Einwand dagegen. Die Datumsangaben in den Nachrichtenköpfen geben einem Modell etwas, womit es das erkennen kann. Ein Thread, in dem Leute unter einem entfernten Kopf „wie gestern vereinbart“ schreiben, gibt ihm nichts.

Die Lösung ist mechanisch. Erweitere in Gmail jede Nachricht im Thread und kopiere von oben. Kopiere in Outlook die Nachrichten einzeln von unten nach oben, oder füge alles in einen Nur-Text-Editor ein und verschiebe die Blöcke. Wenn du nicht umsortieren kannst, ändere die erste Zeile des Prompts in „neueste Nachricht zuerst“. Dem Modell die Reihenfolge zu sagen ist die zweitbeste Option; sie ihm zu geben ist die beste.

Wie viel von einem E-Mail-Thread passt in einen Prompt?

Etwa 100 bis 140 bereinigte Nachrichten passen in eine Whizi-Nachricht (Stand September 2026), ein roher Thread mit 60 Nachrichten passt gar nicht. Eine Whizi-Nachricht ist auf 100,000 Zeichen begrenzt und ein Turn auf 40,000 Input-Tokens bei jedem Modell im Katalog, und der Leitfaden zu den Längenlimits zitiert jede Ablehnung. Zuerst greift die Zeichengrenze: Bei etwa 700 Zeichen pro Nachricht sind 100,000 Zeichen etwa 140 Nachrichten, und Absender- und Datumszeilen drücken das Richtung 100. Ein roher Thread mit 60 Nachrichten und seinen 1,830 zitierten Kopien kommt auf über eine Million Zeichen. Die Ablehnung nennt deine Zahl, „over the 100,000 character limit“, und es ist eine Ablehnung, kein Kürzen: Es wird nichts gesendet.

Füge also zuerst in einen Nur-Text-Editor ein. Lösche jede Zeile, die mit „>“ beginnt. Lösche alles unterhalb jedes „On [date], [name] wrote:“- oder „From:“-Kopfs innerhalb einer Nachricht, denn dort beginnt die zitierte Kette. Lösche Signaturblöcke, rechtliche Fußzeilen und Abmeldezeilen. Übrig bleiben die 60 Nachrichtentexte in Reihenfolge, über jedem eine Absender- und Datumszeile, und das ist die Einfügung.

Ab etwa 100 Nachrichten teilst du den Thread an einem natürlichen Datum. Lass den Vier-Listen-Prompt über jede Hälfte laufen, füge dann beide Antworten in einem Turn ein und bitte um eine einzige zusammengeführte Liste des Geschuldeten.

Wie prüfst du eine KI-Zusammenfassung einer E-Mail, bevor du handelst?

Du prüfst eine KI-Zusammenfassung einer E-Mail, indem du den Thread nach jedem zitierten Satz durchsuchst und jeden Punkt verwirfst, dessen Zitat nicht darin steht. Jede Liste hat noch eine eigene Prüfung:

Ein Zitat, das nicht im Thread steht, heißt: Das Modell hat zwei Nachrichten vermischt, und eine gestapelte zitierte Kette gibt ihm die meisten Gelegenheiten dazu. Frag noch einmal nach, mit der Nachrichtennummer. Ein entschiedener Punkt, den eine spätere Nachricht wieder geöffnet hat, ist das Zweite, wonach du suchen solltest, und genau den übersieht man eine Woche später am ehesten.

Lass dann denselben Prompt in einem zweiten Modell laufen und lies nur die Stellen, an denen die beiden Listen voneinander abweichen. Wo eines einen offenen Punkt aufführt, den das andere für erledigt hält, öffne den Thread an dieser Nachricht, denn eines von beiden hat eine Kehrtwende falsch gelesen. In Whizi stellt Vergleichen die Antworten zweier Modelle in Spalten nebeneinander, bei Pro und Powerhouse; bei Starter kannst du mitten im Gespräch das Modell wechseln und das zweite Modell fragen, wo es der ersten Liste widerspricht.

Gibt es eine KI, die deine E-Mails ohne Einfügen liest?

Ja: Gemini in Gmail und Copilot in Outlook fassen beide einen Thread direkt an Ort und Stelle zusammen, und für einen Thread, der in einem Postfach liegt, sind sie schneller als jeder Prompt. In Gmail heißt es „At the top of the thread, click Summarize this email“; Google sagt, die Funktion sei „available to all Gmail users globally“, wenn die Einstellungen für intelligente Funktionen an sind, nur in manchen Sprachen, und sie fasse Kernpunkte und Antworten zusammen und könne Erinnerungen für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum vorschlagen (Gmail-Hilfe, Stand September 2026). In Outlook für Microsoft 365, dem neuen Outlook für Windows, Mac, iOS und Android, steht „Summary by Copilot“ oben im Thread und kann nummerierte Quellenangaben enthalten, die zur jeweiligen Nachricht springen (Microsoft Support). Keines braucht eine Einfügung, also hat keines die Reihenfolge-Falle.

Ein eingefügter Prompt gewinnt in drei Fällen: Die Entscheidung ist zwischen Slack, E-Mail und einem gemeinsamen Dokument gewandert; du willst die vier Listen mit Zitaten statt Kernpunkte; oder du willst die Einschätzung eines zweiten Modells. Das kostenlose ChatGPT reicht für das Einfügen, denn OpenAI hat am 6. August 2026 die Limits für Text-Chats für alle Nutzer aufgehoben (TechCrunch). Bei einem Thread in einem Postfach, von dem du nur das Wesentliche brauchst, drück die Schaltfläche. Wenn du darauf reagieren musst, füge ihn bereinigt und mit der ältesten Nachricht zuerst ein, bitte um die vier Listen und suche jedes Zitat, bevor du jemandem antwortest.