Tóm tắt email bằng prompt: 8 prompt cho ChatGPT và Copilot

Prompt tóm tắt chuỗi email đòi bốn danh sách, không phải một bản tóm tắt

Hãy dùng prompt này cho chuỗi thư bạn phải hành động theo. Báo cáo đặc biệt Work Trend Index của Microsoft vào tháng 6 năm 2025 ghi nhận mỗi người lao động trung bình nhận 117 email một ngày, "hầu hết chỉ được lướt chưa đến 60 giây", và một chuỗi 60 thư đã làm một quyết định dịch chuyển chính là loại mà việc lướt qua dễ hiểu sai. Prompt này đòi: điều đã chốt, điều còn mở, ai nợ việc gì và phần nào là của bạn, mỗi dòng đều kèm một câu trích dẫn.

```

Đây là một chuỗi email, thư cũ nhất ở trên cùng. Hãy cho tôi bốn danh sách:

1. Đã chốt: điều được đồng ý, bởi ai, vào ngày nào
2. Còn mở: các câu hỏi chưa ai khép lại
3. Còn nợ: ai nợ ai việc gì, kèm ngày ghi trong chuỗi thư
4. Dành cho tôi: mọi điều được nhờ ở tôi (tôi là [tên của bạn])

Trích câu nằm sau mỗi mục. Đánh dấu một cam kết dè dặt ("should be able to by Friday") là chưa được hứa. Bỏ qua lời chào và lời cảm ơn.

[dán chuỗi thư]

```

Dòng trích dẫn là tấm lưới an toàn. Dòng có trích dẫn thì tìm được trong chuỗi thư bằng Ctrl+F; dòng không có thì là mô hình tự suy ra, và bạn không thể kiểm chứng. Dòng về cam kết dè dặt bắt được mục mà một tuần sau rất dễ bị đọc sai, vì "should be able to by Friday" không phải lời hứa. Biểu đồ cho thấy vì sao việc dán cần năm phút chuẩn bị. Khi mỗi thư trả lời đều trích lại các thư trước, một chuỗi 60 thư chứa 1 + 2 + ... + 60 = 1,830 bản sao thư, gấp 30.5 lần 60 thư bạn cần. Với 120 từ một thư, khoảng 200 token theo quy tắc của Anthropic là khoảng 3.5 ký tự tiếng Anh cho mỗi token, con số đó là khoảng 370,000 token khi dán thô so với khoảng 12,000 khi đã lược.

Bảy prompt nữa lo một email, cả hộp thư, thư trả lời và Copilot

Bảy prompt nữa lo những việc email còn lại, mỗi prompt đòi một kết quả có tên rõ ràng thay vì một bản tóm tắt. Dán email hoặc chuỗi thư dưới prompt. Để viết thư trả lời, bộ prompt email có thêm hai mươi prompt nữa.

Hàng Copilot mở rộng prompt mẫu của chính Microsoft, "Summarize my emails from the last week related to [project or customer name]", lấy từ Chat with Copilot in Outlook, mở từ nút Copilot cho tài khoản công việc hoặc trường học (tính đến tháng 9 năm 2026). Sáu prompt còn lại chạy trong ChatGPT, Claude, Gemini hoặc bất kỳ trợ lý nào bạn dán vào. Hãy giữ quy tắc để trống hạn trong prompt việc cần làm. Một ngày do mô hình suy ra trông y hệt một ngày do ai đó viết. Nếu bạn làm nghề phân loại hộp thư cho khách hàng, công cụ AI cho trợ lý ảo có prompt phân loại chạy trước mọi prompt ở trên: mỗi email một dòng, kèm nhãn trả lời hôm nay, trả lời tuần này, hoặc lưu hay gắn cờ.

Vì sao AI hiểu sai thứ tự của chuỗi email?

AI hiểu sai thứ tự khi chuỗi thư được dán từ mới nhất xuống, vì mô hình đọc phần dán từ trên xuống và coi phần trên cùng là phần mở đầu. Outlook sắp xếp theo kiểu đó. Trang trợ giúp chế độ xem hội thoại của Microsoft ghi "Within each Conversation, messages are sorted with the newest message on top" và, về Outlook cổ điển, "You cannot change this sort order." Gmail thì ngược lại: hướng dẫn Workspace của Google nói "the newest message is at the bottom", nên chuỗi thư Gmail sao chép từ trên xuống sẽ ra thứ tự cũ nhất trước. Mọi chuỗi thư được chuyển tiếp đều lồng thư mới nhất lên đầu, còn thư đầu tiên bị chôn ở đáy chồng thư trích dẫn.

Dán từ mới nhất thì dòng thời gian chạy ngược. Câu "let's go with vendor B" của thứ Ba nằm trên câu "vendor A, agreed" của thứ Hai, nên việc đảo ngược trông như lập trường ban đầu còn quyết định ban đầu lại trông như một lời phản đối nó. Ngày trong phần đầu thư giúp mô hình có cái để bắt lỗi này. Một chuỗi thư mà mọi người viết "như đã thống nhất hôm qua" dưới phần đầu thư đã bị xóa thì không cho nó gì cả.

Cách sửa mang tính cơ học. Trong Gmail, mở rộng mọi thư trong chuỗi rồi sao chép từ trên xuống. Trong Outlook, sao chép từng thư một từ đáy cuộc hội thoại lên, hoặc dán tất cả vào một trình soạn văn bản thuần rồi di chuyển các khối. Nếu không sắp xếp lại được, hãy đổi dòng đầu của prompt thành "newest message first". Nói cho mô hình biết thứ tự là cách tốt thứ hai; đưa cho nó đúng thứ tự mới là cách tốt nhất.

Bao nhiêu thư trong một chuỗi nhét vừa một prompt?

Khoảng 100 đến 140 thư đã lược nhét vừa một tin nhắn Whizi tính đến tháng 9 năm 2026, còn một chuỗi 60 thư thô thì không vừa chút nào. Một tin nhắn Whizi bị giới hạn 100,000 ký tự và một lượt 40,000 token đầu vào trên mọi mô hình trong danh mục, và hướng dẫn về giới hạn độ dài trích từng lời từ chối. Giới hạn ký tự chạm trước: với khoảng 700 ký tự một thư, 100,000 ký tự là khoảng 140 thư, và các dòng người gửi, ngày kéo con số đó về gần 100. Một chuỗi 60 thư thô, với 1,830 bản sao trích dẫn, vượt quá một triệu ký tự. Lời từ chối nêu số của bạn, "over the 100,000 character limit", và đó là từ chối chứ không phải cắt bớt: không có gì được gửi đi.

Vì vậy hãy dán vào một trình soạn văn bản thuần trước. Xóa mọi dòng bắt đầu bằng ">". Xóa mọi thứ bên dưới mỗi dòng đầu thư "On [date], [name] wrote:" hoặc "From:" trong một thư, đó là nơi chuỗi trích dẫn bắt đầu. Xóa khối chữ ký, chân trang pháp lý và dòng hủy đăng ký. Còn lại là 60 nội dung thư, theo thứ tự, với một dòng người gửi và ngày phía trên mỗi thư, và đó là phần để dán.

Quá khoảng 100 thư, hãy tách chuỗi ở một mốc ngày tự nhiên. Chạy prompt bốn danh sách trên từng nửa, rồi dán cả hai câu trả lời vào một lượt và đòi một danh sách còn nợ đã gộp.

Làm sao kiểm tra bản tóm tắt email của AI trước khi hành động?

Bạn kiểm tra bản tóm tắt email của AI bằng cách tìm trong chuỗi thư từng câu được trích và loại mọi mục có câu trích không có ở đó. Mỗi danh sách còn một phép kiểm riêng:

Một câu trích không có trong chuỗi thư nghĩa là mô hình đã trộn hai thư, và chồng trích dẫn xếp lớp cho nó nhiều cơ hội nhất để làm vậy. Hãy hỏi lại kèm số thứ tự thư. Một mục đã chốt mà thư sau mở lại là điều thứ hai cần tìm, và đó là điều một tuần sau bạn dễ bỏ sót nhất.

Sau đó chạy cùng prompt trong một mô hình thứ hai và chỉ đọc chỗ hai danh sách khác nhau. Chỗ nào một bên liệt kê một mục còn mở mà bên kia gọi là đã đóng, hãy mở chuỗi thư tại thư đó, vì một trong hai đã đọc sai một lần đảo ngược. Trong Whizi, So sánh đặt câu trả lời của hai mô hình thành các cột song song ở gói Pro và Powerhouse; ở gói Starter, hãy chuyển mô hình giữa cuộc trò chuyện và hỏi mô hình thứ hai chỗ nào nó không đồng ý với danh sách đầu.

Có AI đọc email của bạn mà không cần dán không?

Có: Gemini trong Gmail và Copilot trong Outlook đều tóm tắt chuỗi thư ngay tại chỗ, và với chuỗi thư nằm trong một hộp thư thì chúng nhanh hơn mọi prompt. Trong Gmail, "At the top of the thread, click Summarize this email"; Google nói tính năng này "available to all Gmail users globally" khi bật cài đặt tính năng thông minh, chỉ với một số ngôn ngữ, và nó tổng hợp các ý chính cùng các thư trả lời và có thể gợi ý lời nhắc cho việc có hạn (Gmail Help, tính đến tháng 9 năm 2026). Trong Outlook cho Microsoft 365, Outlook mới cho Windows, Mac, iOS và Android, "Summary by Copilot" nằm ở đầu chuỗi thư và có thể kèm các trích dẫn đánh số nhảy tới thư mà nó lấy từ đó (Microsoft Support). Cả hai đều không cần dán, nên không dính bẫy thứ tự.

Prompt dán thắng trong ba trường hợp: quyết định chuyển qua lại giữa Slack, email và một tài liệu chung; bạn muốn bốn danh sách kèm trích dẫn thay vì các ý chính; hoặc bạn muốn góc đọc của mô hình thứ hai. ChatGPT miễn phí là đủ để dán, vì OpenAI đã bỏ giới hạn tin nhắn văn bản cho mọi người dùng vào ngày 6 tháng 8 năm 2026 (TechCrunch). Với chuỗi thư trong một hộp thư mà bạn chỉ cần nắm đại ý, hãy bấm nút. Nếu bạn phải hành động theo nó, hãy dán từ cũ đến mới và đã lược, đòi bốn danh sách, và tìm từng câu trích dẫn trước khi trả lời bất kỳ ai.