Il prompt per riassumere un thread di email chiede quattro elenchi, non un riassunto
Usa questo prompt per il thread su cui devi agire. Il rapporto speciale del Work Trend Index di Microsoft, giugno 2025, conta 117 email al giorno per il lavoratore medio, "per lo più scorse in meno di 60 secondi", e un thread di 60 messaggi che ha spostato una decisione è proprio quello che una scorsa veloce sbaglia. Il prompt chiede cosa è stato deciso, cosa è aperto, chi deve cosa e cosa tocca a te, con una citazione dietro ogni riga.
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Ecco un thread di email, dal messaggio più vecchio. Dammi quattro elenchi:
- Deciso: cosa è stato concordato, da chi, in che data
- Ancora aperto: domande che nessuno ha chiuso
- Dovuto: chi deve cosa a chi, con la data scritta nel thread
- Per me: tutto ciò che viene chiesto a me (sono [il tuo nome])
Cita la frase dietro ogni voce. Segna un impegno vago ("dovrei farcela entro venerdì") come non promesso. Salta saluti e ringraziamenti.
[incolla il thread]
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La riga della citazione è la rete di sicurezza. Una riga con citazione si trova nel thread con Ctrl+F; una senza è il modello che deduce, e non puoi verificarla. La riga sull'impegno vago intercetta la voce che una settimana di distanza rende facile da leggere male, perché "dovrei farcela entro venerdì" non è una promessa. Il grafico spiega perché l'incolla richiede cinque minuti di preparazione. Quando ogni risposta cita i messaggi precedenti, un thread di 60 messaggi contiene 1 + 2 + ... + 60 = 1,830 copie di messaggio, 30.5 volte i 60 che ti servono. A 120 parole a messaggio, circa 200 token secondo la regola di Anthropic di circa 3.5 caratteri inglesi per token, sono circa 370,000 token grezzi contro circa 12,000 ripuliti.
Altri sette prompt coprono una email, una casella, la risposta e Copilot
Altri sette prompt coprono gli altri lavori sulle email, ciascuno con un output preciso invece di un riassunto. Incolla l'email o il thread sotto il prompt. Per scrivere le risposte, il pacchetto di prompt per email ne ha altri venti.
| Compito | Prompt da incollare |
|---|---|
| Una email lunga | Riassumi questa email in tre righe: di cosa parla, cosa chiede a me e la scadenza, se c'è. Se non chiede nulla a me, dillo. |
| Un thread letto a metà | Ho letto questo thread fino al messaggio di [nome] del [data]. Elenca solo ciò che è cambiato dopo: nuove decisioni, ripensamenti e nuove richieste, con una citazione per ciascuno. |
| Un registro delle decisioni | Elenca ogni decisione di questo thread in ordine di data. Sotto ciascuna, indica l'eventuale messaggio successivo che l'ha ribaltata o riaperta e citalo. |
| Azioni da fare | Crea una tabella delle azioni con cinque colonne: persona, compito, dovuto a, scadenza come scritta, frase citata. Lascia vuota la scadenza dove il thread non ne dà. |
| Un mucchio di email separate | Ecco [N] email separate. Fai una riga di tabella per email: mittente, oggetto, cosa vogliono da me, scadenza e se può aspettare una settimana. Ordina per scadenza. |
| La risposta | Usando solo le voci indirizzate a me qui sopra, scrivi una risposta che le affronti tutte nell'ordine del thread, sotto le 150 parole, senza scuse per il ritardo. |
| Copilot in Outlook | Riassumi le mie email dell'ultima settimana su [progetto] come quattro elenchi: deciso, ancora aperto, chi deve cosa a chi entro quando e tutto ciò che si chiede a me. |
La riga di Copilot estende il prompt di esempio di Microsoft, "Summarize my emails from the last week related to [project or customer name]", tratto da Chat with Copilot in Outlook, che si apre dal pulsante Copilot con un account di lavoro o scuola (a settembre 2026). Gli altri sei funzionano in ChatGPT, Claude, Gemini o qualsiasi assistente in cui incolli. Mantieni la regola della scadenza vuota nel prompt delle azioni. Una data dedotta dal modello è identica a una scritta da qualcuno. Se smisti la casella di un cliente per mestiere, strumenti IA per assistenti virtuali ha il prompt di smistamento da eseguire prima di tutti questi: una riga per email, con un'etichetta tra rispondere oggi, rispondere questa settimana, archiviare o segnalare.
Perché l'IA sbaglia l'ordine di un thread di email?
L'IA sbaglia l'ordine quando il thread è incollato dal più recente, perché un modello legge l'incolla dall'alto in basso e considera l'alto come l'inizio. Outlook ordina così. La pagina di aiuto sulla visualizzazione per conversazione di Microsoft dice "All'interno di ogni conversazione, i messaggi sono ordinati con il più recente in alto" e, a proposito di Outlook classico, "Non è possibile modificare questo ordinamento." Gmail fa il contrario: la guida di Workspace di Google dice "il messaggio più recente è in fondo", quindi un thread Gmail copiato dall'alto esce dal più vecchio. Ogni thread inoltrato annida il più recente in alto, con il primo messaggio sepolto in fondo alla pila di citazioni.
Incolla dal più recente e la cronologia corre all'indietro. Il "andiamo con il fornitore B" di martedì sta sopra il "fornitore A, d'accordo" di lunedì, così il ribaltamento sembra la posizione originale e la decisione originale sembra un'obiezione. Le date nelle intestazioni danno al modello un modo per accorgersene. Un thread in cui si scrive "come concordato ieri" sotto un'intestazione rimossa non gli dà nulla.
La soluzione è meccanica. In Gmail, espandi ogni messaggio del thread e copia dall'alto. In Outlook, copia i messaggi uno alla volta dal fondo della conversazione verso l'alto, oppure incolla tutto in un editor di testo semplice e sposta i blocchi. Se non puoi riordinare, cambia la prima riga del prompt in "messaggio più recente per primo". Dire al modello l'ordine è la seconda scelta migliore; dargli l'ordine è la prima.
Quanto di un thread di email entra in un prompt?
Circa 100-140 messaggi ripuliti entrano in un messaggio Whizi a settembre 2026, mentre un thread grezzo di 60 messaggi non entra affatto. Un messaggio Whizi è limitato a 100,000 caratteri e un turno a 40,000 token di input su ogni modello del catalogo, e la guida ai limiti di lunghezza riporta ogni rifiuto. Il limite di caratteri arriva per primo: a circa 700 caratteri a messaggio, 100,000 caratteri sono circa 140 messaggi, e le righe di mittente e data lo avvicinano a 100. Un thread grezzo di 60 messaggi, con le sue 1,830 copie citate, supera il milione di caratteri. Il rifiuto indica il tuo conteggio, "over the 100,000 character limit", ed è un rifiuto, non un taglio: non viene inviato nulla.
Quindi incolla prima in un editor di testo semplice. Elimina ogni riga che inizia con ">". Elimina tutto ciò che sta sotto ogni intestazione "Il [data], [nome] ha scritto:" o "Da:" dentro un messaggio, che è dove inizia la catena citata. Elimina firme, note legali e righe di annullamento iscrizione. Quello che resta sono i 60 corpi, in ordine, con una riga di mittente e data sopra ciascuno, ed è questo l'incolla.
Oltre i 100 messaggi circa, dividi il thread a una data naturale. Esegui il prompt dei quattro elenchi su ciascuna metà, poi incolla entrambe le risposte in un solo turno e chiedi un unico elenco unificato dei dovuti.
Come controlli un riassunto di email fatto dall'IA prima di agire?
Controlli un riassunto di email fatto dall'IA cercando nel thread ogni frase citata e scartando ogni voce la cui citazione non c'è. Ogni elenco ha un controllo in più suo:
| Elenco | Cosa deve contenere ogni riga | Il controllo prima di agire |
|---|---|---|
| Deciso | La decisione, chi l'ha presa, la data e la frase citata | Nessun messaggio successivo l'ha riaperta |
| Ancora aperto | La domanda, chi l'ha toccata per ultimo e cosa la chiuderebbe | Nessuno l'ha chiusa più avanti nel thread |
| Dovuto | Persona, consegna, a chi, la data e la frase citata | La data è quella del messaggio, non una deduzione |
| Per me | La richiesta, chi l'ha fatta e la frase citata | Il tuo nome è in quel messaggio |
Una citazione che non è nel thread significa che il modello ha fuso due messaggi, e una catena citata impilata gliene dà più occasioni. Chiedi di nuovo con il numero del messaggio. Una voce decisa che un messaggio successivo ha riaperto è la seconda cosa da cercare, ed è quella che una settimana di distanza ti fa più facilmente perdere.
Poi esegui lo stesso prompt in un secondo modello e leggi solo dove i due elenchi non concordano. Dove uno elenca una voce aperta che l'altro dà per chiusa, apri il thread a quel messaggio, perché uno dei due ha letto male un ribaltamento. In Whizi, Confronta mette le risposte di due modelli in colonne affiancate su Pro e Powerhouse; su Starter, cambia modello a metà conversazione e chiedi al secondo modello dove dissente dal primo elenco.
Esiste un'IA che legge le tue email senza incolla?
Sì: Gemini in Gmail e Copilot in Outlook riassumono entrambi un thread sul posto, e per un thread che vive in una sola casella sono più veloci di qualsiasi prompt. In Gmail, "In cima al thread, fai clic su Riepiloga questa email"; Google dice che la funzione è "disponibile per tutti gli utenti Gmail nel mondo" con le impostazioni delle funzioni smart attive, solo in alcune lingue, e che sintetizza punti chiave e risposte e può suggerire promemoria per attività con una scadenza (Gmail Help, a settembre 2026). In Outlook per Microsoft 365, nel nuovo Outlook per Windows, Mac, iOS e Android, "Riepilogo di Copilot" sta in cima al thread e può includere citazioni numerate che rimandano al messaggio di origine (Microsoft Support). Nessuno dei due richiede un incolla, quindi nessuno ha la trappola dell'ordine.
| A settembre 2026 | Gemini in Gmail | Copilot in Outlook | Un prompt incollato (ChatGPT, Claude, Gemini) |
|---|---|---|---|
| Legge il thread | Sul posto, senza incolla | Sul posto, senza incolla | Lo incolli tu, dal più vecchio |
| Ordine e firme | Li gestisce Gmail | Li gestisce Outlook | Tocca a te, circa cinque minuti |
| Forma dell'output | Punti chiave e risposte, suggerimenti di promemoria | Riepilogo con citazioni numerate ai messaggi | I quattro elenchi, con citazioni |
| Un thread che attraversa Slack, email e commenti nei documenti | No | No | Sì, incolli tutto |
| La lettura di un secondo modello | No | No | Sì |
| Chi può usarlo | Account Gmail con funzioni smart attive, alcune lingue | Outlook per Microsoft 365, nuovo Outlook per Windows, Mac, iOS, Android | Chiunque, anche ChatGPT gratuito |
Un prompt incollato vince in tre casi: la decisione si è spostata tra Slack, email e un documento condiviso; vuoi i quattro elenchi con citazioni invece dei punti chiave; oppure vuoi la lettura di un secondo modello. ChatGPT gratuito basta per l'incolla, dato che OpenAI ha tolto i limiti alle chat di testo per tutti gli utenti il 6 agosto 2026 (TechCrunch). Per un thread di una sola casella di cui ti serve solo il succo, premi il pulsante. Se devi agire, incollalo dal più vecchio e ripulito, chiedi i quattro elenchi e cerca ogni citazione prima di rispondere a chiunque.
- Incolla il thread dal più vecchio; Outlook classico e ogni thread inoltrato te lo consegnano dal più recente
- Togli le risposte citate (righe che iniziano con ">") e le firme prima di incollare
- Chiedi quattro elenchi: deciso, ancora aperto, chi deve cosa a chi entro quando e tutto ciò che si chiede a te
- Pretendi una frase citata per ogni voce e cerca nel thread ogni citazione
- Tieni un incolla sotto i 100,000 caratteri, circa 100-140 messaggi puliti
- Esegui il prompt in un secondo modello e apri il thread dove i due elenchi non concordano
- Rispondi prima alle voci indirizzate a te: sono quelle che aspettano te
Domande frequenti
Qual è un buon prompt per riassumere le email?
Un buon prompt indica l'output invece di chiedere un riassunto: "Dammi quattro elenchi: deciso, ancora aperto, chi deve cosa a chi con le date e tutto ciò che si chiede a me, con la frase citata dietro ogni voce." Scrivi "dal messaggio più vecchio" sopra l'incolla e aggiungi una riga che dice al modello di segnare gli impegni vaghi come non promessi.
Come faccio a far riassumere le mie email all'IA?
Premi il pulsante integrato, oppure incolla. Gmail mostra Riepiloga questa email in cima a un thread per gli account con le funzioni smart attive, e Outlook per Microsoft 365 mostra Riepilogo di Copilot. Per un thread che attraversa Slack ed email, o che vuoi far controllare a un secondo modello, incollalo dal più vecchio in ChatGPT, Claude o Gemini con il prompt dei quattro elenchi.
ChatGPT può riassumere le email gratis?
Sì. ChatGPT gratuito non ha limiti alle chat di testo dalla modifica di OpenAI del 6 agosto 2026, quindi un thread ripulito di 60 messaggi e il prompt dei quattro elenchi non costano nulla. Per i file valgono ancora limiti separati, quindi incolla il testo invece di allegare un'esportazione.
Quanto può essere lungo un thread di email perché l'IA lo riassuma in un colpo?
In Whizi, a settembre 2026, un messaggio è limitato a 100,000 caratteri e un turno a 40,000 token di input, cioè circa 100-140 messaggi puliti di circa 120 parole ciascuno. Un thread incollato grezzo, con ogni risposta che cita la catena sottostante, è molte volte più grande e viene rifiutato, quindi togli prima le risposte citate e dividi un thread più lungo a una data eseguendo due turni.
