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20 prompt per email che ottengono risposta, non finiscono in archivio

Molte email vengono lette di fretta perché la richiesta è sepolta sotto il contesto. Questi prompt mettono la richiesta all'inizio, tolgono ciò che al lettore non serve e controllano il tono prima di premere invio.

Sostituisci tutto ciò che è tra [parentesi] con la tua bozza, il thread o la richiesta.

01. Riscrivi una email lunga mettendo la richiesta all'inizio

Qualsiasi email più lunga di una schermata del telefono.

Riscrivi questa email in modo che il lettore capisca cosa mi serve da lui già nelle prime due frasi.

Mantieni ogni fatto e ogni data. Sposta il contesto alla fine oppure eliminalo. Se le richieste sono più di una, numerale. Mantieni il mio tono.

Poi dimmi in una riga cosa farà molto probabilmente il lettore dopo averla letta.

[incolla la bozza]

02. Rispondi a un thread lungo senza perdere nessuna domanda

Un thread di dieci messaggi con tre persone che aspettano te.

Ecco un thread di email:

[incolla il thread]

Prima elenca ogni domanda o richiesta rivolta a me, indicando chi l'ha fatta. Poi scrivi un'unica risposta che le affronta tutte in ordine, breve, con la mia voce.

Dove devo decidere io qualcosa, scrivi [DECIDI: le opzioni] invece di scegliere al posto mio.

03. Scrivi il sollecito che non suona infastidito

Nessuna risposta dopo una settimana e te ne serve ancora una.

Ho scritto a [chi] il [data] riguardo a [cosa] e non ho ricevuto risposta. Ecco l'originale:

[incollalo]

Scrivi un sollecito di meno di 60 parole. Riformula la richiesta in una frase, rendi facile rispondere (un sì o un no, oppure una sola opzione da scegliere) e indica una nuova data. Niente "volevo solo sapere se", niente sensi di colpa.

Dammi una seconda versione da usare se anche questa resta senza risposta.

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  1. Smista una pila di email in ciò che richiede te oggi
  2. Controlla il tono prima di inviare qualcosa di teso
  3. Trasforma gli appunti di una riunione in decisioni e responsabili
  4. Scrivi l'email di riepilogo dopo una riunione
  5. Pianifica la settimana intorno alle tre cose che contano
  6. Rifiuta una riunione e proponi qualcosa di meglio
  7. Passa un compito in modo che torni fatto bene
  8. Scrivi un aggiornamento che il tuo responsabile legge in dieci secondi
  9. Dai una cattiva notizia via email senza seppellirla
  10. Scrivi una presentazione con doppio consenso
  11. Scrivi oggetti che dicono cosa c'è dentro
  12. Trasforma le email che riscrivi sempre in modelli
  13. Controlla il calendario per trovare le riunioni da tagliare
  14. Sollecita una fattura non pagata con fermezza e gentilezza
  15. Scrivi una risposta automatica di assenza che sia davvero utile
  16. Chiedi qualcosa di importante per iscritto
  17. Fai rileggere a un secondo modello l'email del primo