20 promptów do maili, na które dostaniesz odpowiedź

Większość maili jest tylko przelatywana wzrokiem, bo prośba ginie pod kontekstem. Te prompty stawiają prośbę na początku, wycinają to, czego odbiorca nie potrzebuje, i sprawdzają ton przed wysłaniem.

Zamień wszystko w [nawiasy] na twój szkic, wątek lub prośba.

01. Przepisz długi mail tak, by prośba była na początku

Każdy mail dłuższy niż ekran telefonu.

Przepisz ten mail tak, żeby odbiorca już w pierwszych dwóch zdaniach wiedział, czego od niego potrzebuję.

Zachowaj wszystkie fakty i daty. Tło przenieś na koniec albo wytnij. Jeśli próśb jest więcej niż jedna, ponumeruj je. Zachowaj mój ton.

Potem powiedz mi w jednym zdaniu, co odbiorca najprawdopodobniej zrobi po przeczytaniu.

[wklej swój szkic]

02. Odpowiedz na długi wątek, nie pomijając żadnego pytania

Wątek z dziesięcioma wiadomościami i trzema osobami czekającymi na ciebie.

Oto wątek mailowy:

[wklej wątek]

Najpierw wypisz każde pytanie lub prośbę skierowaną do mnie, wraz z informacją, kto o to zapytał. Potem napisz jedną odpowiedź, która odnosi się do każdej z nich po kolei, krótko, moim głosem.

Tam, gdzie muszę coś zdecydować, wpisz [DECYDUJ: opcje] zamiast wybierać za mnie.

03. Napisz ponaglenie, które nie brzmi na zirytowane

Po tygodniu bez odpowiedzi, a odpowiedź nadal jest ci potrzebna.

Napisałem(-am) do [kogo] dnia [data] w sprawie [czego] i nie dostałem(-am) odpowiedzi. Oto oryginał:

[wklej go]

Napisz ponaglenie na maksymalnie 60 słów. Powtórz prośbę w jednym zdaniu, ułatw odpowiedź (tak lub nie albo wybór jednej opcji) i podaj nowy termin. Bez „tylko przypominam”, bez wzbudzania poczucia winy.

Daj mi drugą wersję na wypadek, gdyby i na tę nie przyszła odpowiedź.

Odblokuj pozostałe 17 promptów za darmo, zapisując się na newsletter

Zapisz się na newsletter Whizi, aby przeczytać resztę tego pakietu.

Posortuj stos maili według tego, co wymaga ciebie dziś
Sprawdź ton, zanim wyślesz coś napiętego
Zamień notatki ze spotkania w decyzje i właścicieli zadań
Napisz mail z podsumowaniem po spotkaniu
Zaplanuj tydzień wokół trzech najważniejszych spraw
Odmów udziału w spotkaniu i zaproponuj coś lepszego
Przekaż zadanie tak, żeby wróciło zrobione dobrze
Napisz raport statusu, który szef przeczyta w dziesięć sekund
Przekaż złe wiadomości mailem, nie chowając ich
Napisz przedstawienie z podwójną zgodą
Napisz tematy maili, które mówią, co jest w środku
Zamień maile, które ciągle przepisujesz, w szablony
Przejrzyj kalendarz pod kątem spotkań do wycięcia
Ponagl niezapłaconą fakturę stanowczo i uprzejmie
Napisz autoodpowiedź, która naprawdę pomaga
Poproś o coś dużego na piśmie
Niech drugi model sprawdzi mail napisany przez pierwszy