Zacznij za $0.99

20 promptów do obsługi klienta, które rozwiązują sprawę już w pierwszej odpowiedzi

Zgłoszenia krążą tam i z powrotem, bo pierwsza odpowiedź zgadywała, o co chodzi. Te prompty każą modelowi znaleźć to, o co klient naprawdę pyta, sprawdzić to w Twojej dokumentacji i polityce, a potem odpowiedzieć od razu.

Zamień wszystko w [nawiasy] na zgłoszenie, Twoją dokumentację lub politykę.

01. Ustal, o co klient naprawdę pyta

Długie lub niejasne zgłoszenie.

Oto zgłoszenie klienta:

[wklej zgłoszenie]

Powiedz mi:
1. Czego chce, w jednym zdaniu.
2. Każde osobne pytanie lub problem w tym zgłoszeniu.
3. Co klient już wypróbował.
4. Jak bardzo wydaje się sfrustrowany, w skali od 1 do 5, i dlaczego.
5. Co muszę sprawdzić, zanim odpowiem.

Nie pisz jeszcze odpowiedzi.

02. Odpowiedz na zgłoszenie wyłącznie na podstawie własnej dokumentacji

Pytanie typu „jak to zrobić”, które omawia Twoje centrum pomocy.

Zgłoszenie klienta:
[wklej]

Nasza dokumentacja na ten temat:
[wklej odpowiednie artykuły]

Napisz odpowiedź, która odpowiada na każde pytanie, opierając się wyłącznie na tym, co mówi dokumentacja. Kroki podaj w numerowanej liście. Jeśli dokumentacja nie obejmuje czegoś, o co klient pytał, wpisz [BRAK W DOKUMENTACJI] zamiast zgadywać.

Ciepło, krótko i prostymi słowami.

03. Odpowiedz zdenerwowanemu klientowi bez płaszczenia się

Wściekłe zgłoszenie lub takie, w którym klient grozi rezygnacją.

Zdenerwowany klient napisał:

[wklej zgłoszenie]

Co faktycznie się stało po naszej stronie: [fakty]
Co mogę zaproponować: [opcje i ograniczenia]

Napisz odpowiedź, która już w pierwszej linijce odnosi się do konkretnego problemu, jasno mówi, co poszło nie tak, jeśli to nasza wina, wyjaśnia, co robimy teraz, i podaje wyraźny następny krok. Bez „przepraszamy za wszelkie niedogodności”, bez wchodzenia w defensywę i bez obietnic, których nie mogę dotrzymać.

Odblokuj pozostałe 17 promptów za darmo, zapisując się na newsletter

Zapisz się na newsletter Whizi, aby przeczytać resztę tego pakietu.

  1. Rozpatrz prośbę o zwrot pieniędzy według swojej faktycznej polityki
  2. Zamień mgliste zgłoszenie błędu w takie, z którego skorzystają programiści
  3. Zamień swoje najlepsze odpowiedzi w makro wielokrotnego użytku
  4. Napisz artykuł pomocy na podstawie zgłoszeń, które ciągle dostajesz
  5. Napisz eskalację, na podstawie której inny zespół może działać
  6. Napisz komunikat o awarii lub incydencie
  7. Sprawdź ton odpowiedzi, zanim ją wyślesz
  8. Odpowiedz uczciwie na rezygnację
  9. Znajdź trendy w zgłoszeniach z całego tygodnia
  10. Zbuduj wewnętrzne FAQ dla nowych konsultantów
  11. Odpowiadaj na czacie na żywo krótkimi wiadomościami
  12. Odpowiedz w języku klienta bez utraty sensu
  13. Odpowiedz na prośbę o funkcję bez składania pustych obietnic
  14. Odezwij się po złej ocenie zadowolenia
  15. Przepisz politykę tak, żeby klienci ją rozumieli
  16. Oceń rozmowę z klientem jak lider kontroli jakości
  17. Poproś drugi model o sprawdzenie odpowiedzi pierwszego