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20 prompts de support client qui résolvent tout dès la première réponse

Les tickets font des allers-retours parce que la première réponse a deviné le problème. Ces prompts demandent au modèle de trouver ce que le client demande vraiment, de le vérifier dans ta documentation et ta politique, puis d'y répondre d'un seul coup.

Remplace tout ce qui est entre [crochets] par le ticket, ta documentation ou ta politique.

01. Trouver ce que le client demande vraiment

Un ticket long ou confus.

Voici un ticket client :

[colle le ticket]

Dis-moi :
1. Ce qu'il demande, en une phrase.
2. Chaque question ou problème distinct qu'il contient.
3. Ce qu'il a déjà essayé.
4. Son niveau d'agacement, de 1 à 5, et pourquoi.
5. Ce que je dois vérifier avant de pouvoir répondre.

N'écris pas encore de réponse.

02. Répondre à un ticket uniquement avec ta documentation

Une question pratique que ton centre d'aide couvre.

Ticket client :
[colle]

Notre documentation sur le sujet :
[colle les articles concernés]

Rédige une réponse qui traite chaque question en t'appuyant uniquement sur ce que dit la documentation. Donne les étapes sous forme de liste numérotée. Si la documentation ne couvre pas un point demandé, écris [ABSENT DE LA DOC] au lieu de deviner.

Chaleureuse, courte, avec des mots simples.

03. Répondre à un client en colère sans s'aplatir

Un ticket furieux, ou qui menace de résilier.

Un client en colère a écrit :

[colle le ticket]

Ce qui s'est réellement passé de notre côté : [faits]
Ce que je peux proposer : [options et limites]

Rédige une réponse qui reconnaît le problème précis dès la première ligne, dit clairement ce qui a mal tourné si c'est de notre faute, explique ce que nous faisons maintenant et donne une prochaine étape claire. Pas de « nous nous excusons pour la gêne occasionnée », pas de ton défensif, pas de promesses que je ne peux pas tenir.

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  1. Traiter une demande de remboursement selon ta vraie politique
  2. Transformer un bug vague en rapport exploitable par les ingénieurs
  3. Transformer tes meilleures réponses en macro réutilisable
  4. Écrire un article d'aide à partir des tickets qui reviennent
  5. Rédiger une escalade qu'une autre équipe peut traiter
  6. Rédiger le message pour une panne ou un incident
  7. Vérifier le ton d'une réponse avant de l'envoyer
  8. Répondre honnêtement à une demande de résiliation
  9. Repérer les tendances dans une semaine de tickets
  10. Construire une FAQ interne pour les nouveaux agents du support
  11. Répondre en chat en direct avec de courts messages
  12. Répondre dans la langue du client sans perdre le sens
  13. Répondre à une demande de fonctionnalité sans trop promettre
  14. Relancer après une mauvaise note de satisfaction
  15. Réécrire une politique pour que les clients la comprennent
  16. Noter une conversation de support comme un responsable qualité
  17. Faire vérifier la réponse du premier modèle par un second