ChatGPT assistant virtuel : 10 outils IA chiffrés, 6 prompts et quel compte utiliser

De quels outils IA un assistant virtuel a-t-il besoin, et combien coûtent-ils ?

Un assistant virtuel a besoin d'une appli de chat pour rédiger et traiter les documents, d'un outil de relecture et d'un outil de prise de notes en réunion. Le choix de l'appli de chat est en réalité un choix de compte. Nous avons chiffré chaque outil ci-dessous à partir de la page de son éditeur, le 3 octobre 2026. Sur leurs offres personnelles, toutes les applis de chat s'entraînent par défaut sur ce que vous collez. Les offres qui ne le font pas par défaut se vendent par licence, et ChatGPT comme Claude en exigent deux.

Les prix business du graphique correspondent à la facturation annuelle pour le nombre minimal de licences qu'un assistant virtuel peut acheter. ChatGPT Business coûte $20 par licence en annuel ou $25 en mensuel, avec deux licences minimum. Claude Team coûte $20 par licence en annuel ou $25 en mensuel, pour des équipes de 2 à 150 personnes. Google Workspace, avec Gemini dans Gmail, coûtait $7 par utilisateur et par mois pour Business Starter sur un engagement d'un an, sur la page américaine de Google au 21 septembre 2026. Claude Pro apparaît à son tarif annuel de $17. ChatGPT Plus et Google AI Pro sont au prix catalogue mensuel.

La liste complète, en dollars américains pour une personne, au 3 octobre 2026 :

Deux lignes changent le conseil habituel. Clockwise a annoncé que son produit « will no longer be available starting on March 27, 2026 ». Pourtant, la liste d'agences d'assistants virtuels arrivée en tête de notre recherche du 3 octobre 2026 sur cette requête (dernière mise à jour en juin 2025) le recommande encore. Calendly couvre la partie réservation de ce travail. Et les lignes Gemini et Copilot ne sont pas des outils que l'on achète : ils viennent avec le compte Google ou Microsoft du client, ce qui nous amène à la question suivante.

Sur quel compte faire tourner l'IA : le vôtre ou celui du client ?

Le compte du client est l'endroit le plus sûr pour le travail du client, dès lors qu'il paie déjà une offre business. Son administrateur possède les données, ses conditions d'entraînement s'appliquent, et l'historique reste chez lui à la fin de votre contrat. Votre propre offre personnelle ne convient qu'après avoir désactivé l'entraînement, car toutes les grandes offres personnelles s'entraînent par défaut sur les chats en octobre 2026.

Sources de chaque ligne : l'aide sur les contrôles des données d'OpenAI, les tarifs de Claude et la page de conservation d'Anthropic, le Gemini Apps Privacy Hub (mis à jour le 24 septembre 2026), le centre de confidentialité de Workspace de Google (mis à jour le 14 août 2026) et la page sur la protection des données d'entreprise de Microsoft, toutes consultées le 3 octobre 2026.

La règle de décision découle du tableau. Posez une question à chaque nouveau client à l'onboarding : avez-vous un compte Google Workspace, Microsoft 365 ou ChatGPT Business que je peux utiliser ? Si oui, travaillez dedans : l'administrateur du client pourra retirer votre accès le dernier jour. Si non, utilisez votre propre offre payante avec l'entraînement désactivé. Gardez un projet ou un dossier par client pour que rien ne passe de l'un à l'autre, et inscrivez l'outil dans votre contrat. Un assistant virtuel solo qui veut sa propre offre business paie une deuxième licence vide sur ChatGPT ou Claude. Workspace est le seul à vendre une licence unique.

Whizi, qui publie cette page, se place du côté du compte personnel, avec un seul identifiant pour plusieurs familles de modèles. GPT et Claude Haiku sont inclus dans Starter ($15.99 par mois, $10.99 facturés à l'année), et Claude Sonnet et Gemini dans Pro. Chaque client a son Projet qui contient les instructions du client (jusqu'à 32 000 caractères) et jusqu'à 10 fichiers épinglés. Whizi n'utilise pas les prompts ni les fichiers pour entraîner des modèles qui lui appartiennent. Un message arrive quand même chez le fournisseur du modèle que vous choisissez, via OpenRouter, et Whizi ne promet pas une conservation nulle chez chaque fournisseur (données et confidentialité). Là où Whizi perd, c'est sur le côté client de ce tableau : Whizi n'a pas de licences d'équipe, donc un client ne peut pas administrer le compte ni récupérer l'historique à la fin du contrat.

Comment les assistants virtuels utilisent-ils l'IA pour la boîte mail, l'agenda et les documents clients ?

Les assistants virtuels utilisent l'IA pour la rédaction dans trois tâches : trier et rédiger les mails, proposer et confirmer des créneaux de réunion, et transformer les notes d'un client en documents. Les six prompts ci-dessous sont écrits pour un assistant qui travaille au nom d'une autre personne : chacun laisse les décisions du client signalées pour le client.

Prompt 1, tri de la boîte mail : « Tu tries la boîte mail de [client]. Pour chaque mail ci-dessous, donne une ligne : l'expéditeur, ce qu'il veut, et une étiquette : répondre aujourd'hui, répondre cette semaine, archiver, ou signaler à [client]. Tout ce qui touche à l'argent, aux contrats ou à une réclamation est à signaler à [client], quoi que dise le reste. Ne rédige pas encore de réponses. Mails : [colle, du plus ancien au plus récent, signatures retirées]. » Les prompts pour résumer des e-mails couvrent la version de cette tâche pour les longs fils de discussion.

Prompt 2, une réponse avec la voix du client : « Rédige une réponse de [nom du client] au mail ci-dessous. Calque-toi sur les trois exemples de réponses que je colle après : même formule d'appel, même formule de politesse, même longueur. Moins de 120 mots. Laisse chaque date, prix ou engagement sous la forme [CHECK] pour que [client] le confirme. Mail : [colle]. Exemples : [colle trois mails envoyés par le client]. » Les trois exemples font plus pour la voix que n'importe quel adjectif de ton.

Prompt 3, planifier entre fuseaux horaires : « Écris un court mail qui propose trois créneaux pour un appel de 30 minutes entre [client] à [ville] et [invité] à [ville]. Créneaux libres dans le fuseau horaire de [client] : [liste]. Montre chaque créneau dans les deux fuseaux avec le nom du jour, en moins de 80 mots. » Vérifiez chaque heure convertie avec une horloge mondiale avant l'envoi, car une heure fausse coûte la réunion.

Prompt 4, des notes de réunion aux actions : « À partir de cette transcription, liste les décisions, les actions (responsable, tâche, échéance telle qu'énoncée) et les questions ouvertes. Cite la phrase d'où vient chaque élément. Si aucune échéance n'a été donnée, écris non précisée. Transcription : [colle l'export Otter ou Fathom]. »

Prompt 5, une procédure à partir d'une démonstration : « Transforme ces notes prises pendant la démonstration de [processus] par [client] en procédure numérotée : l'objectif en une ligne, les outils nécessaires (noms seulement, pas de mots de passe), une action par étape, et une liste de ce qui peut mal tourner. Marque avec [SUPPOSÉ] toute étape que tu as déduite au lieu de la lire dans les notes. »

Prompt 6, le compte rendu hebdomadaire au client : « Rédige ma mise à jour hebdomadaire pour [client] à partir de ce journal de tâches, en trois parties : terminé, en cours avec la prochaine étape, et besoin de votre décision. Une ligne par élément, sans adjectifs, moins de 150 mots. Heures cette semaine : [nombre], par tâche : [liste]. » La ligne des heures compte pour la question de facturation plus bas.

Que ne faut-il jamais coller dans un chat IA quand on est assistant virtuel ?

Ne collez jamais les mots de passe d'un client, ses codes à deux facteurs, ses numéros de carte ou de compte bancaire, ni ses numéros de pièce d'identité dans un chat IA, quelle que soit l'offre. Une offre business change qui peut s'entraîner sur le texte. Elle ne fait pas d'un chat l'endroit où ranger un identifiant, et un gestionnaire de mots de passe contrôlé par le client remplit déjà ce rôle.

Trois autres catégories exigent d'abord l'accord écrit du client : les dossiers de santé ou financiers de ses propres clients, tout ce que couvre un accord de confidentialité, et les questions de personnel comme les salaires ou un mail disciplinaire. Quand le client dit oui, collez le minimum : remplacez les noms par des rôles (« le fournisseur », « le candidat ») et les montants par [MONTANT] avant que le texte n'entre. Ce qu'il ne faut jamais coller dans une IA donne la liste complète avec les conditions de conservation de chaque éditeur.

Comment un assistant virtuel doit-il facturer le temps que l'IA a fait gagner ?

Facturez le temps réellement passé, relecture comprise, dans un contrat horaire. Passez le travail très assisté par l'IA à un prix au forfait quand une tâche d'une heure en prend désormais quinze minutes. Aucune règle ne s'impose à la facture d'un assistant virtuel. La norme écrite la plus proche est l'avis formel 512 de l'American Bar Association du 29 juillet 2024, et un assistant virtuel qui travaille pour un cabinet d'avocats facture un client qui y est soumis. Il dit que les avocats « who bill clients an hourly rate for time spent on a matter must bill for their actual time. »

L'exemple de l'avis s'applique aussi à un assistant virtuel : rédiger avec l'IA en 15 minutes peut être facturé comme ces 15 minutes plus le temps passé à relire le brouillon pour en vérifier l'exactitude. L'avis dit aussi qu'un avocat ne peut pas facturer au client le temps d'apprendre un outil qu'il utilisera pour tous ses clients. Il ajoute qu'un forfait inchangé alors que l'IA accélère beaucoup le travail peut être déraisonnable. Lu comme une pratique pour un assistant virtuel, cela donne trois lignes pour le contrat. Le travail horaire est facturé tel que consigné. Un forfait est tarifé au résultat (une boîte mail vidée chaque jour, quatre procédures par mois). Et l'abonnement IA relève de vos frais généraux, sauf si le client a demandé un outil précis et accepté de le payer.

Aux États-Unis, l'abonnement lui-même est une dépense professionnelle s'il passe le test de l'IRS décrit dans la Publication 334 : « An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business. » Savoir si une offre donnée y répond dans votre cas est une question pour votre comptable, pas pour cette page.

L'IA va-t-elle remplacer les assistants virtuels ?

L'IA réduit le travail documentaire routinier, pas le rôle d'assistant, selon les propres projections du gouvernement américain. Les assistants virtuels ne forment pas une catégorie à part au Bureau of Labor Statistics des États-Unis. La plus proche est celle des secrétaires et assistants administratifs : 3 515 600 emplois en 2025, avec un recul projeté de 2 % de 2025 à 2035 et encore environ 314 400 postes à pourvoir par an sur la décennie. Le salaire médian était de $48,310 en 2025.

La même page nomme la cause : « Technology, including artificial intelligence (AI) systems and digital tools, enables staff in many organizations to prepare their own documents without the help of secretaries. » Ce que les outils de rédaction ne peuvent pas prendre, c'est le jugement présent dans les prompts ci-dessus : savoir quel mail est signalé au client, quel créneau le client veut vraiment, et quelle étape d'une procédure a été supposée. Un assistant virtuel qui vend cela, et fait la rédaction avec les outils du premier tableau, vend la part qui ne décline pas.