AI tools virtual assistant: 10 dengan harga, 6 prompt, dan akun siapa yang dipakai

AI tools apa yang dibutuhkan virtual assistant, dan berapa biayanya?

Seorang virtual assistant butuh satu aplikasi chat untuk menyusun draf dan dokumen, satu alat pemeriksa tulisan, dan satu pencatat rapat. Memilih aplikasi chat sebenarnya memilih akun. Kami menghitung harga setiap alat di bawah dari halaman resmi vendornya pada 3 Oktober 2026. Semua aplikasi chat melatih model dari apa yang Anda tempel secara bawaan di paket personalnya. Paket yang tidak melatih secara bawaan dijual per seat, dan ChatGPT serta Claude mewajibkan dua.

Harga bisnis di grafik adalah tagihan tahunan untuk jumlah seat minimum yang bisa dibeli seorang VA. ChatGPT Business seharga $20 per seat per tahun atau $25 per bulan, dengan minimal dua seat. Claude Team seharga $20 per seat per tahun atau $25 per bulan untuk tim 2 sampai 150 orang. Google Workspace, dengan Gemini di Gmail, seharga $7 per pengguna per bulan untuk Business Starter dengan paket satu tahun, di halaman AS Google per 21 September 2026. Claude Pro ditampilkan dengan tarif tahunannya, $17. ChatGPT Plus dan Google AI Pro memakai harga daftar bulanan.

Daftar lengkapnya, dalam dolar AS untuk satu orang, per 3 Oktober 2026:

Dua baris mengubah saran yang biasa. Clockwise mengumumkan bahwa produknya "will no longer be available starting on March 27, 2026". Namun daftar agensi VA yang menempati peringkat pertama dalam pencarian kami pada 3 Oktober 2026 untuk query ini (terakhir diperbarui Juni 2025) masih merekomendasikannya. Calendly mengisi separuh pekerjaan penjadwalan itu. Dan baris Gemini serta Copilot bukan alat yang Anda beli. Keduanya datang bersama akun Google atau Microsoft milik klien, yang menjadi pertanyaan berikutnya.

Akun siapa yang sebaiknya dipakai untuk AI: milik Anda atau milik klien?

Akun klien adalah tempat yang lebih aman untuk pekerjaan klien, selama klien sudah membayar paket bisnis. Admin mereka memegang datanya, syarat pelatihan mereka berlaku, dan riwayatnya tetap pada mereka saat kontrak Anda berakhir. Paket personal Anda hanya layak dipakai setelah pelatihan dimatikan, karena setiap paket personal besar melatih model dari chat secara bawaan per Oktober 2026.

Sumber untuk tiap baris: bantuan data controls dari OpenAI, harga Claude dan halaman retensi Anthropic, Gemini Apps Privacy Hub (diperbarui 24 September 2026), Workspace privacy hub milik Google (diperbarui 14 Agustus 2026), dan halaman enterprise data protection milik Microsoft, semuanya dibaca pada 3 Oktober 2026.

Aturan keputusannya mengikuti tabel itu. Ajukan satu pertanyaan kepada setiap klien baru saat onboarding: apakah Anda punya akun Google Workspace, Microsoft 365, atau ChatGPT Business yang bisa saya pakai? Jika ya, bekerjalah di sana, dan admin klien bisa mencabut akses Anda di hari terakhir. Jika tidak, pakai paket berbayar Anda sendiri dengan pelatihan dimatikan. Buat satu proyek atau folder per klien agar tidak ada yang tercampur, dan tuliskan alat yang dipakai di kontrak. VA solo yang ingin tingkat bisnis sendiri harus membayar seat kedua yang kosong di ChatGPT atau Claude. Workspace adalah satu-satunya yang menjual satu seat.

Whizi, yang menerbitkan halaman ini, berada di sisi akun milik sendiri, dengan satu login untuk beberapa keluarga model. GPT dan Claude Haiku tersedia di Starter ($15.99 sebulan, $10.99 dengan tagihan tahunan), serta Claude Sonnet dan Gemini di Pro. Setiap klien mendapat satu Project berisi instruksi klien itu (hingga 32,000 karakter) dan maksimal 10 file yang disematkan. Whizi tidak memakai prompt atau file untuk melatih model milik Whizi. Pesan tetap sampai ke penyedia model yang Anda pilih, lewat OpenRouter, dan Whizi tidak menjanjikan nol retensi di setiap penyedia (data dan privasi). Kekurangannya ada di sisi klien pada tabel ini: Whizi tidak punya seat tim, jadi klien tidak bisa mengelola akun atau mengambil alih riwayat saat kontrak berakhir.

Bagaimana virtual assistant memakai AI untuk inbox, penjadwalan, dan dokumen klien?

Virtual assistant memakai AI untuk penulisan dalam tiga pekerjaan: memilah dan menyusun draf email, menawarkan dan mengonfirmasi jadwal rapat, serta mengubah catatan klien menjadi dokumen. Enam prompt di bawah ditulis untuk VA yang bekerja atas nama orang lain, jadi setiap prompt menandai keputusan klien agar dikembalikan kepada klien.

Prompt 1, memilah inbox: "You are triaging [client]'s inbox. For each email below give one line: sender, what they want, and one label: reply today, reply this week, file, or flag for [client]. Anything about money, contracts or a complaint is flag for [client], whatever else it says. Do not draft replies yet. Emails: [paste, oldest first, signatures removed]." Prompt untuk meringkas email membahas versi untuk utas yang panjang.

Prompt 2, balasan dengan suara klien: "Draft a reply from [client name] to the email below. Match the three sample replies I paste after it: same greeting, same sign off, same length. Under 120 words. Leave every date, price or commitment as [CHECK] for [client] to confirm. Email: [paste]. Samples: [paste three of the client's own sent emails]." Tiga contoh itu berbuat lebih banyak untuk gaya suara daripada kata sifat apa pun tentang nada.

Prompt 3, penjadwalan lintas zona waktu: "Write a short email offering three slots for a 30 minute call between [client] in [city] and [guest] in [city]. Free slots in [client]'s time zone: [list]. Show every slot in both time zones with the day name, under 80 words." Periksa setiap waktu hasil konversi dengan jam dunia sebelum dikirim, karena satu jam yang salah bisa membatalkan rapat.

Prompt 4, catatan rapat menjadi tindakan: "From this transcript, list decisions, action items (owner, task, due date as stated) and open questions. Quote the sentence each item comes from. If no due date was said, write none stated. Transcript: [paste the Otter or Fathom export]."

Prompt 5, SOP dari penjelasan langsung: "Turn these notes from [client]'s walkthrough of [process] into a numbered SOP: the purpose in one line, the tools needed (names only, no passwords), one action per step, and a list of what can go wrong. Mark any step you inferred rather than read in the notes with [ASSUMED]."

Prompt 6, laporan mingguan klien: "Write my weekly update to [client] from this task log in three parts: done, in progress with the next step, and needs your decision. One line per item, no adjectives, under 150 words. Hours this week: [number], by task: [list]." Baris jam kerja penting untuk pertanyaan penagihan di bawah.

Apa yang tidak boleh ditempel virtual assistant ke chat AI?

Jangan pernah menempel kata sandi klien, kode dua faktor, nomor kartu atau rekening bank, maupun nomor identitas pemerintah ke chat AI mana pun, di paket apa pun. Paket bisnis hanya mengubah siapa yang boleh melatih model dari teks itu. Chat tetap bukan tempat menyimpan kredensial, dan pengelola kata sandi yang dikendalikan klien sudah melakukan tugas itu.

Tiga kategori lain butuh persetujuan tertulis klien lebih dulu: catatan kesehatan atau keuangan pelanggan mereka, apa pun yang tercakup NDA, dan urusan kepegawaian seperti gaji atau email disipliner. Bila klien setuju, tempel seminimal mungkin: ganti nama dengan peran ("the supplier", "the candidate") dan nominal dengan [AMOUNT] sebelum teks dimasukkan. Apa yang tidak boleh ditempel ke AI memuat daftar lengkap beserta syarat retensi tiap vendor.

Bagaimana virtual assistant menagih waktu yang dihemat AI?

Tagih waktu yang benar-benar Anda habiskan, termasuk peninjauan, pada kontrak per jam. Pindahkan pekerjaan yang banyak memakai AI ke harga paket ketika tugas yang dulu sejam kini selesai dalam lima belas menit. Tidak ada aturan yang mengikat faktur seorang VA. Standar tertulis terdekat adalah Formal Opinion 512 dari American Bar Association tertanggal 29 Juli 2024, dan VA yang bekerja untuk firma hukum menagih klien yang terikat oleh opini itu. Isinya: pengacara "who bill clients an hourly rate for time spent on a matter must bill for their actual time."

Contoh dalam opini itu juga cocok untuk VA: menyusun draf dengan AI dalam 15 menit boleh ditagih sebagai 15 menit ditambah waktu meninjau akurasi draf. Opini itu juga menyebut pengacara tidak boleh menagih klien untuk mempelajari alat yang akan dipakai untuk semua klien. Opini itu menambahkan bahwa biaya tetap yang tidak berubah padahal AI membuat pekerjaan jauh lebih cepat bisa dianggap tidak wajar. Dibaca sebagai praktik untuk VA, ini memberi tiga garis untuk kontrak. Pekerjaan per jam ditagih sesuai catatan. Paket dihargai berdasarkan hasil (inbox yang dikosongkan setiap hari, empat SOP sebulan). Dan langganan AI adalah overhead Anda, kecuali klien meminta alat tertentu dan setuju membayarnya.

Di AS, langganan itu sendiri adalah biaya usaha jika lolos uji IRS di Publication 334: "An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business." Apakah suatu paket memenuhi syarat bagi Anda adalah pertanyaan untuk akuntan Anda, bukan untuk halaman ini.

Apakah AI akan menggantikan virtual assistant?

Menurut proyeksi pemerintah AS sendiri, AI mengecilkan pekerjaan dokumen rutin, bukan peran asisten. Virtual assistant bukan kategori tersendiri di US Bureau of Labor Statistics. Yang terdekat adalah sekretaris dan asisten administrasi: 3,515,600 pekerjaan pada 2025, dengan proyeksi penurunan 2% dari 2025 sampai 2035 dan tetap sekitar 314,400 lowongan per tahun selama dekade itu. Gaji median pada 2025 adalah $48,310.

Halaman yang sama menyebut penyebabnya: "Technology, including artificial intelligence (AI) systems and digital tools, enables staff in many organizations to prepare their own documents without the help of secretaries." Pekerjaan yang tidak bisa diambil alat penyusun draf adalah penilaian di balik prompt di atas: tahu email mana yang ditandai untuk klien, slot mana yang sebenarnya diinginkan klien, dan langkah SOP mana yang hanya diasumsikan. VA yang menjual hal itu, dan menyusun draf dengan alat di tabel pertama, menjual bagian yang tidak menurun.