Kapan sebaiknya setiap pengingat pembayaran dikirim?
Kirim lima pesan: pada tanggal jatuh tempo, lalu pada hari ke-3, 7, 14 dan 30 setelahnya, dan ubah satu hal setiap kali (pertanyaan, lalu tenggat, lalu konsekuensi, lalu bunga). Halaman-halaman peringkat teratas tidak sepakat soal jaraknya: Rippling menjadwalkan templatnya pada tanggal jatuh tempo, satu sampai tiga minggu, dan satu bulan, Neat pada satu hari, satu minggu, dan satu bulan, Adobe menyarankan menunggu tiga sampai lima hari lalu seminggu, dan Garfield memakai hari 1 sampai 7, 7 sampai 30, dan 30 sampai 60. Semua versi sepakat pada kedua ujungnya, jadi jadwal di bawah ini mempertahankan satu pesan di tanggal jatuh tempo dan satu di hari ke-30, lalu mengisi bagian tengah dengan tiga tanggal yang masih bisa ditindaklanjuti klien dalam satu putaran pembayaran biasa.
| Tahap | Saluran | Apa yang berubah | Satu pertanyaannya | Batas kata |
|---|---|---|---|---|
| Tanggal jatuh tempo | Email, atau SMS jika memang begitu cara Anda berkomunikasi | Belum ada yang ditagih; faktur dilampirkan lagi | Tidak ada | 40 |
| Terlambat 3 hari | Saluran yang sama dengan faktur | Minta tanggal pembayaran | "Kapan akan dibayar?" | 40 |
| Terlambat 7 hari | Tawarkan bantuan mengatasi hambatan, tetapkan tanggal tiga hari kerja ke depan | "Apakah Anda butuh nomor PO atau format yang berbeda?" | 50 | |
| Terlambat 14 hari | Email, dan SMS yang memberi tahu bahwa email sudah dikirim | Sebutkan konsekuensi: pekerjaan dihentikan pada tanggal tertentu | Tidak ada | 50 |
| Terlambat 30 hari | Hanya email, ke orang yang membayar | Sebutkan bunga dan biaya yang menjadi hak Anda, lalu bebaskan keduanya jika dibayar sebelum tanggal tertentu | Tidak ada | 60 |
Batas kata berasal dari menghitung apa yang berperingkat tinggi. Dari 9 halaman yang dikembalikan pencarian kami pada 27 September 2026, 4 (Moxo, ProZ, Adobe, dan utas Quora) tidak memuat pesan yang bisa disalin, dan 5 lainnya memuat antara 1 dan 6 isi pesan lengkap (setiap pesan yang bisa disalin dihitung sekali, dengan atau tanpa baris subjek), sehingga mediannya di halaman pertama adalah 5 untuk halaman yang memilikinya. Pengingat satu minggu dari Neat mencapai 135 kata dengan dua baris opsionalnya, email hari ke-30 dari Rippling 89 kata, dan keenam SMS Remitly untuk teman berkisar 25 sampai 33 kata. Pengingat dibaca di ponsel di sela dua kegiatan lain, jadi 15 pesan di bawah ini tetap di bawah 60 kata termasuk salam penutup dan sebagian besar di bawah 40.
Hari ke-30 adalah saat uangnya berubah, dan di Inggris perubahannya lebih kecil daripada yang dikira orang. Bunga menurut undang-undang pada faktur £2,500 adalah 80p per hari dengan tarif 11.75% saat ini, jadi selama 86 hari pertama biaya penagihan tetap £70 bernilai lebih besar daripada seluruh bunga digabungkan. Itulah sebabnya email hari ke-30 menyebut biaya itu lebih dulu.
15 pesan pengingat pembayaran, masing-masing di bawah 60 kata
Setiap pesan memuat nomor faktur dan jumlah tagihan, mengajukan paling banyak satu pertanyaan, dan tidak pernah meminta maaf karena menagih. Ganti bagian dalam tanda kurung siku lalu kirim. Set email untuk klien; set SMS bisa dipakai lewat SMS atau WhatsApp; set teman untuk urusan uang antarorang, bukan antarbisnis.
Email, pada tanggal jatuh tempo:
Halo [Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] jatuh tempo hari ini. Detail rekening ada di faktur, saya lampirkan lagi di sini. Jika sudah masuk jadwal pembayaran Anda, tidak perlu membalas. Terima kasih, [Nama Anda]
Email, terlambat 3 hari:
Halo [Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] jatuh tempo pada [tanggal] dan belum masuk ke rekening saya. Bisakah Anda memberi tahu tanggal pembayarannya? Faktur terlampir. Terima kasih, [Nama Anda]
Email, terlambat 7 hari:
Halo [Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] kini terlambat seminggu. Adakah yang Anda butuhkan dari saya agar bisa diproses, misalnya nomor PO atau format faktur yang berbeda? Jika tidak, mohon bayar sebelum [tanggal tiga hari kerja ke depan]. [Nama Anda]
Email, terlambat 14 hari:
Halo [Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] terlambat 14 hari dan saya belum menerima balasan atas email saya tanggal [tanggal] dan [tanggal]. Mohon bayar sebelum [tanggal]. Setelah itu saya akan menghentikan pekerjaan pada [proyek] sampai tagihan dilunasi. [Nama Anda]
Email, terlambat 30 hari (Inggris):
[Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] terlambat 30 hari. Berdasarkan Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, saya berhak atas bunga menurut undang-undang sebesar 8% di atas suku bunga dasar, saat ini [suku bunga], ditambah biaya penagihan tetap £[40, 70, atau 100]. Bayar [jumlah] sebelum [tanggal] dan saya akan membebaskan keduanya. [Nama Anda]
Untuk klien di AS, ganti kalimat kedua dengan klausul denda keterlambatan di kontrak Anda ("Sesuai pasal 6, denda keterlambatan sebesar [jumlah] berlaku mulai [tanggal]"), dan jika kontraknya tidak memilikinya, sebutkan langkah berikutnya: agen penagihan, atau pengajuan ke pengadilan klaim kecil pada [tanggal]. Bagian tentang AS di bawah menjelaskan mengapa tidak ada kalimat undang-undang yang bisa dipinjam.
SMS atau WhatsApp ke klien, pada tanggal jatuh tempo:
Halo [Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] jatuh tempo hari ini. Detailnya ada di faktur yang saya email pada [tanggal]. Terima kasih!
SMS atau WhatsApp ke klien, terlambat 3 hari:
Halo [Nama], faktur [nomor] ([jumlah]) jatuh tempo pada [tanggal]. Kapan kira-kira bisa saya terima? Saya senang mengirim ulang fakturnya jika itu membantu.
SMS atau WhatsApp ke klien, terlambat 7 hari:
Halo [Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] sekarang terlambat seminggu. Bisakah dibayar hari ini, atau beri tahu saya tanggal pengirimannya?
SMS atau WhatsApp ke klien, terlambat 14 hari:
[Nama], faktur [nomor] sebesar [jumlah] terlambat dua minggu dan saya belum mendapat kabar. Saya butuh pembayarannya sebelum [tanggal]. Isi yang sama sudah saya kirim lewat email agar Anda punya catatan tertulis.
Tidak ada SMS untuk hari ke-30. Pesan yang menyebut bunga, biaya, atau pengadilan dikirim lewat email, kepada orang yang menandatangani pembayaran, sehingga menjadi catatan jika suatu hari Anda membutuhkannya.
Ke teman atau keluarga, permintaan pertama:
Hei [Nama], bisa kirim ke aku [jumlah] untuk [makan malam atau tiketnya] kalau sempat? [Akun aplikasi pembayaran] bisa, atau transfer bank. Makasih!
Ke teman, seminggu kemudian:
Hei [Nama], mau mengingatkan soal [jumlah] untuk [hal yang dibayar]. Bisa kamu kirim hari ini? [Akun aplikasi pembayaran].
Ke teman, versi yang tegas:
[Nama], aku belum menerima [jumlah] dari [tanggal]. Aku tidak mau ini mengganjal di antara kita, jadi tolong kirim sebelum [hari]. Kalau lagi susah sekarang, bilang saja dan kita tentukan tanggalnya.
Sebelum pekerjaan dimulai (uang muka):
Halo [Nama], terima kasih atas konfirmasinya. Untuk memesan tanggalnya, saya butuh uang muka [50%] sebesar [jumlah] sebelum [tanggal], faktur terlampir. Pekerjaan dimulai setelah uang masuk, dan sisanya jatuh tempo [ketentuan]. [Nama Anda]
Ketika mereka bilang sudah dikirim tetapi belum ada yang masuk:
Terima kasih, [Nama]. Belum ada yang masuk untuk faktur [nomor]. Bisakah Anda mengirim bukti pembayaran atau tangkapan layar transfernya, lengkap dengan tanggal dan rekening tujuannya? Dengan begitu saya bisa melacaknya dari sisi saya. [Nama Anda]
Ketika mereka meminta waktu tambahan:
Terima kasih sudah memberi tahu, [Nama]. Saya bisa menerima [jumlah] sebelum [tanggal] dan sisanya [jumlah] sebelum [tanggal]. Jika cocok, balas ya dan saya akan menahan tagihan di situ. Jika salah satu tanggal terlewat, seluruh sisa tagihan jatuh tempo sekaligus. [Nama Anda]
Tiga di antaranya paling banyak bekerja. Pesan uang muka menghilangkan sebagian besar keterlambatan sebelum sempat terjadi, itulah sebabnya cara menulis penawaran harga untuk sebuah pekerjaan memasukkan uang muka ke dalam penawaran. Pesan bukti transfer menjawab alasan tertua dalam dunia usaha tanpa menuduhnya sebagai alasan. Dan set teman langsung meminta di kalimat pertama, karena pembuka "semoga kamu baik-baik saja, bagaimana akhir pekanmu" yang dipakai keenam templat Remitly adalah bagian yang dibaca orang lain sebagai pemanasan sebelum ditagih.
Berapa bunga yang boleh dikenakan pada faktur terlambat di Inggris?
Bisnis di Inggris boleh mengenakan kepada bisnis lain "8% plus suku bunga dasar Bank of England untuk transaksi antarbisnis", dalam kata-kata panduan pembayaran komersial terlambat di gov.uk, dan suku bunga dasarnya 3.75% sejak Bank of England menahannya pada 17 September 2026, sehingga tarif menurut undang-undang adalah 11.75% per tahun per September 2026. Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 menjadikannya "ketentuan tersirat dalam kontrak yang tunduk pada Undang-Undang ini bahwa setiap utang yang memenuhi syarat dari kontrak itu dikenai bunga sederhana", sehingga Anda tidak membutuhkan klausul dalam kontrak untuk menuntutnya. Anda memang membutuhkan pelanggan bisnis: Undang-Undang ini mencakup utang antarbisnis, bukan individu yang berutang kepada Anda untuk jasa foto pernikahan.
Biaya penagihan tetap adalah bagian yang dilewatkan sebagian besar templat pengingat, dan pada faktur kecil angkanya justru lebih besar. Gov.uk menetapkannya menurut besar utang dan menyatakan "Anda hanya boleh mengenakannya sekali kepada bisnis itu untuk setiap pembayaran."
| Utang (Inggris, antarbisnis, per September 2026) | Biaya tetap | Bunga per hari pada 11.75% | Bunga setelah 30 hari | Biaya plus bunga 30 hari |
|---|---|---|---|---|
| Sampai £999.99 (faktur £500) | £40 | £0.16 | £4.83 | £44.83 |
| £1,000 sampai £9,999.99 (faktur £2,500) | £70 | £0.80 | £24.14 | £94.14 |
| £10,000 atau lebih (faktur £12,000) | £100 | £3.86 | £115.89 | £215.89 |
Bunganya sederhana, bukan majemuk: jumlah faktur dikali 11.75%, dibagi 365, dikali jumlah hari keterlambatan. Contoh hitungan gov.uk sendiri menjalankan utang £1,000 dengan suku bunga dasar 0.5% menjadi 23p per hari. Kapan hitungan dimulai tergantung pada ketentuan Anda. Jika Anda menyepakati tanggal pembayaran, utang itu terlambat sehari setelahnya. Jika tidak ada kesepakatan, gov.uk menyatakan "pembayaran terlambat 30 hari setelah salah satu dari: pelanggan menerima faktur atau Anda menyerahkan barang atau menyediakan jasa (mana yang lebih akhir)", dan jangka waktu yang disepakati "biasanya harus dalam 30 hari untuk otoritas publik atau 60 hari untuk transaksi bisnis".
Jadi email hari ke-30 di atas hanya menyebutkan apa yang sudah melekat pada faktur menurut Undang-Undang itu. Sebagian besar freelancer yang mengirimnya tidak pernah menagih £24.14; mereka menerima £2,500 dalam seminggu, dan itulah tujuan menulis "dan saya akan membebaskan keduanya".
Bisakah Anda mengenakan denda keterlambatan pada faktur di AS?
Bisa, jika kontrak Anda menyatakannya, dan tidak ada hukum AS yang memberi bisnis swasta bunga otomatis seperti yang diberikan Inggris. Prompt Payment Act mengatur pembayaran pemerintah federal kepada kontraktornya, bukan satu bisnis yang membayar bisnis lain: 31 U.S.C. 3903 menetapkan pembayaran lembaga jatuh tempo "30 hari setelah faktur yang tepat untuk jumlah yang terutang diterima jika tanggal pembayaran tertentu tidak ditetapkan dalam kontrak", dan Departemen Keuangan menetapkan tarif denda dua kali setahun. Fiscal Treasury menetapkan suku bunga Prompt Payment sebesar 4.75% untuk 1 Juli sampai 31 Desember 2026. Jika pelanggan Anda adalah lembaga federal, itulah tarif Anda. Jika pelanggan Anda klinik gigi di Ohio, bukan.
Apa yang terutang oleh klien swasta di luar jumlah faktur berasal dari hukum negara bagian dan kontrak Anda, dan aturan negara bagian beragam dari tidak ada sama sekali sampai ganti rugi ganda. New York adalah ujung yang paling kuat. Freelance Isn't Free Act miliknya, berlaku di seluruh negara bagian sejak 28 Agustus 2024 sebagai Article 44-A of the General Business Law, berlaku bagi freelancer yang dipekerjakan dengan nilai $800 atau lebih (sekali jalan, atau akumulasi selama 120 hari dengan klien yang sama). Pasal 1411 menyatakan bahwa jika kontrak tidak menetapkan tanggal, kompensasi jatuh tempo "paling lambat tiga puluh hari setelah penyelesaian jasa pekerja lepas berdasarkan kontrak", dan pasal 1414 memberi freelancer yang memenangkan klaim berdasarkan undang-undang itu "putusan ganti rugi ganda", ditambah biaya pengacara. Illinois punya versinya sendiri untuk kontrak mulai 1 Juli 2024, dengan ambang $500 selama 120 hari, dengan batas bawaan 30 hari yang sama. Sebagian besar negara bagian tidak memiliki yang serupa, dan di sana satu-satunya denda keterlambatan adalah yang tertulis di kontrak Anda.
Itulah sebabnya email hari ke-30 untuk AS mengutip klausul, bukan undang-undang. Masukkan klausul itu ke setiap kontrak sebelum pekerjaan dimulai ("Faktur yang belum dibayar setelah 30 hari dikenai denda keterlambatan 1.5% per bulan"), jaga agar tetap di bawah batas riba negara bagian Anda, maka email hari ke-30 punya sesuatu yang benar untuk disampaikan. Tanpa itu, pesan hari ke-30 yang jujur menyebut langkah berikutnya yang benar-benar akan Anda ambil. Kami bukan pengacara, dan klien yang menyangkal utang alih-alih menunda pembayaran adalah urusan pengacara; templat di halaman ini untuk kasus yang jauh lebih umum, ketika tidak ada yang menyangkal apa pun dan fakturnya hanya tertahan dalam antrean.
- Kirim lima pesan: tanggal jatuh tempo, lalu hari ke-3, 7, 14 dan 30 setelahnya, dan ubah satu hal setiap kali
- Jaga setiap pesan di bawah 60 kata, dengan nomor faktur, jumlah tagihan, dan paling banyak satu pertanyaan
- Masukkan uang muka ke dalam penawaran, agar sebagian besar keterlambatan tidak pernah terjadi
- Klien bisnis di Inggris: pada hari ke-30, sebutkan biaya tetap £40, £70, atau £100 dan 8% di atas suku bunga dasar, lalu bebaskan keduanya jika dibayar sebelum tanggal tertentu
- Klien di AS: kutip klausul denda keterlambatan di kontrak Anda, dan jika tidak ada, sebutkan langkah berikutnya yang akan Anda ambil
- Ketika model menulis pesan hari ke-30, ketik suku bunga dasar dan golongan biaya ke dalam prompt atau periksa keduanya sebelum mengirim
- Pindahkan apa pun yang menyebut bunga, biaya, atau pengadilan dari SMS ke email, ditujukan kepada orang yang membayar
Pertanyaan Umum
Bagaimana cara menagih pembayaran dengan sopan lewat pesan teks?
Sebutkan nomor faktur dan jumlah tagihan di kalimat pertama, ajukan satu pertanyaan, dan berhenti di bawah 40 kata: "Halo [Nama], faktur [nomor] ([jumlah]) jatuh tempo pada [tanggal]. Kapan kira-kira bisa saya terima? Saya senang mengirim ulang fakturnya jika itu membantu." Pakai pesan teks untuk tanggal jatuh tempo sampai hari ke-14 dan pindah ke email begitu Anda menyebut biaya, bunga, atau langkah berikutnya, agar ada catatan tertulis.
Bagaimana cara menagih uang ke teman tanpa canggung?
Minta di kalimat pertama, sebutkan jumlah dan untuk apa uang itu, dan beri mereka cara bayar yang paling mudah: "Hei [Nama], bisa kirim ke aku [jumlah] untuk tiketnya kalau sempat? [Akun aplikasi pembayaran] bisa." Rasa canggung datang dari basa-basinya, bukan dari permintaannya. Jika seminggu berlalu, ingatkan sekali dengan menyebut hari, dan jika uang adalah masalahnya, tawarkan tanggal alih-alih melupakannya.
Bisakah saya mengenakan bunga pada faktur yang terlambat?
Di Inggris, bisa, jika pelanggan adalah bisnis: 8% di atas suku bunga dasar Bank of England (11.75% per September 2026) ditambah biaya tetap £40, £70, atau £100, berdasarkan Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, tanpa perlu klausul. Di AS, hanya jika kontrak Anda menyatakannya, kecuali pelanggan Anda lembaga federal di bawah Prompt Payment Act (4.75% untuk Juli sampai Desember 2026) atau Anda freelancer yang dilindungi undang-undang negara bagian seperti Freelance Isn't Free Act di New York.
Apa yang dilakukan ketika klien tidak membayar setelah semua pengingat?
Hentikan pekerjaan, kirim satu surat resmi yang menyebut jumlah, bunga atau biaya yang Anda tuntut, dan tanggal Anda akan mengajukan gugatan, lalu ajukan: pengadilan klaim kecil di AS (batasnya berbeda tiap negara bagian) atau layanan klaim uang online pengadilan county di Inggris dan Wales. Agen penagihan mengambil bagian dari yang mereka tagih, jadi klaim yang bisa Anda ajukan sendiri biasanya lebih menguntungkan untuk faktur kecil. Utang yang dipersengketakan, ketika klien menyatakan pekerjaan belum dilakukan, adalah urusan pengacara, bukan templat.
