Khi nào nên gửi từng tin nhắc thanh toán?
Gửi năm tin: vào ngày đến hạn, rồi sau 3, 7, 14 và 30 ngày quá hạn, và mỗi lần đổi một thứ (câu hỏi, rồi thời hạn, rồi hệ quả, rồi tiền lãi). Trang một không thống nhất về khoảng cách: Rippling xếp mẫu vào ngày đến hạn, một đến ba tuần và một tháng, Neat vào một ngày, một tuần và một tháng, Adobe bảo chờ ba đến năm ngày rồi một tuần, còn Garfield chạy ngày 1 đến 7, 7 đến 30 và 30 đến 60. Mọi phiên bản đều đồng ý ở hai đầu, nên lịch dưới đây giữ một tin vào ngày đến hạn và một tin vào ngày 30, rồi lấp phần giữa bằng ba mốc mà khách hàng có thể xử lý trong một đợt thanh toán bình thường.
| Giai đoạn | Kênh | Điều thay đổi | Một câu hỏi | Giới hạn từ |
|---|---|---|---|---|
| Ngày đến hạn | Email, hoặc tin nhắn nếu bạn vẫn trao đổi như vậy | Chưa có gì để đòi; đính kèm lại hóa đơn | Không có | 40 |
| Quá hạn 3 ngày | Cùng kênh với hóa đơn | Hỏi ngày thanh toán | "Khi nào sẽ thanh toán?" | 40 |
| Quá hạn 7 ngày | Đề nghị gỡ vướng mắc, đặt hạn sau ba ngày làm việc | "Bạn cần số PO hay định dạng khác không?" | 50 | |
| Quá hạn 14 ngày | Email, kèm một tin nhắn báo đã gửi email | Nêu hệ quả: công việc tạm dừng vào một ngày cụ thể | Không có | 50 |
| Quá hạn 30 ngày | Chỉ email, gửi người chi trả | Nêu khoản lãi và phí bạn được hưởng, và miễn cho họ nếu thanh toán trước một ngày | Không có | 60 |
Giới hạn từ đến từ việc đếm những gì đang xếp hạng. Trong 9 trang công cụ tìm kiếm của chúng tôi trả về ngày 27 tháng 9 năm 2026, 4 trang (Moxo, ProZ, Adobe và chủ đề trên Quora) không có tin nào để sao chép, và 5 trang còn lại có từ 1 đến 6 nội dung tin hoàn chỉnh (mỗi tin sao chép được tính một lần, có hoặc không có dòng tiêu đề), nên trung vị của trang một là 5 ở trang nào có tin. Tin nhắc một tuần của Neat dài 135 từ nếu tính cả hai dòng tùy chọn, email ngày 30 của Rippling dài 89, còn sáu tin nhắn gửi bạn bè của Remitly dài 25 đến 33. Tin nhắc được đọc trên điện thoại giữa hai việc khác, nên 15 tin dưới đây đều dưới 60 từ kể cả lời chào cuối, và phần lớn dưới 40.
Ngày 30 là lúc tiền thay đổi, và ở Anh nó thay đổi ít hơn người ta nghĩ. Lãi theo luật trên hóa đơn £2,500 là 80p mỗi ngày với mức 11.75% hiện hành, nên trong 86 ngày đầu, khoản phí thu hồi cố định £70 có giá trị hơn toàn bộ tiền lãi cộng lại. Vì vậy email ngày 30 nêu khoản phí trước.
15 tin nhắn nhắc thanh toán, mỗi tin dưới 60 từ
Mỗi tin đều có số hóa đơn và số tiền, hỏi nhiều nhất một câu, và không bao giờ xin lỗi vì đã hỏi. Thay phần trong ngoặc vuông rồi gửi. Bộ email dành cho khách hàng; bộ tin nhắn dùng được qua SMS hoặc WhatsApp; bộ cho bạn bè dành cho chuyện tiền bạc giữa người với người, không phải doanh nghiệp.
Email, vào ngày đến hạn:
Chào [Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] đến hạn hôm nay. Thông tin ngân hàng có trên hóa đơn, tôi đính kèm lại ở đây. Nếu khoản này đã nằm trong đợt thanh toán của bạn thì không cần trả lời. Cảm ơn bạn, [Tên của bạn]
Email, quá hạn 3 ngày:
Chào [Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] đến hạn ngày [ngày] và chưa về tài khoản của tôi. Bạn cho tôi biết ngày sẽ thanh toán được không? Hóa đơn đính kèm. Cảm ơn bạn, [Tên của bạn]
Email, quá hạn 7 ngày:
Chào [Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] nay đã quá hạn một tuần. Bạn có cần tôi bổ sung gì để duyệt khoản này không, chẳng hạn số PO hoặc một định dạng hóa đơn khác? Nếu không, vui lòng thanh toán trước [ngày sau ba ngày làm việc]. [Tên của bạn]
Email, quá hạn 14 ngày:
Chào [Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] đã quá hạn 14 ngày và tôi chưa nhận được phản hồi cho các email ngày [ngày] và [ngày]. Vui lòng thanh toán trước [ngày]. Sau mốc đó tôi sẽ tạm dừng công việc [dự án] cho đến khi tài khoản được tất toán. [Tên của bạn]
Email, quá hạn 30 ngày (Anh):
[Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] đã quá hạn 30 ngày. Theo Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, tôi được hưởng lãi theo luật ở mức 8% cộng lãi suất cơ bản, hiện là [mức], cộng một khoản phí thu hồi cố định £[40, 70 hoặc 100]. Thanh toán [số tiền] trước [ngày] và tôi sẽ miễn cả hai. [Tên của bạn]
Với khách hàng Mỹ, thay câu thứ hai bằng điều khoản phí chậm trả trong hợp đồng của bạn ("Theo điều 6, phí chậm trả [số tiền] áp dụng từ [ngày]"), và nếu hợp đồng không có, hãy nêu bước tiếp theo: một công ty thu hồi nợ, hoặc nộp đơn lên tòa án xử các khiếu nại nhỏ vào ngày [ngày]. Phần về Mỹ bên dưới giải thích vì sao không có câu theo luật nào để mượn.
Tin nhắn hoặc WhatsApp gửi khách hàng, vào ngày đến hạn:
Chào [Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] đến hạn hôm nay. Chi tiết có trên hóa đơn tôi đã email ngày [ngày]. Cảm ơn bạn!
Tin nhắn hoặc WhatsApp gửi khách hàng, quá hạn 3 ngày:
Chào [Tên], hóa đơn [số] ([số tiền]) đến hạn ngày [ngày]. Khi nào tôi có thể nhận được khoản này? Tôi sẵn lòng gửi lại hóa đơn nếu bạn cần.
Tin nhắn hoặc WhatsApp gửi khách hàng, quá hạn 7 ngày:
Chào [Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] nay đã quá hạn một tuần. Bạn thanh toán trong hôm nay được không, hay cho tôi biết ngày sẽ chuyển?
Tin nhắn hoặc WhatsApp gửi khách hàng, quá hạn 14 ngày:
[Tên], hóa đơn [số] trị giá [số tiền] đã quá hạn hai tuần và tôi chưa nhận được hồi âm. Tôi cần khoản này được thanh toán trước [ngày]. Tôi đã gửi nội dung tương tự qua email để bạn có bản bằng văn bản.
Không có tin nhắn ngày 30. Một thông điệp nhắc đến lãi, phí hay tòa án nên đi qua email, tới người ký duyệt thanh toán, để nó tồn tại như một bản ghi nếu bạn cần đến.
Gửi bạn bè hoặc người thân, lần nhắc đầu:
Này [Tên], bạn chuyển giúp mình [số tiền] tiền [bữa tối hoặc vé] khi rảnh nhé? [Tài khoản ứng dụng thanh toán] là được, hoặc chuyển khoản ngân hàng. Cảm ơn bạn!
Gửi bạn bè, một tuần sau:
Này [Tên], nhắc bạn khoản [số tiền] tiền [việc] nhé. Hôm nay bạn chuyển giúp mình được không? [Tài khoản ứng dụng thanh toán].
Gửi bạn bè, tin nhắn cứng rắn:
[Tên], mình vẫn chưa nhận khoản [số tiền] từ ngày [ngày]. Mình không muốn chuyện này nằm giữa hai đứa, nên bạn gửi giúp mình trước [thứ]. Nếu dạo này bạn đang túng, cứ nói và mình sẽ cùng hẹn một ngày.
Trước khi bắt đầu công việc (tiền đặt cọc):
Chào [Tên], cảm ơn bạn đã xác nhận. Để giữ lịch, tôi cần khoản đặt cọc [50%] là [số tiền] trước [ngày], hóa đơn đính kèm. Công việc bắt đầu khi tiền về, và phần còn lại đến hạn theo [điều khoản]. [Tên của bạn]
Khi họ nói đã gửi tiền mà chưa thấy gì:
Cảm ơn bạn, [Tên]. Hiện chưa có gì về cho hóa đơn [số]. Bạn gửi giúp tôi chứng từ chuyển tiền hoặc ảnh chụp màn hình giao dịch, có ngày và tài khoản nhận được không? Như vậy tôi có thể truy vết từ phía mình. [Tên của bạn]
Khi họ xin thêm thời gian:
Cảm ơn bạn đã báo, [Tên]. Tôi có thể nhận [số tiền] trước [ngày] và [số tiền] còn lại trước [ngày]. Nếu được, bạn trả lời "đồng ý" và tôi sẽ giữ tài khoản ở mức đó. Nếu lỡ một trong hai mốc, toàn bộ số dư đến hạn ngay. [Tên của bạn]
Ba tin trong số này làm được nhiều việc nhất. Tin đặt cọc loại bỏ phần lớn tình trạng chậm trả trước khi nó xuất hiện, và đó là lý do cách viết báo giá cho một công việc đưa tiền đặt cọc vào báo giá. Tin yêu cầu chứng từ trả lời cái cớ lâu đời nhất trong nghề mà không gọi nó là cái cớ. Còn bộ gửi bạn bè hỏi ngay từ câu đầu, vì lời mở "chúc bạn khỏe, cuối tuần thế nào" mà cả sáu mẫu của Remitly đều dùng chính là phần mà người nhận đọc như màn dạo đầu trước khi bị đòi tiền.
Ở Anh, bạn được tính bao nhiêu lãi cho hóa đơn trả chậm?
Một doanh nghiệp ở Anh có thể tính với doanh nghiệp khác "8% cộng lãi suất cơ bản của Ngân hàng Anh cho các giao dịch giữa doanh nghiệp", theo lời hướng dẫn về thanh toán thương mại chậm của gov.uk, và lãi suất cơ bản là 3.75% kể từ khi Ngân hàng Anh giữ nguyên ngày 17 tháng 9 năm 2026, nên mức lãi theo luật là 11.75% một năm tính đến tháng 9 năm 2026. Đạo luật Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 quy định "một điều khoản ngầm trong hợp đồng thuộc phạm vi đạo luật này rằng mọi khoản nợ đủ điều kiện phát sinh từ hợp đồng đều chịu lãi đơn", nên bạn không cần điều khoản trong hợp đồng để đòi. Bạn cần có khách hàng là doanh nghiệp: đạo luật áp dụng cho nợ giữa doanh nghiệp, không áp dụng cho cá nhân nợ bạn tiền chụp ảnh cưới.
Phí thu hồi cố định là phần mà hầu hết mẫu nhắc nợ bỏ qua, và với hóa đơn nhỏ thì đó là con số lớn hơn. Gov.uk quy định nó theo quy mô khoản nợ và nói "Bạn chỉ được tính phí với doanh nghiệp đó một lần cho mỗi khoản thanh toán."
| Khoản nợ (Anh, giữa doanh nghiệp, tính đến tháng 9 năm 2026) | Phí cố định | Lãi mỗi ngày ở 11.75% | Lãi sau 30 ngày | Phí cộng 30 ngày lãi |
|---|---|---|---|---|
| Đến £999.99 (hóa đơn £500) | £40 | £0.16 | £4.83 | £44.83 |
| £1,000 đến £9,999.99 (hóa đơn £2,500) | £70 | £0.80 | £24.14 | £94.14 |
| £10,000 trở lên (hóa đơn £12,000) | £100 | £3.86 | £115.89 | £215.89 |
Lãi là lãi đơn, không phải lãi kép: số tiền hóa đơn nhân 11.75%, chia 365, nhân số ngày trễ. Ví dụ tính của chính gov.uk áp dụng cho khoản nợ £1,000 với lãi suất cơ bản 0.5% ra 23p mỗi ngày. Thời điểm bắt đầu tính tùy điều khoản của bạn. Nếu bạn đã thỏa thuận ngày thanh toán, khoản nợ trễ từ ngày hôm sau. Nếu chưa thỏa thuận gì, gov.uk nói "khoản thanh toán bị coi là trễ 30 ngày sau ngày nào đến sau: khách hàng nhận hóa đơn, hoặc bạn giao hàng hay cung cấp dịch vụ", và thời hạn đã thỏa thuận "thường phải trong 30 ngày đối với cơ quan công quyền hoặc 60 ngày đối với giao dịch giữa doanh nghiệp".
Vì vậy email ngày 30 ở trên chỉ nêu những gì hóa đơn vốn đã mang theo theo đạo luật. Hầu hết freelancer gửi email này không bao giờ thu £24.14; họ thu £2,500 trong vòng một tuần, và đó là mục đích của câu "và tôi sẽ miễn cả hai".
Ở Mỹ, bạn có được tính phí chậm trả trên hóa đơn không?
Có, nếu hợp đồng của bạn quy định, và không có luật Mỹ nào trao cho doanh nghiệp tư nhân khoản lãi tự động như ở Anh. Prompt Payment Act áp dụng cho việc chính phủ liên bang trả tiền nhà thầu, không phải doanh nghiệp này trả doanh nghiệp khác: 31 U.S.C. 3903 quy định khoản thanh toán của một cơ quan đến hạn "30 ngày sau khi nhận hóa đơn hợp lệ cho số tiền phải trả nếu hợp đồng không ấn định ngày thanh toán cụ thể", và Bộ Tài chính đặt mức phạt hai lần mỗi năm. Fiscal Treasury đặt lãi suất Prompt Payment ở mức 4.75% cho giai đoạn từ 1 tháng 7 đến 31 tháng 12 năm 2026. Nếu khách hàng của bạn là cơ quan liên bang, đó là mức của bạn. Nếu đó là một phòng khám nha khoa ở Ohio thì không.
Những gì khách hàng tư nhân nợ bạn ngoài số tiền hóa đơn đến từ luật tiểu bang và hợp đồng của bạn, và quy định của các tiểu bang khác nhau từ không có gì đến bồi thường gấp đôi. New York ở đầu mạnh nhất. Đạo luật Freelance Isn't Free Act của bang, áp dụng toàn bang từ 28 tháng 8 năm 2024 với tên Article 44-A of the General Business Law, áp dụng cho freelancer được thuê từ $800 trở lên (một lần, hoặc cộng dồn trong 120 ngày với cùng một khách hàng). Mục 1411 nói rằng khi hợp đồng không ấn định ngày, tiền công đến hạn "không muộn hơn ba mươi ngày sau khi freelancer hoàn thành dịch vụ theo hợp đồng", và mục 1414 cho freelancer thắng kiện theo luật này "một khoản bồi thường gấp đôi", cộng phí luật sư. Illinois có phiên bản riêng cho các hợp đồng từ 1 tháng 7 năm 2024, với ngưỡng $500 trong 120 ngày, cùng mặc định 30 ngày. Hầu hết các tiểu bang không có luật nào như vậy, và ở đó khoản phí chậm trả duy nhất là khoản trong hợp đồng của bạn.
Đó là lý do email ngày 30 cho khách hàng Mỹ trích một điều khoản chứ không trích đạo luật. Hãy đưa điều khoản vào mọi hợp đồng trước khi bắt đầu công việc ("Hóa đơn chưa thanh toán sau 30 ngày chịu phí chậm trả 1.5% mỗi tháng"), giữ mức đó dưới trần lãi suất cho vay nặng lãi của tiểu bang, và khi đó email ngày 30 mới có điều đúng để nói. Nếu không có, tin ngày 30 trung thực nên nêu bước tiếp theo mà bạn thực sự sẽ làm. Chúng tôi không phải luật sư, và một khách hàng tranh chấp khoản nợ chứ không chỉ trì hoãn là câu hỏi dành cho luật sư; các mẫu trên trang này dành cho trường hợp phổ biến hơn nhiều, khi không ai tranh chấp gì và hóa đơn chỉ đang nằm trong hàng chờ.
Prompt nào viết chuỗi tin nhắc cho hóa đơn của bạn?
Một prompt cung cấp cho mô hình thông tin hóa đơn, kênh gửi, quốc gia và điều khoản phí chậm trả của bạn sẽ viết cả năm tin nhắc trong một lượt. Dán prompt này vào bất kỳ mô hình nào, điền các chỗ trong ngoặc vuông, và đọc tin ngày 30 hai lần.
```
Write five payment reminders for this invoice, one for each stage: due date, 3 days overdue, 7 days overdue, 14 days overdue, 30 days overdue.
Invoice: number [number], [amount], due [date], for [the work], payable by [method or link].
Client: [name], [how long we have worked together].
Channel: [email / text / WhatsApp].
Country: [US / UK].
Late fee terms in my contract: [the clause, or "none"].
Rules: under 60 words each, the amount and the invoice number in every message, one question at most per message, no apology, no "just checking in", no "I hope this finds you well". From day 14 state the next step. At day 30 state the interest and fee I am entitled to under my contract or the law of my country, with the figures worked out and the rate you used named.
```
Chúng tôi chạy prompt này ngày 27 tháng 9 năm 2026 trên Claude Sonnet 5 khi tắt tìm kiếm web, điền cho một hóa đơn £2,500 ở Anh, số 2026-118, đến hạn ngày 1 tháng 9 năm 2026, dự án đầu tiên với khách hàng, không có điều khoản phí chậm trả. Dạng thì đúng: năm email, có cả dòng tiêu đề, dài 29, 28, 29, 36 và 61 từ, mỗi email một câu hỏi, email ngày 14 báo sẽ tạm dừng công việc sau này nếu không thanh toán trong bảy ngày. Phần tiền sai ở hai chỗ. Mô hình viết rằng nó không thể xác minh lãi suất cơ bản khi tắt tìm kiếm và "dùng 4.25% làm giá trị tạm", ra 12.25% và £25.17 tiền lãi, trong khi lãi suất cơ bản là 3.75% từ ngày 17 tháng 9 và tiền lãi là £24.14. Sau đó nó thêm "khoản bồi thường cố định £100", mức dành cho nợ từ £10,000 trở lên, trong khi khoản nợ £2,500 chịu £70. Tổng ngày 30 của nó là £2,625.17; con số đúng là £2,594.14, ít hơn £31.03, và email duy nhất trong bộ trích dẫn luật lại chính là email vượt giới hạn từ.
Có hai cách sửa, và cách đầu là đủ. Tự nhập lãi suất cơ bản hiện hành và mức phí vào prompt ("lãi suất cơ bản 3.75%, phí cố định £70") để mô hình không phải đoán. Hoặc để bật tìm kiếm web, biến giá trị tạm thành tra cứu; mô hình đã nói với chúng tôi rằng giá trị tạm chỉ là giá trị tạm, đó là hành vi bạn muốn, nhưng chỉ khi bạn đọc ghi chú đó. Chúng tôi chạy qua Whizi, nơi đăng trang này, và Whizi không hơn gì bất kỳ khung chat nào khác ở điểm này: mô hình cung cấp mức lãi suất, không phải lớp vỏ, nên việc kiểm tra vẫn là của bạn trong cả hai trường hợp.
Hãy đọc kết quả để xem ba điều: số từ của tin ngày 30, mỗi tin có số hóa đơn và số tiền chưa, và có tin nào xin lỗi không. Sau đó rút gọn dòng tiêu đề thành "Hóa đơn [số]: [giai đoạn]" và gửi từ chính chuỗi thư đã gửi hóa đơn, để khách hàng thấy lịch sử phía trên tin nhắc của bạn. Trang liên quan về cách từ chối một email lịch sự dùng cùng dạng prompt cho việc ngược lại, còn AI viết email trình bày phương pháp cho mọi email khác trong hàng chờ.
- Gửi năm tin: ngày đến hạn, rồi sau 3, 7, 14 và 30 ngày quá hạn, và mỗi lần đổi một thứ
- Giữ mỗi tin dưới 60 từ, có số hóa đơn, số tiền và nhiều nhất một câu hỏi
- Đưa tiền đặt cọc vào báo giá để phần lớn tình trạng trả chậm không xuất hiện
- Khách hàng doanh nghiệp ở Anh: vào ngày 30, nêu phí cố định £40, £70 hoặc £100 và 8% cộng lãi suất cơ bản, rồi miễn cả hai nếu thanh toán trước một ngày
- Khách hàng Mỹ: trích điều khoản phí chậm trả trong hợp đồng, và nếu không có, nêu bước tiếp theo bạn sẽ làm
- Khi mô hình viết tin ngày 30, hãy nhập lãi suất cơ bản và mức phí vào prompt hoặc kiểm tra cả hai trước khi gửi
- Chuyển mọi thứ nhắc đến lãi, phí hay tòa án từ tin nhắn sang email, gửi tới người chi trả
Câu hỏi thường gặp
Làm sao nhắc nợ lịch sự bằng tin nhắn?
Nêu số hóa đơn và số tiền ngay câu đầu, hỏi một câu, và dừng dưới 40 từ: "Chào [Tên], hóa đơn [số] ([số tiền]) đến hạn ngày [ngày]. Khi nào tôi có thể nhận được khoản này? Tôi sẵn lòng gửi lại hóa đơn nếu bạn cần." Dùng tin nhắn từ ngày đến hạn đến ngày 14, rồi chuyển sang email khi bạn nhắc đến phí, lãi hoặc bước tiếp theo, để có bản ghi bằng văn bản.
Làm sao đòi tiền bạn bè mà không gượng gạo?
Hỏi ngay câu đầu, nêu số tiền và khoản đó là gì, và đưa cho họ cách trả dễ nhất: "Này [Tên], bạn chuyển giúp mình [số tiền] tiền vé khi rảnh nhé? [Tài khoản ứng dụng thanh toán] là được." Sự gượng gạo đến từ phần dạo đầu, không phải lời hỏi. Nếu một tuần trôi qua, nhắc một lần kèm một ngày cụ thể, và nếu bạn kia đang túng, hãy đề nghị một ngày thay vì bỏ qua.
Tôi có thể tính lãi cho hóa đơn trả chậm không?
Ở Anh, có, nếu khách hàng là doanh nghiệp: 8% cộng lãi suất cơ bản của Ngân hàng Anh (11.75% tính đến tháng 9 năm 2026) cộng phí cố định £40, £70 hoặc £100, theo Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, không cần điều khoản nào. Ở Mỹ, chỉ khi hợp đồng của bạn quy định, trừ khi khách hàng là cơ quan liên bang theo Prompt Payment Act (4.75% cho tháng 7 đến tháng 12 năm 2026) hoặc bạn là freelancer được luật tiểu bang bảo vệ, như Freelance Isn't Free Act của New York.
Làm gì khi khách hàng không trả sau các tin nhắc?
Dừng công việc, gửi một thư chính thức nêu số tiền, khoản lãi hoặc phí bạn đòi, và ngày bạn sẽ nộp đơn, rồi nộp đơn: tòa án xử các khiếu nại nhỏ ở Mỹ (hạn mức tùy tiểu bang) hoặc dịch vụ đòi tiền trực tuyến của tòa án hạt ở Anh và xứ Wales. Công ty thu hồi nợ lấy một phần số tiền thu về, nên một khiếu nại bạn tự nộp được thường có lợi hơn với hóa đơn nhỏ. Khoản nợ bị tranh chấp, khi khách hàng nói công việc chưa được làm, là câu hỏi cho luật sư chứ không phải cho một mẫu tin.
