Cách viết báo giá cho một công việc: 8 dòng, kèm 3 ví dụ đã điền sẵn

Một bản báo giá cho công việc cần có những gì?

Một bản báo giá cho công việc cần tám dòng: phạm vi công việc, những gì không bao gồm, vật liệu, nhân công, tổng giá, ngày hết hiệu lực, điều khoản thanh toán và tiền đặt cọc. Mọi thứ còn lại trên các mẫu (logo, số báo giá, địa chỉ khách hàng) chỉ là giấy tờ lưu trữ; tám dòng này mới là hợp đồng. Tôi đã đọc chín bài hướng dẫn ở trang một của Google cho truy vấn này ngày 27 tháng 9 năm 2026. Cả chín đều bảo ghi ngày lên báo giá và tách vật liệu khỏi nhân công, sáu bài nhắc đến tiền đặt cọc, ba bài có báo giá điền sẵn, và chỉ một bài, của Arrivy, bảo bạn ghi rõ những gì không bao gồm.

Dòng loại trừ là nơi có tiền. Citizens Advice nói với khách hàng ở Anh rằng "Sau khi bạn đồng ý một báo giá, đó là thỏa thuận ràng buộc giữa bạn và thương nhân, dù có viết ra hay không", và thương nhân chỉ được tính thêm khi khách yêu cầu thêm việc, đồng ý với việc thêm mà thương nhân đã báo, hoặc giá bị nhầm thật sự. Một đường ống thoát nước bị ăn mòn mà bạn chưa tính giá chỉ là việc phát sinh nếu báo giá ghi rằng nó không nằm trong phạm vi. Viết ra thì nó là một công việc thứ hai; bỏ sót thì đó là rắc rối của bạn.

Báo giá, ước tính và hóa đơn khác nhau thế nào?

Báo giá là mức giá cố định mà khách có thể buộc bạn thực hiện khi đã chấp nhận, ước tính là phỏng đoán tốt nhất và có thể thay đổi, còn hóa đơn là yêu cầu thanh toán sau khi công việc hoàn tất. Bảng dưới đây là phiên bản của Anh, nơi cả cơ quan tư vấn người tiêu dùng lẫn chính phủ đều ghi quy tắc thành văn bản; Hoa Kỳ không có định nghĩa liên bang về báo giá, và các quy định nhà thầu của California bên dưới là thứ gần nhất.

Vì vậy chỉ ghi "báo giá" trên tài liệu khi bạn đã xem công việc. Business.gov.au nói điều tương tự trong hướng dẫn báo giá của mình: "Nếu khách hàng chấp nhận báo giá của bạn, nó trở thành hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý." Nếu bạn chưa đến tận nơi, tài liệu đó là ước tính; hãy nói rõ ngay đầu trang, và nêu điều gì sẽ làm con số thay đổi. Hóa đơn đến sau và có quy tắc riêng, mà cách nhắc thanh toán lịch sự đề cập từ ngày đến hạn.

Làm sao viết báo giá cho công việc ống nước từ ghi âm giọng nói?

Hãy đọc ghi chú ngay trên xe, dán bản chép lời vào một mô hình trò chuyện cùng prompt bên dưới, rồi kiểm tra phép tính và dòng loại trừ trước khi gửi. Tôi chạy prompt này một lần, ngày 27 tháng 9 năm 2026, trên GPT-5.6 Luna (mô hình GPT thuộc gói rẻ nhất của Whizi, hiển thị là ChatGPT Luna trong bộ chọn), qua OpenRouter. Lần chạy dùng 659 token và tốn $0.0005.

Prompt: "Tôi là thợ ống nước có giấy phép ở Columbus, Ohio. Dưới đây là bản chép lời ghi âm giọng nói tôi thu sau khi đến xem công trình. Hãy biến nó thành báo giá gửi khách với đúng tám dòng này, theo thứ tự này: Phạm vi công việc, Không bao gồm, Vật liệu, Nhân công, Giá, Có hiệu lực đến, Điều khoản thanh toán, Đặt cọc. Chỉ dùng các con số có trong bản chép lời. Nếu thiếu số nào, hãy viết [điền vào] thay vì tự bịa. Dùng từ đơn giản, không tính từ, không lời quảng cáo, dưới 180 từ. Hôm nay là 27 tháng 9 năm 2026."

Bản chép lời tôi dán bên dưới: "Rồi, đây là nhà Henderson ở số 42 Maple, cái bếp. Thay ống chữ P bị rò dưới bồn rửa và cả hai van khóa, chúng bị kẹt cứng. Họ cũng muốn đổi vòi nước ngoài sân sang loại chống đóng băng. Vật tư, cứ tính 85 cho mấy cái van với ống chữ P, vòi chống đóng băng khoảng 40. Nhân công ba tiếng, 110 một giờ. Tôi không làm gì được với đường thoát nước bị ăn mòn trong tường, đó là việc riêng, nói với họ như vậy. Báo giá có hiệu lực ba mươi ngày. Họ trả khi làm xong, bằng thẻ hoặc Zelle. Việc cỡ này không cần đặt cọc."

Những gì GPT-5.6 Luna trả về, không chỉnh sửa, 58 từ:

Có hai điều cần kiểm tra trước khi gửi. Phép tính: $85 cộng $40 cộng $330 là $455, mô hình làm đúng, và nó đã đổi "ba mươi ngày" thành một ngày cụ thể. Dòng loại trừ: bản chép lời nói đường thoát nước bị ăn mòn "là việc riêng, nói với họ như vậy", còn mô hình rút gọn thành "Đường thoát nước trong tường", làm mất đúng những từ mà khách cần nghe. Hãy tự viết lại thành "Đường thoát nước bị ăn mòn trong tường, báo giá riêng". Thuế cũng đang thiếu vì bản chép lời không nhắc đến; hãy thêm dòng đó ở nơi bang hoặc quốc gia của bạn thu thuế. Và hãy giữ giá của bạn trong bản chép lời. Mô hình được yêu cầu định giá một công việc sẽ tạo ra con số trông giống một mức giá, nhưng nó chưa từng thấy hóa đơn của nhà cung cấp bạn.

Prompt này chạy như nhau trong ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Whizi, nơi gói Starter có GPT và Claude Haiku còn micro trên bàn phím điện thoại lo việc đọc chính tả. Whizi thua Jobber, ServiceM8 và các bộ phần mềm dịch vụ hiện trường khác ở bước kế tiếp: nó không gửi báo giá, không ghi nhận việc khách chấp nhận, cũng không chuyển thành hóa đơn, nên tám dòng này vẫn phải đưa vào công cụ bạn dùng để lập hóa đơn. AI cho thợ ống nước và thợ điện có sáu prompt đi sau báo giá, từ tin nhắn báo đến trễ đến phản hồi đánh giá.

Làm sao viết báo giá cho công việc sơn nhà hay dọn dẹp?

Vẫn tám dòng đó, nhưng dòng phạm vi gánh nhiều việc hơn: báo giá sơn nêu các phòng, số lớp sơn và ai dọn đồ đạc, còn báo giá dọn dẹp nêu tần suất và giá mỗi lần. Cả hai ví dụ dưới đây là mẫu do tôi viết, không phải kết quả của mô hình; các con số chỉ là chỗ giữ cho số của bạn.

Báo giá dọn dẹp là trường hợp đặc biệt vì đó là mức giá định kỳ, nên dòng hiệu lực làm hai việc: lời chào giá còn bao lâu, và mức giá còn giữ bao lâu sau khi được chấp nhận. Hãy ghi kỳ xem xét lại bằng văn bản, nếu không khách sẽ hiểu mức giá đầu tiên là vĩnh viễn. Khoản đặt cọc 10% của báo giá sơn có lý do, và phần kế tiếp sẽ giải thích.

Báo giá nên có hiệu lực bao lâu, và được yêu cầu đặt cọc bao nhiêu?

Ba mươi ngày là mức phổ biến cho ngày hết hiệu lực, còn tiền đặt cọc có nơi bị luật giới hạn, có nơi chỉ theo thông lệ. Hướng dẫn của Jobber nói "Hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ đặt báo giá hết hạn sau 30 ngày kể từ khi phát hành", Arrivy nói 15 đến 30 ngày, Tradify nói 14 đến 30, còn ví dụ thợ điện của Fergus dùng 14. Không ai ở trang một vượt quá 30, vì giá đồng biến động ngay trong một tháng.

Về tiền đặt cọc, California là nơi nghiêm ngặt nhất mà tôi tìm được quy tắc đã ghi thành văn bản. Contractors State License Board nói khoản đặt cọc cải tạo nhà ở "không được vượt quá $1,000 hoặc 10 phần trăm giá hợp đồng, tùy mức nào thấp hơn", và các khoản thanh toán sau đó "không được vượt quá giá trị công việc đã thực hiện", tính đến tháng 9 năm 2026. Khoản $175 trên báo giá sơn ở trên là hợp lệ ở đó; khoản đặt cọc 50% mà ba bài ở trang một dùng làm ví dụ thì không. Anh không có mức trần, nhưng Citizens Advice bảo khách hàng "ép xuống càng thấp càng tốt, và đừng đồng ý quá 25%", nên một thợ sơn ở Anh đòi trả trước một nửa là đòi đúng thứ mà khách đã được dặn là phải từ chối.

Điều khoản thanh toán là dòng quyết định khi nào bạn được trả tiền, và để trống thì quyền quyết định thuộc về luật nơi bạn ở. Ở Anh, gov.uk nói rằng nếu bạn không thỏa thuận ngày thanh toán, "luật quy định khoản thanh toán bị coi là trễ sau 30 ngày" kể từ khi khách nhận hóa đơn hoặc bạn cung cấp dịch vụ, và từ ngày đó khách hàng doanh nghiệp nợ lãi theo luật là 8% cộng lãi suất cơ bản của Ngân hàng Anh, cộng phí thu hồi cố định £40, £70 hoặc £100 tùy quy mô khoản nợ, tính đến tháng 9 năm 2026. Ở Mỹ, Prompt Payment Act được thông qua "để yêu cầu các cơ quan liên bang thanh toán hóa đơn đúng hạn" và chỉ áp dụng cho hợp đồng liên bang, không áp dụng cho khu vực tư nhân, nên với khách hàng tư nhân, điều khoản bạn viết là điều khoản duy nhất bạn có. Hãy viết "đến hạn khi hoàn thành" hoặc "đến hạn 14 ngày sau ngày lập hóa đơn", nêu rõ phương thức, và chuỗi nhắc nhở sẽ tự viết ra.

Quy tắc cho cả trang: nếu bạn chưa xem công việc, đó là ước tính; nếu khách có thể mặc nhiên cho là đã bao gồm một thứ mà thực ra không, hãy đưa nó vào dòng loại trừ; và một báo giá không có ngày hết hiệu lực là mức giá bạn đã chào mãi mãi.