AI虚拟助理工具：10款工具报价、6条提示词，以及该用谁的账号

虚拟助理需要哪些AI工具，各自多少钱？

虚拟助理需要一个负责起草和处理文档的聊天应用、一个校对工具和一个会议记录工具。选聊天应用，其实就是选账号。下面每款工具的价格，都是2026年10月3日从厂商自己的页面上查到的。这些聊天应用的个人套餐，默认都会用你粘贴的内容做训练。默认不训练的套餐按席位出售，而 ChatGPT 和 Claude 都要求至少两个席位。

图中的商业套餐价格，是虚拟助理能买到的最少席位数按年付费的价格。ChatGPT Business 每席位按年付费 $20，按月付费 $25，最少两个席位。Claude Team 每席位按年付费 $20，按月付费 $25，适用于 2 到 150 人的团队。含 Gmail 中 Gemini 的 Google Workspace，Business Starter 一年期方案为每用户每月 $7，数据来自 Google 美国页面（2026年9月21日）。Claude Pro 按其年付价 $17 显示。ChatGPT Plus 和 Google AI Pro 按月度标价计算。

完整清单，按单人使用、以美元计价，截至2026年10月3日：

有两行会改变常见的建议。Clockwise 宣布其产品“将从2026年3月27日起不再提供”（will no longer be available starting on March 27, 2026）。然而在2026年10月3日我们搜索这个关键词时排名第一的虚拟助理机构清单（最后更新于2025年6月）仍然在推荐它。预约这半件事由 Calendly 负责。另外，Gemini 和 Copilot 那两行并不是需要你自己购买的工具，它们随客户自己的 Google 或 Microsoft 账号而来，这就引出了下一个问题。

AI该用谁的账号：你的，还是客户的？

只要客户已经在付费使用商业套餐，处理客户工作就该用客户的账号，这样更安全。数据归他们的管理员所有，适用他们的训练条款，合同结束后历史记录也留在他们手里。你自己的个人套餐，只有在关掉训练之后才可以用，因为截至2026年10月，所有主流个人套餐默认都会用对话做训练。

每一行的来源：OpenAI 的数据控制帮助页、Claude 定价页和 Anthropic 的数据保留页面、Gemini 应用隐私中心（2026年9月24日更新）、Google 的 Workspace 隐私中心（2026年8月14日更新），以及 Microsoft 的企业数据保护页面，均于2026年10月3日查阅。

判断规则就藏在这张表里。接每一位新客户时都问一个问题：你有没有 Google Workspace、Microsoft 365 或 ChatGPT Business 账号可以让我使用？有的话，就在客户的账号里工作，最后一天客户的管理员可以直接收回你的权限。没有的话，就用你自己的付费套餐并关闭训练。每位客户单独一个项目或文件夹，避免内容串到一起，并把使用的工具写进合同。想自己拥有商业版的单人虚拟助理，在 ChatGPT 或 Claude 上得为第二个空席位付费。只有 Workspace 是单席位出售的。

发布本页的 Whizi 属于“用自己账号”这一边，一个登录就能用多个模型系列。Starter（每月 $15.99，按年付费 $10.99）包含 GPT 和 Claude Haiku，Claude Sonnet 和 Gemini 在 Pro 里。每位客户对应一个项目，里面放该客户的指令（最多 32,000 个字符）和最多 10 个置顶文件。Whizi 不会用提示或文件训练 Whizi 自己拥有的模型。不过消息仍会通过 OpenRouter 发送给你所选模型的提供方，Whizi 也不承诺每个提供方都零留存（见数据与隐私）。Whizi 输在这张表的客户那一侧：它没有团队席位，所以客户无法管理这个账号，合同结束时也无法接管历史记录。

虚拟助理怎样用AI处理邮箱、日程和客户文档？

虚拟助理把AI用在三类工作里的写作环节：整理并起草邮件，提出并确认会议时间，以及把客户的笔记整理成文档。下面六条提示词是为替他人办事的虚拟助理写的，所以每一条都会把需要客户拍板的事标出来留给客户。

提示词 1，邮箱分流：“你正在为 [客户] 整理邮箱。对下面每封邮件各写一行：发件人、对方想要什么，以及一个标签：今天回复、本周回复、归档，或交给 [客户] 处理。凡是涉及钱、合同或投诉的，不管邮件里还写了什么，一律标为交给 [客户] 处理。先不要起草回复。邮件：[粘贴，最早的在前，去掉签名]。”长邮件串的版本见总结邮件的提示词。

提示词 2，用客户的口吻回复：“替 [客户姓名] 起草对下面这封邮件的回复。参照我随后粘贴的三封示例回复：问候语、结尾敬语和长度都要一致。不超过 120 个词。凡是日期、价格或承诺，一律写成 [CHECK]，留给 [客户] 确认。邮件：[粘贴]。示例：[粘贴客户自己发出的三封邮件]。”这三封示例对语气的作用，比任何形容语气的词都大。

提示词 3，跨时区安排会议：“写一封简短的邮件，为 [城市] 的 [客户] 和 [城市] 的 [嘉宾] 之间 30 分钟的通话提供三个时间段。[客户] 所在时区的空闲时间段：[列表]。每个时间段都用两个时区显示，并带上星期几，不超过 80 个词。”邮件发出前，请对照世界时钟核对每一个换算后的时间，因为错一个小时就会错过会议。

提示词 4，把会议记录变成待办：“根据这份转录稿，列出决定、待办事项（负责人、任务、按原话写明的截止日期）和未决问题。引用每一项出自的那句话。如果没有提到截止日期，就写“未说明”。转录稿：[粘贴 Otter 或 Fathom 的导出内容]。”

提示词 5，由讲解记录生成 SOP：“把 [客户] 讲解 [流程] 的这些笔记整理成带编号的 SOP：一句话说明目的，所需工具（只写名称，不要密码），每一步只含一个动作，再列出可能出错的地方。凡是你推断出来而不是从笔记里读到的步骤，请标上 [ASSUMED]。”

提示词 6，每周客户报告：“根据这份任务日志，为我写一份发给 [客户] 的每周进展，分三部分：已完成、进行中（含下一步）、需要你决定的事项。每项一行，不要形容词，不超过 150 个词。本周工时：[数字]，按任务分：[列表]。”工时这一行对下面要谈的计费问题很重要。

虚拟助理绝不能把什么粘贴进AI对话？

无论哪种套餐，都绝不要把客户的密码、双重验证码、银行卡或银行账号、政府身份证件号码粘贴进任何AI对话。商业套餐改变的只是谁可以拿这些文字去训练，并不会让对话变成存放凭据的地方，而客户自己掌控的密码管理器早就在做这件事。

还有三类内容，需要先拿到客户的书面同意：他们客户的健康或财务记录、任何受保密协议约束的内容，以及薪资或纪律处分邮件之类的人事事务。客户同意之后，也只粘贴最少的内容：在文字进入之前，把姓名换成角色（“供应商”“候选人”），把金额换成 [AMOUNT]。哪些内容绝不能粘贴进AI列出了完整清单，以及各厂商的数据保留条款。

AI节省下来的时间，虚拟助理该怎么计费？

按小时计费的合同，就按你实际花的时间收费，包括审核的时间。当原本一小时的任务现在只要十五分钟时，就把大量使用AI的工作改成按套餐计价。虚拟助理的发票并没有规则约束。最接近的书面标准，是美国律师协会（American Bar Association）2024年7月29日发布的 Formal Opinion 512，而为律所工作的虚拟助理，其服务的客户正受这份意见约束。它写道，“按小时向客户收取处理某事项所用时间费用的律师，必须按其实际用时收费”（who bill clients an hourly rate for time spent on a matter must bill for their actual time）。

这份意见自带的例子同样适用于虚拟助理：用AI起草只花了 15 分钟，可以按这 15 分钟加上审核草稿准确性所花的时间收费。意见还说，律师不得向客户收取学习一个工具的费用，因为这个工具会用于每一位客户。意见另外指出，AI让工作快了很多而固定费用却原封不动，可能是不合理的。把它当作虚拟助理的实务来读，合同里就有三条线。按小时的工作，按记录的时间收费。套餐则按产出定价（每天清空的收件箱、每月四份 SOP）。至于AI订阅，除非客户指定了某个工具并同意付费，否则算你自己的经营成本。

在美国，如果订阅费用通过了 IRS Publication 334 里的测试，它本身就是一项经营费用：“普通费用是指在你所在行业中常见且被认可的费用。”（An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business.）某个套餐对你是否符合条件，该问你的会计，而不是看本页。

AI会取代虚拟助理吗？

按美国政府自己的预测，AI缩减的是例行的文档工作，而不是助理这个角色。美国劳工统计局没有把虚拟助理单独列为一类。最接近的是秘书和行政助理：2025年有 3,515,600 个岗位，预计2025年到2035年下降 2%，十年间每年仍有约 314,400 个职位空缺。2025年的薪资中位数为 $48,310。

同一页面点明了原因：“包括人工智能（AI）系统和数字工具在内的技术，使许多组织的员工无需秘书协助就能自己准备文档。”（Technology, including artificial intelligence (AI) systems and digital tools, enables staff in many organizations to prepare their own documents without the help of secretaries.）起草工具拿不走的，是上面那些提示词里的判断力：知道哪封邮件要交给客户处理，客户真正想要哪个时间段，以及 SOP 里哪一步是推断出来的。把这种判断力卖出去，并用第一张表里的工具完成起草工作的虚拟助理，卖的正是不会萎缩的那一部分。