人力资源 AI 指南：10条提示词，以及不止管招聘的5项美国州级AI规则

怎样在人力资源工作中使用AI而不越过法律红线？

在SHRM于2026年4月发布的State of AI in HR 2026调查中，1,908名HR从业者里，39%的组织已在HR职能中落地AI，另有7%计划在今年落地。同一调查还发现，在设有劳动力AI规则的州，57%的HR从业者并不了解这些规则。下表把HR多面手的工作分成“起草”和“决策”两类：十项任务在本页有提示词，三项由姊妹指南讲解，还有一项任何提示词都不该碰。

最后一列保护员工，第三列保护公司。针对AI用于用工决策的规则早已不止管招聘和晋升，图表显示了它们扩展得有多快。

纽约市2023年的法律是大多数指南都会提到的那一部,它只管筛选应聘者和晋升员工,到此为止。此后的每一项规则都至少延伸到之后的一项决策,从薪酬一直到解雇,下表引用了各项规则自己列出的清单。伊利诺伊州（已标记）自2026年1月1日起适用,另有三项将在2027年1月到10月之间陆续生效。

哪些州的AI法律适用于招聘之后的HR决策？

我们在2026年10月3日查阅的六项美国AI用工规则中，有五项延伸到招聘和晋升之外。对HR多面手来说，关键区别在于：聊天应用起草一份摘要算不算在内。只有科罗拉多州明确豁免起草。康涅狄格州仅在文字处理软件“不作出或实质性影响”用工决策的范围内排除它，加州隐私规则只管取代人工决策的技术。伊利诺伊州没有任何豁免：伊利诺伊州法规在AI的定义末尾写明，“人工智能”包括生成式人工智能。下表引用了各项规则自己的适用范围，仅限美国，截至2026年10月3日。它是对法律文本的概述，不构成法律意见。

请把“起草”一列当作对法律文本的概述，而不是法律意见。把你输入的笔记变成摘要的提示词，正是科罗拉多州的豁免条款所点名的用法。加州的隐私规则只管取代人工决策的输出。但如果你问同一个聊天应用该裁掉三名员工中的哪一个，它给出的排名，正是六项规则中五项所针对的对象。伊利诺伊州规定，就其清单中的决策而言，“未向员工通知雇主正在使用人工智能”属于侵犯民权的行为。你自己的工作流程是否在适用范围内，应当请教劳动法律师。

有两点伊利诺伊州的事实对小公司很重要。自2020年7月1日起（Public Act 101-0430），《人权法》把“在违规当年或前一年内有20个或以上日历周在伊利诺伊州境内雇用一名或多名员工的任何人”视为雇主。此外，通知规则至今仍然缺位。人权部于2026年5月15日在《伊利诺伊州公报》上公布了拟议规则，随后在2026年6月2日暂时撤回，并将6月10日的听证会推迟，理由是“以便继续与其他州机构合作”（其更新页面，2026年6月4日存档）。法规规定该部门“应当制定”关于“通知的时限和通知方式”的规则。2026年10月3日，我们在该部门网站上没有找到已通过的规则，也没有找到新的听证日期。

有哪些适合HR制度和员工手册的最佳AI提示词？

最好的HR制度提示词，是把你的决定交给模型，同时禁止它自行添加法律要求。提示词1到4在ChatGPT、Claude或Gemini里用法相同：填好括号，粘贴即可。其余工作可以看HR提示词包，里面还有20条，从拒信邮件到一堆离职访谈的主题归纳都有。

提示词1，根据你的决定起草制度：

为一家有[120]人、员工分布在[各州]的公司起草一份[远程办公]制度。只使用下面的决定。章节：目的、适用对象、规则、如何申请例外、联系人。600字以内，通俗易懂。如果缺少某项决定，写[DECISION NEEDED]，不要自己选择。不要添加任何法律要求；在结尾列出所有可能适用州法律的要点，以便我与律师核对。决定：[粘贴]。

提示词2，用通俗语言改写手册章节：

改写这一手册章节，让新员工读一遍就能看懂。每条规则、数字、日期和截止时间都要与原文完全一致。用短句、第二人称，不要用法律术语。改写后，列出所有你不确定含义的句子，不要猜测。章节：[粘贴]。

提示词3，各州缺口清单：

这是我们员工手册的目录和各州的员工人数：[粘贴]。列出这些州的员工手册通常需要、而我们缺少的制度主题（带薪病假、最终工资发放时间、哺乳休息等）。对每一项，写出州名和你所理解的相关法律，并在每一行标注VERIFY。不要撰写任何制度正文。

提示词3产出的是给律师的清单，而不是答案。每个模型都有训练截止时间，各州的休假和工资法律每年都在变，所以在任何内容写入手册之前，请对照州劳工部门自己的页面核对每一条VERIFY。

提示词4，公司AI使用制度：

为一家[规模]的公司员工起草一份一页的AI使用制度。包括：获批的工具和套餐[列表]；任何AI工具中绝不能粘贴的内容（医疗和休假记录、社会安全号码、移民文件、背景调查、客户数据、受保密协议约束的任何内容）；一条规则：在没有[HR角色]审核的情况下，AI输出不得作为任何招聘、晋升、纪律处分、解雇或定薪决定的依据；以及员工有疑问时应该问谁。通俗易懂，400字以内。

提示词4补上了多数手册仍然缺失的一块，它的决策规则也与科罗拉多州的条文一致。与员工对话的聊天机器人（例如回答制度问题的HR帮助机器人），只有在没人打算把它用于重大决策、并受“禁止将生成内容用于重大决策的可接受使用政策”约束时，才不在2027年那部法律的范围内。

怎样在职场调查中使用AI？

用AI来规划访谈、整理你自己的笔记，千万不要用它判断可信度或得出调查结论。结论就是通向纪律处分或解雇的那个决定，伊利诺伊州、康涅狄格州以及加州的两项规则都在文本中点名了这些决定。粘贴之前，把每个姓名都替换成角色。

提示词5，访谈计划：

我正在调查一起职场投诉。这是把姓名替换成角色（投诉人、被投诉人、证人1、证人2）后的摘要：[粘贴]。涉及的制度是：[粘贴]。请写一份访谈计划：按什么顺序访谈哪些人，每人六到十个开放式问题，以及需要调取的文件（消息、排班表、门禁记录）。不要使用引导性问题。不要评估任何人的可信度，也不要建议结果。

提示词6，把你的笔记变成事实摘要：

以下是我在这次调查中的访谈打字笔记，姓名已替换成角色。针对每一项指控，列出每个人说了什么（我的笔记里有引述的地方请照原话引用）、与之相关的文件，以及各方说法一致和冲突的地方。不要评估可信度，不要得出结论，不要建议处分，也不要添加笔记中没有的任何内容。笔记：[粘贴]。

如果由律师主导调查，把任何内容粘贴到外部工具之前，包括公司套餐，都要先问律师。把模型的摘要当作工作草稿。存入档案的报告，应该是你自己撰写并签字的那一份。

哪些AI提示词适合通知公告、入职、培训和问卷？

通知公告、入职计划、测验和问卷主题都属于纯起草工作，所以这是HR使用AI最安全的地方，也是最能省下打字时间的地方。提示词7到10涵盖了这些内容。

提示词7，变更通知及其FAQ：

写一封面向全体员工的邮件，宣布[变更内容]，自[日期]起生效。开头先说明对员工有什么变化、何时变化，然后用两句话说明原因，再说明他们需要做什么、截止时间，最后说明可以问谁。200字以内，不要用感叹号，不要用“令人兴奋”之类的词。然后写五条员工会问的FAQ，只根据以下事实回答：[粘贴]。

提示词8，入职计划：

为即将加入一家[规模]公司的[岗位]制定30天入职计划：第一天、第一周和第30天前。每一项都指定负责人（HR、经理、IT或新员工）。把我们的必办事项原样加入：[粘贴，例如I-9表格第2节、福利登记窗口、制度确认书]。以表格形式输出。

提示词9，把制度变成培训测验：

根据下面的制度，写八道选择题，考查新员工必须执行的规则，每题四个选项，给出正确答案和出处的制度原句。不要出陷阱题，也不要考措辞。制度：[粘贴]。

提示词10，问卷和离职访谈的主题：

这是来自我们[敬业度问卷或离职访谈]的[N]条匿名评论，已去掉姓名、五人以下的团队名称和可识别的细节：[粘贴]。把它们归成几个主题。每个主题给出评论条数和两句原话引用。不要猜测谁写了哪条评论，也不要推断年龄、性别或任何其他特征。

提示词10只有在针对主题时才算起草工作。一旦摘要被用来挑出某一位员工采取行动，它就成了决策的输入，上面的规则表就适用了。绩效评估也遵循同一规则：绩效评估指南正因如此，才把评级留给经理。

HR绝不能把什么粘贴到ChatGPT里？

绝不要把医疗信息、休假证明、合理便利申请、社会安全号码、I-9文件、背景调查报告或带真实姓名的调查材料粘贴到任何AI聊天里。医疗记录有专门的联邦规则：ADA要求员工体检所得信息“保存在单独的表格和单独的医疗档案中”（29 CFR 1630.14），FMLA证明必须“作为保密医疗记录，与一般人事档案分开保存”（29 CFR 825.500）。聊天记录两者都不是。

套餐和粘贴同样重要。OpenAI的数据控制页面说明，除非你关闭“Improve the model for everyone”，否则个人版ChatGPT的对话可能被用于训练模型。ChatGPT Business默认不用于训练，价格为每个席位每月$25，按年付费为$20，截至2026年10月最少两个席位。Claude Team是每个席位$25，按年付费为$20，同样最少两个席位，训练“默认无”，而Free、Pro和Max是需要自行退出。在公司套餐上，雇主能看到的更多，而不是更少：Can my employer see my ChatGPT conversations解释了Enterprise Compliance API，而what never to paste into an AI chat列出了适用于各家供应商的完整清单。

对于只有一个人的HR团队，Whizi是一个选择。Starter每月$15.99（按年付费$10.99）可使用GPT和Claude Haiku，Pro为$29.99（按年付费$19.99），另外增加Claude Sonnet和Gemini。一个项目可以存放员工手册（最多固定10个文件，每个10 MB，含PDF和.docx），因此提示词2、3和9每次读取的都是你自己的文本。Whizi不会用你的聊天训练自己的模型，但发给GPT的消息仍会到达OpenAI，发给Claude的则会到达Anthropic。Whizi的短板在于：它没有团队账户，所以需要共享席位和集中管控的HR部门，用ChatGPT Business或Claude Team更合适。

AI会取代人力资源吗？

不会，美国政府自己的预测就是这样。美国劳工统计局统计，2025年有224,900个人力资源经理岗位，2025年5月的薪酬中位数为$149,280，并预测2025年至2035年增长6%，快于平均水平；HR专员有939,700个岗位，预计同样增长6%。它对经理岗位的一句描述，说的是聊天应用做不了的工作：他们“规划、协调并指导组织的行政职能”。

所以，写作交给这十条提示词，而每一项涉及具名员工的决策都由人来做。伊利诺伊州的通知条款自2026年1月1日起已经生效。科罗拉多州和加州的隐私规则在2027年1月1日增加通知义务，康涅狄格州则在2027年10月1日。