IA pour les RH : 10 prompts et les 5 lois d'État sur l'IA qui vont au-delà de l'embauche

Comment utiliser l'IA en RH sans franchir la limite légale ?

Dans l'enquête State of AI in HR 2026 de la SHRM, menée auprès de 1 908 professionnels RH et publiée en avril 2026, 39 % des organisations avaient déployé l'IA dans leurs fonctions RH et 7 % de plus prévoyaient de le faire cette année. La même enquête montre que 57 % des professionnels RH des États dotés de règles sur l'IA au travail ne connaissent pas ces règles. Le tableau range le travail d'un généraliste RH entre rédiger et décider : dix tâches avec un prompt sur cette page, trois couvertes par des guides voisins, et une qu'aucun prompt ne devrait toucher.

La dernière colonne protège le salarié. La troisième protège l'entreprise. Les règles sur l'IA dans les décisions d'emploi ne s'arrêtent plus à l'embauche et à la promotion, et le graphique montre à quelle vitesse elles les ont dépassées.

La loi de 2023 de la ville de New York, celle que citent la plupart des guides, couvre le tri des candidats à l'embauche et des salariés à la promotion. Elle s'arrête là. Toutes les règles suivantes touchent au moins une décision postérieure, de la paie au licenciement, et le tableau ci-dessous cite la liste propre à chaque règle. L'Illinois (signalé) s'applique depuis le 1er janvier 2026, et trois autres entrent en vigueur entre janvier et octobre 2027.

Quelles lois d'État sur l'IA s'appliquent aux décisions RH après l'embauche ?

Cinq des six règles américaines sur l'IA et l'emploi que nous avons lues le 3 octobre 2026 dépassent l'embauche et la promotion, et pour un généraliste RH, la différence décisive est de savoir si une application de chat qui rédige une synthèse est concernée. Seul le Colorado exempte la rédaction expressément. Le Connecticut exclut les logiciels de traitement de texte seulement « dans la mesure où » ils ne prennent ni n'influencent sensiblement une décision d'emploi, et les règles de confidentialité de la Californie ne visent que la technologie qui remplace la décision humaine. L'Illinois n'a aucune exemption : la loi de l'Illinois termine sa définition de l'IA par la phrase « l'intelligence artificielle » inclut l'intelligence artificielle générative. Le tableau cite le champ de chaque règle, États-Unis uniquement, au 3 octobre 2026. Il résume les textes et ne constitue pas un avis juridique.

Lisez la colonne sur la rédaction comme un résumé des textes, pas comme un avis juridique. Un prompt qui transforme vos notes saisies en synthèse correspond à l'usage que nomme l'exemption du Colorado. Les règles de confidentialité de la Californie ne visent que les sorties qui remplacent une décision humaine. Mais demandez à la même application lequel de trois salariés licencier, et elle produit le classement sur lequel portent cinq des six règles. L'Illinois fait de l'absence de notification « à un salarié que l'employeur utilise l'intelligence artificielle » une violation des droits civiques pour les décisions de sa liste. Savoir si votre propre processus entre dans le champ relève d'un avocat en droit du travail.

Deux faits sur l'Illinois comptent pour une petite entreprise. Depuis le 1er juillet 2020 (Public Act 101-0430), la Human Rights Act considère comme employeur « toute personne employant un ou plusieurs salariés dans l'Illinois pendant 20 semaines civiles ou plus » de l'année de la violation ou de l'année précédente. Et les règles de notification manquent toujours. Le Department of Human Rights a publié des projets de règles dans l'Illinois Register le 15 mai 2026, puis le 2 juin 2026 les a retirés temporairement et reporté l'audience du 10 juin « pour permettre la poursuite de la collaboration avec d'autres agences de l'État » (sa page d'actualité, archivée le 4 juin 2026). La loi dit que le département « adoptera » des règles sur « le délai de notification et les moyens de notification ». Nous n'avons trouvé aucune règle adoptée ni nouvelle date d'audience sur le site du département le 3 octobre 2026.

Quels sont les meilleurs prompts d'IA pour les politiques RH et le manuel du personnel ?

Les meilleurs prompts de politique RH donnent au modèle vos décisions et lui interdisent d'ajouter ses propres exigences légales. Les prompts 1 à 4 fonctionnent de la même façon dans ChatGPT, Claude ou Gemini : remplissez les crochets et collez. Pour le reste du travail, le pack de prompts RH en propose 20 de plus, des courriels de refus aux thèmes d'une pile d'entretiens de départ.

Prompt 1, une politique à partir de vos décisions :

Rédige une politique de [télétravail] pour une entreprise de [120] personnes avec des salariés dans les États suivants : [états]. Utilise uniquement les décisions ci-dessous. Sections : objet, personnes concernées, règles, comment demander une exception, qui contacter. Moins de 600 mots, langage clair. Quand une décision manque, écris [DÉCISION NÉCESSAIRE] au lieu d'en choisir une. N'ajoute aucune exigence légale ; à la fin, liste chaque point où une loi d'État pourrait s'appliquer pour que je le vérifie avec un avocat. Décisions : [coller].

Prompt 2, une section du manuel en langage clair :

Réécris cette section du manuel pour qu'une nouvelle recrue la comprenne en une lecture. Garde chaque règle, chiffre, date et délai exactement tels quels. Phrases courtes, deuxième personne, pas de latin juridique. Après la réécriture, liste les phrases dont tu n'étais pas sûr du sens au lieu de deviner. Section : [coller].

Prompt 3, la liste des lacunes par État :

Voici la table des matières de notre manuel et nos effectifs par État : [coller]. Liste les sujets de politique dont un manuel du personnel pour ces États a couramment besoin et qui manquent au nôtre (congés maladie payés, délai de paie finale, pauses d'allaitement et ainsi de suite). Pour chacun, nomme l'État et la loi telle que tu la comprends, et marque chaque ligne VÉRIFIER. N'écris aucun texte de politique.

Le prompt 3 produit une liste pour l'avocat, pas une réponse. Chaque modèle a une date limite d'entraînement, et les lois d'État sur les congés et la paie changent chaque année : vérifiez donc chaque ligne VÉRIFIER sur la page du département du travail de l'État avant d'ajouter quoi que ce soit au manuel.

Prompt 4, la politique d'usage de l'IA de l'entreprise :

Rédige une politique d'usage de l'IA d'une page pour les salariés d'une entreprise de [taille]. Inclus : les outils et formules approuvés [liste] ; ce qui ne doit jamais être collé dans un outil d'IA (dossiers médicaux et de congés, numéros de Sécurité sociale, documents d'immigration, vérifications d'antécédents, données clients, tout ce qui relève d'un accord de confidentialité) ; une règle selon laquelle la sortie d'une IA ne peut servir de facteur dans aucune décision d'embauche, de promotion, de sanction, de licenciement ou de rémunération d'une personne sans examen par [rôle RH] ; et qui les salariés peuvent interroger. Langage clair, moins de 400 mots.

Le prompt 4 comble une lacune que la plupart des manuels ont encore, et sa règle de décision s'aligne sur le texte du Colorado. Un chatbot qui parle aux salariés (un bot d'aide RH qui répond aux questions de politique, par exemple) échappe à la loi de 2027 seulement si personne ne le destine à des décisions importantes et s'il est soumis à « une politique d'usage acceptable qui interdit d'utiliser le contenu généré dans une décision importante ».

Comment utiliser l'IA dans une enquête interne ?

Utilisez l'IA pour préparer les entretiens et trier vos propres notes, jamais pour juger la crédibilité ni arrêter la conclusion. La conclusion est la décision qui mène à la sanction ou au licenciement, et l'Illinois, le Connecticut et les deux règles californiennes nomment ces décisions dans leurs textes. Remplacez chaque nom par un rôle avant de coller.

Prompt 5, le plan d'entretiens :

J'enquête sur une plainte au travail. Voici un résumé où les noms sont remplacés par des rôles (Plaignant, Mis en cause, Témoin 1, Témoin 2) : [coller]. Les politiques en cause sont : [coller]. Rédige un plan d'entretiens : qui interroger et dans quel ordre, six à dix questions ouvertes pour chaque personne, et les documents à demander (messages, horaires, relevés de badge). Pas de questions orientées. N'évalue la crédibilité de personne et ne suggère aucune issue.

Prompt 6, vos notes en synthèse factuelle :

Voici mes notes saisies des entretiens de cette enquête, noms remplacés par des rôles. Pour chaque allégation, liste ce que chaque personne a dit (cite ses mots là où mes notes les citent), les documents qui s'y rapportent, et où les récits concordent et divergent. N'évalue pas la crédibilité, ne tire aucune conclusion, ne recommande aucune sanction et n'ajoute rien qui ne soit pas dans mes notes. Notes : [coller].

Si un avocat dirige l'enquête, demandez-lui avant de coller quoi que ce soit dans un outil externe, même une formule d'entreprise. Considérez la synthèse du modèle comme un brouillon de travail. Le rapport versé au dossier est celui que vous avez écrit et signé.

Quels prompts d'IA pour les annonces, l'intégration, la formation et les sondages ?

Les annonces, plans d'intégration, quiz et thèmes de sondage relèvent de la pure rédaction : c'est l'endroit le plus sûr pour l'IA en RH, et celui où elle fait gagner le plus de frappe. Les prompts 7 à 10 les couvrent.

Prompt 7, l'annonce d'un changement et sa FAQ :

Rédige un courriel à tout le personnel annonçant [le changement], en vigueur le [date]. Commence par ce qui change pour le salarié et quand, puis la raison en deux phrases, puis ce qu'il doit faire et avant quand, puis qui contacter. Moins de 200 mots, sans point d'exclamation, sans « enthousiasmant ». Puis écris cinq entrées de FAQ pour les questions que poseront les salariés, avec des réponses tirées uniquement de ces faits : [coller].

Prompt 8, le plan d'intégration :

Construis un plan d'intégration de 30 jours pour un(e) [poste] qui rejoint une entreprise de [taille] : premier jour, première semaine, et d'ici le jour 30. Donne à chaque élément un responsable (RH, manager, informatique ou la nouvelle recrue). Inclus nos éléments obligatoires exactement comme listés : [coller, par exemple Form I-9 Section 2, période d'inscription aux avantages, accusés de réception des politiques]. Présente le résultat sous forme de tableau.

Prompt 9, une politique en quiz de formation :

À partir de la politique ci-dessous, écris huit questions à choix multiples qui testent les règles qu'une nouvelle recrue doit appliquer, chacune avec quatre options, la bonne réponse et la phrase de la politique dont elle vient. Pas de questions pièges ni de questions sur la formulation. Politique : [coller].

Prompt 10, thèmes d'un sondage ou d'entretiens de départ :

Voici [N] commentaires anonymes de notre [sondage d'engagement ou entretiens de départ], dont les noms, les noms d'équipes de moins de cinq personnes et les détails identifiants ont été retirés : [coller]. Regroupe-les en thèmes. Pour chaque thème, donne le nombre de commentaires et deux courtes citations, mot pour mot. Ne devine pas qui a écrit un commentaire et ne déduis ni l'âge, ni le genre, ni aucune autre caractéristique.

Le prompt 10 reste un travail de rédaction seulement tant qu'il porte sur des thèmes. Dès qu'une synthèse sert à cibler un salarié pour une action, elle devient une donnée d'entrée d'une décision, et le tableau des règles ci-dessus s'applique. Les évaluations suivent la même règle : le guide des évaluations de performance laisse la note au manager pour cette raison.

Que ne faut-il jamais coller dans ChatGPT en RH ?

Ne collez jamais d'informations médicales, de certificats de congé, de demandes d'aménagement, de numéros de Sécurité sociale, de documents I-9, de rapports de vérification d'antécédents ni une enquête avec de vrais noms dans un chat d'IA. Les dossiers médicaux ont leurs propres règles fédérales : l'ADA exige que les informations issues des examens médicaux des salariés soient conservées « sur des formulaires distincts et dans des dossiers médicaux distincts » (29 CFR 1630.14), et les certifications FMLA doivent être « conservées comme dossiers médicaux confidentiels dans des fichiers distincts des dossiers habituels du personnel » (29 CFR 825.500). Un historique de chat n'est ni l'un ni l'autre.

La formule compte autant que ce que vous collez. La page sur les contrôles des données d'OpenAI indique que les conversations de ChatGPT grand public peuvent servir à entraîner ses modèles, sauf si vous désactivez « Improve the model for everyone ». ChatGPT Business n'est pas utilisé pour l'entraînement par défaut, et coûte $25 par siège et par mois, ou $20 facturés à l'année, avec un minimum de deux sièges en octobre 2026. Claude Team coûte $25 par siège, ou $20 facturés à l'année, également avec un minimum de deux sièges, avec un entraînement « None by default » contre un opt-out sur Free, Pro et Max. Sur les formules d'entreprise, l'employeur peut voir plus, pas moins : Mon employeur peut-il voir mes conversations ChatGPT explique l'API Compliance d'Enterprise, et ce qu'il ne faut jamais coller dans un chat d'IA donne la liste complète pour chaque éditeur.

Pour une équipe RH d'une seule personne, Whizi est une option. Starter à $15.99 par mois ($10.99 facturés à l'année) donne accès à GPT et Claude Haiku, et Pro à $29.99 ($19.99 à l'année) ajoute Claude Sonnet et Gemini. Un projet contient le manuel (jusqu'à 10 fichiers épinglés de 10 Mo chacun, PDF et .docx inclus), si bien que les prompts 2, 3 et 9 lisent votre propre texte à chaque fois. Whizi n'entraîne pas ses propres modèles sur vos chats, mais un message envoyé à GPT parvient quand même à OpenAI, et un message envoyé à Claude parvient à Anthropic. Là où Whizi perd : il n'a pas de comptes d'équipe, donc un service RH qui a besoin de sièges partagés et de contrôles centralisés sera mieux servi par ChatGPT Business ou Claude Team.

L'IA va-t-elle remplacer les RH ?

Non, selon les projections du gouvernement américain lui-même. Le Bureau of Labor Statistics compte 224 900 postes de responsables des ressources humaines en 2025, avec une rémunération médiane de $149,280 en mai 2025, et projette une croissance de 6 % de 2025 à 2035, plus rapide que la moyenne ; les spécialistes RH, avec 939 700 postes, devraient aussi croître de 6 %. Sa seule phrase sur le métier de responsable décrit un travail qu'une application de chat ne fait pas : ils « planifient, coordonnent et dirigent les fonctions administratives d'une organisation ».

Utilisez donc les dix prompts pour la rédaction et gardez une personne sur chaque décision concernant un salarié nommé. La disposition de l'Illinois sur la notification est en vigueur depuis le 1er janvier 2026. Les règles de confidentialité du Colorado et de la Californie ajoutent des obligations de notification le 1er janvier 2027, et le Connecticut le 1er octobre 2027.