IA para RRHH: 10 prompts y las 5 normas estatales de IA que van más allá de la contratación

¿Cómo usar la IA en RRHH sin cruzar la línea legal?

En la encuesta State of AI in HR 2026 de SHRM, con 1,908 profesionales de RRHH y publicada en abril de 2026, el 39% de las organizaciones ya había implantado IA en sus funciones de RRHH y otro 7% planeaba hacerlo este año. La misma encuesta halló que el 57% de los profesionales de RRHH en estados con normas de IA laboral desconoce esas normas. La tabla ordena el trabajo de un generalista de RRHH entre redactar y decidir: diez tareas con un prompt en esta página, tres que cubren guías hermanas y una que ningún prompt debería tocar.

La última columna protege al empleado. La tercera protege a la empresa. Las normas sobre IA en decisiones de empleo ya no se detienen en la contratación y el ascenso, y el gráfico muestra con qué rapidez se han extendido más allá.

La ley de 2023 de la ciudad de Nueva York, la que mencionan la mayoría de las guías, cubre el filtrado de candidatos para contratar y de empleados para ascender. Ahí termina. Todas las normas posteriores alcanzan al menos una decisión posterior, desde el salario hasta el despido, y la tabla siguiente cita la lista de cada norma. Illinois (marcada) se aplica desde el 1 de enero de 2026, y otras tres empiezan entre enero y octubre de 2027.

¿Qué leyes estatales de IA se aplican a las decisiones de RRHH tras la contratación?

Cinco de las seis normas estadounidenses sobre IA en el empleo que leímos el 3 de octubre de 2026 van más allá de la contratación y el ascenso, y para un generalista de RRHH la diferencia decisiva es si cuenta una app de chat que redacta un resumen. Solo Colorado exime la redacción de borradores de forma expresa. Connecticut excluye el software de procesamiento de textos únicamente "en la medida en que" no tome ni influya materialmente en una decisión de empleo, y las normas de privacidad de California alcanzan solo la tecnología que sustituye la decisión humana. Illinois no tiene ninguna exención: la ley de Illinois cierra su definición de IA con la frase "inteligencia artificial" incluye la inteligencia artificial generativa. La tabla cita el alcance de cada norma, solo en Estados Unidos, a 3 de octubre de 2026. Resume los textos y no es asesoramiento jurídico.

Lee la columna de redacción como un resumen de los textos, no como una opinión jurídica. Un prompt que convierte tus notas escritas en un resumen es el uso que nombra la exención de Colorado. Las normas de privacidad de California alcanzan solo el resultado que sustituye una decisión humana. Pero si le pides a la misma app de chat cuál de tres empleados despedir, está produciendo el ranking sobre el que se escribieron cinco de las seis normas. Illinois considera una violación de derechos civiles "no avisar a un empleado de que el empleador está usando inteligencia artificial" para las decisiones de su lista. Si tu propio flujo de trabajo entra en el ámbito de la norma es una pregunta para un abogado laboralista.

Dos datos de Illinois importan para una empresa pequeña. Desde el 1 de julio de 2020 (Public Act 101-0430), la Ley de Derechos Humanos considera empleador a "toda persona que emplee a uno o más empleados dentro de Illinois durante 20 o más semanas calendario" del año de la infracción o del anterior. Y las reglas de aviso siguen sin existir. El Departamento de Derechos Humanos publicó un proyecto de reglas en el Illinois Register el 15 de mayo de 2026, y el 2 de junio de 2026 las retiró temporalmente y aplazó la audiencia del 10 de junio "para permitir una colaboración continua con otras agencias estatales" (su página de novedades, archivada el 4 de junio de 2026). La ley dice que el departamento "adoptará" reglas sobre "el plazo para dar el aviso y los medios para darlo". No encontramos ninguna regla adoptada ni una nueva fecha de audiencia en el sitio del departamento el 3 de octubre de 2026.

¿Cuáles son los mejores prompts de IA para políticas de RRHH y el manual del empleado?

Los mejores prompts para políticas de RRHH le dan al modelo tus decisiones y le prohíben añadir requisitos legales por su cuenta. Los prompts 1 a 4 funcionan igual en ChatGPT, Claude o Gemini: rellena los corchetes y pega. Para el resto del trabajo, el paquete de prompts de RRHH incluye 20 más, desde correos de rechazo hasta los temas comunes de una pila de entrevistas de salida.

Prompt 1, una política a partir de tus decisiones:

Redacta una política de [trabajo remoto] para una empresa de [120] personas con empleados en [estados]. Usa solo las decisiones de abajo. Secciones: objetivo, a quién cubre, las reglas, cómo pedir una excepción, a quién contactar. Menos de 600 palabras, en lenguaje claro. Donde falte una decisión, escribe [DECISIÓN PENDIENTE] en lugar de elegir una. No añadas ningún requisito legal; al final, enumera cada punto en el que pueda aplicarse una ley estatal para que yo lo revise con el abogado. Decisiones: [pegar].

Prompt 2, una sección del manual en lenguaje claro:

Reescribe esta sección del manual para que un empleado nuevo la entienda en una sola lectura. Conserva exactamente como están escritos cada regla, número, fecha y plazo. Frases cortas, segunda persona, sin latinajos jurídicos. Tras la reescritura, enumera cualquier frase cuyo sentido no tuvieras claro en lugar de adivinar. Sección: [pegar].

Prompt 3, la lista de carencias por estado:

Aquí está el índice de nuestro manual y nuestra plantilla por estado: [pegar]. Enumera los temas de política que un manual del empleado para estos estados suele necesitar y que el nuestro no tiene (licencia pagada por enfermedad, plazo del pago final, pausas de lactancia y similares). Para cada uno, indica el estado y la ley tal como la entiendes, y marca cada línea VERIFICAR. No escribas ningún texto de política.

El prompt 3 produce una lista para el abogado, no una respuesta. Todo modelo tiene una fecha de corte de entrenamiento y las leyes estatales de licencias y salarios cambian cada año, así que contrasta cada línea VERIFICAR con la página del departamento de trabajo del estado antes de incluir nada en el manual.

Prompt 4, la política de uso de IA de la empresa:

Redacta una política de uso de IA de una página para los empleados de una empresa de [tamaño]. Incluye: las herramientas y planes aprobados [lista]; lo que nunca puede pegarse en ninguna herramienta de IA (historiales médicos y de licencias, números de Seguro Social, documentos migratorios, verificaciones de antecedentes, datos de clientes, cualquier cosa bajo NDA); una regla según la cual el resultado de la IA no puede usarse como factor en ninguna decisión de contratar, ascender, sancionar, despedir o fijar el salario de una persona sin la revisión de [puesto de RRHH]; y a quién consultan los empleados sus dudas. Lenguaje claro, menos de 400 palabras.

El prompt 4 llena una carencia que la mayoría de los manuales aún tiene, y su regla de decisión coincide con el texto de Colorado. Un chatbot que habla con los empleados (un bot de ayuda de RRHH que responde dudas sobre políticas, por ejemplo) queda fuera de la ley de 2027 solo si nadie lo destina a decisiones relevantes y está sujeto a "una política de uso aceptable que prohíba usar el contenido generado en una decisión relevante".

¿Cómo usar la IA en una investigación laboral?

Usa la IA para planificar las entrevistas y ordenar tus propias notas, y nunca para juzgar la credibilidad ni llegar a la conclusión. La conclusión es la decisión que lleva a la sanción o al despido, e Illinois, Connecticut y las dos normas de California nombran esas decisiones en sus textos. Sustituye cada nombre por un rol antes de pegar.

Prompt 5, el plan de entrevistas:

Estoy investigando una queja laboral. Este es un resumen con los nombres sustituidos por roles (Denunciante, Denunciado, Testigo 1, Testigo 2): [pegar]. Las políticas en cuestión son: [pegar]. Redacta un plan de entrevistas: a quién entrevistar y en qué orden, de seis a diez preguntas abiertas para cada persona y los documentos que solicitar (mensajes, horarios, registros de acceso). Sin preguntas capciosas. No evalúes la credibilidad de nadie ni sugieras un resultado.

Prompt 6, tus notas convertidas en un resumen factual:

Abajo están mis notas escritas de las entrevistas de esta investigación, con los nombres sustituidos por roles. Para cada alegación, enumera lo que dijo cada persona (cita sus palabras donde mis notas las citan), los documentos que influyen en ella y dónde coinciden y se contradicen los relatos. No evalúes la credibilidad, no llegues a una conclusión, no recomiendes ninguna sanción y no añadas nada que no esté en mis notas. Notas: [pegar].

Si es un abogado quien dirige la investigación, consúltale antes de pegar nada en una herramienta externa, incluso en un plan de empresa. Trata el resumen del modelo como un borrador de trabajo. El informe que va al expediente es el que tú escribiste y firmaste.

¿Qué prompts de IA sirven para comunicados, onboarding, formación y encuestas?

Los comunicados, los planes de onboarding, los cuestionarios y los temas de encuestas son pura redacción, así que son el lugar más seguro para la IA en RRHH y donde más tecleo ahorra. Los prompts 7 a 10 los cubren.

Prompt 7, el comunicado de un cambio y sus preguntas frecuentes:

Escribe un correo para toda la plantilla anunciando [el cambio], con efecto desde [fecha]. Empieza con qué cambia para el empleado y cuándo, luego el motivo en dos frases, luego qué deben hacer y para cuándo, y por último a quién preguntar. Menos de 200 palabras, sin signos de exclamación, sin "emocionante". Después escribe cinco preguntas frecuentes sobre lo que preguntarán los empleados, respondidas solo con estos datos: [pegar].

Prompt 8, el plan de onboarding:

Crea un plan de onboarding de 30 días para un [puesto] que se incorpora a una empresa de [tamaño]: primer día, primera semana y hasta el día 30. Asigna a cada elemento un responsable (RRHH, el jefe, TI o la persona nueva). Incluye nuestros elementos obligatorios exactamente como figuran: [pegar, por ejemplo Formulario I-9 Sección 2, plazo de inscripción en beneficios, confirmaciones de lectura de políticas]. Presenta el resultado en una tabla.

Prompt 9, de una política a un cuestionario de formación:

A partir de la política de abajo, escribe ocho preguntas de opción múltiple que evalúen las reglas que debe aplicar una persona recién incorporada, cada una con cuatro opciones, la respuesta correcta y la frase de la política de la que sale. Sin preguntas trampa ni preguntas sobre la redacción. Política: [pegar].

Prompt 10, temas de encuestas y entrevistas de salida:

Estos son [N] comentarios anónimos de nuestra [encuesta de clima o entrevistas de salida], sin nombres, sin nombres de equipos de menos de cinco personas y sin datos identificativos: [pegar]. Agrúpalos en temas. Para cada tema indica el número de comentarios y dos citas breves, literales. No intentes adivinar quién escribió cada comentario ni inferir edad, género ni ningún otro rasgo.

El prompt 10 sigue siendo trabajo de redacción solo mientras trate de temas. En cuanto un resumen se usa para señalar a un empleado y actuar contra él, pasa a ser un insumo de una decisión, y se aplica la tabla de normas de arriba. Las evaluaciones siguen la misma regla: la guía de evaluaciones de desempeño deja la calificación en manos del jefe por esa razón.

¿Qué no debe pegar nunca RRHH en ChatGPT?

No pegues nunca información médica, certificaciones de licencias, solicitudes de adaptación, números de Seguro Social, documentos I-9, informes de verificación de antecedentes ni una investigación con nombres reales en ningún chat de IA. Los historiales médicos tienen sus propias normas federales: la ADA exige conservar la información de los exámenes médicos de los empleados "en formularios separados y en expedientes médicos separados" (29 CFR 1630.14), y las certificaciones de la FMLA deben "mantenerse como registros médicos confidenciales, en archivos o registros separados de los expedientes de personal habituales" (29 CFR 825.500). Un historial de chat no es ninguna de las dos cosas.

El plan importa tanto como lo que pegas. La página de controles de datos de OpenAI dice que las conversaciones de ChatGPT de consumo pueden entrenar sus modelos salvo que desactives "Improve the model for everyone". ChatGPT Business no se usa para entrenar por defecto y cuesta $25 por puesto al mes, o $20 con facturación anual, con un mínimo de dos puestos a octubre de 2026. Claude Team cuesta $25 por puesto, o $20 con facturación anual, también con un mínimo de dos puestos, y con el entrenamiento en "None by default" frente a una opción de exclusión en Free, Pro y Max. En los planes de empresa el empleador puede ver más, no menos: ¿Puede mi empleador ver mis conversaciones de ChatGPT? explica la Compliance API de Enterprise, y qué no pegar nunca en un chat de IA tiene la lista completa para cada proveedor.

Para un equipo de RRHH de una sola persona, Whizi es una opción. Starter, a $15.99 al mes ($10.99 con facturación anual), ejecuta GPT y Claude Haiku, y Pro, a $29.99 ($19.99 al año), añade Claude Sonnet y Gemini. Un proyecto guarda el manual (hasta 10 archivos fijados de 10 MB cada uno, incluidos PDF y .docx), así que los prompts 2, 3 y 9 leen tu propio texto cada vez. Whizi no entrena sus propios modelos con tus chats, pero un mensaje enviado a GPT sigue llegando a OpenAI y uno enviado a Claude llega a Anthropic. Donde Whizi pierde: no tiene cuentas de equipo, así que un departamento de RRHH que necesite puestos compartidos y controles centralizados estará mejor servido por ChatGPT Business o Claude Team.

¿Reemplazará la IA a RRHH?

No, según la propia proyección del gobierno de EE. UU. La Oficina de Estadísticas Laborales cuenta 224,900 empleos de gerente de recursos humanos en 2025, con un salario mediano de $149,280 en mayo de 2025, y proyecta un crecimiento del 6 por ciento de 2025 a 2035, más rápido que el promedio; los especialistas de RRHH, con 939,700 empleos, también crecerían un 6 por ciento. Su única línea sobre el puesto de gerente describe un trabajo que una app de chat no hace: "planifican, coordinan y dirigen las funciones administrativas de una organización".

Así que usa los diez prompts para escribir y mantén a una persona en cada decisión sobre un empleado con nombre. La disposición de aviso de Illinois está en vigor desde el 1 de enero de 2026. Las normas de privacidad de Colorado y California añaden obligaciones de aviso el 1 de enero de 2027, y Connecticut el 1 de octubre de 2027.