KI für HR: 10 Prompts und die 5 US-KI-Regeln, die über die Einstellung hinausreichen

Wie nutzt man KI in HR, ohne die rechtliche Grenze zu überschreiten?

In der SHRM-Umfrage State of AI in HR 2026 unter 1.908 HR-Fachleuten, veröffentlicht im April 2026, hatten 39% der Organisationen KI in ihren HR-Funktionen eingeführt und weitere 7% planten das für dieses Jahr. Dieselbe Umfrage ergab, dass 57% der HR-Fachleute in Bundesstaaten mit Regeln zu KI am Arbeitsplatz diese Regeln nicht kennen. Die Tabelle sortiert die Arbeit einer HR-Generalistin oder eines HR-Generalisten in Entwerfen und Entscheiden: zehn Aufgaben mit einem Prompt auf dieser Seite, drei, die Schwesterleitfäden abdecken, und eine, die kein Prompt anfassen sollte.

Die letzte Spalte schützt die Beschäftigten. Die dritte schützt das Unternehmen. Regeln zu KI bei Personalentscheidungen enden nicht mehr bei Einstellung und Beförderung, und die Grafik zeigt, wie schnell sie sich darüber hinaus ausgebreitet haben.

Das New Yorker Gesetz von 2023, das die meisten Leitfäden erwähnen, betrifft die Vorauswahl von Bewerbern und Beförderungskandidaten. Dort hört es auf. Jede spätere Regel erfasst mindestens eine Entscheidung danach, von der Vergütung bis zur Kündigung, und die Tabelle unten zitiert die jeweilige Aufzählung der Regel. Illinois (markiert) gilt seit dem 1. Januar 2026, und drei weitere starten zwischen Januar und Oktober 2027.

Welche US-KI-Gesetze gelten für HR-Entscheidungen nach der Einstellung?

Fünf der sechs US-Regeln zu KI im Arbeitsverhältnis, die wir am 3. Oktober 2026 gelesen haben, reichen über Einstellung und Beförderung hinaus, und für HR-Generalisten entscheidet die Frage, ob eine Chat-App zählt, die eine Zusammenfassung entwirft. Nur Colorado nimmt das Entwerfen ausdrücklich aus. Connecticut schließt Textverarbeitungssoftware nur aus, „insofar as“ sie keine Beschäftigungsentscheidung trifft oder wesentlich beeinflusst, und Kaliforniens Datenschutzregeln erfassen nur Technik, die menschliche Entscheidungen ersetzt. Illinois hat keine Ausnahme: Das Gesetz von Illinois beendet seine Definition von KI mit dem Satz „Artificial intelligence“ includes generative artificial intelligence. Die Tabelle zitiert den jeweiligen Anwendungsbereich der Regel, nur USA, Stand 3. Oktober 2026. Sie fasst die Texte zusammen und ist keine Rechtsberatung.

Lies die Entwurfsspalte als Zusammenfassung der Texte, nicht als Rechtsgutachten. Ein Prompt, der deine getippten Notizen in eine Zusammenfassung verwandelt, ist genau die Nutzung, die Colorados Ausnahme nennt. Kaliforniens Datenschutzregeln erfassen nur Ergebnisse, die eine menschliche Entscheidung ersetzen. Fragst du dieselbe Chat-App aber, welche von drei Personen entlassen werden soll, erzeugt sie genau das Ranking, auf das fünf der sechs Regeln zielen. Illinois erklärt es zur Verletzung von Bürgerrechten, „to fail to provide notice to an employee that the employer is using artificial intelligence“ bei den Entscheidungen seiner Liste. Ob dein eigener Ablauf darunter fällt, ist eine Frage für die Arbeitsrechtsberatung.

Zwei Fakten zu Illinois zählen für ein kleines Unternehmen. Seit dem 1. Juli 2020 (Public Act 101-0430) gilt im Human Rights Act als Arbeitgeber „any person employing one or more employees within Illinois during 20 or more calendar weeks“ im Jahr des Verstoßes oder im Jahr davor. Und die Regeln zum Hinweis fehlen noch. Das Department of Human Rights veröffentlichte am 15. Mai 2026 Regelentwürfe im Illinois Register, zog sie am 2. Juni 2026 vorläufig zurück und verschob die Anhörung vom 10. Juni „to allow for continued collaboration with other state agencies“ (seine Update-Seite, archiviert am 4. Juni 2026). Das Gesetz sagt, das Department „shall adopt“ Regeln zu „the time period for providing notice, and the means for providing notice“. Wir fanden am 3. Oktober 2026 auf der Seite des Departments weder eine verabschiedete Regel noch einen neuen Anhörungstermin.

Was sind die besten KI-Prompts für HR-Richtlinien und das Handbuch?

Die besten Prompts für HR-Richtlinien geben dem Modell deine Entscheidungen vor und verbieten ihm, eigene rechtliche Anforderungen hinzuzufügen. Die Prompts 1 bis 4 funktionieren in ChatGPT, Claude oder Gemini gleich: Klammern ausfüllen und einfügen. Für den Rest der Arbeit enthält das HR-Prompt-Paket 20 weitere, von Absage-E-Mails bis zu den Themen in einem Stapel Austrittsgespräche.

Prompt 1, eine Richtlinie aus deinen Entscheidungen:

Entwirf eine Richtlinie zu [Remote-Arbeit] für ein Unternehmen mit [120] Beschäftigten in [Bundesstaaten]. Verwende nur die Entscheidungen unten. Abschnitte: Zweck, wen sie betrifft, die Regeln, wie man eine Ausnahme beantragt, wen man kontaktiert. Unter 600 Wörter, einfache Sprache. Wo eine Entscheidung fehlt, schreibe [DECISION NEEDED], statt eine zu treffen. Füge keine rechtliche Anforderung hinzu; liste am Ende jeden Punkt auf, bei dem ein Landesgesetz greifen könnte, damit ich ihn mit der Rechtsberatung prüfen kann. Entscheidungen: [einfügen].

Prompt 2, ein Handbuchabschnitt in einfacher Sprache:

Schreibe diesen Handbuchabschnitt so um, dass neue Mitarbeitende ihn beim ersten Lesen verstehen. Behalte jede Regel, Zahl, jedes Datum und jede Frist genau wie geschrieben. Kurze Sätze, zweite Person, kein Juristenlatein. Liste nach der Umschreibung jeden Satz auf, dessen Bedeutung du nicht sicher verstanden hast, statt zu raten. Abschnitt: [einfügen].

Prompt 3, die Lückenliste nach Bundesstaat:

Hier ist das Inhaltsverzeichnis unseres Handbuchs und unsere Beschäftigtenzahl nach Bundesstaat: [einfügen]. Liste die Richtlinienthemen auf, die ein Handbuch für diese Bundesstaaten üblicherweise braucht und unseres nicht hat (bezahlte Krankheitstage, Zeitpunkt der Schlusszahlung, Stillpausen und Ähnliches). Nenne zu jedem den Bundesstaat und das Gesetz, wie du es verstehst, und markiere jede Zeile mit VERIFY. Schreibe keinen Richtlinientext.

Prompt 3 liefert eine Liste für die Rechtsberatung, keine Antwort. Jedes Modell hat einen Trainingsstichtag, und Landesgesetze zu Urlaub und Vergütung ändern sich jedes Jahr. Prüfe daher jede VERIFY-Zeile auf der eigenen Seite des Arbeitsministeriums des Bundesstaats, bevor etwas ins Handbuch kommt.

Prompt 4, die KI-Nutzungsrichtlinie des Unternehmens:

Entwirf eine einseitige KI-Nutzungsrichtlinie für die Beschäftigten eines Unternehmens mit [Größe] Beschäftigten. Enthalten sein sollen: die zugelassenen Tools und Tarife [Liste]; was nie in ein KI-Tool eingefügt werden darf (medizinische und Urlaubsunterlagen, Sozialversicherungsnummern, Aufenthaltsdokumente, Hintergrundprüfungen, Kundendaten, alles unter NDA); eine Regel, dass KI-Ergebnisse nicht als Faktor bei einer Entscheidung über Einstellung, Beförderung, Disziplin, Kündigung oder Vergütung einer Person ohne Prüfung durch [HR-Rolle] verwendet werden dürfen; und an wen sich Beschäftigte mit Fragen wenden. Einfache Sprache, unter 400 Wörter.

Prompt 4 füllt die Lücke, die die meisten Handbücher noch haben, und seine Entscheidungsregel passt zum Text von Colorado. Ein Chatbot, der mit Beschäftigten spricht (etwa ein HR-Hilfebot, der Richtlinienfragen beantwortet), fällt nur dann aus dem Gesetz von 2027 heraus, wenn niemand ihn für folgenreiche Entscheidungen vorsieht und für ihn „an acceptable use policy that prohibits generated content to be used in a consequential decision“ gilt.

Wie nutzt man KI bei einer Untersuchung am Arbeitsplatz?

Nutze KI, um die Interviews zu planen und deine eigenen Notizen zu sortieren, und nie, um Glaubwürdigkeit zu beurteilen oder das Ergebnis festzulegen. Das Ergebnis ist die Entscheidung, die zu Disziplin oder Kündigung führt, und Illinois, Connecticut und beide kalifornischen Regeln nennen diese Entscheidungen in ihren Texten. Ersetze vor dem Einfügen jeden Namen durch eine Rolle.

Prompt 5, der Interviewplan:

Ich untersuche eine Beschwerde am Arbeitsplatz. Hier ist eine Zusammenfassung, in der Namen durch Rollen ersetzt sind (Beschwerdeführer, Beschuldigter, Zeuge 1, Zeuge 2): [einfügen]. Die betroffenen Richtlinien sind: [einfügen]. Schreibe einen Interviewplan: wen ich in welcher Reihenfolge befrage, sechs bis zehn offene Fragen pro Person und die anzufordernden Unterlagen (Nachrichten, Dienstpläne, Zutrittsprotokolle). Keine Suggestivfragen. Beurteile nicht die Glaubwürdigkeit von irgendjemandem und schlage kein Ergebnis vor.

Prompt 6, deine Notizen als sachliche Zusammenfassung:

Unten stehen meine getippten Notizen aus den Interviews dieser Untersuchung, Namen durch Rollen ersetzt. Liste für jeden Vorwurf auf, was jede Person gesagt hat (zitiere ihre Worte, wo meine Notizen sie zitieren), welche Unterlagen dazu gehören und wo die Darstellungen übereinstimmen und wo sie sich widersprechen. Beurteile keine Glaubwürdigkeit, triff keine Feststellung, empfiehl keine Disziplinarmaßnahme und füge nichts hinzu, was nicht in meinen Notizen steht. Notizen: [einfügen].

Leitet die Rechtsberatung die Untersuchung, frage dort nach, bevor du irgendetwas in ein externes Tool einfügst, auch in einen Unternehmenstarif. Behandle die Zusammenfassung des Modells als Arbeitsentwurf. Der Bericht, der in die Akte kommt, ist der, den du selbst geschrieben und unterschrieben hast.

Welche KI-Prompts decken Ankündigungen, Onboarding, Schulungen und Umfragen ab?

Ankündigungen, Onboarding-Pläne, Quizze und Umfragethemen sind reines Entwerfen. Deshalb sind sie der sicherste Ort für KI in HR und der, an dem sie am meisten Tipparbeit spart. Die Prompts 7 bis 10 decken sie ab.

Prompt 7, die Ankündigung einer Änderung und ihre FAQ:

Schreibe eine E-Mail an alle Beschäftigten, die [die Änderung] ankündigt, gültig ab [Datum]. Beginne damit, was sich für die Beschäftigten ändert und wann, dann der Grund in zwei Sätzen, dann was sie tun müssen und bis wann, dann wen sie fragen können. Unter 200 Wörter, keine Ausrufezeichen, kein „spannend“. Schreibe dann fünf FAQ-Einträge zu den Fragen, die Beschäftigte stellen werden, beantwortet nur aus diesen Fakten: [einfügen].

Prompt 8, der Onboarding-Plan:

Erstelle einen 30-Tage-Onboarding-Plan für eine neue Person in der Rolle [Rolle] in einem Unternehmen mit [Größe] Beschäftigten: Tag eins, Woche eins und bis Tag 30. Gib jedem Punkt eine verantwortliche Stelle (HR, Führungskraft, IT oder die neue Person). Nimm unsere Pflichtpunkte genau wie aufgelistet auf: [einfügen, zum Beispiel Form I-9 Section 2, Frist für die Leistungsanmeldung, Bestätigung der Richtlinien]. Ausgabe als Tabelle.

Prompt 9, eine Richtlinie als Schulungsquiz:

Schreibe aus der Richtlinie unten acht Multiple-Choice-Fragen, die die Regeln prüfen, die neue Mitarbeitende anwenden müssen, jeweils mit vier Optionen, der richtigen Antwort und dem Satz der Richtlinie, aus dem sie stammt. Keine Fangfragen und keine Fragen zum Wortlaut. Richtlinie: [einfügen].

Prompt 10, Themen aus Umfragen und Austrittsgesprächen:

Hier sind [N] anonyme Kommentare aus unserer [Engagement-Umfrage oder unseren Austrittsgesprächen], ohne Namen, ohne Teamnamen unter fünf Personen und ohne identifizierende Details: [einfügen]. Gruppiere sie nach Themen. Gib zu jedem Thema die Zahl der Kommentare und zwei kurze wörtliche Zitate an. Rate nicht, wer einen Kommentar geschrieben hat, und schließe weder auf Alter, Geschlecht noch auf irgendein anderes Merkmal.

Prompt 10 bleibt nur so lange reines Entwerfen, wie es um Themen geht. Sobald eine Zusammenfassung dazu dient, eine einzelne Person für eine Maßnahme herauszugreifen, ist sie eine Eingabe für eine Entscheidung, und die Regeltabelle oben gilt. Für Beurteilungen gilt dasselbe: Der Leitfaden zur Leistungsbeurteilung lässt die Bewertung deshalb bei der Führungskraft.

Was sollte HR nie in ChatGPT einfügen?

Füge nie medizinische Informationen, Urlaubsbescheinigungen, Anträge auf Anpassungen, Sozialversicherungsnummern, I-9-Dokumente, Berichte von Hintergrundprüfungen oder eine Untersuchung mit echten Namen in einen KI-Chat ein. Medizinische Unterlagen unterliegen eigenen Bundesregeln: Der ADA verlangt, Angaben aus ärztlichen Untersuchungen von Beschäftigten „on separate forms and in separate medical files“ aufzubewahren (29 CFR 1630.14), und FMLA-Bescheinigungen müssen „maintained as confidential medical records in separate files/records from the usual personnel files“ werden (29 CFR 825.500). Ein Chatverlauf ist keines von beiden.

Der Tarif zählt so viel wie das Einfügen. Die Seite zu Datenkontrollen von OpenAI sagt, dass Unterhaltungen im Verbraucher-ChatGPT zum Training seiner Modelle dienen können, wenn du „Improve the model for everyone“ nicht ausschaltest. ChatGPT Business wird standardmäßig nicht zum Training genutzt und kostet $25 pro Platz und Monat oder $20 bei jährlicher Zahlung, mit zwei Plätzen Minimum, Stand Oktober 2026. Claude Team kostet $25 pro Platz oder $20 bei jährlicher Zahlung, ebenfalls mit zwei Plätzen Minimum, mit Training „None by default“ gegenüber einem Opt-out bei Free, Pro und Max. In Unternehmenstarifen kann der Arbeitgeber mehr sehen, nicht weniger: Kann mein Arbeitgeber meine ChatGPT-Unterhaltungen sehen erklärt die Enterprise Compliance API, und was man nie in einen KI-Chat einfügen sollte enthält die vollständige Liste für jeden Anbieter.

Für ein HR-Team aus einer Person ist Whizi eine Option. Starter für $15.99 im Monat ($10.99 bei jährlicher Zahlung) nutzt GPT und Claude Haiku, und Pro für $29.99 ($19.99 jährlich) fügt Claude Sonnet und Gemini hinzu. Ein Projekt enthält das Handbuch (bis zu 10 angeheftete Dateien mit je 10 MB, PDF und .docx eingeschlossen), sodass die Prompts 2, 3 und 9 jedes Mal deinen eigenen Text lesen. Whizi trainiert keine eigenen Modelle mit deinen Chats, aber eine Nachricht an GPT erreicht trotzdem OpenAI und eine an Claude erreicht Anthropic. Wo Whizi schlechter abschneidet: Es hat keine Team-Konten, eine HR-Abteilung, die gemeinsame Plätze und zentrale Kontrollen braucht, ist mit ChatGPT Business oder Claude Team besser bedient.

Ersetzt KI die HR-Abteilung?

Nein, nach der eigenen Prognose der US-Regierung. Das Bureau of Labor Statistics zählt 224.900 Stellen für Personalleitungen im Jahr 2025 mit einem mittleren Gehalt von $149,280 im Mai 2025 und prognostiziert von 2025 bis 2035 ein Wachstum von 6 Prozent, schneller als der Durchschnitt; bei HR-Fachkräften, 939.700 Stellen, wird ebenfalls ein Wachstum von 6 Prozent erwartet. Seine eine Zeile zur Aufgabe der Leitung beschreibt Arbeit, die eine Chat-App nicht leistet: Sie „plan, coordinate, and direct the administrative functions of an organization.“

Nutze also die zehn Prompts für das Schreiben und lass bei jeder Entscheidung über eine namentlich genannte Person einen Menschen entscheiden. Die Hinweisregel von Illinois gilt seit dem 1. Januar 2026. Colorado und Kaliforniens Datenschutzregeln fügen am 1. Januar 2027 Hinweispflichten hinzu, Connecticut am 1. Oktober 2027.