KI für kleine Unternehmen 2026: 9 Apps, bewertet an 4 Büroaufgaben

Welche KI-App ist die beste für den Bürokram kleiner Unternehmen? Whizi und Claude, mit vier von vier Aufgaben

Wir haben neun KI-Apps danach gereiht, wie viele von vier Büroaufgaben die App laut den eigenen Seiten ihres Herstellers erledigt, Stand Oktober 2026. Eine Tabelle kommt als Datei zurück. Ein Angebot oder Brief kommt als Dokument zurück, eine Rechnung als PDF. Und ein Formular, das Sie schon haben, wird ausgefüllt. Die Liste umfasst nur allgemeine KI-Apps. Canva für Flyer, HubSpot als CRM und Tidio für einen Website-Chatbot sind eigene Spezialwerkzeuge, die Sie zusätzlich kaufen würden.

Whizi und Claude liegen beim Bürokram selbst gleichauf. Claude erledigt alle vier Aufgaben im Free-Tarif, bei Whizi beginnen sie mit dem Starter für $15.99 im Monat. Den Gleichstand entscheiden wir mit einer Modellwahl-Regel, nicht mit einer fünften Aufgabe: Wie viele Modellfamilien erreicht ein Tarif für denselben Bürokram? Whizis Starter reicht an GPT und Claude heran, Sie können also ein Angebot im einen Modell entwerfen und im anderen prüfen, auf einer einzigen Rechnung. Claudes Tarife erreichen nur Claude. Diese Regel, und sonst nichts, setzt Whizi auf Platz eins. Wenn Ihnen eine Modellfamilie genügt, ist Claude die bessere Wahl, und es ist kostenlos.

Dieselbe Regel entscheidet den nächsten Gleichstand. Perplexity, ChatGPT, Gemini, Grok und Copilot decken je drei Aufgaben ab. Perplexitys Pro-Tarif erreicht GPT, Claude, Gemini und Grok, deshalb steht es auf Platz drei. Die anderen vier erreichen je eine Familie. Die US-Bewertungen im App Store vom 11. Oktober 2026 legen ihre Reihenfolge fest: ChatGPT 11,187,768, Gemini 2,331,630, Grok 1,498,061 und Copilot 1,351,749. Poe und DeepSeek decken keine ab. Poe erreicht mehrere Modellfamilien und DeepSeek eine, daher steht Poe nach derselben Regel über DeepSeek.

Wie schneiden 9 KI-Apps bei Tabellen, Dokumenten, PDFs und Formularen ab?

Whizi und Claude dokumentieren alle vier Aufgaben. Perplexity, ChatGPT, Gemini, Grok und Copilot dokumentieren drei, Poe und DeepSeek keine. Wir haben die Hilfeseiten, Launch-Beiträge und App-Store-Einträge der Hersteller zwischen dem 11. und 21. Oktober 2026 gelesen. „Nicht dokumentiert" heißt, dass diese Seiten nicht sagen, dass die App die Aufgabe erledigt. Es beweist nicht, dass sie es nicht kann:

Drei Grenzen ändern für manche Inhaber die Wahl. Google sagt, Gemini „unterstützt derzeit das Erzeugen einer Datei pro Prompt", ein Angebot und die passende Rechnung brauchen also zwei Anfragen. Googles Beitrag nennt auch keine Handy-App. Anthropic begrenzt Claude auf 30MB pro Datei, für Uploads und Downloads gleichermaßen, und warnt, dass das Erstellen von Dateien mehr von Ihrem Limit verbraucht als ein normaler Chat. ChatGPTs Free-Tarif bekommt nur „Limited ChatGPT Work access on desktop", auf dem Handy beginnen die Aufgaben also erst mit Plus.

Keine dieser Apps führt Ihre Buchhaltung. Sie entwerfen das Angebot, bauen die Tabelle und füllen das Formular aus, aber sie buchen keine Zahlung und verschicken keine Rechnung, die sich selbst nachverfolgt. Diese Aufgabe bleibt bei der Buchhaltungssoftware.

Welche KI-App passt zu welchem kleinen Unternehmen? Neun Empfehlungen, jede mit einem Ausschlussfall

Jede App gewinnt bei einer Sorte Inhaber. Jede Empfehlung unten stammt von den eigenen Seiten des Herstellers, ebenso jeder Ausschlussfall:

Whizi, das diese Seite veröffentlicht, ist die neueste App der Liste und verliert bei jedem Vertrauenssignal. Sie ging am 26. August 2026 live und hatte am 11. Oktober 3 US-Bewertungen. Es gibt keine iPad-Version, kein Widget und keine Siri-Aktion. In der App angehängte Dateien sind auf 10 MB pro Datei begrenzt (die Website nimmt 100 MB). Das Formularausfüllen läuft auf whizi.io, nicht in der iPhone- oder Android-App. Der kostenlose Tarif ist dünn: nur Text, mit Whizi AI und Auto, mit 7 Nachrichten am ersten Tag und danach 3 pro Tag. Und es gibt keinen Team-Tarif, jede Person in Ihrem Team zahlt also für ein eigenes Konto.

Whizi macht anders, dass es alle vier Aufgaben und mehrere Modellfamilien in einen Tarif packt. Der Starter für $15.99 im Monat erreicht ChatGPT Luna und Claude Haiku. Pro für $29.99 ergänzt Claude Opus, Claude Sonnet, ChatGPT Sol und Gemini Flash, mit Modell-Chats nebeneinander, um ein Angebot in zwei Modellen gleichzeitig zu prüfen. Der gesamte Katalog umfasst 280+ Modelle. Der Whizi-Eintrag und der Google-Play-Eintrag nehmen beide Wochentarife, und die Website rechnet monatlich oder jährlich ab.

Sie wollen die beiden großen Namen für sich abwägen? Unser Vergleich Claude vs ChatGPT geht Zeile für Zeile vor, und unsere Übersicht der All-in-one-KI-Plattformen behandelt die Apps, die viele Modelle bündeln.

Welche KI-Apps können ein PDF-Formular ausfüllen, das Sie schon haben?

Claude und Whizi sind die einzigen zwei der neun, deren Hersteller es dokumentieren, und der Beleg ist nicht von derselben Art. Claudes stammt aus den Entwickler-Skill-Dateien von Anthropic, nicht von einer Hilfeseite für Endnutzer. Der PDF-Skill nennt „filling PDF forms" unter seinen Aufgaben, und Anthropic sagt, diese Skills treiben Claudes Dokumentfunktionen an. Wir haben es nicht getestet. Dasselbe Repository warnt, dass das, was Sie von Claude bekommen, „may differ from what is shown in these skills".

Whizis Beleg stammt aus dem eigenen Code, denn wir bauen es, und es läuft auf whizi.io. Sie hängen das Formular an und geben die Zahlen vor. Whizi findet die Felder des Formulars oder bei einem flachen Formular ohne Felder die aufgedruckten Kästchen und schreibt jeden Wert auf die Originalseite. Sie bekommen dieselbe Datei zurück, keine neu abgetippte Kopie in neuem Layout. Das ist wichtig bei einem behördlichen Beleg mit eigener Barcode-Zeile. Die iPhone- und Android-Apps können diese Aufgabe noch nicht. Sie lesen aber ein angehängtes PDF, .xlsx, .docx oder .pptx und geben .xlsx-, .docx- und PDF-Dateien über das Teilen-Menü zurück.

Perplexity, ChatGPT, Gemini, Grok und Copilot dokumentieren das Erstellen neuer PDFs, nicht das Ausfüllen Ihrer. Der Skills-Beitrag von xAI beschreibt Groks PDF-Skill als „Create, merge, split, and extract from PDFs." Welche App Sie auch nutzen: Öffnen Sie die ausgefüllte Datei, bevor Sie sie verschicken. Prüfen Sie jedes Kästchen.

Welche ist die beste kostenlose KI-App für kleine Unternehmen?

Claude ist die beste kostenlose KI-App für den Bürokram kleiner Unternehmen. Anthropics Seite zur Dateierstellung nennt sie für „all Claude users (Free, Pro, Max, Team, and Enterprise)" im Web, in der Desktop-App und in Claude Mobile. Das sind alle vier Aufgaben für $0.

Gemini kommt als Nächstes. Google machte die Dateierzeugung am 29. April 2026 in seinem Launch-Beitrag „available to all Gemini app users globally". ChatGPTs Free-Tarif behält unbegrenzte Text-Chats, aber ChatGPT Work, das Dateiwerkzeug, ist dort begrenzt und nur auf dem Desktop verfügbar. DeepSeek führt gar keinen bezahlten Tarif auf und dokumentiert auch keine Dateiausgabe.

Whizis kostenloser Tarif erledigt diese Aufgaben nicht. Er ist nur Text, Anhänge brauchen einen bezahlten Tarif, die vier Aufgaben beginnen also im Starter. Die erste Woche kostet $0.99.