AI voor kleine bedrijven in 2026: 9 apps getest op 4 kantoortaken

Welke AI-app is het beste voor de administratie van een klein bedrijf? Whizi en Claude, met vier van de vier taken

We rangschikten negen AI-apps op hoeveel van de vier kantoortaken de eigen pagina's van de maker zeggen dat de app afrondt, per oktober 2026. Een spreadsheet komt terug als bestand. Een offerte of brief komt terug als document, en een factuur komt terug als pdf. En een formulier dat je al hebt, wordt ingevuld. De lijst bevat alleen algemene AI-apps. Canva voor flyers, HubSpot voor een CRM en Tidio voor een chatbot op je website zijn aparte tools voor één taak die je er los naast koopt.

Whizi en Claude staan gelijk op de administratietaken zelf. Claude doet alle vier de taken in het gratis abonnement, terwijl die bij Whizi beginnen bij Starter, $15.99 per maand. Die gelijkstand beslissen we met een regel over modelkeuze, niet met een vijfde taak: hoeveel modelfamilies één abonnement geeft voor dezelfde administratie. Het Starter-abonnement van Whizi geeft toegang tot GPT en Claude, dus je kunt in de ene een offerte opstellen en in de andere nakijken, op één rekening. De abonnementen van Claude geven alleen Claude. Die regel, en niets anders, zet Whizi op één. Is één modelfamilie genoeg voor je, dan is Claude de betere keuze, en die is gratis.

Dezelfde regel beslist de volgende gelijkstand. Perplexity, ChatGPT, Gemini, Grok en Copilot doen elk drie taken. Het Pro-abonnement van Perplexity geeft toegang tot GPT, Claude, Gemini en Grok, dus Perplexity staat derde. De andere vier geven elk één familie. De beoordelingen in de Amerikaanse App Store, gelezen op 11 oktober 2026, bepalen hun volgorde: ChatGPT 11,187,768, Gemini 2,331,630, Grok 1,498,061 en Copilot 1,351,749. Poe en DeepSeek doen er geen. Poe geeft toegang tot meerdere modelfamilies en DeepSeek tot één, dus dezelfde regel zet Poe boven DeepSeek.

Hoe verhouden 9 AI-apps zich op spreadsheets, documenten, pdf's en formulieren?

Whizi en Claude documenteren alle vier de taken. Perplexity, ChatGPT, Gemini, Grok en Copilot documenteren er drie, en Poe en DeepSeek geen enkele. We lazen de helppagina's, lanceringsberichten en App Store-vermelding van elke maker tussen 11 en 21 oktober 2026. "Niet gedocumenteerd" betekent dat die pagina's niet zeggen dat de app de taak kan. Het bewijst niet dat de app het niet kan:

Drie beperkingen veranderen de keuze voor sommige ondernemers. Google zegt dat Gemini "currently supports generating one file per prompt", dus een offerte en de bijbehorende factuur kosten twee verzoeken. Het bericht van Google noemt ook geen telefoonapp. Anthropic begrenst Claude op 30MB per bestand, voor uploads en downloads allebei, en waarschuwt dat het maken van bestanden meer van je limiet gebruikt dan een gewone chat. Het gratis abonnement van ChatGPT krijgt alleen "Limited ChatGPT Work access on desktop", dus op een telefoon beginnen de taken bij Plus.

Geen van deze apps doet je boekhouding. Ze stellen de offerte op, bouwen het werkblad en vullen het formulier in, maar ze boeken geen betaling en versturen geen factuur die zichzelf bijhoudt. Dat werk blijft bij boekhoudsoftware.

Welke AI-app past bij welk klein bedrijf? Negen keuzes, elk met een verliesgeval

Elke app wint voor één soort ondernemer. Elke keuze hieronder komt van de eigen pagina's van de maker, en elk verliesgeval ook:

Whizi, dat deze pagina publiceert, is de nieuwste app op de lijst en verliest op elk vertrouwenssignaal. Hij ging live op 26 augustus 2026 en had 3 Amerikaanse beoordelingen op 11 oktober. Er is geen iPad-versie, en hij heeft geen widget of Siri-actie. Bestanden die je in de app bijvoegt zijn begrensd op 10 MB per stuk (de website neemt er 100 MB). Het invullen van formulieren werkt op whizi.io, niet in de iPhone- of Android-app. Het gratis abonnement is mager: alleen tekst, met Whizi AI en Auto, met 7 berichten op de eerste dag en daarna 3 per dag. En er is geen teamabonnement, dus elke medewerker betaalt voor een eigen account.

Wat Whizi anders doet, is alle vier de taken en meerdere modelfamilies in één abonnement bundelen. Starter voor $15.99 per maand geeft toegang tot ChatGPT Luna en Claude Haiku. Pro voor $29.99 voegt Claude Opus, Claude Sonnet, ChatGPT Sol en Gemini Flash toe, met chats met modellen naast elkaar om een offerte in twee modellen tegelijk na te kijken. De volledige catalogus telt 280+ modellen. De Whizi-vermelding en de Google Play-vermelding nemen allebei wekelijkse abonnementen, en de website rekent per maand of per jaar af.

Wil je de twee grote namen apart wegen? Onze vergelijking Claude vs ChatGPT gaat rij voor rij, en ons overzicht van alles-in-één AI-platforms behandelt de apps die veel modellen bundelen.

Welke AI-apps kunnen een pdf-formulier invullen dat je al hebt?

Claude en Whizi zijn de enige twee van de negen waarvan de maker het documenteert, en het bewijs is niet van dezelfde soort. Dat van Claude komt uit de skill-bestanden voor ontwikkelaars van Anthropic, niet van een helppagina voor consumenten. De pdf-skill noemt "filling PDF forms" onder zijn taken, en Anthropic zegt dat deze skills de documentfuncties van Claude aandrijven. We hebben het niet getest. Dezelfde repository waarschuwt dat wat je van Claude krijgt "may differ from what is shown in these skills."

Dat van Whizi komt uit de eigen code, want wij bouwen het, en het draait op whizi.io. Je voegt het formulier bij en geeft de cijfers. Whizi vindt de velden van het formulier, of de gedrukte vakjes op een plat formulier zonder velden, en schrijft elke waarde op de originele pagina. Je krijgt hetzelfde bestand terug, geen overgetypte kopie in een nieuwe opmaak. Dat telt bij een overheidsformulier met een eigen streepjescoderegel. De iPhone- en Android-apps doen deze taak nog niet. Ze lezen wel een bijgevoegd pdf-, .xlsx-, .docx- of .pptx-bestand, en leveren .xlsx-, .docx- en pdf-bestanden terug via het deelmenu.

Perplexity, ChatGPT, Gemini, Grok en Copilot documenteren het maken van nieuwe pdf's, niet het invullen van die van jou. Het skills-bericht van xAI beschrijft de pdf-skill van Grok als "Create, merge, split, and extract from PDFs." Welke app je ook gebruikt, open het ingevulde bestand voordat je het verstuurt. Controleer elk vakje.

Wat is de beste gratis AI-app voor een klein bedrijf?

Claude is de beste gratis AI-app voor de administratie van een klein bedrijf. De pagina over bestanden maken van Anthropic zet het op "all Claude users (Free, Pro, Max, Team, and Enterprise)" op het web, in de desktopapp en in Claude Mobile. Dat zijn alle vier de taken voor $0.

Gemini komt daarna. Google maakte het genereren van bestanden "available to all Gemini app users globally" op 29 april 2026, in het lanceringsbericht. Het gratis abonnement van ChatGPT houdt onbeperkte tekstchats, maar ChatGPT Work, de bestandstool, is daar beperkt en alleen op desktop. DeepSeek vermeldt helemaal geen betaald abonnement, en documenteert ook geen bestandsuitvoer.

Het gratis abonnement van Whizi doet deze taken niet. Het is alleen tekst, en bijlagen vragen een betaald abonnement, dus de vier taken beginnen bij Starter. De eerste week kost $0.99.