Assistente virtuale AI: 10 strumenti con prezzi, 6 prompt e quale account usare

Di quali strumenti IA hanno bisogno le assistenti virtuali e quanto costano?

Un'assistente virtuale ha bisogno di un'app di chat per bozze e documenti, di un correttore di bozze e di un notetaker per le riunioni. La scelta dell'app di chat è in realtà una scelta di account. Abbiamo verificato il prezzo di ogni strumento qui sotto sulla pagina del suo produttore il 3 ottobre 2026. Sui piani personali tutte le app di chat addestrano per impostazione predefinita su ciò che incolli. I piani che non addestrano per impostazione predefinita si vendono a posto, e ChatGPT e Claude ne richiedono due.

I prezzi business nel grafico sono a fatturazione annuale per il numero minimo di posti che una VA può acquistare. ChatGPT Business costa $20 a posto con piano annuale o $25 al mese, con un minimo di due posti. Claude Team costa $20 a posto con piano annuale o $25 al mese, per team da 2 a 150 persone. Google Workspace, con Gemini in Gmail, costava $7 a utente al mese per Business Starter con piano di un anno, sulla pagina statunitense di Google al 21 settembre 2026. Claude Pro è indicato con la tariffa annuale di $17. ChatGPT Plus e Google AI Pro sono ai prezzi di listino mensili.

L'elenco completo, in dollari statunitensi per una persona, al 3 ottobre 2026:

Due righe cambiano il consiglio abituale. Clockwise ha annunciato che il suo prodotto "non sarà più disponibile a partire dal 27 marzo 2026". Eppure l'elenco di agenzie VA che si è classificato primo nella nostra ricerca del 3 ottobre 2026 per questa query (ultimo aggiornamento giugno 2025) lo consiglia ancora. Calendly copre la metà di prenotazione di quel lavoro. E le righe di Gemini e Copilot non sono strumenti che si acquistano. Arrivano con l'account Google o Microsoft del cliente, che è la domanda successiva.

Su quale account deve girare l'IA: il tuo o quello del cliente?

L'account del cliente è il posto più sicuro per il lavoro del cliente ogni volta che il cliente paga già un piano business. Il loro amministratore possiede i dati, valgono i loro termini di addestramento e la cronologia resta con loro quando il contratto finisce. Il tuo piano personale va bene solo dopo aver disattivato l'addestramento, perché a ottobre 2026 ogni grande piano personale addestra sulle chat per impostazione predefinita.

Fonti per ogni riga: la guida ai controlli dei dati di OpenAI, i prezzi di Claude e la pagina sulla conservazione dei dati di Anthropic, il Gemini Apps Privacy Hub (aggiornato il 24 settembre 2026), l'hub sulla privacy di Workspace di Google (aggiornato il 14 agosto 2026) e la pagina sulla protezione dei dati aziendali di Microsoft, tutte lette il 3 ottobre 2026.

La regola decisionale discende dalla tabella. Fai a ogni nuovo cliente una domanda in fase di onboarding: hai un account Google Workspace, Microsoft 365 o ChatGPT Business che posso usare? Se sì, lavora lì, e l'amministratore del cliente può rimuovere il tuo accesso l'ultimo giorno. Se no, usa il tuo piano a pagamento con l'addestramento disattivato. Tieni un progetto o una cartella per cliente, così niente passa dall'uno all'altro, e scrivi lo strumento nel contratto. Una VA che lavora da sola e vuole un livello business tutto suo paga un secondo posto vuoto su ChatGPT o Claude. Workspace è quello che vende un posto singolo.

Whizi, che pubblica questa pagina, sta dal lato dell'account personale, con un solo login per più famiglie di modelli. GPT e Claude Haiku sono inclusi in Starter ($15.99 al mese, $10.99 con fatturazione annuale), e Claude Sonnet e Gemini in Pro. Ogni cliente ha un Progetto con le istruzioni di quel cliente (fino a 32.000 caratteri) e fino a 10 file fissati. Whizi non usa prompt o file per addestrare modelli di cui Whizi è proprietaria. Un messaggio arriva comunque al fornitore del modello che scegli, tramite OpenRouter, e Whizi non promette zero conservazione presso ogni fornitore (dati e privacy). Dove perde è sul lato cliente di questa tabella: Whizi non ha posti di team, quindi un cliente non può amministrare l'account né prendere in carico la cronologia quando il contratto finisce.

Come usano l'IA le assistenti virtuali per la posta, l'agenda e i documenti dei clienti?

Le assistenti virtuali usano l'IA per la scrittura dentro tre lavori: smistare e scrivere bozze di email, proporre e confermare orari di riunione, e trasformare gli appunti di un cliente in documenti. I sei prompt qui sotto sono scritti per una VA che lavora per conto di un altro, quindi ognuno lascia le decisioni del cliente segnate per il cliente.

Prompt 1, smistamento della posta: "Stai smistando la posta di [cliente]. Per ogni email qui sotto scrivi una riga: mittente, cosa vuole e una sola etichetta: rispondere oggi, rispondere questa settimana, archiviare o segnalare a [cliente]. Tutto ciò che riguarda denaro, contratti o un reclamo va segnalato a [cliente], qualunque altra cosa dica. Non scrivere ancora le risposte. Email: [incolla, dalla più vecchia, senza firme]." Prompt per riassumere le email tratta la versione di questo lavoro per le conversazioni lunghe.

Prompt 2, una risposta con la voce del cliente: "Scrivi una risposta da parte di [nome del cliente] all'email qui sotto. Imita le tre risposte di esempio che incollo dopo: stesso saluto, stessa chiusura, stessa lunghezza. Meno di 120 parole. Lascia ogni data, prezzo o impegno come [CHECK] da far confermare a [cliente]. Email: [incolla]. Esempi: [incolla tre email inviate dal cliente]." I tre esempi fanno più per la voce di qualsiasi aggettivo sul tono.

Prompt 3, pianificare tra fusi orari: "Scrivi una breve email che proponga tre fasce per una chiamata di 30 minuti tra [cliente] a [città] e [ospite] a [città]. Fasce libere nel fuso di [cliente]: [elenco]. Mostra ogni fascia in entrambi i fusi con il nome del giorno, in meno di 80 parole." Controlla ogni orario convertito su un orologio mondiale prima di inviare, perché un'ora sbagliata costa la riunione.

Prompt 4, dagli appunti della riunione alle azioni: "Da questa trascrizione elenca decisioni, azioni da fare (responsabile, compito, scadenza come dichiarata) e questioni aperte. Cita la frase da cui proviene ogni voce. Se non è stata detta una scadenza, scrivi non indicata. Trascrizione: [incolla l'esportazione di Otter o Fathom]."

Prompt 5, una SOP da una dimostrazione: "Trasforma questi appunti della dimostrazione di [cliente] su [processo] in una SOP numerata: lo scopo in una riga, gli strumenti necessari (solo i nomi, nessuna password), un'azione per passaggio e un elenco di cosa può andare storto. Segna con [ASSUNTO] ogni passaggio che hai dedotto invece di leggerlo negli appunti."

Prompt 6, il rapporto settimanale per il cliente: "Scrivi il mio aggiornamento settimanale per [cliente] da questo registro delle attività in tre parti: fatto, in corso con il passo successivo e richiede la tua decisione. Una riga per voce, senza aggettivi, meno di 150 parole. Ore di questa settimana: [numero], per attività: [elenco]." La riga delle ore conta per la domanda sulla fatturazione qui sotto.

Cosa non dovrebbe mai incollare una assistente virtuale in una chat IA?

Non incollare mai in nessuna chat IA, su nessun piano, password, codici di autenticazione a due fattori, numeri di carta o conto bancario, né numeri di documenti d'identità di un cliente. Un livello business cambia chi può addestrare sul testo. Non fa di una chat il posto dove conservare una credenziale, e un gestore di password controllato dal cliente fa già quel lavoro.

Altre tre categorie richiedono prima un sì scritto del cliente: le cartelle sanitarie o finanziarie dei loro clienti, tutto ciò che copre un NDA e le questioni del personale come stipendi o un'email disciplinare. Quando il cliente dice sì, incolla il minimo: sostituisci i nomi con ruoli ("il fornitore", "il candidato") e gli importi con [IMPORTO] prima che il testo entri. Cosa non incollare mai nell'IA contiene l'elenco completo con i termini di conservazione di ogni produttore.

Come dovrebbe fatturare una assistente virtuale il tempo che l'IA ha fatto risparmiare?

Fattura il tempo che hai davvero speso, revisione compresa, in un contratto a ore. Sposta il lavoro pesante di IA su un prezzo a pacchetto quando un compito che richiedeva un'ora ora ne richiede quindici minuti. Nessuna regola vincola la fattura di una VA. Lo standard scritto più vicino è la Formal Opinion 512 dell'American Bar Association del 29 luglio 2024, e una VA che lavora per uno studio legale fattura a un cliente che ne è vincolato. Dice che gli avvocati "che fatturano ai clienti una tariffa oraria per il tempo dedicato a una pratica devono fatturare il loro tempo effettivo".

L'esempio dell'opinione vale anche per una VA: scrivere una bozza con l'IA in 15 minuti può essere fatturato come quei 15 minuti più il tempo speso a rivedere la bozza per verificarne l'accuratezza. Dice anche che un avvocato non può addebitare al cliente il tempo per imparare uno strumento che userà per ogni cliente. L'opinione aggiunge che una tariffa fissa invariata dopo che l'IA rende il lavoro molto più veloce può essere irragionevole. Letto come prassi per una VA, dà tre righe per il contratto. Il lavoro a ore si fattura come registrato. Un pacchetto si prezza in base al risultato (una casella svuotata ogni giorno, quattro SOP al mese). E l'abbonamento all'IA è un tuo costo generale, a meno che il cliente abbia chiesto uno strumento specifico e accettato di pagarlo.

Negli Stati Uniti l'abbonamento stesso è una spesa aziendale se supera il test dell'IRS nella Publication 334: "Una spesa ordinaria è una spesa comune e accettata nel tuo settore di attività." Se un dato piano sia idoneo per te è una domanda per il tuo commercialista, non per questa pagina.

L'IA sostituirà le assistenti virtuali?

L'IA sta riducendo il lavoro documentale di routine, non il ruolo dell'assistente, secondo le proiezioni del governo statunitense. Le assistenti virtuali non sono una categoria a sé per il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti. La più vicina è quella di segretari e assistenti amministrativi: 3.515.600 posti di lavoro nel 2025, con un calo previsto del 2% dal 2025 al 2035 e comunque circa 314.400 posti aperti all'anno nel decennio. La retribuzione mediana nel 2025 era di $48,310.

La stessa pagina indica la causa: "La tecnologia, compresi i sistemi di intelligenza artificiale (IA) e gli strumenti digitali, permette al personale di molte organizzazioni di preparare i propri documenti senza l'aiuto dei segretari." Il lavoro che gli strumenti di scrittura non possono prendere è il giudizio contenuto nei prompt qui sopra: sapere quale email va segnalata al cliente, quale fascia il cliente vuole davvero e quale passaggio di una SOP era un'ipotesi. Una VA che vende questo, e fa le bozze con gli strumenti della prima tabella, vende la parte che non è in calo.