Mulai dengan $0.99

20 prompt customer service yang tuntas di balasan pertama

Tiket bolak-balik karena balasan pertama hanya menebak masalahnya. Prompt ini membuat model menemukan apa yang sebenarnya ditanyakan pelanggan, mencocokkannya dengan dokumentasi dan kebijakan Anda, lalu menjawabnya sekaligus.

Ganti apa pun di dalam [kurung siku] dengan tiketnya, dokumentasi atau kebijakan Anda.

01. Temukan apa yang sebenarnya ditanyakan pelanggan

Tiket yang panjang atau membingungkan.

Ini tiket dari pelanggan:

[tempel tiketnya]

Tolong jelaskan:
1. Apa yang mereka minta, dalam satu kalimat.
2. Setiap pertanyaan atau masalah terpisah di dalamnya.
3. Apa yang sudah mereka coba.
4. Seberapa kesal mereka, dari 1 sampai 5, dan alasannya.
5. Apa yang perlu saya periksa sebelum bisa menjawab.

Jangan tulis balasan dulu.

02. Jawab tiket hanya dengan dokumentasi Anda sendiri

Pertanyaan cara pakai yang sudah dibahas di pusat bantuan Anda.

Tiket pelanggan:
[tempel]

Dokumentasi bantuan kami tentang ini:
[tempel artikel yang relevan]

Tulis balasan yang menjawab setiap pertanyaan hanya dengan isi dokumentasi. Berikan langkah-langkah sebagai daftar bernomor. Jika ada yang ditanyakan tetapi tidak dibahas di dokumentasi, tulis [TIDAK ADA DI DOKUMENTASI] dan jangan menebak.

Ramah, singkat, dan dengan kata-kata yang sederhana.

03. Balas pelanggan yang marah tanpa terlalu merendah

Tiket yang penuh amarah, atau yang mengancam berhenti berlangganan.

Seorang pelanggan yang marah menulis:

[tempel tiketnya]

Apa yang sebenarnya terjadi di pihak kami: [fakta]
Apa yang bisa saya tawarkan: [pilihan dan batasannya]

Tulis balasan yang mengakui masalah spesifiknya di baris pertama, menyatakan dengan jelas apa yang salah jika itu kesalahan kami, menjelaskan apa yang sedang kami lakukan sekarang, dan memberi langkah berikutnya yang jelas. Jangan pakai "kami mohon maaf atas ketidaknyamanannya", jangan defensif, dan jangan membuat janji yang tidak bisa saya tepati.

Buka 17 prompt lainnya gratis

Daftar newsletter Whizi untuk membaca sisa paket ini.

  1. Tangani permintaan refund sesuai kebijakan Anda yang sebenarnya
  2. Ubah laporan bug yang samar menjadi laporan yang bisa dipakai engineer
  3. Ubah balasan terbaik Anda menjadi makro yang bisa dipakai ulang
  4. Tulis artikel bantuan dari tiket yang terus berdatangan
  5. Tulis eskalasi yang bisa langsung ditindaklanjuti tim lain
  6. Tulis pesan untuk gangguan atau insiden
  7. Periksa nada balasan sebelum Anda mengirimnya
  8. Balas permintaan berhenti berlangganan dengan jujur
  9. Temukan tren dalam tiket selama seminggu
  10. Susun FAQ internal untuk agen dukungan baru
  11. Jawab di live chat dengan pesan-pesan pendek
  12. Balas dalam bahasa pelanggan tanpa kehilangan makna
  13. Balas permintaan fitur tanpa menjanjikan berlebihan
  14. Tindak lanjuti skor kepuasan yang buruk
  15. Tulis ulang kebijakan agar pelanggan memahaminya
  16. Nilai percakapan dukungan seperti seorang QA lead
  17. Minta model kedua memeriksa balasan model pertama