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20個の、最初の返信で解決する カスタマーサポート用プロンプト

最初の返信が問題を推測で済ませるから、チケットは何度も行き来します。このプロンプトは、お客様が本当に聞いていることを見つけ、自社のドキュメントとポリシーで確認し、一度の返信で答えさせます。

[かっこ]の部分は、チケット、ドキュメント、ポリシーに置き換えてください。

01. お客様が本当に聞いていることを見つける

長いチケットや、内容が混乱しているチケット。

お客様からのチケットです。

[チケットを貼る]

次を教えて。
1. お客様が求めていることを一文で。
2. チケットに含まれる、別々の質問や問題をすべて。
3. お客様がすでに試したこと。
4. 不満の度合いを1から5で、その理由も。
5. 返信する前に私が確認すべきこと。

まだ返信は書かないで。

02. 自社のドキュメントだけを使ってチケットに答える

ヘルプセンターで説明できるハウツーの質問。

お客様のチケット：
[貼る]

この件に関する当社のヘルプドキュメント：
[関連する記事を貼る]

ドキュメントに書かれていることだけを使って、すべての質問に答える返信を書いて。手順は番号付きリストにして。質問された内容がドキュメントにない場合は、推測せずに[ドキュメントに記載なし]と書いて。

温かく、短く、平易な言葉で。

03. 怒っているお客様に、卑屈にならず返信する

激怒しているチケットや、解約をほのめかすチケット。

怒っているお客様から次の連絡がありました。

[チケットを貼る]

当社側で実際に起きたこと：[事実]
私が提示できること：[選択肢と上限]

最初の一行で具体的な問題を受け止め、当社の落ち度ならどこが悪かったのかをはっきり述べ、今何をしているかを伝え、次の一歩を明確にした返信を書いて。「ご不便をおかけしたことをお詫びします」のような定型句、言い訳、守れない約束は入れないで。

残りの17個のプロンプトを無料で開く

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  1. 返金依頼を、実際のポリシーに沿って処理する
  2. あいまいな不具合報告を、エンジニアが使える形にする
  3. いちばん良い返信を、再利用できるマクロにする
  4. 何度も届くチケットから、ヘルプ記事を書く
  5. 別のチームが動けるエスカレーションを書く
  6. 障害やインシデントのお知らせを書く
  7. 送る前に、返信のトーンを確認する
  8. 解約の連絡に、誠実に返信する
  9. 一週間分のチケットから傾向を見つける
  10. 新人サポート担当向けの社内FAQを作る
  11. ライブチャットで、短いメッセージに分けて答える
  12. 意味を損なわず、お客様の言語で返信する
  13. 機能リクエストに、期待させすぎず返信する
  14. 低い満足度スコアにフォローアップする
  15. お客様が理解できるようにポリシーを書き直す
  16. QA担当者のように、サポートの会話を採点する
  17. 別のモデルに、最初のモデルの返信を確認させる