退職届 AIで書く:ChatGPTのプロンプト7場面と、法律上必要な予告期間

ChatGPTの退職届プロンプトには何を入れるべき?

手紙に書く事実はすべて、あなた自身が入力してください。肩書き、上司、予告期間、正確な最終日です。ChatGPTはどれも知りえず、特に予告期間は推測させると間違えます。次の文をChatGPT、Claude、Geminiに貼り付けます。

私から上司への退職届を書いてください。事実:私の名前は[名前]、[会社]での職名は[職名]、上司は[名前]です。予告期間は[契約書に書かれた期間]、最終出社日は[曜日、日付]です。退職の理由は[中立的な一文、または「理由は記載しない」]です。150語以内、短い3段落でお願いします。1文目に退職の意思と最終日、次に具体的な感謝の一言、最後に[引き継ぐ業務]の引き継ぎを申し出てください。不満、誰かへの批判、謝罪、給与や転職先への言及は入れないでください。日付は私が入力したとおりに使ってください。そのあとで、もう少し温かみのあるバージョンも1つ出してください。

返ってくる形は次のようになります。この文例は名前を架空にして私が自分で書いたもので、出力の例であり、モデルのテストではありません。

ダナさん

このたび、Northwindでのシニアアナリストの職を退職いたしたく、本書をもってお届けします。最終出社日は2026年11月20日(金曜日)とし、契約書に定める2週間の予告期間を満たすものです。

今年はベンダーのオンボーディング案件を任せていただき、ありがとうございました。ここで経験したどの仕事よりも多くを学びました。

退職までに、照合業務の手順書を作成し、月次決算の流れをサムさんに引き継ぎます。ほかにも引き継ぎに必要なことがあれば、お知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。 プリヤ

うまくいく理由は3つあります。1文目が法的な役割を果たし、退職する意思と日付を明示していること。感謝が具体的なので、本心として読めること。そして引き継ぎの申し出が実際の業務を挙げており、上司が手紙について覚えているのはそこだからです。

退職届を出す人は大勢います。労働統計局(BLS)は2026年8月の退職者を310万人、離職率を1.9%と集計しました(JOLTS、2026年9月29日公表)。

退職届にはどれだけの予告期間が必要?

退職届に書く予告期間は、まず契約で決まり、次に法律で決まります。2026年10月時点で、退職する従業員に対する法定の最低期間は、米国のゼロからオランダの1か月までさまざまです。

英国では、gov.ukが「勤務が1か月を超えているなら、少なくとも1週間前に通知しなければなりません」とはっきり述べています。アイルランドのMinimum Notice and Terms of Employment Act 1973も、13週間勤務した後は同じ1週間と定めています。ドイツの民法622条は4週間で、終了日は15日または月末とし、オランダ民法(7:672条)は1か月です。

米国には退職時の予告について連邦の規定がなく、随意雇用の州にもありません。従業員は2週間前に予告する必要があるかと問われたミズーリ州労働省は、こう答えています。「いいえ。ミズーリ州は『随意雇用』の原則に従っており、予告は一切求められません。」2週間は慣習です。契約書や就業規則で求められることはあり、どれが適用されるかは勤務地の州の労働部門で確認できます。

これらは最低限の基準であり、あなたの個別事情への助言ではありません。契約と法律が食い違うように見える場合や、紛争の最中に辞める場合は、日付を書く前に雇用問題に詳しい弁護士か、お住まいの国の労働当局に相談してください。

予告は、給与が支払われる時期も変えます。カリフォルニア州労働長官によると、期間の定めのない契約の従業員が72時間前に通知して辞める場合、「未消化の休暇を含むすべての賃金を、退職時に支払わなければならない」とされています。その通知がなければ、雇用主の期限は72時間です。つまりカリフォルニア州では、退職届の日付が支払いの時計を動かし始めます。

7つの場面と、場面ごとのプロンプトの変え方

場面によって変えるのは基本プロンプトの1、2行だけで、全体ではありません。基本プロンプトはそのままに、次の行を差し替えます。

即日退職には最も注意が要ります。契約に予告期間があるなら、それを守らずに辞めると契約違反になりえます。英国の労働者向けに書かれたgov.ukは「雇用主があなたを訴えることもあります」と警告しています。プロンプトではそのことをはっきり書かせたうえで引き継ぎを申し出させると、期間の定めを承知し、対処したことが手紙から伝わります。

退職日を今日[日付]付けに書き直してください。契約にある[予告期間]より短いことは承知している、と一文で述べてください。[業務]の引き継ぎ書面を[日付]までに提出し、それまでメールで連絡が取れることを申し出てください。120語以内で、丁寧に、謝罪は一文だけにしてください。

円満でない退職の場合、手紙は主張をぶつける場所ではありません。人事記録に残り、気持ちが収まった後も残ります。そのためプロンプトでは中立で短くと頼み、フィードバックは、望むなら退職面談のために取っておきましょう。

退職はメールで伝える?それとも書面で?

英国では、契約が別の形式を求めていない限りメールで通用し、米国では連邦に形式の規定がないため、契約書や就業規則で決まります。例外はドイツで、署名のある紙だけが有効です。ドイツの民法623条は、解約告知による雇用の終了には書面が必要だと定め、「die elektronische Form ist ausgeschlossen」、つまり電子的方式は除外されると明記しています。ChatGPTが下書きした手紙は印刷し、手で署名して手渡してください。

英国では、通知を書面にする必要があるかどうかは契約で分かり、gov.ukは「そうでなければ口頭でもできます」としつつ、後で参照する場合に備えて書面での通知を勧めています。つまりメールが無難な基本形です。先に上司へ直接か通話で伝え、そのあと記録として手紙を送ってください。

[上司]宛てに、退職届を添付する短いメールを書いてください。二文で、本日お話しした件の続きであること、最終日が手紙にあるとおり[曜日、日付]であることを書いてください。件名は「退職のご連絡、[私の名前]」としてください。

メール側をもっと詳しく知りたい方は、AIメール作成ガイドで件名とトーンを解説しています。

チェック用プロンプトで、ChatGPTが間違える日付と約束を見つける

チェック用プロンプトは、署名する前にモデル自身に手紙を点検させます。よくある間違いは日付で、曜日が日付と合っていなかったり、最終日があなたの入力した予告期間を満たしていなかったりします。

上の手紙をチェックしてください。書かれているすべての日付と、それぞれの曜日を挙げてください。[提出する日]から最終日までの日数を数え、[予告期間]の予告期間を満たすかどうか答えてください。手紙が行っているすべての約束(退職後の手伝い、誰かの教育、電話での対応など)と、述べているすべての理由を挙げてください。私が言うよう指示していないことはすべて指摘してください。

約束の一覧はゆっくり読んでください。モデルは「退職後もお手伝いします」と足したがりますが、それは元の上司が実際に頼ってくるかもしれない約束です。本心でない約束と、あなたが伝えていない理由は削除しましょう。

もう1つ、チャットには入れないでください。退職届に必要なのは名前、肩書き、日付だけで、会社の顧客名や数字、社内資料は不要です。理由はAIに貼り付けてはいけないものの一覧で説明しています。