พรอมต์เขียนจดหมายลาออกด้วย ChatGPT ควรมีอะไรบ้าง
ควรมีข้อเท็จจริงทุกอย่างที่จดหมายระบุ โดยคุณเป็นคนพิมพ์เอง ได้แก่ ตำแหน่งงาน ชื่อหัวหน้า ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และวันทำงานวันสุดท้ายที่แน่นอน ChatGPT ไม่มีทางรู้เรื่องเหล่านี้ และระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าคือสิ่งที่มันมักเดาผิด วางพรอมต์นี้ลงใน ChatGPT, Claude หรือ Gemini ได้เลย:
เขียนจดหมายลาออกจากฉันถึงหัวหน้า ข้อเท็จจริง: ฉันชื่อ [ชื่อ] ตำแหน่ง [ตำแหน่ง] ที่ [บริษัท] และหัวหน้าชื่อ [ชื่อ] ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าของฉันคือ [ระยะเวลา ตามสัญญาจ้าง] และวันทำงานวันสุดท้ายคือ [วันในสัปดาห์ วันที่] ฉันลาออกเพราะ [หนึ่งบรรทัดที่เป็นกลาง หรือ "ไม่ระบุเหตุผล"] ให้ยาวไม่เกิน 150 คำ แบ่งเป็นสามย่อหน้าสั้น: ประโยคแรกระบุการลาออกและวันสุดท้ายของฉัน ตามด้วยคำขอบคุณที่เจาะจงหนึ่งบรรทัด และข้อเสนอส่งมอบงาน [ระบุงาน] ห้ามบ่น ห้ามวิจารณ์ใคร ห้ามขอโทษ และห้ามพูดถึงเงินเดือนหรือนายจ้างใหม่ ใช้วันที่ตามที่ฉันพิมพ์ทุกตัวอักษร จากนั้นให้ฉบับที่สองที่อบอุ่นขึ้นอีกระดับ
นี่คือรูปแบบที่ควรได้กลับมา ฉันเขียนตัวอย่างนี้เองโดยใช้ชื่อสมมติ เพื่อแสดงหน้าตาของผลลัพธ์ ไม่ใช่การทดสอบโมเดลใด
เรียนคุณดาน่า
ขอยื่นจดหมายฉบับนี้เพื่อแจ้งลาออกจากตำแหน่ง Senior Analyst ที่ Northwind วันทำงานวันสุดท้ายของดิฉันคือวันศุกร์ที่ 20 พฤศจิกายน 2026 ซึ่งครบตามระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์ในสัญญาจ้าง
ขอบคุณที่ให้โอกาสดิฉันเป็นผู้นำโครงการรับเวนเดอร์เข้าระบบในปีนี้ ดิฉันได้เรียนรู้จากโครงการนี้มากกว่าสิ่งอื่นใดที่เคยทำที่นี่
ก่อนไป ดิฉันจะเขียนสรุปขั้นตอนการกระทบยอด และพาคุณแซมทำความเข้าใจการปิดบัญชีสิ้นเดือน หากมีสิ่งใดที่ช่วยการส่งมอบงานได้อีก โปรดแจ้งดิฉัน
ขอแสดงความนับถือ ปรียา
มีสามอย่างที่ทำให้จดหมายนี้ใช้ได้ผล ประโยคแรกทำหน้าที่ทางกฎหมาย คือบอกว่าคุณลาออกและระบุวัน คำขอบคุณเจาะจง จึงอ่านแล้วรู้ว่าจริงใจ และข้อเสนอส่งมอบงานระบุงานจริง ซึ่งเป็นสิ่งที่หัวหน้าของคุณจะจำได้จากจดหมายฉบับนี้
มีคนยื่นลาออกกันมากมาย สำนักงานสถิติแรงงานสหรัฐฯ (Bureau of Labor Statistics) นับการลาออกได้ 3.1 ล้านตำแหน่งในเดือนสิงหาคม 2026 คิดเป็นอัตราการลาออก 1.9% (JOLTS เผยแพร่เมื่อ 29 กันยายน 2026)
จดหมายลาออกต้องแจ้งล่วงหน้านานแค่ไหน
ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าในจดหมายของคุณอิงสัญญาจ้างเป็นอันดับแรก และกฎหมายเป็นอันดับสอง ระยะเวลาขั้นต่ำตามกฎหมายสำหรับลูกจ้างที่ลาออกมีตั้งแต่ไม่มีเลยในสหรัฐฯ ไปจนถึงหนึ่งเดือนในเนเธอร์แลนด์ ณ เดือนตุลาคม 2026:
ในสหราชอาณาจักร gov.uk ระบุไว้ชัดเจนว่า "คุณต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ หากทำงานมานานกว่าหนึ่งเดือน" ส่วนไอร์แลนด์ Minimum Notice and Terms of Employment Act 1973 กำหนดหนึ่งสัปดาห์เท่ากันเมื่อทำงานครบ 13 สัปดาห์ มาตรา 622 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมนี กำหนดสี่สัปดาห์ โดยสิ้นสุดในวันที่ 15 หรือวันสุดท้ายของเดือน และประมวลกฎหมายแพ่งของเนเธอร์แลนด์ (มาตรา 7:672) กำหนดหนึ่งเดือน
สหรัฐฯ ไม่มีกฎระดับรัฐบาลกลางเรื่องการแจ้งล่วงหน้าเมื่อลาออก และรัฐที่ใช้หลัก at-will ก็ไม่กำหนดเช่นกัน เมื่อถูกถามว่าลูกจ้างต้องแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์หรือไม่ กระทรวงแรงงานของรัฐมิสซูรี ตอบว่า "ไม่ มิสซูรีใช้หลัก 'Employment-At-Will' ซึ่งไม่กำหนดให้ต้องแจ้งล่วงหน้า" สองสัปดาห์เป็นเพียงธรรมเนียม แต่สัญญาจ้างหรือคู่มือพนักงานอาจกำหนดไว้ และกรมแรงงานของรัฐคุณจะบอกได้ว่าที่ทำงานของคุณใช้กฎใด
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงขั้นต่ำ ไม่ใช่คำแนะนำสำหรับกรณีของคุณ หากสัญญาจ้างกับกฎหมายดูจะขัดกัน หรือคุณลาออกท่ามกลางข้อพิพาท ให้ปรึกษาทนายความด้านแรงงานหรือหน่วยงานแรงงานของประเทศคุณก่อนลงวันที่ในจดหมาย
การแจ้งล่วงหน้าอาจเปลี่ยนเวลาที่คุณได้รับเงินด้วย California Labor Commissioner ระบุว่าลูกจ้างที่ไม่มีสัญญาจ้างระยะเวลาแน่นอนและลาออกโดยแจ้งล่วงหน้า 72 ชั่วโมง "ต้องได้รับค่าจ้างทั้งหมด รวมถึงวันลาพักร้อนสะสม ในเวลาที่ลาออก" หากไม่แจ้งล่วงหน้า นายจ้างมีเวลา 72 ชั่วโมง ดังนั้นในแคลิฟอร์เนีย วันที่ในจดหมายของคุณจึงเริ่มนับเวลาการจ่ายเงิน
เจ็ดสถานการณ์ และสิ่งที่ต้องปรับในพรอมต์ของแต่ละกรณี
แต่ละสถานการณ์เปลี่ยนพรอมต์พื้นฐานเพียงหนึ่งหรือสองบรรทัด ไม่ใช่ทั้งหมด ใช้พรอมต์พื้นฐานเดิมแล้วสลับบรรทัดเหล่านี้เข้าไป:
| สถานการณ์ | เพิ่มลงในพรอมต์ | สั่งให้ตัดออก |
|---|---|---|
| แจ้งล่วงหน้าตามปกติ ไปทำงานใหม่ | "ฉันลาออกเพื่อไปรับตำแหน่งใหม่" | ชื่อนายจ้างใหม่และเงินเดือนใหม่ของคุณ |
| มีผลทันที | "วันนี้เป็นวันสุดท้ายของฉัน ให้ระบุว่าฉันไม่ได้แจ้งล่วงหน้าตามสัญญาจ้าง และเสนอเอกสารส่งมอบงาน" | ข้ออ้างและคำขอโทษยืดยาว |
| ลาออกด้วยความไม่ลงรอยกัน | "ให้เป็นกลางและสั้น ขอบคุณสำหรับโอกาสก็ต่อเมื่อฉันพูดได้อย่างจริงใจ" | คำบ่นทุกข้อ และชื่อทุกคน |
| เหตุผลด้านสุขภาพ | "ฉันลาออกด้วยเหตุผลด้านสุขภาพและจะไม่เปิดเผยรายละเอียด" | การวินิจฉัยหรือการรักษาใด ๆ |
| ยังไม่มีงานใหม่ | "ฉันจะพักก่อนเริ่มงานต่อไป" | แผนที่ยังไม่ได้ตัดสินใจ |
| ปฏิเสธข้อเสนอรั้งตัว | "ขอบคุณสำหรับข้อเสนอ และยืนยันว่าการตัดสินใจและวันสุดท้ายของฉันยังเหมือนเดิม" | ตัวเลขเงินเดือนของทั้งสองฝ่าย |
| เกษียณ | "ฉันเกษียณหลังทำงานที่บริษัท [กี่ปี]" | ประวัติการทำงานทั้งหมด |
การลาออกมีผลทันทีต้องระวังที่สุด หากสัญญาจ้างของคุณมีระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า การออกโดยไม่ครบอาจเป็นการผิดสัญญา Gov.uk ซึ่งเขียนถึงลูกจ้างในสหราชอาณาจักร เตือนว่า "นายจ้างอาจฟ้องคุณต่อศาล" พรอมต์ควรระบุเรื่องนี้ตรง ๆ และเสนอการส่งมอบงาน เพื่อให้จดหมายแสดงว่าคุณรู้เงื่อนไขและจัดการแล้ว:
เขียนจดหมายใหม่ให้การลาออกของฉันมีผลวันนี้ [วันที่] ระบุในหนึ่งประโยคว่าฉันทราบว่านี่สั้นกว่า [ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า] ในสัญญาจ้าง เสนอส่งมอบงาน [งาน] เป็นลายลักษณ์อักษรภายใน [วันที่] และแจ้งว่าฉันติดต่อทางอีเมลได้จนถึงวันนั้น ให้ยาวไม่เกิน 120 คำ สุภาพ และไม่ขอโทษเกินหนึ่งประโยค
กรณีลาออกด้วยความไม่ลงรอยกัน จดหมายไม่ใช่ที่สำหรับเอาเรื่อง จดหมายจะเข้าแฟ้มประวัติพนักงานและอยู่นานกว่าความรู้สึก พรอมต์จึงขอให้เป็นกลางและสั้น แล้วเก็บข้อเสนอแนะไว้พูดในการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน หากคุณต้องการ
ควรลาออกทางอีเมลหรือทางจดหมาย
ในสหราชอาณาจักรใช้อีเมลได้ เว้นแต่สัญญาจ้างกำหนดรูปแบบอื่น ส่วนในสหรัฐฯ ไม่มีกฎระดับรัฐบาลกลางกำหนดรูปแบบ จึงขึ้นอยู่กับสัญญาจ้างหรือคู่มือพนักงาน เยอรมนีเป็นข้อยกเว้น: ใช้ได้เฉพาะกระดาษที่ลงนามแล้ว มาตรา 623 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมนี ระบุว่าการสิ้นสุดการจ้างโดยการบอกเลิกต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรจึงจะใช้ได้ และ "die elektronische Form ist ausgeschlossen" คือไม่รวมรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้พิมพ์จดหมายที่ ChatGPT ร่างให้ ลงนามด้วยมือ แล้วยื่นด้วยตนเอง
ในสหราชอาณาจักร gov.uk ระบุว่าสัญญาจ้างของคุณจะบอกว่าการแจ้งต้องเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ "ไม่เช่นนั้นคุณแจ้งด้วยวาจาก็ได้" และแนะนำให้แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรหากคุณต้องอ้างอิงภายหลัง จึงทำให้อีเมลเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผล ให้บอกหัวหน้าด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ก่อน แล้วค่อยส่งจดหมายเป็นหลักฐาน:
เขียนอีเมลสั้น ๆ ถึง [หัวหน้า] เพื่อแนบจดหมายลาออกของฉัน สองประโยค: ว่าฉันติดตามเรื่องจากที่คุยกันวันนี้ และว่าวันสุดท้ายของฉันคือ [วันในสัปดาห์ วันที่] ตามที่ระบุในจดหมาย หัวข้ออีเมล: ลาออก [ชื่อของฉัน]
หากต้องการเวอร์ชันที่ละเอียดกว่าสำหรับด้านอีเมล คู่มือใช้ AI เขียนอีเมล ครอบคลุมเรื่องหัวข้ออีเมลและน้ำเสียง
พรอมต์ตรวจสอบช่วยจับวันที่และคำสัญญาที่ ChatGPT ทำผิด
พรอมต์ตรวจสอบให้โมเดลตรวจจดหมายของตัวเองก่อนที่คุณจะลงนาม ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือวันที่: วันในสัปดาห์ไม่ตรงกับวันที่ หรือวันสุดท้ายไม่ครบระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าที่คุณพิมพ์ไว้
ตรวจจดหมายข้างบน ระบุวันที่ทุกวันที่ปรากฏและวันในสัปดาห์ของแต่ละวัน นับจำนวนวันจาก [วันที่ฉันจะยื่น] ถึงวันสุดท้ายของฉัน และบอกว่าครบระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า [ระยะเวลา] หรือไม่ ระบุคำสัญญาทุกข้อที่จดหมายให้ไว้ (ช่วยเหลือหลังฉันออก ฝึกคนอื่น ติดต่อทางโทรศัพท์ได้) และเหตุผลทุกข้อที่ระบุ แล้วทำเครื่องหมายสิ่งที่ฉันไม่ได้สั่งให้เขียน
อ่านรายการคำสัญญาอย่างช้า ๆ โมเดลชอบเพิ่มประโยคอย่าง "ยินดีช่วยเหลือหลังจากที่ฉันออกไปแล้ว" ซึ่งเป็นพันธะที่หัวหน้าเก่าอาจเรียกใช้ได้ ลบคำสัญญาที่คุณไม่ได้ตั้งใจ และเหตุผลที่คุณไม่ได้ให้
อย่าใส่ข้อมูลบางอย่างลงในแชต จดหมายลาออกต้องการแค่ชื่อ ตำแหน่ง และวันที่ของคุณ ไม่ต้องการชื่อลูกค้า ตัวเลข หรือเอกสารภายในของบริษัท และรายการสิ่งที่ไม่ควรวางลงใน AI อธิบายเหตุผลไว้
คำถามที่พบบ่อย
ใช้ ChatGPT เขียนจดหมายลาออกได้ไหม
ได้ จดหมายลาออกเป็นเอกสารทางการสั้น ๆ และ ChatGPT, Claude หรือ Gemini ร่างให้ได้ดีจากพรอมต์ที่ระบุตำแหน่ง ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และวันสุดท้ายของคุณ พิมพ์ข้อเท็จจริงทุกอย่างเอง รันพรอมต์ตรวจสอบวันที่และคำสัญญา และดูคู่มือการคุยกับ AI สำหรับวิธีอื่นในการได้ผลลัพธ์ที่เจาะจง
ต้องแจ้งลาออกล่วงหน้าสองสัปดาห์ไหม
ตามกฎหมายระดับรัฐบาลกลางของสหรัฐฯ ไม่ต้อง เพราะไม่กำหนดระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าเมื่อลาออก และรัฐที่ใช้หลัก at-will อย่างมิสซูรีก็ไม่กำหนดเช่นกัน แต่สัญญาจ้างหรือคู่มือพนักงานอาจกำหนดไว้ ในสหราชอาณาจักรขั้นต่ำตามกฎหมายคือหนึ่งสัปดาห์หลังทำงานครบหนึ่งเดือน และในเยอรมนีคือสี่สัปดาห์ ในแคลิฟอร์เนีย หากแจ้งล่วงหน้า 72 ชั่วโมง ค่าจ้างงวดสุดท้ายจะครบกำหนดจ่ายในวันทำงานวันสุดท้าย
ลาออกทางอีเมลได้ไหม
ในสหราชอาณาจักรได้ เว้นแต่สัญญาจ้างกำหนดรูปแบบอื่น: gov.uk ระบุว่าแจ้งด้วยวาจาก็ได้หากสัญญาไม่ได้กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ในสหรัฐฯ ไม่มีกฎระดับรัฐบาลกลางกำหนดรูปแบบ จึงต้องดูสัญญาจ้างหรือคู่มือพนักงาน ในเยอรมนีไม่ได้: มาตรา 623 ของประมวลกฎหมายแพ่งกำหนดให้ใช้จดหมายกระดาษที่ลงนามและไม่รวมรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นการลาออกทางอีเมลจึงไม่สมบูรณ์ที่นั่น
ควรระบุเหตุผลในจดหมายลาออกไหม
ไม่จำเป็น หนึ่งบรรทัดที่เป็นกลาง ("ฉันลาออกเพื่อไปรับตำแหน่งใหม่" หรือ "ด้วยเหตุผลส่วนตัว") ก็เพียงพอ และเหตุผลด้านสุขภาพไม่ต้องให้รายละเอียดเลย คำบ่นควรเก็บไว้พูดในการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน ถ้าจะพูดเลย หากเหตุผลคืองานใหม่ คู่มือ AI สำหรับเรซูเมและจดหมายสมัครงาน ครอบคลุมด้านนั้น
