客訴信範例與 AI 寫法：一組提示詞、8 個填好的範例，以及公司必須回覆的期限

什麼樣的提示詞能寫出好的 AI 客訴信？

好的客訴信提示詞會給模型五項事實、你想要的解決方式和期限，並要求它不要引用任何法律。FTC 的客訴信範本要求的內容相同，還多加了一條語氣規則：「Be polite and reasonable in your letter.」把括號填好，貼進 ChatGPT、Claude 或 Gemini：

```

Write a complaint letter to [company] from me, a customer.

What I bought: [product or service], [price], on [date], from [store, website or branch].

Reference: [ORDER NUMBER] (leave this placeholder, I will fill it in).

What went wrong: [two or three plain sentences, with dates].

What I already did: [e.g. called on 3 October, was told someone would call back, nobody did].

The fix I want: [refund of $X / replacement / repair / credit / an apology and a corrected bill].

Deadline: ask for a written reply by [date, e.g. 14 days from today].

Enclosures: [receipt, photos, emails].

Rules: firm and polite. Under 250 words. Open with what I bought and when, then the problem, then the fix. Do not threaten. Do not exaggerate. Do not cite any law, regulation, court case or consumer right by name; I will add one myself if I have checked it. End with how to reach me and the list of enclosures.

```

這組提示詞裡有兩行最關鍵。占位符號能讓你的真實帳號不進入對話。禁止引用法律的規則，是因為模型會捏造法律條文，而以讀客訴為業的人已經開始公開這麼說。

如果你有兩個模型可用，就用同一組提示詞各跑一次，留下緊扣你的日期和金額的那一版。如果某句話只有「我深感失望」而沒有其他內容，就刪掉。一封把訂單、日期和解決方式講清楚的信，才會被真正能點頭的人讀到。

公司要在多久內回覆客訴？

美國的銀行或發卡機構有 15 到 90 天可以回覆，視你的客訴適用哪一項聯邦規定而定，而一般商店完全沒有聯邦規定的時限。我們整理了 FTC 與 CFPB 的三種時鐘，資料讀取日為 2026 年 10 月 25 日。對商店來說，FTC 的範本信要你自己訂日期：「Say how long you'll wait for the business to answer you.」Fair Credit Billing Act 與 CFPB 的客訴流程則設有明確期限：

信用卡這一列是大家最常漏掉的。FTC 的信用卡爭議頁面說，信要寄到發卡機構列出的帳單查詢地址，而不是繳款地址，並建議用掛號信加回執。打電話給發卡機構並不會啟動那個 30 天的時鐘，寄信才會。

英國以週為單位。Financial Ombudsman Service 表示「For most complaints, a business has up to 8 weeks to consider a complaint」，但支付服務、詐欺和詐騙類客訴只有 15 天。拿到最終回覆後，你有 6 個月的時間向申訴專員提出。

AI 客訴信範例：8 種情境的填寫方式

每一列都是只有你能寫的那部分提示詞。把事實貼進上面的括號，保留解決方式和期限，其餘交給模型。這些情境和數字是為本頁編寫、用來示範格式，並非真實顧客或模型輸出。

第 5 列特意設為 15 天。那是 CFPB 說公司通常回覆的時間，所以銀行本來就照這個節奏作業。第 8 列有自己的專頁，附有圍繞租約修繕條款設計的提示詞：請 AI 寫給房東的修繕信。如果你要申訴的是醫療帳單，用 AI 爭議醫療帳單會先把明細帳單與你的給付說明書逐項核對。

寫好的客訴信長什麼樣子？

寫好的客訴信大約 200 字，每一句都帶有日期、金額或要求。以下是第 1 列依照提示詞寫出來的樣子。我們為本頁撰寫它，用來示範格式：

```

[Your name]

[Your address]

[Date]

Customer Relations

[Company name and address]

Re: Order [ORDER NUMBER], blender, $89

Dear Customer Relations,

On 2 September I bought a [model] blender for $89 from your website, order [ORDER NUMBER]. On 20 September the motor stopped while blending soup and it has not worked since.

I called your helpline on 23 September. The agent offered store credit only. I would like a full refund of $89 to the card I paid with, because the blender failed within three weeks of normal use.

I have enclosed a copy of the order confirmation and a photo of the serial number plate. I can return the blender at your cost if you need it.

Please reply in writing by [date 14 days from today]. If I have not heard from you by then, I will take the complaint to my state attorney general's consumer protection office.

You can reach me at [email or phone].

Yours sincerely,

[Your name]

Enclosures: order confirmation, photo of serial number plate

```

注意哪些東西沒有出現：沒有引用法律，沒有形容你有多生氣的形容詞，也沒有任何商店能稱為威脅的字眼。最後一段的下一步，是 FTC 自己點名的州檢察長，而且寫成計畫，不是威脅。

可以用 ChatGPT 寫客訴信嗎？

可以，而且已有兩個監管機關開始在自己的報告中描述 AI 代寫的客訴。CFPB 在 2025 年收到 660 萬件客訴，高於 2024 年的 3,187,900 件，以及 2023 年約 1,657,600 件。成長幾乎都來自信用報告類客訴。其 2026 年 3 月 31 日發布的2025 年消費者回應年度報告指出，這波成長與「large language models and autonomous software systems (“AI Agents”) that empower bad actors to flood the system with duplicative and spurious submissions」同時出現。

該局仍將超過 590 萬件客訴轉交給公司，而公司對其中超過 99% 都在期限內回覆。真正的客訴仍然會得到回應。不過，讀起來像一千份複本之一的信，得多花功夫才能看起來真實，而你的日期和訂單編號正是讓它顯得真實的關鍵。

英國申訴專員則量化了另一種風險。其營運長 Marc Harris 在2026 年 3 月 27 日撰文指出，在一個小樣本中，「up to a third of responses to our initial assessments appeared to have been generated or heavily assisted by AI」。他列出自己看到的問題：「hallucinations' which include fabricated laws, misquoted regulations or invented past decisions.」他寫道，帶有錯誤的長篇 AI 客訴會「extend response times」。這就是上面的提示詞禁止引用法條的原因。要把法律加回去，只能在你打開並讀過載明該法律的官方頁面之後。

哪些內容不該放進對話？

帳號、卡號、密碼，以及任何陌生人能拿來登入你帳戶的資料，都不要放進對話。模型寫信並不需要這些。輸入像 [ORDER NUMBER] 這樣的占位符號，等你把草稿貼進電子郵件或文件後再填入。

姓名和日期通常沒問題，因為信本來就要寄給公司。醫療細節、伴侶的財務狀況，以及整頁帳戶畫面的截圖則不行。絕對不要貼進 AI 的內容會說明貼上的機密最後會流向哪裡。

公司不理會時，客訴要寄到哪裡？

期限一過，就把同一封信寄給管轄該公司的機構，並註明你第一次寫信的日期。對商店或服務業者，FTC 會指引你找所在州的檢察長，以及州或地方的消費者保護辦公室，並在 ReportFraud.ftc.gov 受理通報。它也坦白說明通報的作用：「The FTC doesn't resolve individual reports,」不過它表示通報有助於啟動調查。

銀行、貸款機構、發卡機構和債務催收業者，請找 CFPB，它會把客訴轉給該公司，並在對方回覆時通知你。在英國，超過 8 週期限的銀行、保險公司或貸款機構，可向 Financial Ombudsman 申訴，期限一過，你就不必再等最終回覆。

發布本頁的 Whizi 可以把草稿變成真正的 Word 檔。在網站上要求「the letter as a .docx」，回覆就會附上可下載 .docx 的檔案卡片，做法見建立 Word 與 Excel 檔案。在 Pro 方案中，並排模型對話能讓兩份草稿並列，方便你留下較平實的那份。它不會替你寄信，也不會追蹤期限。