專案管理 AI：專案經理的5個提示詞，與4款PM工具的AI用量上限

AI能為專案經理做什麼？

Microsoft的Planner Agent能根據計畫進度寫出完整的狀態報告，但只有擁有Microsoft 365 Copilot授權的人才能用。以下是截至2026年10月，各項工作分別在PM工具內或通用助理中執行的情況，以及送出任何內容前你該做的檢查：

專案經理很快就上手了。PMI調查了500位已經在使用生成式AI的專案專業人士，第一次在2023年12月和2024年1月，第二次在2024年3月和4月。在超過一半專案中使用AI的人，也就是PMI所稱的Trailblazers，比例在這三個月內從20%升到37%（PMI, Pushing the Limits，2024年9月）。PMI自己的摘要是：「在我們調查的使用生成式AI的專案專業人士中，每五人有兩人在超過一半的專案工作中使用它。」

同一份報告指出，輕度使用者從「溝通與報告」開始，重度使用者則進一步用在規劃、預算與成本、資源和決策支援。這個順序與上表吻合。狀態報告是安全的第一項工作，因為其中每一行都能對照看板檢查。

重度使用者回報的收穫更多。在PMI 2025年3月的後續調查中，48%的Trailblazers回報獲得了進階的生產力提升，最輕度的使用者則只有3%（PMI, The Project Professional's GenAI Journey）。這也有代價。PMI在2025年11月對2,000位專案專業人士的研究發現，進階使用者回報協作問題的比率，幾乎是基礎使用者的兩倍。

Asana、monday、ClickUp和Jira內建多少AI？

每家廠商都在最便宜的付費方案上，用自己的單位計量AI。我們在2026年10月12日查看了各家定價頁，計算10人團隊每月在各廠商最便宜的計量AI動作中能得到多少。數量相差40倍。一則Rovo Chat回答比一次ClickUp AI Field填寫做的事更多，所以請把它當成一個平靜月份能買到的量，而不是品質分數：

Jira的數字最值得記住。Atlassian的 Rovo credits 頁面 說，聊天中每則使用者訊息都是一次計費事件，要10點額度，所以每位使用者25點，等於每人每月兩次半的回答。額度在整個組織內共用，Atlassian表示超額使用的計費自2026年12月3日起適用。Asana的上限是以帳號計算。30人的團隊用Asana Starter，仍然共用50次請求，每人不到兩次。

會議也有標價。monday的AI功能目錄把Notetaker列為「每會議小時 120 點額度」，所以monday Standard方案（每席 $12）的2,000點額度，整個帳號每月只夠錄約16小時的會議。這還是在沒有人使用任何其他AI之前。

有些內建AI不另外收費。monday把它的Updates摘要列為「不耗用額度」，Risk Insights同樣不耗用額度，但僅限Enterprise方案（monday Support）。Asana在每個付費方案都包含AI Assists，也就是專案內的起草與摘要功能。免費方案就單薄得多：Jira Free沒有Rovo，monday的AI從Basic才開始，ClickUp Free Forever則是整個工作區共得500點額度。

專案經理該用PM工具的AI，還是通用助理？

需要即時看板資料的工作，就用PM工具的AI；需要整合多個來源，或需要長篇仔細草稿的工作，就用通用助理。Microsoft的Planner Agent是根據它本來就看得到的進度、里程碑和即將到來的任務來產生報告（Microsoft Support）。對話式模型除非你貼上匯出檔，否則做不到這點。不過它可以一次處理Jira匯出檔、預算表和贊助者上一封信，而且模型由你選。

連接器讓界線變得模糊。Claude的 連接器目錄 在2026年10月列有Asana、Atlassian（Jira和Confluence）、monday.com和ClickUp。Asana自己的AI頁面說，它的連接器和MCP能把ChatGPT與Claude連到它的工作圖譜。連接器能讀取即時任務，所以貼上這一步就省了，但助理讀取你的看板也會消耗它的使用額度。

貼到哪裡，比由哪個模型來讀更重要。Asana的產品條款說，它「不會使用，也不允許第三方AI夥伴使用客戶資料來訓練生成式人工智慧」。OpenAI表示，針對個人用戶，它可能會用服務中的內容訓練模型，除非你關閉「為所有人改進模型」，而ChatGPT Business、Enterprise或Edu則不會用於訓練（OpenAI Help Center）。在公司核准該工具之前，客戶名稱、薪資和合約金額都不該貼進任何一邊。AI對話中絕對不要貼什麼 說明了遮蔽資料的步驟。

Whizi屬於通用助理這一邊。一個 Whizi專案 最多可釘選10個檔案（PDF、CSV、.xlsx或.docx，每個10 MB）和32,000字元的指示，所以你的狀態範本和RAID紀錄會跟著專案內每一場對話。在Pro方案（每月 $29.99）上，並排模型對話能把同一個風險提示詞同時送給Claude和GPT。它的短處：Whizi沒有Jira、Asana或monday連接器，也沒有會議記錄機器人，所以只讀取你貼上或上傳的內容，也沒有團隊帳號。

專案經理該從哪些AI提示詞開始？

從下面五個提示詞開始，每個對應第一張表中的一項工作。每個提示詞都只根據你貼上的內容運作，並標出它無法確認的部分。沒有任何一個會替你決定日期、預算或風險分數。那些是你要負責承諾的，而模型寫錯日期時，語氣跟寫對時一樣平靜。

狀態報告。貼上匯出檔，要求贊助者要的格式，而不是摘要：

```

Write this week's status report for [project] from the task export and notes below. Sections: Overall status (Green, Amber or Red, with one sentence on why), Done this week, Next week, Risks and issues, Decisions needed. Use only facts from what I paste. If a date, percent or owner is not in it, write [DATE NEEDED] or [OWNER NEEDED] instead of guessing. Under 250 words.

Task export: [...]

My notes: [...]

```

風險紀錄。請模型找出風險，評分留給你：

```

From the project brief below, list 10 risks for a [type] project due on [date]. For each give: a one-line risk statement in "If X, then Y" form, the cause, an early warning trigger, and one mitigation. Leave likelihood, impact and owner blank for me to fill. Flag any risk that depends on an assumption I did not state.

Brief: [...]

```

會議記錄。只要逐字稿就在模型面前，這是它最擅長的工作：

```

Below is a meeting transcript with external names replaced. Give me: decisions made (one line each), actions as a table with action, owner and due date, and open questions. Only list an owner if that person agreed in the transcript; otherwise write UNASSIGNED. Quote the line that supports each decision.

Transcript: [...]

```

工作分解。要求列出相依關係，因為計畫就是在這裡出問題：

```

Break this goal into phases and tasks for a team of [roles]: [goal], due [date]. For each task give a short name, the role that owns it, what it depends on, and a rough effort in days marked ESTIMATE. List the three tasks on the critical path. Do not add scope I did not mention.

```

贊助者信件。一封信只問一個決定，才會得到回覆：

```

Write a 120-word email to [sponsor] about [project]. Status is [Amber] because [reason]. I need one decision: [decision], by [date]. Plain English, no exclamation marks, no new facts beyond what I wrote here.

```

AI工作流程範本 頁面把會議記錄提示詞擴充成從記錄到行動計畫的完整工作流程。至於產品規格與意見回饋歸納，產品經理的AI 指南涵蓋了另一種PM角色。

AI寫的狀態報告送到贊助者手上之前，該怎麼檢查？

對照看板檢查每個日期、百分比和負責人，然後自己重寫整體狀態那一行。模型給的RAG顏色，是根據你貼上的內容猜出來的；你的判斷則是你要在會議上為之辯護的決定。

1. 在草稿中搜尋 [DATE NEEDED] 和 [OWNER NEEDED]，並從看板補上每一項。
2. 對照即時的工具檢查每個日期和百分比，不要對照你週一貼上的匯出檔。
3. 把風險段落對照你的風險紀錄來讀。模型新增的風險是要問團隊的問題，不是事實。
4. 自己寫下Green、Amber或Red那一行。
5. 以看板作為正式紀錄。對話只是起草用的草稿紙。

模型確實會編造細節，AI幻覺統計 列出了各模型的實測比率。Asana和monday內建的草稿讀的任務資料與你相同，所以日期較常寫對。但它們仍然無法判斷一項任務為何延誤。你可以。