英文email怎麼寫：六個部分、十個範本，以及非母語人士最常犯的十個錯誤

英文專業email的格式是什麼？

英文專業email有六個部分，整封信剛好放得進一個手機螢幕：三、四個字的主旨、帶對方姓名的問候、一句說明你為什麼寫信、兩三個短句交代細節、一個附日期的請求，以及結尾敬語。以下是填好內容的六段式範例，共51個字，寄給一位還沒付款的客戶：

Subject: Invoice 2231 payment date

Dear Ms. Alvarez,

I am writing about invoice 2231, which was due on 12 September.

Our records show it is still open. The amount is 4,800 euros, and a copy is attached.

Could you confirm a payment date by Friday, 3 October?

Best regards, Lena Fischer

每一行都只做一件事。主旨寫出事情和需要的決定。說明來意的句子以 "I am writing about" 或 "Thanks for" 開頭，絕不拿天氣或健康當開場。請求只有一個問句，而且帶著日期，讓讀者知道要做什麼、何時要做。整封信連十二歲的孩子也看得懂，這正是重點。

這些回覆數據來自 Boomerang 2016年的分析，樣本是用戶請它追蹤回覆的4000萬多封email。原文寫道："Emails written at a 3rd grade reading level were optimal." 這類信比大學程度的寫法多36%的回覆，比高中程度多17%。同一份資料還發現，3到4個字的主旨獲得最多回應，而提出一到三個問題的email，比完全不提問的email多50%的機率得到回覆。每一個你沒把握的長字都讓你付出兩次代價：一次是花掉的時間，一次是降低的回覆率。

還有一個縮短篇幅的理由：Microsoft 在 2025年6月的 Work Trend Index 中，根據遙測數據發現一般員工每天收到117封email，"most of them skimmed in under 60 seconds"。你的email要和另外116封爭奪同一分鐘的注意力。

針對這個關鍵字的第一頁指南在結構上看法一致，卻只講到這裡。2026年9月27日排名的八篇文章（Talaera、engVid、Instructional Solutions、Speak Confident English、EF English Live、Break Into English、English Path 和 RewritePal）合計只有12個完整email範本，中位數每篇一個；EF 和 English Path 一個也沒有，八篇也沒有任何一篇點出來自特定母語的錯誤。下面的十個範本和十個修正，正是它們省略的部分。

如果英文是你的第二語言，讀者在書面文字裡幾乎注意不到口說時會聽出的口音。EF 2025年英語能力指標在123個國家測試了220萬名成人，全球平均488分；越南500分（第64名）、印度484分（第74名）、巴西482分（第75名）、日本446分（第96名）、墨西哥440分（第103名）、沙烏地阿拉伯404分（第115名）。同一版 EF 的結論是："In over half of the countries measured, speaking is the weakest English skill." 寫作給你口說永遠沒有的三十秒思考時間，上面的六個部分正是用來善用這段時間。

英文專業email該有多正式？

英文專業email的禮貌程度比口語高一級，比法律信函低兩級：寫 "Could you send it by Friday?" 而不是 "Can you send it"，也絕不寫 "I would be most grateful if you could kindly send it"。非母語人士出錯，往往是太正式而不是太隨便，因為學校英文教的是書信語氣，而職場email早在多年前就不再使用。下表是同樣六個部分的三種程度，適用於2026年9月時寄給美國或英國商務聯絡人的第一封email。

有兩條規則決定程度。第一次聯絡時，比你以為對方期待的再正式一級："Dear Ms. Alvarez" 不花你任何成本，而德國、日本或韓國的讀者會把陌生人的 "Hi" 當成草率。對方回信之後，就配合你收到的上一封信的語氣。如果對方簽名是 "Best, Tom"，你就簽 "Best, Lena"。中間那一欄是美國或英國同事寫給另一位同事的寫法，在所有英語系國家的辦公室都很安全。

正式和有禮貌是兩回事。"Kindly revert at the earliest" 很正式，讀起來卻像命令；"Could you reply by Wednesday?" 很直白，讀起來反而有禮貌。英文的禮貌在於問句形式和日期，而如何軟化一則訊息示範了五個既增添溫度又不拿掉請求的做法。

英文專業email該怎麼結尾署名？

用 "Best regards," 或 "Kind regards," 收尾，後面接你的全名；這兩句幾乎涵蓋所有英語系國家的職場email。"Best regards" 是美國的預設寫法，"Kind regards" 是英國的，兩者在各地都看得懂。

其他寫法的用途比較窄。"Sincerely," 是美式正式信件、求職信和寄給資深人士的第一封email的結尾。"Yours sincerely," 和 "Yours faithfully," 屬於英式書信：用了對方姓名就寫 sincerely，寫 "Dear Sir or Madam" 就寫 faithfully，兩者放在回信串裡都顯得生硬。對方幫了你的忙時可以用 "Thanks,"，彼此已經直呼名字之後可以用 "Best,"。"Cheers," 在英國和澳洲熟人之間沒問題，在美國則顯得奇怪。避開 "Thanks in advance"，它等於告訴讀者你已經認定他們會答應；也避開單獨一個 "Regards"，它是這一組裡最冷淡的。

署名下面寫全名，下一行寫職稱和公司，想接電話的話再加電話號碼。普渡大學線上寫作實驗室在email 禮儀頁面向學生教授這些，並補充了非母語人士最常往另一個方向犯的規則："Use standard spelling, punctuation, and capitalization." 全部大寫的署名，或小寫的姓名，會比內容先被讀者注意到。

非母語人士最常犯的十個錯誤與修正

下面的十個錯誤，不是從母語直譯而來，就是在某一地區英文中很標準、換到別處卻顯得奇怪或太強硬的用語。其中三個（"please revert"、"do the needful"、"I have a doubt"）在印度英語中是正確的，只有在寄給北美、歐洲或澳洲的讀者時才需要修改。這十個都不是拼字錯誤，所以拼字檢查工具會把它們全部放過。

其中兩個值得查字典。Wiktionary 把 revert 的「回覆」義項標為 "(originally India, now global)"，這正是問題所在：在印度和新加坡學英文的人之間是全球通用，但對俄亥俄州的讀者卻很陌生，他會以為你要他撤銷某件事。而 information 被列為通常不可數，所以 "some information" 和 "two pieces of information" 是對的，"two informations" 則是英文email裡最可靠的法語、德語或西班牙語母語者的標誌。

十個錯誤的修正方法是同一個習慣：寫完草稿後，以收件人的身分讀一遍，想像他不會說你的語言，也從沒見過你。任何你不會在茶水間對同事開口說的話，都刪掉。最後一節的 AI 提示詞會幫你做這一輪檢查，而且它抓得到這十個，因為它們是固定的模式，不是打字錯誤。

十個60字以內的專業email範本

下面每個範本都依照六個部分，不到60個字，只需要換掉方括號裡的字。主旨都是三、四個字，這正是 Boomerang 發現回覆最多的長度。直接寄出就好，簡單是刻意的。

1. 請求：

Subject: Signed NDA by Friday?

Hi Marta,

I am writing about the NDA we discussed on Tuesday. The signed copy is the last document we need before the kickoff on 6 October. Could you send it by Friday, 3 October?

Best regards, [Name]

2. 對方沒回覆時的跟進：

Subject: Following up: proposal

Hi Daniel,

I sent the proposal on 22 September and have not heard back, which is fine if you are busy. Is there anything you need from me to decide? If a call is easier, I am free Thursday afternoon.

Best regards, [Name]

3. 有禮貌地婉拒：

Subject: Speaking slot on 14 October

Dear Ms. Okafor,

Thank you for the invitation to speak on 14 October. I cannot take it, because I will be travelling that week. If a later date opens, I would be glad to hear about it.

Kind regards, [Name]

4. 為錯誤道歉：

Subject: Wrong figures in Monday's report

Hi Tom,

The Q3 figures in Monday's report were wrong; the correct total is 48,200, not 42,800. The corrected version is attached. I am sorry for the confusion, and I have added a totals check so it does not happen again.

Best regards, [Name]

5. 請求延長時間：

Subject: Report deadline: Wednesday?

Hi Sarah,

I am writing about the report due Monday. The supplier data arrived only this morning, so I need two more days to check it. Could I send it on Wednesday, 8 October, by noon?

Best regards, [Name]

6. 會議邀請：

Subject: 30 minutes on pricing?

Hi Priya,

Could we take 30 minutes next week to agree the pricing for the March launch? I am free Tuesday 10:00 to 12:00 and Thursday after 14:00, your time. If neither works, please suggest a slot.

Best regards, [Name]

7. 改期：

Subject: Moving Thursday's call

Hi Ahmed,

I need to move our call on Thursday at 15:00, because a client meeting was booked over it. Could we do Friday at the same time, or Monday at 11:00? Sorry for the change.

Best regards, [Name]

8. 確認雙方的共識：

Subject: Summary of today's call

Hi Elena,

Thanks for the call today. To confirm: you will send the revised quote by Wednesday, we will reply with a decision by Friday, and delivery stays at 20 November. Please tell me if I have anything wrong.

Best regards, [Name]

9. 受人幫忙後的感謝：

Subject: Thank you for yesterday

Hi James,

Thank you for walking me through the export process yesterday. The batch went out this morning without errors. If you ever need a hand on the reporting side, ask.

Best regards, [Name]

10. 自我介紹：

Subject: New account contact at [Company]

Dear Mr. Silva,

I am [Name], and from 1 October I am your account contact at [Company], taking over from Ana. Nothing changes on your side. My number is below, and I will call next week to introduce myself properly.

Kind regards, [Name]

範本3只是整個系列的精簡版；如何禮貌地婉拒email還有十六個，每個都在50字以內。這裡每個範本的共同點是一個請求、一個日期、沒有形容詞，這也讓它們在你還在學的語言裡可以放心寄出：裡面沒有什麼會出錯的地方。

哪個 AI 提示詞能在不改變原意的前提下修改草稿？

有效的提示詞會先告訴模型哪些東西不能動，再說要修正什麼：保留每個事實、姓名、數字、日期和請求，不添加任何內容，然後才修正文法、冠詞、介系詞和語氣。如果沒有「保留我的原意」這條規則，模型在修正文法之外，往往會多加一句開場白和一句結尾的讚美，而提示詞最後要求的修改清單，就是你抓到這種情況的方法。把下面這段貼上，草稿放在它的下方。

```text

Rewrite the email below for a work reader in [country]. Keep every fact, name, number, date and request exactly as written. Do not add sentences, compliments or explanations, and do not change what I am asking for. Fix grammar, articles, prepositions, word choice and register. Use plain words, sentences under 20 words, and the tone of a polite colleague, not a lawyer. Keep it under [60] words. After the rewrite, list each change you made in one line each, so I can learn from it.

My draft:

[paste]

```

最後的修改清單，是讓你下個月進步的部分。當模型寫了十次 "changed 'since three days' to 'for three days'"，你就不會再這樣寫了。另外，先讀清單，再讀改寫後的內容：如果有一行寫著 "added a friendly opening"，代表模型違反了第一條規則，把那句刪掉。

接著在第二個模型裡做語氣檢查，這個模型沒看過你的指示，所以讀這封email的方式和收件人一樣。貼上改寫後的版本，然後問：

```text

You are the recipient of this email: a [role] in [country] who does not know me. Answer in three lines. How formal does it sound, 1 to 5? Does any sentence sound translated, stiff or rude? Is the request and its deadline clear? Then compare it with my original below and list anything whose meaning changed.

Rewrite:

[paste]

My original:

[paste]

```

第二個模型能抓到第一個抓不到的問題，因為改寫你草稿的模型，是依照拿到的指示在評自己的作品，而第二個模型評的只有這封信對讀者的效果。在 Whizi 上，這就是同一個畫面的兩欄，GPT 負責改寫，Claude 負責檢查；不過把兩者並排顯示的比較檢視從 Pro 方案開始提供，Starter 方案則在同一個對話串裡用 Claude Haiku 做檢查，而 Gmail 的 Help me write 在便利性上勝過任何聊天應用，因為它就在收件匣裡。AI 寫email則說明，當你不是從自己的草稿而是從零開始時，哪個模型寫得最好。

不論用哪些工具，判斷標準都一樣：寄出十二歲孩子也看得懂、而且仍然保有你的日期的那個版本。如果改寫後日期不見了，代表模型改善了你的英文，卻毀了你的email。