20 prompts para contadores que cuadran con tus cifras
Un modelo de chat puede codificar una transacción que nunca ha visto y citar una norma fiscal como si fuera indiscutible. Estos prompts lo obligan a trabajar solo con las cifras que pegas, a decir con cuánta seguridad responde y a listar lo que un contador cualificado debe confirmar antes de contabilizar o enviar nada.
Cambia lo que haya entre [corchetes] por tus cifras, un extracto del libro mayor o las notas del cliente.
01. Categoriza una lista de transacciones con un indicador de confianza
Tienes un extracto bancario por codificar y un plan de cuentas al que debes ceñirte.
Categoriza estas transacciones usando solo las cuentas del plan que aparece abajo. Se han eliminado los nombres de clientes y los números de cuenta. Negocio: [a qué se dedica el cliente, en una línea] Plan de cuentas: [pega los nombres y códigos de las cuentas] Transacciones: [pega fecha, descripción e importe, una por línea] Devuelve una tabla con fecha, descripción, importe, la cuenta que elegiste y una confianza de ALTA, MEDIA o BAJA. No uses nunca una cuenta que no esté en el plan y no dividas ninguna línea salvo que yo te lo pida. Después enumera por separado cada línea de confianza MEDIA y BAJA con una frase sobre lo que la resolvería (un recibo, una pregunta al cliente, la factura del proveedor). No me digas si algo es deducible de impuestos. Señala las líneas donde esa pregunta importe para que pueda llevarlas a [el asesor fiscal del cliente].
02. Encuentra la diferencia de una conciliación bancaria a partir de dos listas
El banco y los libros no coinciden y no ves dónde está la diferencia.
Saldo del extracto bancario a [fecha]: [importe] Saldo en libros a [fecha]: [importe] Partidas sin conciliar del lado del banco: [pega fecha, descripción e importe] Partidas sin conciliar del lado de los libros: [pega fecha, descripción e importe] Encuentra las partidas que explican la diferencia. Muestra cada combinación candidata con su suma para que yo pueda comprobarla. Señala cualquier importe que aparezca dos veces, cualquier par que coincida con unos pocos céntimos de diferencia, cualquier diferencia divisible entre 9 (probable transposición de dígitos) y cualquier partida de calendario, como un cheque no cobrado o un depósito en tránsito. Di en qué lado va cada corrección y por qué. No contabilices nada. Si las partidas no explican toda la diferencia, dilo y dame el importe restante que debo buscar.
03. Crea una lista de verificación del cierre mensual con responsables y fechas
El cierre vive en la cabeza de alguien y tarda una semana más de lo debido.
Crea una lista de verificación del cierre mensual para [tipo de negocio] con [número] personas en finanzas: [quién hace qué hoy]. Lo que cerramos cada mes: [cuentas bancarias, tarjetas, nóminas, inventario, devengos, operaciones intercompañía, cualquier otra cosa] Nuestra fecha límite: [día hábil en que deben estar cerrados los libros] Lo que suele retrasarse: [notas] Presenta el resultado en una tabla por día hábil: tarea, responsable, de qué depende, la evidencia que deja (una conciliación, un calendario de partidas, una aprobación) y quién la revisa. Pon primero las tareas que bloquean a otras. No añadas tareas de cosas que yo no haya enumerado sin marcarlas con [SUGERIDO]. Luego nombra los tres pasos con más probabilidad de retrasarse y qué podría adelantar para proteger la fecha límite.
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- Explica una variación con los números, no con una historia
- Redacta el comentario del informe de gestión a partir de una cuenta de resultados
- Redacta comentarios de presupuesto frente a real que un directivo pueda aplicar
- Explica un estado financiero a un dueño que no es de finanzas
- Explica a un cliente la base de caja frente a la de devengo con su propio mes
- Enumera las preguntas sobre devengos y pagos anticipados antes del cierre
- Señala los asientos inusuales de un extracto del libro mayor
- Revisa un lote de pagos a proveedores en busca de duplicados antes de liberarlo
- Escribe las fórmulas de Excel de un informe de antigüedad de cuentas por cobrar
- Asigna el plan de cuentas antiguo de un cliente nuevo a tu plan estándar
- Pide a un cliente los documentos que faltan en un solo correo
- Crea por áreas una lista de solicitudes para preparar la auditoría
- Redacta un memorando de política contable y enumera lo que hay que verificar
- Redacta una política de gastos que el personal sí vaya a cumplir
- Escribe una propuesta de honorarios para un cliente nuevo con el alcance valorado
- Redacta una carta de encargo para compararla con tu plantilla
- Haz que un segundo modelo revise el trabajo contable del primero