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20 Buchhaltungs-Prompts, die mit deinen Zahlen aufgehen

Ein Chatmodell kontiert Buchungen, die es nie gesehen hat, und zitiert Steuerregeln, als wären sie gesichert. Diese Prompts zwingen es, nur mit den Zahlen zu arbeiten, die du einfügst, seine Sicherheit anzugeben und aufzulisten, was eine qualifizierte Fachperson bestätigen muss, bevor etwas gebucht oder verschickt wird.

Ersetze alles in [Klammern] durch deine Zahlen, deinen Kontoauszug oder deine Mandantennotizen.

01. Eine Buchungsliste kontieren, mit Sicherheitsstufe

Ein Bankexport soll kontiert werden, und du musst beim Kontenplan bleiben.

Kontiere diese Buchungen ausschließlich mit den Konten aus dem folgenden Kontenplan. Mandantennamen und Kontonummern sind entfernt.

Unternehmen: [was der Mandant macht, in einer Zeile]
Kontenplan: [Kontennamen und Kontonummern einfügen]
Buchungen: [Datum, Beschreibung, Betrag einfügen, eine Buchung pro Zeile]

Gib eine Tabelle zurück: Datum, Beschreibung, Betrag, das gewählte Konto und eine Sicherheit von HOCH, MITTEL oder NIEDRIG. Verwende nie ein Konto, das nicht im Kontenplan steht, und teile keine Zeile auf, außer ich bitte dich darum.

Liste danach alle Zeilen mit MITTEL und NIEDRIG getrennt auf, mit einem Satz dazu, was sie klären würde (ein Beleg, eine Frage an den Mandanten, die Rechnung des Lieferanten). Sag mir nicht, ob etwas steuerlich absetzbar ist. Markiere Zeilen, bei denen diese Frage eine Rolle spielt, damit ich sie mit [dem Steuerberater des Mandanten] klären kann.

02. Eine Differenz in der Bankabstimmung aus zwei eingefügten Listen finden

Bank und Buchhaltung weichen ab, und du siehst nicht, wo.

Kontostand laut Bank am [Datum]: [Betrag]
Buchbestand am [Datum]: [Betrag]

Nicht zugeordnete Posten auf der Bankseite: [Datum, Beschreibung, Betrag einfügen]
Nicht zugeordnete Posten auf der Buchungsseite: [Datum, Beschreibung, Betrag einfügen]

Finde die Posten, die die Differenz erklären. Zeige jede mögliche Kombination mit ihrer Summe, damit ich selbst nachrechnen kann. Markiere jeden Betrag, der doppelt vorkommt, jedes Paar, das bis auf wenige Cent übereinstimmt, jede Differenz, die durch 9 teilbar ist (wahrscheinlich ein Zahlendreher), und jeden Zeitposten wie einen noch nicht eingelösten Scheck oder eine Einzahlung auf dem Weg.

Sag, auf welcher Seite jede Korrektur gehört und warum. Buche nichts. Wenn die Posten die gesamte Differenz nicht erklären können, sag das und nenne mir den Restbetrag, nach dem ich noch suchen muss.

03. Eine Monatsabschluss-Checkliste mit Zuständigen und Terminen erstellen

Der Abschluss steckt in irgendeinem Kopf und dauert eine Woche länger als nötig.

Erstelle eine Monatsabschluss-Checkliste für [Unternehmenstyp] mit [Anzahl] Personen im Finanzbereich: [wer heute was macht].

Was wir jeden Monat abschließen: [Bankkonten, Karten, Lohn, Lager, Abgrenzungen, Konzernverrechnung, alles Weitere]
Unsere Frist: [Arbeitstag, bis zu dem die Bücher geschlossen sein müssen]
Was meistens zu spät kommt: [Notizen]

Gliedere sie als Tabelle nach Arbeitstag: Aufgabe, Zuständige Person, wovon sie abhängt, der Nachweis, den sie hinterlässt (eine Abstimmung, eine Aufstellung, eine Freigabe), und wer sie prüft. Stelle Aufgaben, die andere blockieren, an den Anfang.

Füge keine Aufgaben für Dinge hinzu, die ich nicht genannt habe, ohne sie mit [VORSCHLAG] zu markieren. Nenne danach die drei Schritte, die am ehesten verrutschen, und was ich vorziehen könnte, um die Frist zu halten.

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  1. Eine Abweichung aus den Zahlen erklären, nicht mit einer Geschichte
  2. Den Kommentar zum Managementbericht aus einer eingefügten GuV schreiben
  3. Soll-Ist-Kommentare schreiben, mit denen eine Führungskraft handeln kann
  4. Einem Inhaber ohne Finanzhintergrund einen Abschluss erklären
  5. Einem Mandanten Ist- und Soll-Versteuerung am eigenen Monat erklären
  6. Die Fragen zu Abgrenzungen und Vorauszahlungen vor dem Abschluss auflisten
  7. Auffällige Buchungen in einem Kontenauszug markieren
  8. Einen Zahllauf für Lieferanten vor der Freigabe auf Dubletten prüfen
  9. Die Excel-Formeln für eine Offene-Posten-Altersliste der Forderungen schreiben
  10. Den alten Kontenplan eines neuen Mandanten auf deinen Standard abbilden
  11. Einen Mandanten in einer E-Mail um fehlende Unterlagen bitten
  12. Eine Anforderungsliste zur Prüfungsvorbereitung nach Bereichen erstellen
  13. Ein Bilanzierungsmemo entwerfen und auflisten, was zu prüfen ist
  14. Eine Spesenrichtlinie entwerfen, an die sich Mitarbeitende wirklich halten
  15. Ein Honorarangebot für einen neuen Mandanten mit bepreistem Leistungsumfang schreiben
  16. Ein Mandatsschreiben entwerfen, das du mit deiner Vorlage abgleichst
  17. Ein zweites Modell die Buchhaltungsarbeit des ersten prüfen lassen