Comment résumer des réunions avec l'IA dans Whizi

Pourquoi le résumé par défaut ne sert à rien

Collez une transcription, demandez un résumé, et vous obtenez un paragraphe qui dit que l'équipe a discuté du projet et a convenu de faire un suivi. C'est exact et c'est inutile, car cela supprime les deux seules choses pour lesquelles on ouvre des notes de réunion : ce qui a été décidé et qui doit quoi.

La solution consiste à nommer les quatre choses qu'une réunion produit réellement et à les demander. Les décisions. Les engagements. Les questions ouvertes. Les désaccords. Ce dernier point est celui qu'on perd le plus souvent et qui compte le plus par la suite.

Deux modèles, deux passages. Claude perçoit l'ambiance et rédige le récit, GPT extrait la structure sans commenter. Diviser la tâche demande un seul changement de modèle et produit des notes que les gens lisent réellement.

Deux prompts suffisent pour tout le travail

Prompt 1 : le compte rendu, dans Claude

Voici une transcription de réunion. Produisez : (1) un titre d'une ligne indiquant ce que cette réunion a réellement résolu ; (2) les décisions prises, avec qui a pris chacune ; (3) cinq à huit puces couvrant le fond, dans l'ordre d'importance plutôt que dans l'ordre où cela a été dit ; (4) les questions ouvertes soulevées et non résolues ; (5) tout point de désaccord, en indiquant les deux positions sans les trancher. N'incluez ni politesses, ni discussions d'organisation, ni rien qui a été discuté puis abandonné. Si une décision a été implicite mais jamais énoncée explicitement, listez-la séparément sous NON CONFIRMÉ. Transcription : [coller].

Prompt 2 : les actions à mener, dans GPT

À partir de la même transcription, extrayez chaque engagement sous forme de tableau : tâche, responsable, date d'échéance, et la citation exacte dont il provient. Règles : n'incluez que les éléments où quelqu'un s'est réellement engagé, pas ce qui a simplement été suggéré. Si le responsable est ambigu, écrivez NON ASSIGNÉ plutôt que de deviner. Si aucune date n'a été indiquée, écrivez PAS DE DATE plutôt que d'en déduire une. Listez ensuite séparément toute tâche soulevée et jamais reprise par personne.

La colonne citation est ce qui rend cela fiable. Elle transforme une action contestée d'un argument en une simple vérification, et elle rend les engagements fabriqués immédiatement évidents puisqu'il n'y a rien à citer.

Prompt 3, optionnel : l'e-mail de suivi

Rédigez un e-mail de suivi à partir du compte rendu et des actions à mener ci-dessus. Public : [qui était et n'était pas présent]. Commencez par la décision. Restez sous 200 mots. Indiquez explicitement l'action de chaque personne pour que personne n'ait à interpréter. Ton : [votre voix]. Signalez tout ce que je devrais confirmer avant l'envoi.

Des modèles pour les réunions que vous avez réellement

Des réunions différentes produisent des artefacts différents. Adaptez l'extraction, pas seulement la formulation.

Type de réunion	Demander	Ce que les gens oublient
Appel client ou commercial	Objections soulevées, formulation exacte du problème, à quoi ils vous ont comparé, prochaine étape et qui en est responsable	Copier les mots exacts du client plutôt que de les paraphraser
Réunion de décision	La décision, les alternatives rejetées et pourquoi, qui doit être informé	Consigner les options rejetées, ce qui évite de les rediscuter six semaines plus tard
Standup ou point d'avancement	Blocages avec responsables, changements par rapport aux estimations précédentes, tout ce qui a glissé silencieusement	Le glissement que personne n'a mentionné à voix haute
Entretien utilisateur	Tâches décrites, solutions de contournement construites, citations exactes de frustration, contradictions entre ce qu'ils ont dit et fait	Les contradictions, qui sont la partie la plus utile
Entretien ou jury de recrutement	Preuves pour et contre chaque compétence, avec citations, et questions non posées	Séparer les preuves de l'impression
Réunion de conseil ou d'investisseurs	Engagements pris par vous, questions auxquelles vous n'avez pas pu répondre, suivis demandés	Les questions auxquelles vous n'avez pas pu répondre

Gardez celui de ces modèles que vous utilisez chaque semaine comme prompt à coller, avec un espace réservé {{transcript}} marquant où va la transcription, afin que tout le workflow devienne coller, exécuter, parcourir.

Comment obtenir une transcription utilisable ?

Whizi ne rejoint ni n'enregistre vos appels. Vous apportez la transcription, et toutes les grandes plateformes en produisent une : Zoom, Teams et Meet ont tous une transcription intégrée, et les outils de prise de notes dédiés exportent du texte brut.

Quelques points qui améliorent nettement le résultat :

• Conservez les étiquettes des intervenants. L'attribution représente l'essentiel de la valeur. Une transcription sans les intervenants peut toujours être résumée, mais chaque action devient NON ASSIGNÉ.
• Ne la nettoyez pas au préalable. Les mots de remplissage et les faux départs ne coûtent rien et le modèle les ignore. Le temps passé à nettoyer une transcription est perdu.
• Téléversez les longues transcriptions plutôt que de les coller. Une réunion de deux heures représente beaucoup de texte. La téléverser en tant que fichier garde la conversation lisible, et Gemini 3.5 Flash lit jusqu'à 1M de jetons, environ 1 900 pages de manuscrit, en une seule fois.
• Incluez l'ordre du jour si vous en avez un. Cela indique au modèle ce qui devait se passer, ce qui rend la section « soulevé et jamais résolu » bien plus précise.

Que vérifier avant de l'envoyer

Trois modes d'échec précis, tous vérifiables à peu de frais.

Engagements inventés. Un modèle convertira parfois « quelqu'un devrait probablement regarder ça » en une action attribuée avec un nom. La colonne citation détecte cela instantanément, c'est pourquoi elle figure dans le prompt.

Désaccord aplati. Les résumés dérivent vers le consensus, car la majeure partie du texte dans le monde se résout. Si deux personnes étaient en désaccord et que les notes donnent l'impression que tout le monde était d'accord, les notes sont fausses d'une manière qui cause des problèmes deux semaines plus tard. Demandez explicitement : Où les gens étaient-ils en désaccord, et cela a-t-il été résolu ?

Mauvaise attribution sur un appel avec beaucoup de recouvrements de parole. Les outils de transcription attribuent mal les intervenants quand les gens parlent en même temps. Vérifiez l'attribution de tout ce qui est important avant que cela n'entre dans un document portant le nom de quelqu'un.

Une dernière vérification utile : Qu'y a-t-il dans cette transcription qu'une personne occupée aurait besoin de savoir mais ne trouverait pas dans le résumé ci-dessus ? Cela fait régulièrement remonter un élément qui vaut la peine d'être ajouté.