Por que o resumo padrão não serve para nada
Cole uma transcrição, peça um resumo e você recebe um parágrafo dizendo que a equipe discutiu o projeto e concordou em dar continuidade depois. É preciso e é inútil, porque descarta as duas únicas coisas pelas quais alguém abre notas de reunião: o que foi decidido e quem ficou devendo o quê.
A correção é nomear as quatro coisas que uma reunião realmente produz e pedir exatamente isso. Decisões. Compromissos. Questões em aberto. Discordâncias. Esta última é a que mais se perde e a que mais importa depois.
Dois modelos, duas passadas. O Claude lê o clima da sala e escreve a narrativa, o GPT extrai a estrutura sem opinar. Dividir a tarefa custa uma troca de modelo e produz notas que as pessoas realmente leem.
Dois prompts fazem o trabalho todo
Prompt 1: o recap, no Claude
Aqui está a transcrição de uma reunião. Produza: (1) uma manchete de uma linha dizendo o que essa reunião realmente resolveu; (2) as decisões tomadas, com quem tomou cada uma; (3) de cinco a oito bullets cobrindo o conteúdo, na ordem de importância e não na ordem em que foi dito; (4) questões levantadas e não respondidas; (5) qualquer ponto em que houve discordância, apresentando as duas posições sem resolvê-las. Não inclua gentilezas, conversas sobre agenda ou qualquer coisa discutida e abandonada. Se uma decisão foi implícita mas nunca declarada explicitamente, liste-a separadamente sob NÃO CONFIRMADO. Transcrição: [colar].
Prompt 2: os itens de ação, no GPT
A partir da mesma transcrição, extraia todo compromisso como uma tabela: tarefa, responsável, prazo e a citação exata de onde veio. Regras: inclua apenas itens em que alguém realmente se comprometeu, não coisas que foram apenas sugeridas. Se o responsável for ambíguo, escreva NÃO ATRIBUÍDO em vez de adivinhar. Se nenhuma data foi declarada, escreva SEM DATA em vez de inferir uma. Depois liste separadamente qualquer tarefa que foi levantada e nunca assumida por ninguém.
A coluna de citação é o que torna isso confiável. Ela transforma um item de ação contestado de uma discussão em uma consulta, e deixa compromissos fabricados imediatamente evidentes, porque não há o que citar.
Prompt 3, opcional: o e-mail de acompanhamento
Redija um e-mail de acompanhamento a partir do recap e dos itens de ação acima. Público: [quem estava e quem não estava na sala]. Comece pela decisão. Mantenha abaixo de 200 palavras. Diga explicitamente o item de ação de cada pessoa para que ninguém precise interpretar. Tom: [sua voz]. Sinalize qualquer coisa que eu deva confirmar antes de enviar.
Modelos para as reuniões que você realmente tem
Reuniões diferentes produzem artefatos diferentes. Adapte a extração, não só o texto.
| Tipo de reunião | Peça | O que as pessoas esquecem |
|---|---|---|
| Chamada com cliente ou de vendas | Objeções levantadas, a linguagem literal do problema, com o que compararam você, próximo passo e quem é o responsável | Copiar as palavras exatas do cliente em vez de parafraseá-las |
| Reunião de decisão | A decisão, as alternativas rejeitadas e por quê, quem precisa ser informado | Registrar as opções rejeitadas, o que evita reabrir a discussão seis semanas depois |
| Daily ou status | Bloqueios com responsáveis, mudanças em relação a estimativas anteriores, qualquer coisa que atrasou silenciosamente | O atraso que ninguém falou em voz alta |
| Entrevista com usuário | Tarefas que descreveram, gambiarras que criaram, citações exatas de frustração, contradições entre o que disseram e o que fizeram | Contradições, que são a parte mais útil |
| Entrevista ou banca de contratação | Evidências a favor ou contra cada competência, com citações, e perguntas que não foram feitas | Separar evidência de impressão |
| Reunião de board ou investidores | Compromissos assumidos por você, perguntas que você não conseguiu responder, follow-ups solicitados | As perguntas que você não conseguiu responder |
Mantenha o modelo que você usa toda semana como um prompt que você cola, com um marcador {{transcript}} indicando onde entra a transcrição, para que o fluxo inteiro vire colar, rodar, dar uma olhada.
Como conseguir uma transcrição utilizável?
O Whizi não entra nem grava suas chamadas. Você traz a transcrição, e praticamente qualquer plataforma gera uma: Zoom, Teams e Meet têm transcrição nativa, e anotadores dedicados exportam texto simples.
Algumas coisas que melhoram bastante o resultado:
- Mantenha as marcações de quem fala. A atribuição é a maior parte do valor. Uma transcrição sem os falantes ainda pode ser resumida, mas todo item de ação vira NÃO ATRIBUÍDO.
- Não limpe a transcrição antes. Palavras de preenchimento e falsos começos não custam nada e o modelo os ignora. Tempo gasto arrumando uma transcrição é tempo perdido.
- Envie transcrições longas como arquivo em vez de colar. Uma reunião de duas horas é bastante texto. Enviar como arquivo mantém a conversa legível, e o Gemini 3.5 Flash lê até 1M de tokens, cerca de 1.900 páginas de manuscrito, em uma única passada.
- Inclua a pauta, se você tiver uma. Ela diz ao modelo o que deveria ter acontecido, o que torna a seção de "levantado e nunca resolvido" muito mais precisa.
O que checar antes de enviar
Três modos de falha específicos, todos com uma checagem barata.
Compromissos inventados. Um modelo vai ocasionalmente converter "alguém deveria talvez olhar isso" em um item de ação com dono e nome atribuído. A coluna de citação pega isso na hora, e é por isso que ela está no prompt.
Discordância achatada. Resumos tendem ao consenso, porque a maior parte do texto no mundo se resolve. Se duas pessoas discordaram e as notas leem como se todos concordassem, as notas estão erradas de um jeito que causa problema duas semanas depois. Pergunte explicitamente: Onde as pessoas discordaram, e isso foi resolvido?
Atribuição errada em uma chamada com muita fala simultânea. Ferramentas de transcrição erram a identificação de falantes quando as pessoas falam ao mesmo tempo. Confira manualmente a atribuição de qualquer coisa importante antes de colocá-la em um documento com o nome de alguém.
Uma última passada útil: O que está nesta transcrição que uma pessoa ocupada precisaria saber mas não encontraria no resumo acima? Ela regularmente revela algo que vale a pena acrescentar.
- Mantenha as marcações de quem fala na transcrição, já que a atribuição é a maior parte do valor
- Peça decisões, compromissos, questões em aberto e discordâncias em vez de um resumo
- Exija a citação exata que sustenta cada item de ação extraído
- Use NÃO ATRIBUÍDO e SEM DATA em vez de deixar o modelo adivinhar
- Confira a seção de discordância, já que os resumos tendem a um falso consenso
- Mantenha um prompt reutilizável para o tipo de reunião mais frequente
Perguntas frequentes
O Whizi grava reuniões?
Não. O Whizi não entra em chamadas nem captura áudio. Você traz a transcrição de onde já usa, seja Zoom, Teams, Google Meet ou um anotador dedicado, e cola ou envia como arquivo. Manter as marcações de quem fala intactas importa mais do que a origem, porque a atribuição é de onde vem a maior parte do valor de um resumo de reunião.
Isso é seguro para reuniões sensíveis?
O Whizi não treina modelos com suas conversas e a política de dados de cada provedor pode ser revisada antes de você habilitar aquele modelo, mas uma transcrição é um dos documentos mais sensíveis que uma empresa produz. Para assuntos jurídicos, de RH, de board e pessoais, confira primeiro sua política interna e considere resumir a partir das suas próprias anotações em vez da transcrição bruta. Remover nomes e identificadores desnecessários antes de enviar é uma proteção extra barata.
Qual modelo devo usar?
Claude para o recap narrativo, porque lê bem a intenção e escreve notas que as pessoas terminam de ler. GPT para a extração de itens de ação, porque mantém um formato de saída rígido sem opinar. Gemini quando a transcrição é muito longa, já que consegue processar uma reunião de várias horas em uma única passada, sem dividir em partes. Em créditos, rodar os dois é barato: o GPT-5.6 Terra custa 4 créditos por mensagem, o Gemini 3.5 Flash 8, e o Claude Sonnet 5 10, segundo o índice de custo de modelos do Whizi, então as duas passadas na mesma transcrição saem por 14 créditos.
Qual o tamanho máximo da transcrição?
Maior do que a maioria das reuniões produz. Uma chamada típica de uma hora está bem dentro do limite de qualquer um dos modelos. Para sessões de várias horas, workshops de dia inteiro ou um lote de várias reuniões de uma vez, envie os arquivos e use o Gemini 3.5 Flash, cujo contexto de 1M de tokens, cerca de 1.900 páginas de manuscrito, comporta o conjunto todo de uma vez.
Ele consegue dizer o que foi decidido se ninguém falou isso com clareza?
Ele consegue sinalizar isso, e esse é o comportamento correto. O prompt desta página pede ao modelo que liste separadamente decisões implícitas mas não declaradas sob NÃO CONFIRMADO, o que traz esses pontos para você confirmar em vez de registrar uma decisão que nunca foi de fato tomada. Reuniões em que nada foi explicitamente decidido são extremamente comuns, e notas que fingem o contrário causam o problema depois.