Whizi에서 AI로 회의 요약하는 방법

기본 요약이 쓸모없는 이유

녹취록을 붙여넣고 요약을 요청하면, 팀이 프로젝트에 대해 논의하고 후속 조치에 합의했다는 식의 문단을 받게 됩니다. 정확하지만 쓸모가 없습니다. 사람들이 회의록을 여는 단 두 가지 이유, 즉 무엇이 결정되었고 누가 무엇을 해야 하는지를 빼놓기 때문입니다.

해결책은 회의가 실제로 만들어내는 네 가지를 명확히 짚어 요청하는 것입니다. 결정 사항, 약속, 미해결 질문, 이견입니다. 이 중 이견이 가장 자주 빠지지만 나중에 가장 중요해집니다.

모델 두 개, 단계 두 번입니다. Claude는 분위기를 읽고 서사를 작성하고, GPT는 판단을 섞지 않고 구조를 추출합니다. 작업을 나누는 데는 모델 전환 한 번이면 충분하고, 사람들이 실제로 읽는 회의록이 나옵니다.

두 개의 프롬프트로 전체 작업을 끝낸다

프롬프트 1: Claude에서 요약하기

다음은 회의 녹취록입니다. 다음을 작성하세요: (1) 이 회의에서 실제로 해결된 내용을 한 줄로 요약한 헤드라인, (2) 내려진 결정과 각각을 누가 내렸는지, (3) 말한 순서가 아니라 중요한 순서로 정리한 5~8개의 요점, (4) 제기되었지만 답하지 못한 미해결 질문, (5) 사람들이 이견을 보인 지점과 양쪽 입장을 해결하지 않고 그대로 서술. 인사말, 일정 논의, 논의되었다가 그냥 넘어간 내용은 포함하지 마세요. 결정이 암시되었지만 명시적으로 말해지지 않았다면 별도로 미확정으로 분류하세요. 녹취록: [붙여넣기].

프롬프트 2: GPT에서 실행 항목 추출하기

같은 녹취록에서 모든 약속을 표로 추출하세요: 작업, 담당자, 마감일, 그리고 근거가 된 정확한 인용문. 규칙: 단순히 제안된 것이 아니라 실제로 약속된 항목만 포함하세요. 담당자가 불분명하면 추측하지 말고 미배정이라고 쓰세요. 날짜가 언급되지 않았다면 추론하지 말고 날짜 없음이라고 쓰세요. 그런 다음 제기되었지만 아무도 맡지 않은 작업을 별도로 나열하세요.

인용문 열이 이 방식을 신뢰할 수 있게 만드는 핵심입니다. 논란이 되는 실행 항목을 말싸움 대신 확인 작업으로 바꾸고, 인용할 말이 없기 때문에 지어낸 약속을 즉시 드러나게 합니다.

프롬프트 3, 선택 사항: 후속 이메일

위의 요약과 실행 항목을 바탕으로 후속 이메일 초안을 작성하세요. 대상: [회의에 참석한 사람과 참석하지 않은 사람]. 결정 사항으로 시작하세요. 200단어 이내로 작성하세요. 각자의 실행 항목을 명확히 명시해 해석할 필요가 없게 하세요. 어조: [본인의 어투]. 보내기 전에 확인해야 할 부분이 있다면 표시해주세요.

실제로 겪는 회의를 위한 템플릿

회의마다 만들어내는 결과물이 다릅니다. 문구뿐 아니라 추출 방식도 회의에 맞게 조정하세요.

회의 유형	요청할 내용	사람들이 잊어버리는 것
고객 또는 영업 통화	제기된 반대 의견, 문제를 표현한 그대로의 언어, 비교 대상, 다음 단계와 담당자	고객의 표현을 바꾸지 않고 그대로 인용하기
의사결정 회의	결정 사항, 기각된 대안과 그 이유, 누구에게 알려야 하는지	기각된 옵션을 기록해두는 것, 이것이 6주 후 재론을 막아준다
스탠드업 또는 현황 회의	담당자가 있는 걸림돌, 이전 추정치의 변경 사항, 조용히 지나간 지연	아무도 말하지 않은 지연
사용자 인터뷰	언급한 업무, 만들어낸 우회 방법, 정확한 불만 인용문, 말과 행동의 모순	모순, 가장 유용한 부분
인터뷰 또는 채용 패널	각 역량에 대한 근거와 인용문, 묻지 못한 질문	근거와 인상을 분리하는 것
이사회 또는 투자자 미팅	본인이 한 약속, 답하지 못한 질문, 요청받은 후속 조치	답하지 못한 질문

매주 반복하는 회의 유형이 있다면 그 프롬프트를 저장해두고, 녹취록이 들어갈 자리에 {{transcript}} 플레이스홀더를 표시해두세요. 그러면 전체 작업이 붙여넣기, 실행, 훑어보기로 끝납니다.

쓸 만한 녹취록은 어떻게 얻는가?

Whizi는 통화에 참여하거나 녹음하지 않습니다. 녹취록은 직접 준비해야 하며, 주요 플랫폼은 대부분 녹취록을 만들어줍니다. Zoom, Teams, Meet에는 모두 내장 전사 기능이 있고, 전용 노트테이커는 일반 텍스트로 내보내기를 지원합니다.

결과물의 품질을 실질적으로 높여주는 몇 가지가 있습니다:

• 화자 라벨을 유지하세요. 귀속 표시가 가치의 대부분을 차지합니다. 화자가 제거된 녹취록도 요약은 가능하지만, 모든 실행 항목이 미배정으로 처리됩니다.
• 미리 정리하지 마세요. 군더더기 표현이나 말을 더듬은 부분은 아무 문제가 되지 않으며 모델이 알아서 무시합니다. 녹취록을 다듬는 시간은 낭비입니다.
• 긴 녹취록은 붙여넣지 말고 업로드하세요. 두 시간짜리 회의는 텍스트 분량이 상당합니다. 파일로 업로드하면 대화가 읽기 쉬운 상태로 유지되며, Gemini 3.5 Flash는 한 번에 최대 1M 토큰, 원고지 약 1,900페이지 분량을 읽습니다.
• 의제가 있다면 포함하세요. 원래 무엇이 일어나야 했는지 모델에게 알려주므로 제기되었지만 해결되지 않은 항목 섹션이 훨씬 정확해집니다.

보내기 전에 확인할 것

세 가지 구체적인 실패 유형이 있으며, 모두 간단하게 확인할 수 있습니다.

지어낸 약속. 모델은 가끔 “누군가 그걸 살펴봐야 할 것 같다” 같은 말을 이름이 붙은 확정된 실행 항목으로 바꿔버립니다. 인용문 열이 이를 즉시 잡아내기 때문에 프롬프트에 포함되어 있는 것입니다.

뭉개진 이견. 세상의 대부분 글은 결론이 나기 때문에 요약도 합의 쪽으로 쏠리는 경향이 있습니다. 두 사람이 이견을 보였는데 회의록에는 모두가 동의한 것처럼 적혀 있다면, 2주 후에 문제가 되는 방식으로 회의록이 틀린 것입니다. 다음과 같이 명확히 물어보세요: 사람들이 어디서 이견을 보였고, 그것이 해결되었는가?

말이 겹치는 통화에서의 잘못된 귀속. 사람들이 서로 말을 겹칠 때 전사 도구는 화자를 잘못 표시합니다. 누군가의 이름이 들어간 문서에 올라가기 전에 중요한 내용의 귀속을 반드시 확인하세요.

마지막으로 유용한 확인 절차: 바쁜 사람이 꼭 알아야 하지만 위 요약에서는 찾을 수 없는 내용이 이 녹취록에 있는가? 이 질문은 추가할 만한 내용을 꾸준히 찾아냅니다.