如何在Whizi中用AI摘要會議記錄

為什麼預設的摘要沒有用

貼上逐字稿、要求摘要,得到的只會是一段話,說團隊討論了這個專案並同意後續追蹤。這段話很準確,但毫無價值,因為它剔除了大家打開會議記錄唯一想看的兩件事:決定了什麼,和誰欠了什麼。

解法是明確點出會議實際會產生的四樣東西,並針對這四樣東西提問:決策、承諾、未解決的問題、分歧意見。最後一項最常被遺漏,卻在事後最為重要。

用兩個模型跑兩個階段。Claude負責解讀現場氣氛並寫出敘事,GPT負責擷取結構而不加入自己的評論。把工作拆成兩步,只需要切換一次模型,就能寫出大家真的會讀的會議記錄。

兩個提示詞就能完成整個工作

提示詞一:在Claude寫重點回顧

這是一份會議逐字稿。請產出:(1) 一句話標題,說明這場會議實際解決了什麼;(2) 做出的決策,以及各是誰做的決定;(3) 五到八點涵蓋內容重點,依重要性排序而非發言順序;(4) 被提出但沒有得到答案的未解決問題;(5) 任何有分歧的地方,同時陳述雙方立場,不要幫忙下結論。不要納入客套話、排時間的對話,或被討論後又放棄的事項。如果某項決策是暗示性的、從未明說,請另外列在UNCONFIRMED底下。逐字稿:[貼上內容]。

提示詞二:在GPT整理待辦事項

從同一份逐字稿中,把每項承諾擷取成表格:任務、負責人、截止日期,以及出處的原文引句。規則:只納入有人真的做出承諾的項目,不要納入只是被提議的事項。如果負責人不明確,寫UNASSIGNED,不要用猜的。如果沒有提到日期,寫NO DATE,不要自己推測。接著另外列出被提起但沒有人接手的任務。

引句欄位是這套流程可信的關鍵。它能把一項有爭議的待辦事項,從各說各話變成可以查證的東西,也能讓捏造的承諾一眼露餡,因為根本找不到對應的引句。

提示詞三,選用:寫後續追蹤信

根據上面的重點回顧和待辦事項,草擬一封後續追蹤信。對象:[有出席和沒出席會議的人]。開頭先講決策。全文控制在200字以內。明確寫出每個人的待辦事項,不必讓人自己解讀。語氣:[你的風格]。標出任何我送出前該再確認的地方。

適合你實際會開的會議的範本

不同類型的會議會產生不同的產出。要調整的是擷取的內容,不只是用詞。

會議類型	要求擷取的內容	大家最常忘記的事
客戶或業務通話	提出的異議、對方描述問題時的原話、他們拿你和誰比較、下一步和負責人	照抄客戶的原話,不要自己改寫
決策會議	決策內容、被否決的替代方案和原因、要通知誰	記下被否決的選項,這是防止六週後又被重新翻案的關鍵
站會或狀態更新	有負責人的阻礙事項、對先前估計的變更、任何默默延後的事情	沒人說出口的延誤
使用者訪談	他們描述的工作內容、他們自己想出的變通方法、確切的不滿引句、言行不一致之處	言行不一致之處,這往往是最有用的部分
面試或招聘小組	針對每項能力的正反證據,附引句,以及沒問到的問題	把證據和印象分開
董事會或投資人會議	你做出的承諾、你答不出來的問題、被要求的後續事項	你答不出來的問題

把你每週都會用到的那份,存成一個貼上就能用的提示詞,並用{{transcript}}當作逐字稿要放的位置,讓整套工作流程變成貼上、執行、瀏覽三步驟。

要怎麼取得可用的逐字稿?

Whizi不會加入或錄下你的通話。逐字稿要由你提供,而幾乎每個主要平台都能產出:Zoom、Teams和Meet都內建轉錄功能,專門的記錄工具也能匯出純文字。

有幾件事能明顯改善成果:

• 保留發言人標籤。 歸屬資訊佔了大部分的價值。就算逐字稿被拿掉發言人標籤,還是能摘要,只是每個待辦事項都會變成UNASSIGNED。
• 不要先整理逐字稿。 贅字和說到一半重講不會多花你什麼成本,模型會自動忽略。花時間整理逐字稿是白費工夫。
• 長逐字稿用上傳的,不要用貼的。 一場兩小時的會議是很大量的文字。用檔案上傳能讓對話維持可讀,而Gemini 3.5 Flash一次能讀到100萬個token,大約1,900頁書稿。
• 如果有議程,一併附上。 這能讓模型知道原本預期會發生什麼事,讓「提出但從未解決」那一段更準確。

送出前該檢查什麼

三種特定的失誤模式,每一種都有便宜的檢查方式。

捏造的承諾。 模型偶爾會把「某人大概該去看一下那個」變成一項有名字的正式待辦事項。引句欄位能立刻抓到這種情況,這也是為什麼提示詞裡要求要有引句。

被抹平的分歧。 摘要傾向往共識靠攏,因為世界上大多數文字最後都會收斂成共識。如果兩個人明明有分歧,記錄卻寫得好像大家都同意,這份記錄就是錯的,而且是那種兩週後才會惹麻煩的錯。直接問:大家在哪裡有分歧,後來有解決嗎?

交叉發言頻繁的通話裡歸屬錯誤。 轉錄工具在有人搶話時容易把發言人標錯。任何重要的內容,在放進要掛名的文件之前,先抽查一下歸屬是否正確。

一個好用的最後一道檢查:這份逐字稿裡有什麼,是忙碌的人需要知道、但在上面的摘要裡找不到的? 這一問經常能挖出一件值得補上的事。