Vergaderingen samenvatten met AI in Whizi

Waarom de standaardsamenvatting nutteloos is

Plak een transcript, vraag om een samenvatting en je krijgt een alinea die zegt dat het team het project besprak en afsprak om op te volgen. Dat klopt en is waardeloos, want het schrapt de enige twee dingen waarvoor iemand vergadernotities opent: wat is besloten en wie is wat verschuldigd.

De oplossing is de vier dingen die een vergadering echt oplevert te benoemen en daarnaar te vragen. Beslissingen. Toezeggingen. Open vragen. Meningsverschillen. Dat laatste raakt het vaakst kwijt en telt later het zwaarst mee.

Twee modellen, twee rondes. Claude leest de sfeer en schrijft het verhaal, GPT haalt er de structuur uit zonder eigen mening. Het werk splitsen kost één modelwissel en levert notities op die mensen echt lezen.

Twee prompts doen het hele werk

Prompt 1: het verslag, in Claude

Hier is een vergadertranscript. Lever: (1) een kop van één regel die zegt wat deze vergadering daadwerkelijk oploste; (2) de genomen beslissingen, met wie elke beslissing nam; (3) vijf tot acht bullets die de inhoud dekken, in de volgorde waarin het ertoe doet in plaats van de volgorde waarin het gezegd werd; (4) open vragen die gesteld en niet beantwoord zijn; (5) elk punt waarover mensen het oneens waren, met beide standpunten zonder ze op te lossen. Sluit beleefdheden, planningspraat of alles wat besproken en weer losgelaten werd uit. Als een beslissing impliciet was maar nooit expliciet uitgesproken, zet die apart onder ONBEVESTIGD. Transcript: [plakken].

Prompt 2: de actiepunten, in GPT

Haal uit hetzelfde transcript elke toezegging als tabel: taak, eigenaar, deadline en het exacte citaat waaruit het komt. Regels: neem alleen punten op waar iemand daadwerkelijk iets toezegde, niet dingen die louter werden gesuggereerd. Als de eigenaar onduidelijk is, schrijf NIET TOEGEWEZEN in plaats van te gokken. Als geen datum genoemd werd, schrijf GEEN DATUM in plaats van er een te bedenken. Vermeld daarna apart elke taak die genoemd werd en door niemand werd opgepakt.

De citaatkolom is wat dit betrouwbaar maakt. Het verandert een betwist actiepunt van een discussie in een naslag en het maakt verzonnen toezeggingen meteen zichtbaar, omdat er niets te citeren valt.

Prompt 3, optioneel: de opvolgmail

Stel op basis van het bovenstaande verslag en de actiepunten een opvolgmail op. Publiek: [wie wel en niet in de kamer was]. Begin met de beslissing. Houd het onder 200 woorden. Vermeld het actiepunt van elke persoon expliciet, zodat niemand iets hoeft te interpreteren. Toon: [jouw stem]. Markeer alles wat ik moet bevestigen voordat ik verstuur.

Sjablonen voor de vergaderingen die je echt hebt

Verschillende vergaderingen leveren verschillende artefacten op. Pas de extractie aan, niet alleen de bewoordingen.

Type vergadering	Vraag om	Wat mensen vergeten
Klant- of salesgesprek	Genoemde bezwaren, letterlijke taal voor het probleem, waarmee ze je vergeleken, volgende stap en wie eigenaar is	De exacte woorden van de klant kopiëren in plaats van parafraseren
Beslissingsvergadering	De beslissing, de verworpen alternatieven en waarom, wie ingelicht moet worden	De verworpen opties vastleggen, wat voorkomt dat het over zes weken opnieuw ter discussie staat
Standup of status	Blokkades met eigenaren, wijzigingen in eerdere schattingen, alles wat stilletjes vertraagde	Vertraging die niemand hardop noemde
Gebruikersinterview	Taken die ze beschreven, workarounds die ze bouwden, exacte frustratiecitaten, tegenstrijdigheden tussen wat ze zeiden en deden	Tegenstrijdigheden, wat het nuttigste onderdeel is
Interview of sollicitatiepanel	Bewijs voor of tegen elke competentie, met citaten, en vragen die niet gesteld zijn	Bewijs scheiden van indruk
Bestuurs- of investeerdersvergadering	Toezeggingen die jij deed, vragen die je niet kon beantwoorden, gevraagde vervolgstappen	De vragen die je niet kon beantwoorden

Bewaar welke van deze je wekelijks gebruikt als een prompt die je plakt, met een {{transcript}} placeholder die aangeeft waar het transcript komt, zodat de hele workflow plakken, uitvoeren, doorlezen wordt.

Hoe kom je aan een bruikbaar transcript?

Whizi neemt je gesprekken niet deel of op. Jij levert het transcript, en elk groot platform kan er een leveren: Zoom, Teams en Meet hebben allemaal ingebouwde transcriptie en toegewijde notulisten exporteren platte tekst.

Een paar dingen die de output aantoonbaar verbeteren:

• Behoud sprekerslabels. Toeschrijving is het grootste deel van de waarde. Een transcript zonder sprekers kan nog steeds samengevat worden, maar elk actiepunt wordt NIET TOEGEWEZEN.
• Ruim het niet eerst op. Stopwoorden en valse starts kosten je niets en het model negeert ze. Tijd besteed aan het opschonen van een transcript is verspild.
• Upload lange transcripten in plaats van ze te plakken. Een vergadering van twee uur is veel tekst. Uploaden als bestand houdt het gesprek leesbaar, en Gemini 3.5 Flash leest tot 1 miljoen tokens, ongeveer 1.900 manuscriptpagina's, in één keer.
• Voeg de agenda toe als je die hebt. Die vertelt het model wat er zou moeten gebeuren, wat het onderdeel "genoemd en nooit opgelost" veel nauwkeuriger maakt.

Wat je moet controleren voordat je het verstuurt

Drie specifieke faalmodi, elk met een goedkope controle.

Verzonnen toezeggingen. Een model verandert af en toe "iemand zou daar eens naar moeten kijken" in een toegewezen actiepunt met een naam eraan. De citaatkolom vangt dit meteen, daarom staat het in de prompt.

Platgeslagen meningsverschil. Samenvattingen drijven naar consensus, omdat de meeste tekst ter wereld tot een oplossing komt. Als twee mensen het oneens waren en de notities lezen alsof iedereen het eens was, zijn de notities fout op een manier die twee weken later problemen geeft. Vraag expliciet: Waarover waren mensen het oneens, en is dat opgelost?

Verkeerde toeschrijving bij een gesprek met veel door elkaar praten. Transcriptietools labelen sprekers verkeerd wanneer mensen door elkaar heen praten. Controleer de toeschrijving op alles wat consequenties heeft voordat het in een document met iemands naam erop terechtkomt.

Een nuttige laatste ronde: Wat staat in dit transcript dat een druk bezet iemand zou moeten weten maar niet zou vinden in de bovenstaande samenvatting? Dit brengt regelmatig iets naar boven dat het toevoegen waard is.