Podsumowanie spotkania AI: jak to zrobić w Whizi

Dlaczego domyślne podsumowanie jest bezużyteczne

Wklej transkrypcję, poproś o podsumowanie, a otrzymasz akapit mówiący, że zespół omówił projekt i uzgodnił dalsze kroki. Jest dokładny i bezwartościowy, ponieważ pomija dwie jedyne rzeczy, po które ktokolwiek otwiera notatki ze spotkania: co zostało zdecydowane i kto co jest winien.

Rozwiązaniem jest nazwanie czterech rzeczy, które faktycznie powstają na spotkaniu, i poproszenie o nie. Decyzje. Zobowiązania. Otwarte pytania. Punkty sporne. Ten ostatni ginie najczęściej, a ma największe znaczenie później.

Dwa modele, dwa przebiegi. Claude odczytuje nastrój sali i pisze narrację, GPT wyodrębnia strukturę bez upiększeń. Podzielenie zadania wymaga tylko jednej zmiany modelu i daje notatki, które ludzie faktycznie czytają.

Dwa prompty załatwiają całą robotę

Prompt 1: podsumowanie, w Claude

Oto transkrypcja spotkania. Przygotuj: (1) jednolinijkowy nagłówek stwierdzający, co dokładnie zostało ustalone na tym spotkaniu; (2) podjęte decyzje, z informacją, kto podjął każdą z nich; (3) od pięciu do ośmiu punktów obejmujących istotę sprawy, w kolejności ważności, a nie w kolejności wypowiedzi; (4) otwarte pytania, które padły i nie zostały odpowiedziane; (5) wszelkie punkty sporne, przedstawiając obie strony bez ich rozstrzygania. Nie uwzględniaj uprzejmości, rozmów o harmonogramie ani niczego, co zostało omówione i porzucone. Jeśli decyzja została zasugerowana, ale nigdy jawnie nie wypowiedziana, wypisz ją osobno pod NIEPOTWIERDZONE. Transkrypcja: [wklej].

Prompt 2: zadania do wykonania, w GPT

Z tej samej transkrypcji wyodrębnij każde zobowiązanie jako tabelę: zadanie, osoba odpowiedzialna, termin i dokładny cytat, z którego pochodzi. Zasady: uwzględniaj tylko pozycje, w których ktoś faktycznie się zobowiązał, a nie takie, które zostały jedynie zasugerowane. Jeśli osoba odpowiedzialna jest niejednoznaczna, wpisz NIEPRZYPISANE zamiast zgadywać. Jeśli nie podano żadnej daty, wpisz BRAK DATY zamiast ją zakładać. Następnie wypisz osobno wszystkie zadania, które zostały poruszone, a których nikt nie podjął.

Kolumna z cytatem jest tym, co czyni to wiarygodnym. Zamienia sporne zadanie z kłótni w prostą weryfikację i sprawia, że sfabrykowane zobowiązania są od razu widoczne, bo nie ma czego zacytować.

Prompt 3, opcjonalny: e-mail podsumowujący

Na podstawie powyższego podsumowania i listy zadań napisz e-mail podsumowujący. Odbiorcy: [kto był, a kto nie był obecny]. Zacznij od decyzji. Zmieść się w 200 słowach. Wyraźnie podaj zadanie każdej osoby, aby nikt nie musiał niczego interpretować. Ton: [twój styl]. Zaznacz wszystko, co powinienem potwierdzić przed wysłaniem.

Szablony dla spotkań, które faktycznie się odbywają

Różne spotkania dają różne rezultaty. Dostosuj sposób ekstrakcji, a nie tylko sformułowania.

Typ spotkania	Poproś o	To, o czym ludzie zapominają
Rozmowa z klientem lub sprzedażowa	Zgłoszone obiekcje, dosłowne sformułowanie problemu, z czym cię porównali, następny krok i kto go realizuje	Skopiuj dokładne słowa klienta zamiast je parafrazować
Spotkanie decyzyjne	Decyzję, odrzucone alternatywy i dlaczego, kto musi zostać poinformowany	Zapisanie odrzuconych opcji, co zapobiega ponownemu ich roztrząsaniu za sześć tygodni
Stand-up lub status	Blokery z osobami odpowiedzialnymi, zmiany w poprzednich szacunkach, wszystko, co po cichu się opóźniło	Opóźnienia, o których nikt głośno nie powiedział
Wywiad z użytkownikiem	Zadania, które opisali, obejścia, które stworzyli, dokładne cytaty frustracji, sprzeczności między tym, co powiedzieli, a co zrobili	Sprzeczności, które są najbardziej użyteczną częścią
Rozmowa kwalifikacyjna lub panel rekrutacyjny	Dowody za i przeciw każdej kompetencji, wraz z cytatami, oraz pytania, które nie padły	Oddzielenie dowodów od wrażenia
Spotkanie zarządu lub inwestorów	Zobowiązania, które podjąłeś, pytania, na które nie umiałeś odpowiedzieć, prośby o dalsze działania	Pytania, na które nie umiałeś odpowiedzieć

Ten szablon, którego używasz co tydzień, zachowaj jako prompt do wklejenia, z symbolem zastępczym {{transcript}} oznaczającym miejsce na transkrypcję, aby cały proces sprowadzał się do wklej, uruchom, przejrzyj.

Jak zdobyć transkrypcję nadającą się do użycia?

Whizi nie dołącza do twoich rozmów ani ich nie nagrywa. Ty dostarczasz transkrypcję, a każda większa platforma ją wygeneruje: Zoom, Teams i Meet mają wbudowaną transkrypcję, a dedykowani notatnicy eksportują zwykły tekst.

Kilka rzeczy, które wyraźnie poprawiają wynik:

• Zachowaj etykiety mówców. Przypisanie to większość wartości. Transkrypcję bez oznaczonych mówców nadal można podsumować, ale każde zadanie do wykonania staje się NIEPRZYPISANE.
• Nie porządkuj jej najpierw. Słowa wypełniacze i fałszywe starty nic cię nie kosztują, a model je ignoruje. Czas spędzony na porządkowaniu transkrypcji jest zmarnowany.
• Prześlij długie transkrypcje jako plik zamiast je wklejać. Dwugodzinne spotkanie to mnóstwo tekstu. Przesłanie go jako pliku utrzymuje czytelność rozmowy, a Gemini 3.5 Flash odczytuje do 1 mln tokenów, czyli około 1900 stron maszynopisu, za jednym razem.
• Dołącz agendę, jeśli ją masz. Mówi ona modelowi, co miało się wydarzyć, dzięki czemu sekcja "poruszone i nierozwiązane" jest znacznie dokładniejsza.

Co sprawdzić przed wysłaniem

Trzy konkretne tryby awarii, każdy z tanim sposobem sprawdzenia.

Wymyślone zobowiązania. Model czasami zamienia "ktoś powinien chyba się temu przyjrzeć" w przypisane komuś zadanie z imieniem i nazwiskiem. Kolumna z cytatem wyłapuje to natychmiast, dlatego znajduje się w prompcie.

Spłaszczony spór. Podsumowania dryfują w stronę konsensusu, ponieważ większość tekstu na świecie kończy się rozwiązaniem. Jeśli dwie osoby się nie zgadzały, a notatki brzmią tak, jakby wszyscy się zgodzili, notatki są błędne w sposób, który powoduje problemy dwa tygodnie później. Zapytaj wprost: Gdzie ludzie się nie zgadzali i czy zostało to rozwiązane?

Błędne przypisanie na rozmowie pełnej przerywania. Narzędzia do transkrypcji błędnie oznaczają mówców, gdy ludzie mówią jednocześnie. Sprawdź przypisanie wszystkiego, co istotne, zanim trafi do dokumentu z czyimś nazwiskiem.

Przydatny ostatni krok: Co znajduje się w tej transkrypcji, o czym zajęta osoba musiałaby wiedzieć, ale czego nie znajdzie w powyższym podsumowaniu? Regularnie ujawnia jedną rzecz wartą dodania.