Så sammanfattar du möten med ai mötesanteckningar i Whizi

Varför standardsammanfattningen är värdelös

Klistra in ett utskrift, be om en sammanfattning, och du får ett stycke som säger att teamet diskuterade projektet och kom överens om att följa upp. Det är korrekt och det är värdelöst, eftersom det strippar bort de två enda saker någon öppnar mötesanteckningar för: vad som beslutades och vem som ska göra vad.

Lösningen är att namnge de fyra saker ett möte faktiskt ger och be om just dem. Beslut. Åtaganden. Öppna frågor. Oenigheter. Den sista tappas oftast bort och betyder mest längre fram.

Två modeller, två genomgångar. Claude läser rummet och skriver berättelsen, GPT extraherar strukturen utan att lägga till egna tolkningar. Att dela upp jobbet kostar ett modellbyte och ger anteckningar folk faktiskt läser.

Två prompter gör hela jobbet

Prompt 1: sammanfattningen, i Claude

Här är ett mötesutskrift. Ta fram: (1) en enradsrubrik som anger vad mötet faktiskt löste; (2) besluten som togs, med vem som tog vart och ett; (3) fem till åtta punkter som täcker innehållet, i den ordning det betyder något snarare än den ordning det sades; (4) öppna frågor som togs upp och inte besvarades; (5) punkter där folk var oeniga, ange båda ståndpunkterna utan att lösa dem. Inkludera inte hälsningsfraser, schemaläggningsprat eller något som diskuterades och släpptes. Om ett beslut antyddes men aldrig uttalades explicit, lista det separat under OBEKRÄFTAT. Utskrift: [klistra in].

Prompt 2: åtgärdspunkterna, i GPT

Från samma utskrift, extrahera varje åtagande som en tabell: uppgift, ansvarig, förfallodatum och det exakta citatet det kom från. Regler: inkludera bara punkter där någon faktiskt åtog sig något, inte saker som bara föreslogs. Om ansvarig är oklar, skriv EJ TILLDELAT snarare än att gissa. Om inget datum angavs, skriv INGET DATUM snarare än att gissa. Lista sedan separat varje uppgift som togs upp och sedan aldrig togs upp av någon.

Citatkolumnen är det som gör detta pålitligt. Den gör en ifrågasatt åtgärdspunkt till en uppslagning istället för en argumentation, och den gör påhittade åtaganden omedelbart uppenbara eftersom det inte finns något att citera.

Prompt 3, valfri: uppföljningsmejlet

Skriv ett uppföljningsmejl utifrån sammanfattningen och åtgärdspunkterna ovan. Målgrupp: [vem var med och vem var inte med]. Inled med beslutet. Håll det under 200 ord. Ange varje persons åtgärdspunkt explicit så ingen behöver tolka. Ton: [din röst]. Flagga allt jag borde bekräfta innan jag skickar.

Mallar för de möten du faktiskt har

Olika möten ger olika underlag. Anpassa extraktionen, inte bara formuleringen.

Mötestyp	Be om	Det folk glömmer
Kund- eller säljsamtal	Invändningar som togs upp, kundens exakta ord om problemet, vad de jämförde er med, nästa steg och vem som äger det	Kopiera kundens exakta ord istället för att omformulera dem
Beslutsmöte	Beslutet, alternativen som förkastades och varför, vem som måste informeras	Att dokumentera de förkastade alternativen, vilket förhindrar att frågan tas upp igen sex veckor senare
Avstämning eller status	Blockerare med ansvariga, ändringar av tidigare uppskattningar, allt som tystnat i det tysta	Förskjutningar ingen sagt högt
Användarintervju	Uppgifter de beskrev, lösningar de byggt själva, exakta frustrationscitat, motsägelser mellan vad de sa och gjorde	Motsägelser, som är den mest värdefulla delen
Intervju eller rekryteringspanel	Bevis mot varje kompetens, med citat, och frågor som aldrig ställdes	Att skilja bevis från intryck
Styrelse- eller investerarmöte	Åtaganden du gjorde, frågor du inte kunde svara på, uppföljningar som begärdes	Frågorna du inte kunde svara på

Behåll vilken av dessa du kör varje vecka som en prompt du klistrar in, med en {{transcript}}-platshållare som markerar var utskriften ska in, så hela arbetsflödet blir klistra in, kör, skumma igenom.

Hur får du fram ett användbart utskrift?

Whizi ansluter inte till eller spelar in dina samtal. Du tar med utskriften, och varje större plattform kan ge dig en: Zoom, Teams och Meet har alla inbyggd transkribering, och särskilda mötesnotisverktyg exporterar ren text.

Några saker som märkbart förbättrar resultatet:

• Behåll talaretiketter. Attribuering är det mesta av värdet. Ett utskrift utan talare kan fortfarande sammanfattas, men varje åtgärdspunkt blir EJ TILLDELAT.
• Städa inte upp det i förväg. Utfyllnadsord och avbrutna meningar kostar dig ingenting och modellen ignorerar dem. Tid som läggs på att putsa ett utskrift är bortkastad.
• Ladda upp långa utskrifter istället för att klistra in dem. Ett tvåtimmarsmöte är mycket text. Att ladda upp det som en fil håller konversationen läsbar, och Gemini 3.5 Flash läser upp till 1M tokens, ungefär 1 900 manussidor, i ett svep.
• Inkludera agendan om du har en. Den talar om för modellen vad som skulle hända, vilket gör avsnittet "togs upp och löstes aldrig" mycket mer träffsäkert.

Vad du bör kontrollera innan du skickar det

Tre specifika felkällor, alla med en enkel kontroll.

Påhittade åtaganden. En modell kan ibland göra "någon borde nog kolla på det" till en åtgärdspunkt med ett namn kopplat till den. Citatkolumnen fångar detta direkt, vilket är varför den finns med i prompten.

Utplattad oenighet. Sammanfattningar dras mot konsensus, eftersom det mesta text i världen löser sig. Om två personer var oeniga och anteckningarna läses som att alla var eniga, är anteckningarna fel på ett sätt som orsakar problem två veckor senare. Fråga explicit: Var var folk oeniga, och löstes det?

Fel attribuering på ett samtal med mycket överlappande tal. Transkriberingsverktyg felmärker talare när folk pratar i munnen på varandra. Stickkontrollera attribueringen på allt som spelar roll innan det hamnar i ett dokument med någons namn på.

En användbar sista genomgång: Vad finns i det här utskriftet som en upptagen person behöver veta men inte skulle hitta i sammanfattningen ovan? Den lyfter regelbundet fram något värt att lägga till.