Sådan laver du et ai mødereferat i Whizi

Hvorfor standardresuméet er ubrugeligt

Indsæt et udskrift, bed om et resumé, og du får et afsnit, der siger, at teamet diskuterede projektet og aftalte at følge op. Det er korrekt, og det er værdiløst, fordi det fjerner de to eneste ting, nogen åbner mødenotater for: hvad blev besluttet, og hvem skylder hvad.

Løsningen er at navngive de fire ting, et møde faktisk producerer, og bede om dem. Beslutninger. Forpligtelser. Åbne spørgsmål. Uenigheder. Det sidste går tabt oftest og betyder mest senere.

To modeller, to gennemgange. Claude læser rummet og skriver fortællingen, GPT udtrækker strukturen uden at redigere holdningsmæssigt. At opdele opgaven kræver kun et modelskift og giver notater, folk rent faktisk læser.

To prompts løser hele opgaven

Prompt 1: referatet, i Claude

Her er et mødeudskrift. Producer: (1) en enkelt overskriftslinje, der angiver, hvad mødet faktisk afgjorde; (2) de beslutninger, der blev truffet, med hvem der traf hver enkelt; (3) fem til otte punkter, der dækker substansen, i den orden det betyder noget frem for den orden det blev sagt; (4) åbne spørgsmål, der blev rejst og ikke besvaret; (5) ethvert punkt, hvor folk var uenige, med begge positioner uden at løse det. Udelad høflighedsfraser, planlægningssnak eller noget der blev diskuteret og forladt. Hvis en beslutning var underforstået, men aldrig sagt direkte, angiv den separat under UBEKRÆFTET. Udskrift: [indsæt].

Prompt 2: handlingspunkterne, i GPT

Fra samme udskrift, udtræk hver forpligtelse som en tabel: opgave, ansvarlig, deadline og det præcise citat, den kommer fra. Regler: inkluder kun punkter, hvor nogen faktisk forpligtede sig, ikke ting der blot blev foreslået. Hvis den ansvarlige er tvetydig, skriv IKKE TILDELT frem for at gætte. Hvis ingen dato blev nævnt, skriv INGEN DATO frem for at udlede en. Angiv derefter separat enhver opgave, der blev rejst og aldrig fulgt op af nogen.

Citatkolonnen er det, der gør dette troværdigt. Den forvandler et omdiskuteret handlingspunkt fra en diskussion til et opslag, og den gør fabrikerede forpligtelser øjeblikkeligt gennemskuelige, fordi der ikke er noget at citere.

Prompt 3, valgfri: opfølgningsmailen

Udarbejd en opfølgningsmail baseret på referatet og handlingspunkterne ovenfor. Målgruppe: [hvem var og ikke var i rummet]. Start med beslutningen. Hold den under 200 ord. Angiv hver persons handlingspunkt tydeligt, så ingen skal tolke det. Tone: [din stemme]. Marker alt, jeg bør bekræfte, før den sendes.

Skabeloner til de møder, du faktisk har

Forskellige møder producerer forskellige resultater. Tilpas udtrækket, ikke bare ordlyden.

Mødetype	Bed om	Det folk glemmer
Kunde- eller salgssamtale	Indvendinger der blev rejst, kundens ordvalg om problemet, hvad de sammenlignede dig med, næste skridt og hvem der ejer det	Kopier kundens egne ord frem for at omskrive dem
Beslutningsmøde	Beslutningen, de forkastede alternativer og hvorfor, hvem der skal informeres	At registrere de forkastede muligheder, som forhindrer at diskussionen tages op igen seks uger senere
Standup eller status	Blokeringer med ansvarlige, ændringer i tidligere estimater, alt der gled uden at blive sagt	Forsinkelser, ingen sagde højt
Brugerinterview	Opgaver de beskrev, workarounds de byggede, præcise frustrationscitater, modsætninger mellem hvad de sagde og gjorde	Modsætninger, som er den mest nyttige del
Interview eller ansættelsespanel	Beviser for og imod hver kompetence, med citater, og spørgsmål der ikke blev stillet	At skille bevis fra indtryk
Bestyrelses- eller investormøde	Forpligtelser du gav, spørgsmål du ikke kunne besvare, opfølgninger der blev efterspurgt	Spørgsmålene du ikke kunne besvare

Behold den, du kører ugentligt, som en prompt du indsætter, med en {{transcript}} placeholder, der markerer hvor udskriftet skal ind, så hele arbejdsgangen bliver indsæt, kør, skim.

Hvordan får du et brugbart udskrift?

Whizi deltager ikke i og optager ikke dine opkald. Du medbringer udskriftet, og alle store platforme kan producere et: Zoom, Teams og Meet har alle indbygget transskription, og dedikerede notetagere eksporterer ren tekst.

Et par ting, der markant forbedrer resultatet:

• Bevar talermarkeringer. Tilskrivning udgør det meste af værdien. Et udskrift med talere fjernet kan stadig opsummeres, men hvert handlingspunkt bliver IKKE TILDELT.
• Ryd ikke op i det først. Fyldord og falske starter koster dig ingenting, og modellen ignorerer dem. Tid brugt på at rydde op i et udskrift er spildt.
• Upload lange udskrifter frem for at indsætte dem. Et to timer langt møde er meget tekst. At uploade det som en fil holder samtalen læsbar, og Gemini 3.5 Flash læser op til 1M tokens, cirka 1.900 manuskriptsider, i et gennemløb.
• Inkluder dagsordenen, hvis du har en. Den fortæller modellen, hvad der skulle ske, hvilket gør afsnittet om det, der blev rejst og aldrig løst, langt mere præcist.

Hvad du skal tjekke, før du sender det

Tre specifikke fejltyper, som alle har et billigt tjek.

Opfundne forpligtelser. En model vil undertiden omdanne "nogen bør nok kigge på det" til et tildelt handlingspunkt med et navn på. Citatkolonnen fanger dette øjeblikkeligt, hvilket er grunden til, den er i prompten.

Udjævnet uenighed. Resuméer driver mod konsensus, fordi det meste tekst i verden ender i en løsning. Hvis to personer var uenige, og notaterne læses som om alle var enige, er notaterne forkerte på den måde, der skaber problemer to uger senere. Spørg direkte: Hvor var folk uenige, og blev det løst?

Forkert tilskrivning på et opkald med meget snak i munden på hinanden. Transskriptionsværktøjer fejlmærker talere, når folk taler i munden på hinanden. Stikprøvekontroller tilskrivningen på alt væsentligt, før det ender i et dokument med nogens navn på.

Et nyttigt sidste gennemløb: Hvad står der i dette udskrift, som en person med travlt ville have brug for at vide, men ikke ville finde i resuméet ovenfor? Det afdækker regelmæssigt en ting, det er værd at tilføje.