Jak udělat AI zápis ze schůzky ve Whizi

Proč je výchozí shrnutí k ničemu

Vložíte přepis, požádáte o shrnutí a dostanete odstavec o tom, že se týmu probral projekt a shodl se, že se ozve. Je to přesné a přitom úplně k ničemu, protože chybí právě ty dvě věci, kvůli kterým si lidé zápisky ze schůzky otevírají: co bylo rozhodnuto a kdo co dluží.

Řešením je pojmenovat čtyři věci, které schůzka skutečně přináší, a žádat konkrétně o ně. Rozhodnutí. Závazky. Otevřené otázky. Neshody. Právě to poslední se ztrácí nejčastěji a přitom má později největší váhu.

Dva modely, dva průchody. Claude vnímá atmosféru a napíše vyprávění, GPT vytáhne strukturu bez vlastního komentáře. Rozdělení úkolu stojí jedno přepnutí modelu a výsledkem jsou poznámky, které lidé opravdu dočtou.

Dva prompty stačí na celý úkol

Prompt 1: rekapitulace v Claude

Toto je přepis schůzky. Vytvoř: (1) jednořádkový titulek shrnující, co tato schůzka skutečně vyřešila; (2) přijatá rozhodnutí s tím, kdo které rozhodnutí učinil; (3) pět až osm bodů popisujících podstatu, v pořadí podle důležitosti, ne podle toho, jak zazněly; (4) otevřené otázky, které zazněly a nebyly zodpovězeny; (5) místa, kde se lidé neshodli, s uvedením obou stanovisek bez jejich řešení. Nezahrnuj zdvořilosti, řešení termínů ani nic, co bylo probráno a poté opuštěno. Pokud bylo rozhodnutí naznačeno, ale nikdy výslovně vysloveno, uveď ho samostatně jako NEPOTVRZENO. Přepis: [vlož].

Prompt 2: úkoly v GPT

Ze stejného přepisu vytáhni každý závazek jako tabulku: úkol, vlastník, termín a přesná citace, ze které úkol vychází. Pravidla: zahrň jen položky, ke kterým se skutečně někdo zavázal, ne to, co bylo jen navrženo. Pokud je vlastník nejasný, napiš NEPŘIŘAZENO, nehádej ho. Pokud nebyl uveden žádný termín, napiš BEZ TERMÍNU, neodhaduj ho. Poté samostatně vypiš úkoly, které zazněly a nikdo se jich neujal.

Sloupec s citací je to, co dělá výsledek důvěryhodným. Sporný úkol tak místo hádky ověříte pohledem do zdroje a vymyšlené závazky jsou hned vidět, protože nemají žádnou citaci.

Prompt 3, volitelný: navazující e-mail

Napiš navazující e-mail z výše uvedené rekapitulace a úkolů. Publikum: [kdo byl a nebyl na schůzce]. Začni rozhodnutím. Udrž ho pod 200 slov. Uveď u každého člověka jeho úkol jasně, aby ho nemusel nikdo dovozovat. Tón: [tvůj hlas]. Vyznač vše, co bych měl před odesláním potvrdit.

Šablony pro schůzky, které skutečně máte

Různé schůzky přinášejí různé výstupy. Upravte to, co vytahujete, ne jen formulaci.

Typ schůzky	Žádejte o	Na co lidé zapomínají
Hovor s klientem nebo obchodní schůzka	Vznesené výhrady, přesnou formulaci problému, s čím vás srovnávali, další krok a kdo ho má na starosti	Doslovně opsat klientova slova, ne je parafrázovat
Rozhodovací schůzka	Rozhodnutí, zamítnuté alternativy a proč, komu je třeba to sdělit	Zaznamenat zamítnuté možnosti, což zabrání otevírání tématu znovu za šest týdnů
Standup nebo status	Blokátory s vlastníky, změny v předchozích odhadech, cokoliv, co tiše sklouzlo	Skluz, o kterém nikdo nahlas nemluvil
Rozhovor s uživatelem	Úkoly, které popsal, řešení, která si vytvořil, přesné citace jeho frustrace, rozpory mezi tím, co říkal a co dělal	Rozpory, které jsou nejužitečnější částí
Pohovor nebo výběrová komise	Důkazy k jednotlivým kompetencím s citacemi a otázky, které nezazněly	Oddělit důkaz od dojmu
Schůzka s investory nebo správní radou	Závazky, které jste přijali, otázky, na které jste neuměli odpovědět, požadované navazující kroky	Otázky, na které jste neuměli odpovědět

Kterýkoli z těchto typů, který používáte pravidelně, si uložte jako prompt s vloženým zástupným symbolem {{transcript}} na místě, kam patří přepis, takže celý postup se zredukuje na vložit, spustit, přelétnout.

Jak získat použitelný přepis?

Whizi se nepřipojuje k vašim hovorům ani je nenahrává. Přepis přinesete vy a vytvoří ho v podstatě každá velká platforma: Zoom, Teams i Meet mají vestavěný přepis a specializovaní zapisovatelé exportují čistý text.

Několik věcí, které výrazně zlepší výsledek:

• Zachovejte označení mluvčích. Přiřazení je většina hodnoty. Přepis bez oznašených mluvčích se dá shrnout i tak, ale každý úkol skončí jako NEPŘIŘAZENO.
• Přepis nejdřív nečistěte. Slovní vata a nedokončené věty vás nic nestojí a model je ignoruje. Čas strávený úpravou přepisu je promarněný.
• Dlouhé přepisy nahrávejte, ne vkládejte. Dvouhodinová schůzka je hodně textu. Nahrání jako soubor udrží konverzaci čitelnou a Gemini 3.5 Flash přečte na jeden průchod až 1M tokenů, zhruba 1 900 stran rukopisu.
• Přiložte agendu, pokud ji máte. Modelu řekne, co se mělo stát, a to výrazně zpřesní sekci „vzneseno a nikdy nedořešeno".

Co zkontrolovat, než to odešlete

Tři konkrétní chybové stavy, každý s levnou kontrolou.

Vymyšlené závazky. Model občas změní „někdo by se na to měl podívat" na přiřazený úkol s konkrétním jménem. Sloupec s citací to okamžitě odhalí, a proto je v promptu.

Vyhlazená neshoda. Shrnutí směřují ke shodě, protože většina textu na světě k něčemu dojde. Pokud se dva lidé neshodli a poznámky vypadají, jako by se všichni shodli, jsou poznámky špatně tím způsobem, který způsobí problém o dva týdny později. Zeptejte se přímo: Kde se lidé neshodli a bylo to vyřešeno?

Chybné přiřazení u schůzky s hodně přerušovanou řečí. Nástroje pro přepis špatně přiřazují mluvčí, když si lidé skáčou do řeči. U čehokoliv důležitého si přiřazení ověřte ještě před tím, než se to dostane do dokumentu s někým jménem.

Užitečný poslední krok: Co je v tomto přepisu, co by zaneprázdněný člověk potřeboval znát, ale nenašel by to ve shrnutí výše? Pravidelně tak vyjde najevo jedna věc, kterou stojí za to doplnit.